Process Discovery 101

Process discovery jest kluczowym aspektem business process management i istotnym czynnikiem umożliwiającym osiągnięcie doskonałości operacyjnej. W tym przewodniku omawiamy, co liderzy przedsiębiorstw powinni wiedzieć o process discovery - w tym definicje, przykłady i najlepsze praktyki. 

Czym jest process discovery? 

Process discovery to seria technik i narzędzi wykorzystywanych do definiowania, nakreślania i analizowania procesów biznesowych. Zapewnia wymierne zrozumienie tego, w jaki sposób ludzie wykonują codzienne operacje i procesy w miejscu pracy.

Odkrywanie procesów jest jednym z najbardziej krytycznych kroków w zrozumieniu, jak działa organizacja i, szczerze mówiąc, jest warunkiem wstępnym każdego udanego projektu automatyzacji lub transformacji procesów.

W dalszej części tego przewodnika zobaczymy, w jaki sposób biznes process discovery można przeprowadzić za pomocą wywiadów, w ramach przeprojektowania procesu i za pomocą zautomatyzowanego oprogramowania process discovery . W różnych podejściach, process discovery oferuje szereg kluczowych korzyści :

• Widoczność procesu
• Ulepszone procesy
• Zwiększona efektywność kosztowa
• Poprawa cyfryzacji
• Zwiększenie automatyzacji

Kto jest zaangażowany w process discovery

Process discovery Narzędzia te mogą być wykorzystywane przez dowolną jednostkę biznesową, funkcję lub branżę, która ma kluczowe procesy, które można zmierzyć i ulepszyć. 

Jest on zazwyczaj przeprowadzany w przedsiębiorstwach przez zespół ekspertów lub zewnętrznych konsultantów. Osoby zaangażowane w process discovery zazwyczaj obejmują:

• Inżynierowie procesów - odpowiedzialni za zrozumienie i optymalizację wydajności i jakości procesów biznesowych.
• Eksperci merytoryczni - osoby lub eksperci posiadający specjalistyczną wiedzę w danej dziedzinie lub procesie.
• Analitycy danych - naukowcy zajmujący się analizą danych i tworzeniem rozwiązań i raportów Business Intelligence. 
• Analitycy biznesowi - eksperci w zakresie wykorzystania danych i analityki do realizacji celów biznesowych.

W zależności od charakteru procesu, dodatkowymi interesariuszami mogą być menedżerowie produktu lub projektu, personel IT i kadra kierownicza. Wszyscy ci interesariusze będą współpracować, aby zrozumieć obecny stan procesu biznesowego, zidentyfikować obszary wymagające poprawy i opracować zalecenia dotyczące jego optymalizacji.

Najczęstsze bolączki ujawnione przez process discovery

Analizując sposób, w jaki proces jest faktycznie realizowany, organizacje mogą odkryć nieefektywności, wąskie gardła i inne obszary wymagające poprawy. Niektóre typowe punkty bólu odkryte przez process discovery obejmują:

• Ręczne i powtarzalne zadania: Zadania te są nie tylko czasochłonne, ale także podatne na błędy ludzkie. Identyfikacja takich zadań może utorować drogę do automatyzacji, zmniejszając liczbę błędów i poprawiając ogólną wydajność.
• Odchylenia od procesu: W wielu przypadkach pracownicy mogą nie postępować zgodnie z zalecanym procesem lub stosować obejścia, co prowadzi do niespójności i nieefektywności. Strona process discovery może pomóc zidentyfikować te odchylenia i zająć się podstawowymi kwestiami.
• Wąskie gardła i opóźnienia: Niektóre etapy procesu biznesowego mogą trwać dłużej niż oczekiwano lub wstrzymywać inne zadania, powodując wąskie gardło. Identyfikacja tych wąskich gardeł może pomóc organizacjom w restrukturyzacji procesów biznesowych w celu wyeliminowania opóźnień.
• Brak widoczności i przejrzystości: Kierownictwo może mieć trudności ze zrozumieniem aktualnego stanu procesu, zwłaszcza jeśli obejmuje on wiele działów lub zespołów. Strona process discovery może zapewnić cenny wgląd w proces, podkreślając obszary, które wymagają poprawy lub uwagi.
• Kwestie zgodności: Process discovery może pomóc zidentyfikować kroki, w których organizacja może nie przestrzegać wytycznych regulacyjnych, pomagając złagodzić potencjalne ryzyko i zapewnić zgodność.
• Nieefektywne wykorzystanie zasobów: można odkryć obszary, w których zasoby, takie jak pracownicy, sprzęt lub budżet, nie są efektywnie wykorzystywane i pomóc organizacjom w bardziej efektywnym przydzielaniu zasobów.
• Słaba integracja między systemami: Wiele organizacji korzysta z wielu systemów oprogramowania, co może powodować problemy, gdy informacje muszą być przesyłane między nimi. Process discovery może zidentyfikować te problemy z integracją i pomóc organizacjom znaleźć sposoby na lepsze połączenie ich systemów.

Process discovery wywiady

Process discovery od dziesięcioleci jest uznanym aspektem skutecznej strategii analizy procesów.

Zanim powstało dedykowane oprogramowanie process discovery , firmy przeprowadzały badania czasu i ruchu, warsztaty biznesowe process discovery i wywiady z kluczowymi interesariuszami, aby zmapować bieżące procesy i ręcznie znaleźć wszelkie niespójności lub wąskie gardła.

Osobisty process discovery jest skuteczny, ale ma swoje ograniczenia. Zajęłoby to znaczną ilość czasu i zasobów, a większość decyzji nadal opierałaby się na założeniach i intuicji. Wywiady przeprowadzane przez analityków procesów biznesowych (BPA) były czasochłonnym, ale skutecznym sposobem na uzyskanie zrozumienia od ekspertów merytorycznych (MŚP).

Audyty nadal są przeprowadzane, ale coraz częściej zastępuje się je zaawansowanym oprogramowaniem.

Przykłady pytań zadawanych podczas rozmowy kwalifikacyjnej process discovery

• Co zazwyczaj uruchamia ten proces lub przepływ pracy? Czy istnieją inne wyzwalacze, które mogą uruchomić ten proces?
• Jaki jest pierwszy krok procesu rozpoczynający proces? Jakie dane wyjściowe są tworzone po uruchomieniu tego kroku?
• Kto wykonuje ten krok? Jakie aplikacje / systemy IT są wykorzystywane do wykonania tego kroku?
• Jak często ten krok jest wykonywany każdego dnia/tygodnia/miesiąca?
• Czy można zidentyfikować wyzwania biznesowe związane z tym etapem procesu? Co zostało zrobione, aby rozwiązać te wyzwania?
• Jak mierzony jest ten etap procesu? Czy istnieją kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dla wydajności?
• Ile czasu zajmuje wykonanie tego etapu procesu biznesowego?

Od process discovery do wdrożenia

Jednym ze sposobów postrzegania process discovery jest perspektywa ciągłego doskonalenia i optymalizacji procesów. Innymi słowy, celem process discovery jest metodologiczne zbadanie obecnego stanu procesów"tak jak jest" i dążenie do wdrożenia ulepszonego modelu"być". Metodę process discovery można podzielić na dziewięć konkretnych kroków.

Metoda 9 kroków od process discovery do skutecznego wdrożenia‍

Kluczowe kroki w process discovery to: 

1. Określenie celów i zakresu: Jasno określ cele projektu biznesowego process discovery , takie jak identyfikacja nieefektywności lub przygotowanie do automatyzacji. Określ procesy, które zostaną zbadane i zakres analizy.
2. Zbieranie informacji: Zbieranie informacji o badanych procesach biznesowych z różnych źródeł, takich jak dokumentacja, istniejące mapy procesów, dzienniki systemowe i wywiady z pracownikami zaangażowanymi w proces. Informacje te pomogą stworzyć wstępne zrozumienie procesu.
3. Obserwuj i dokumentuj: Obserwuj proces biznesowy w działaniu, aby zobaczyć, jak jest on faktycznie wykonywany. Może to obejmować obserwację pracowników, prowadzenie warsztatów lub korzystanie z narzędzi process mining do analizy dzienników systemowych. Udokumentuj zaobserwowane kroki, uczestników i przebieg procesu.
4. Analiza danych procesowych: Analiza zebranych danych w celu zidentyfikowania nieefektywności, wąskich gardeł, odchyleń i potencjalnych obszarów wymagających poprawy. Analiza procesu biznesowego powinna również obejmować przegląd wykorzystania zasobów, takich jak personel i technologia, oraz ocenę ogólnej wydajności procesu.
5. Weryfikacja ustaleń: Zatwierdzenie odkrytego procesu biznesowego z interesariuszami i ekspertami merytorycznymi w celu zapewnienia dokładności i kompletności. Ten krok może obejmować udoskonalenie dokumentacji procesu lub wprowadzenie korekt w oparciu o informacje zwrotne.
6. Identyfikacja możliwości poprawy: W oparciu o analizę i walidację należy zidentyfikować obszary, w których procesy można ulepszyć, usprawnić lub zautomatyzować. Opracuj zalecenia i nadaj im priorytety w oparciu o ich potencjalny wpływ i wykonalność.
7. Wdrożenie zmian: Współpraca z interesariuszami w celu wdrożenia zalecanych usprawnień. Może to obejmować aktualizację dokumentacji procesów, dostosowanie przepływów pracy, zmianę przydziału zasobów lub wdrożenie nowych technologii.
8. Monitorowanie i ocena: Po wdrożeniu zmian należy monitorować procesy biznesowe, aby upewnić się, że osiągnięto pożądane ulepszenia. Oceń wyniki i zidentyfikuj dalsze możliwości optymalizacji.
9. Ciągłe doskonalenie: Biznes process discovery powinien być ciągłym wysiłkiem, z regularnymi przeglądami i aktualizacjami, aby zapewnić, że procesy pozostaną wydajne i skuteczne wraz z rozwojem organizacji.

W tej metodzie celem jest odkrycie i udokumentowanie w jasny sposób sposobu, w jaki przebiegają obecne procesy oraz jak wprowadzać i wdrażać ulepszenia w ciągłym cyklu.

‍

Korzyści z process discovery

Można powiedzieć, że process discovery daje firmie obraz rentgenowski kondycji procesów. Niektóre z kluczowych zalet process discovery obejmują:

• Widoczność procesów. Process discovery zapewnia przejrzystość stanu zadań, przepływów pracy i kompleksowych procesów w jednostce biznesowej lub organizacji.
• Doskonalenie procesów biznesowych. Strona process discovery jest często podstawą dla inicjatyw optymalizacji lub przeprojektowania procesów, zapewniając oparty na danych wgląd w obszary wymagające poprawy.
• Zwiększona efektywność kosztowa. Process discovery może zidentyfikować koszt i zakres zmarnowanej pracy - a także zidentyfikować sposoby na zwiększenie wydajności procesu.
• Zaawansowana cyfryzacja. Discovery pozwala przeanalizować, w jaki sposób zespoły wykorzystują dostępne narzędzia i oprogramowanie oraz może być katalizatorem przejścia od starszych systemów IT do nowych cyfrowych przepływów pracy. 
• Zwiększona automatyzacja. Discovery może przedstawić mapę drogową automatyzacji, a także zidentyfikować kluczowe obszary, w których automatyzacja procesów biznesowych może przynieść największą poprawę przepustowości lub wydajności.

‍

‍

Zautomatyzowane narzędzia process discovery

Process discovery Oprogramowanie obserwuje wszystkie działania wykonywane przez ludzi w ich codziennej pracy w różnych systemach. Rejestruje wszystko, co robią użytkownicy, a następnie analizuje to w celu znalezienia odpowiednich procesów do automatyzacji, usprawnienia lub nawet zastąpienia. 

Różne używane narzędzia process discovery

W przeciwieństwie do innych narzędzi process mapping , process discovery obejmuje całe spektrum systemów informatycznych, z którymi może współpracować - od narzędzi CRM/ERP po aplikacje zwiększające produktywność, takie jak Kalendarz i Slack. Zbierając dane z cyfrowych śladów użytkowników, biznes process discovery analizuje je i strukturyzuje przy użyciu zaawansowanej wizji komputerowej i algorytmów uczenia maszynowego. Analizy te pomagają znaleźć warianty procesów lub wzorce, które mogą być podstawą do znalezienia potencjału automatyzacji. 

Które procesy kwalifikują się do automatyzacji na podstawie odkryć? Procesy muszą być: powtarzalne lub cykliczne, wysoce ręczne, oparte na regułach z niewielką liczbą wyjątków lub bez nich, a najlepiej muszą zawierać ustrukturyzowane dane. 

Process discovery nie wymaga żadnego wcześniejszego rozwoju przed rozpoczęciem pracy. Wymaga jedynie instalacji wtyczek programowych, które działają na komputerach użytkowników w tle, nie przeszkadzając im ani nie wpływając w żaden sposób na ich pracę. 

Process discovery vs process mining

Process mining i process discovery to dwa terminy, które są często mylone; w niektórych przypadkach są nawet używane zamiennie. Jest to uzasadnione, jeśli spojrzymy na ostateczny cel, do którego dążą - zapewnienie firmom wglądu w usprawnienie pracy. 

Popyt na te dwa podejścia gwałtownie wzrósł w ciągu ostatnich kilku lat i oczekuje się, że wzrośnie jeszcze bardziej wraz z rozwojem RPA. Pomimo tak podobnej pozycji w narzędziach ułatwiających transformację cyfrową, narzędzia process discovery i process mining mają kilka istotnych różnic, których nie należy przeoczyć. 

Skąd pochodzą dane?

Process mining pobiera dane z dzienników zdarzeń i wykorzystuje różne punkty danych do przeprojektowania procesu biznesowego i porównania go z idealnym procesem docelowym poprzez sprawdzenie zgodności. Jeśli dzienniki zdarzeń nie rejestrują wszystkich krytycznych punktów lub zawierają wiele niedokładnych zapisów, wówczas utworzony model procesu może nie być tak wiarygodny, odbiegając od rzeczywistego obrazu. Innymi słowy, process mining opiera się na odrębnych krokach w ramach procesu biznesowego. Niektóre systemy, takie jak Slack lub Teams, po prostu nie generują dzienników, przez co korzystanie z process mining jest ograniczone, a w rezultacie pomijane są interakcje ludzi z systemami. 

Process discoveryW przeciwieństwie do tego, dane mogą pochodzić z wielu źródeł, w tym z wywiadów, ankiet lub nagrań interakcji użytkowników. Business process discovery rejestruje ludzką pracę ad-hoc w całym procesie, a następnie ją dekomponuje. Dzięki temu odwrotnemu podejściu, process discovery może dokumentować nawet "pracę w cieniu" i "białą plamę", która zwykle pozostaje niezauważona w podejściu opartym na dzienniku zdarzeń. Ponieważ process discovery zapewnia bardziej ciągłe podejście do obserwacji pracy, nawet pozornie nieistotne części procesu biznesowego są rozpoznawane i dodają wartość do analizy. 

Wysiłki rozwojowe przed użyciem

Kolejną istotną różnicą jest konieczność dokonania integracji z systemami informatycznymi w celu rozpoczęcia korzystania z process mining. Wymaga to wstępnej integracji back-end z różnymi programami i aplikacjami, które będą monitorowane w procesie wydobywania. Process discovery nie wymaga żadnych integracji, więc użytkownicy mogą szybko zainstalować agentów oprogramowania na komputerach użytkowników w sposób nieprzerwany. 

Biorąc to pod uwagę, process discovery i process mining mogą i powinny być używane razem, aby osiągnąć najlepsze wyniki w przechwytywaniu wszystkich niezbędnych informacji.

‍

Process discovery vs task mining

W świecie technologii wszystko zmienia się bardzo szybko, a zatem terminologia jest często zmieniana, mylona i zastępowana.

Podczas gdy omówiliśmy różnice między process mining i process discovery, task mining to kolejny bardzo podobny termin, który jest często mylony. Chociaż pod względem technologicznym są to bardzo bliscy krewni, ostateczne cele i sposób ich wykorzystania przez użytkowników końcowych są tym, co je odróżnia. Aby to zrozumieć, można przyjrzeć się najbardziej znanym dostawcom w branży. Wspólnym wzorcem jest to, że firmy process mining mają task mining jako usługę uzupełniającą, podczas gdy process discovery jest używany przez dostawców RPA . 

Obie technologie śledzą cyfrowe ślady użytkowników poza dziennikami zdarzeń w systemach i aplikacjach IT. Podczas gdy task mining robi to w celu identyfikacji nieefektywności procesów biznesowych, process discovery potrzebuje danych, aby skuteczniej znajdować możliwości automatyzacji. W rezultacie, choć są do siebie bardzo zbliżone, mogą się nieznacznie różnić pod względem wyników, jakie przynoszą. 

Przypadki użycia narzędzi process discovery

Wraz z pojawieniem się zautomatyzowanych narzędzi process discovery , przedsiębiorstwa znalazły szereg przypadków użycia do prowadzenia działalności process discovery za pomocą dedykowanego oprogramowania.

1. Usprawnienie procesów biznesowych

Jeśli firma osiągnie punkt, w którym wie, że coś należy poprawić w swoich działaniach biznesowych, to właśnie tutaj process discovery może się przydać. To bardzo skuteczny pierwszy krok, aby zobaczyć realia pracy w firmie i lepiej zrozumieć obecne procesy przed zaangażowaniem się w wielomilionowe projekty automatyzacji. 

2. Automatyzacja procesów biznesowych

Process discovery pomaga znaleźć potencjał automatyzacji w nieobiektywny, oparty na danych sposób. Dane to nowa ropa naftowa; wartościowe, wysokiej jakości dane, które wiele mówią, to czysty skarb. Process discovery Solidne techniki gromadzenia danych pomagają znaleźć lepsze przypadki automatyzacji.  

3. Poprawa zadowolenia i wydajności pracowników

Ręczne i powtarzalne zadania mogą być naprawdę nużące i powodować spadek satysfakcji z pracy oraz spadek produktywności. Jednak trudno jest je zidentyfikować, gdy są zintegrowane z rutyną i powiązane między różnymi procesami biznesowymi. Process discovery może być oczami Twojej firmy i naprawdę mapować procesy biznesowe, czyniąc je bardziej przejrzystymi.

4. Ułatwienie automatyzacji RPA

Firmy wykorzystują process discovery jako "rentgen" w swoich inicjatywach RPA . RPA to narzędzie programowe, które automatyzuje powtarzalne, oparte na regułach zadania poprzez tworzenie "botów", które naśladują działania ludzi i wykonują je w ramach określonego zadania. Pomaga ono określić, które procesy są idealnymi kandydatami dla RPA pod względem automatyzacji i zwrotu z inwestycji. Tworzy również zautomatyzowane przepływy pracy, znacznie skracając czas wdrożenia RPA . 

Chcesz dowiedzieć się więcej o nowoczesnych narzędziach i technikach process discovery ? Przeczytaj białą księgę Work API!

‍

Dodatkowa lektura

Chcesz przejść do bardziej zaawansowanych tematów w ramach process discovery?

Wybierz najbardziej odpowiedni artykuł z poniższej listy:

-> Process discovery najlepsze praktyki

-> Wyjaśnienie automatycznego process discovery

-> Process discovery vs process mining vs task mining

-> Porównaj narzędzia i oprogramowanie process discovery

-> Przewodnik po analizie procesów biznesowych