Task Mining 101

W miarę jak praca staje się coraz bardziej cyfrowa, firmy na całym świecie szukają bardziej zaawansowanych sposobów na osiągnięcie doskonałości operacyjnej.

Task mining Oprogramowanie stało się jednym z najgorętszych nowych obszarów inwestycji w ostatnich latach. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest task mining , jak działa i co liderzy przedsiębiorstw powinni wiedzieć.

Czym jest task mining?

Task mining to technologia, która automatycznie przechwytuje interakcje użytkowników w aplikacjach biznesowych w celu analizy sposobu wykonywania różnych zadań i pomaga ludziom określić, w jaki sposób praca może być wykonywana lepiej.

Mówiąc prościej, task mining pomaga firmom lepiej zrozumieć, w jaki sposób pracownicy wykonują swoją pracę. Daje im to wgląd w to, gdzie zwykle spędzany jest czas i jak można go poprawić.

Task mining może pomóc odpowiedzieć na pytania takie jak

Czy pracownicy są w stanie wykonywać powierzone im zadania przy użyciu dostępnych narzędzi i zasobów?
Ile czasu poświęcamy na różne zadania i gdzie znajdują się największe wąskie gardła w zarządzaniu zadaniami?
Jakie są zadania, które spowalniają ważne procesy lub powodują przeróbki w przepływach pracy?
Czy różne zespoły lub osoby wykonują zadania na różne sposoby i czy istnieją najlepsze praktyki, którymi można się podzielić?

Jakie są kluczowe korzyści z task mining?

Task mining to elastyczne rozwiązanie, które obejmuje szereg kluczowych przypadków użycia dla przedsiębiorstw. Sześć najważniejszych zalet task mining obejmuje:

Widoczność przepływów pracy. Technologia Task mining zapewnia przejrzystość sposobu wykonywania pracy - umożliwiając oparte na danych sposoby usuwania wąskich gardeł, skracania czasu realizacji i identyfikowania możliwości automatyzacji.
Zwiększona wydajność. Technologia identyfikuje wąskie gardła, aby przyspieszyć usprawnianie procesów. Gdy problemy spowalniające procesy i ludzi są szybko wykrywane i rozwiązywane, pracownicy mogą zapomnieć o nudnej, powtarzalnej pracy i skupić się na ważnych zadaniach.
Przejrzysty pomiar wydajności. Task mining nie jest, jak obawiają się niektórzy, narzędziem do "szpiegowania" pracowników. Skupia się jednak na poszczególnych zadaniach, a nie na kompleksowych procesach, co daje menedżerom cenny wgląd w wydajność pracowników.
Benchmarking operacyjny. Zebrane dane sumują się, dając organizacjom szerszy obraz ich procesów. Menedżerowie mogą na przykład odkryć, że wiele osób uważa określone nowe zadanie za trudne, co wskazuje na potrzebę lepszego szkolenia w całej firmie i sesji nadrabiania zaległości.

Lepsza zgodność i zarządzanie ryzykiem. Podejście oparte na danych pomaga organizacjom zapewnić lepsze zarządzanie procesami.
Oszczędność kosztów. Ponieważ głównym celem technologii task mining jest znalezienie rodzaju operacji oszczędnościowych, które można szybko wykonać, pomaga ona organizacjom szybko osiągnąć oszczędności kosztów.

‍

Jak właściwie działa ta technologia?

Task mining jest podzbiorem oprogramowania process intelligence i może być postrzegany jako ściśle powiązany z process discovery i process mining. Jego kluczowym celem jest umożliwienie analizy pracy cyfrowej i danych interakcji użytkownika, aby umożliwić zespołom i osobom poprawę wydajności operacyjnej.

Na rynku dostępnych jest wiele różnych rozwiązań oprogramowania task mining z nieco odmiennymi podejściami. Ogólnie rzecz biorąc, monitoruje to, co jest robione na komputerach ludzi, wyodrębnia potrzebne informacje, a następnie analizuje je w celu uzyskania znaczących spostrzeżeń. Wykorzystuje różne algorytmy i techniki przechwytywania zadań, aby zidentyfikować wzorce i trendy w danych dotyczących interakcji użytkownika. Wreszcie, kluczowe dane są prezentowane w zestawie narzędzi analizy biznesowej z różnymi pulpitami nawigacyjnymi i metrykami, które można śledzić w czasie.

Task mining Technologia ta koncentruje się na analizie poszczególnych zadań, a nie kompleksowych procesów. W tym kontekście zadanie jest mniejszym krokiem w procesie biznesowym. Przykładem interakcji użytkownika wykonywanych na komputerach mogą być kliknięcia myszą, skróty klawiaturowe itp.

Przykłady typowych zadań zarejestrowanych na stronie task mining:

kopiuj-wklej informacji,
przesyłanie/pobieranie dokumentów,
przewijanie systemów,
kliknięć myszą.

Wczesne formy oprogramowania task mining opierały się na danych interakcji użytkownika pochodzących z obrazów i nagrań wideo, ale coraz częściej technologia przechwytywania zadań obejmuje zaawansowane rozpoznawanie znaków obiektów (OCR) i inne techniki sztucznej inteligencji w celu automatycznego przechwytywania informacji ze stacji roboczej lub aplikacji biznesowych przy jednoczesnym zabezpieczeniu prywatności danych pracowników.

Jakie są typowe przypadki użycia dla task mining?

Task mining może być wykorzystywany do różnych potrzeb biznesowych, od usprawniania procesów po różne scenariusze monitorowania pracowników i oceny wydajności. Chociaż przypadki użycia mogą być zarówno szerokie, jak i bardzo specyficzne dla biznesu, istnieje pięć typowych zastosowań w operacjach biznesowych.

1. Optymalizacja operacji biznesowych lub zatwierdzeń

Task mining jest szeroko stosowana w usługach wspólnych i operacjach biznesowych, koncentrując się na powtarzalnych czynnościach, takich jak zarządzanie sprawami i zatwierdzanie. Usprawnia przetwarzanie faktur, identyfikując nieefektywności i możliwości automatyzacji, redukując błędy, czas przetwarzania i poprawiając relacje z dostawcami.

W HR, task mining poprawia kluczowe wskaźniki wydajności, wdrażanie pracowników, przeglądy wydajności i procesy, co skutkuje usprawnieniem HR, lepszymi doświadczeniami i zmniejszeniem rotacji.

2. Przyspieszenie Intelligent Automation

Innym przypadkiem użycia dla task mining jest katalizator dla intelligent automation. Task mining pomaga zidentyfikować rutynowe, powtarzalne zadania i przepływy pracy, które można zautomatyzować, na przykład za pomocą narzędzi i technologii. robotic process automation narzędzi i technologii.

Task mining może również pomóc w ilościowym określeniu kosztów i korzyści związanych z dostosowaniem oprogramowania intelligent automation .

3. Usprawnienie obsługi klienta

Task mining Wspomaga funkcje obsługi klienta w wykrywaniu wąskich gardeł poprzez analizę interakcji agentów i narzędzi programowych. Identyfikuje wzorce, umożliwiając organizacjom podejmowanie działań naprawczych, reorganizację przepływów pracy, wdrażanie nowych technologii lub zapewnianie dodatkowych szkoleń dla agentów w celu bardziej skutecznych i wydajnych interakcji z klientami. Prowadzi to do szybszego wdrażania, zwiększonej produktywności i wyższego zadowolenia klientów.

4. Poprawa procesów sprzedaży i marketingu

W działaniach sprzedażowych i marketingowych task mining optymalizuje generowanie leadów poprzez analizę skutecznych działań przedstawicieli handlowych. Zwiększa wydajność, napędza wzrost przychodów i informuje o strategiach zatrzymywania klientów, ograniczania rezygnacji, zwiększania wartości klienta i wzmacniania reputacji marki.

5. Poprawa wsparcia informatycznego i zarządzania

Task mining rozwiązania mogą usprawnić rozwiązywanie incydentów poprzez identyfikację wzorców w danych zgłoszeń do pomocy technicznej, takich jak typowe problemy, czasy rozwiązania i wąskie gardła w rozwiązywaniu zgłoszeń.

Może również zapewnić cenny wgląd w proaktywne rozwiązywanie typowych skarg i wyzwań klientów, zapewniając wgląd w typowe wyzwania, które można rozwiązać w bazie wiedzy i obsłudze klienta jeden do wielu.

Task mining narzędzia

Task mining jest wciąż stosunkowo nową technologią, ale firmy już podchwytują ten trend. Istnieje kilku business process management dostawców, a firmy process discovery coraz częściej przejmują również firmy task mining . Niektórzy z bardziej popularnych dostawców to Nintex, Pega, UiPath, Kofax, Abbyy.

Ekosystem rozwija się dalej, powołując do życia wiele innowacyjnych startupów, które wprowadzają głębsze i lepsze sposoby odkrywania danych biznesowych. Aby uzyskać bardziej szczegółowy widok, zobacz obszerną listę najlepszych programów task mining .

Istnieje kilka technologii, które są do siebie bardzo podobne pod względem osiąganych celów i dlatego są często mylone z task mining. Najbliższe z nich to process mining oraz process discovery.

Przykład oprogramowania do analizy zadań - Workfellow process intelligence

Task mining vs process mining

Process mining i task mining to dwie ściśle powiązane ze sobą technologie, które łatwo ze sobą pomylić.

Jedną z głównych różnic między procesem a task mining jest to, skąd pobierają dane. W przypadku oprogramowania process mining wykorzystuje ono dane dziennika generowane przez systemy i technologie, np. systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, task mining pobiera dane z rzeczywistego wykorzystania przez ludzi wszystkich systemów i aplikacji znajdujących się na białej liście.

Kolejną kluczową różnicą jest oczywiście poziom szczegółowości. Process mining pomaga rejestrować każdy główny krok w procesie, dla którego dzienniki zdarzeń generują dane. Na przykład w procesie Accounts Payable kroki mogą być następujące:

Faktura została otrzymana,
Faktura jest weryfikowana,
Faktura została zatwierdzona,
Kwota ta jest wypłacana dostawcom.

Task miningW przeciwieństwie do tego, pomaga zobaczyć, co dzieje się między tymi większymi krokami za pomocą migawek, nagrań lub innych technik przechwytywania zadań.

Obie technologie są bardzo skuteczne i są w stanie pomóc menedżerom w uzyskaniu cennego wglądu w przepływ pracy. W zależności od danego przypadku użycia, jedna z nich lub obie mogą być dobrym miejscem do rozpoczęcia cyfrowych ulepszeń.

Process mining kontra task mining — Process Mining vs Task Mining

‍

Połączenie analizy procesów i zadań z Work API

Podczas gdy oprogramowanie process mining i task mining działają na różne sposoby, Work API opracowane przez Workfellow łączy kluczową funkcjonalność zarówno inteligencji procesowej, jak i zadaniowej w jednym rozwiązaniu. Przeczytaj więcej w białej księdze Work API.