Każda funkcja biznesowa i firma działa w oparciu o setki lub miliony procesów. Każdy pracownik ma swoje własne procesy i zadania, niezależnie od tego, czy są one udokumentowane, czy nie. Od dziesięcioleci funkcje te są analizowane i ulepszane za pomocą różnych form analizy procesów.
W ostatnich latach pojawiła się zaawansowana technologia, która przenosi analizę procesów na nowy poziom poprzez dostosowanie sprawdzonych metodologii analityki biznesowej. W rezultacie oprogramowanie process intelligence stało się jednym z najgorętszych tematów w operacjach biznesowych. W tym przewodniku omawiamy kluczowe koncepcje, najlepsze praktyki, a także zaawansowane tematy.
Dlaczego strona process intelligence jest tak popularna i do czego można ją wykorzystać? Zaraz się tym zajmiemy - ale zacznijmy najpierw od kilku podstawowych definicji.
Czym jest process intelligence?
Process intelligence to wykorzystanie metod i narzędzi analityki biznesowej w business process management. Process intelligence może usunąć wąskie gardła, poprawić wydajność operacyjną i ukierunkować przeprojektowanie procesów biznesowych.
Dla analityka procesów, biznes process intelligence to praktyka gromadzenia i analizowania danych procesów biznesowych w celu identyfikacji wąskich gardeł i możliwości poprawy. Celem process intelligence jest poprawa doskonałości operacyjnej, usprawnienie przepływu pracy lub zwiększenie tempa cyfryzacji.
Pięć kroków analizy process intelligence
Process intelligence Analiza to oparta na technologii analiza danych procesowych i dostarczanie praktycznych informacji w celu usprawnienia procesu. Ma ona swoje korzenie w analizie procesów biznesowych - jednym z podstawowych aspektów business process management.
Na wysokim poziomie analiza procesu może być podzielona na szereg poszczególnych etapów, takich jak
- Odkrywanie procesów i zadań - Badanie i dokumentowanie stanu procesów w zespole lub organizacji.
- Process mapping - wizualna reprezentacja procesów w oparciu o wywiady z ekspertami lub analizę oprogramowania.
- Reinżynieria procesów - dokumentacja tego, w jaki sposób należy usprawnić procesy, aby osiągnąć określone wyniki biznesowe.
- Wdrażanie procesów - ważny etap faktycznego wprowadzania usprawnień procesów w zespołach i systemach.
- Monitorowanie procesów - ciągła lub powtarzalna ocena tego, w jaki sposób zespoły przestrzegają uzgodnionych procesów.
W przeszłości analiza procesów była domeną wyspecjalizowanych analityków procesów, którzy przeprowadzali analizy ręcznie w oparciu o wywiady z ekspertami, ankiety lub poprzez analizę danych na podstawie potrzeb. Każda firma i analityk mieliby własne metody, więc sama analiza nie byłaby tak ustandaryzowana. Nierzadko analiza trwałaby do 6 miesięcy, a ze względu na ręczny charakter metody, firmy spędzałyby 3-5 lat pomiędzy audytami process discovery .
Dlaczego warto analizować procesy biznesowe?
Niektóre z najczęstszych powodów korzystania z analizy danych procesów biznesowych obejmują:
- Process discovery. Odkryj prawdziwy stan procesów w zespole lub organizacji,
- Analiza procesów. Szczegółowa analiza poszczególnych zadań lub etapów procesu w ramach złożonych przepływów pracy,
- Analiza przepływu pracy. Bardziej szczegółowe badanie i analizowanie kompleksowych przepływów pracy w operacjach biznesowych,
- Sprawdzanie zgodności. Wizualizacja wariantów kluczowych procesów w celu mapowania zgodności z uzgodnionymi procesami,
- Analiza przyczyn źródłowych. Badanie przyczyn źródłowych nieefektywnych procesów,
- Optymalizacja procesów. Śledzenie postępów w realizacji kluczowych inicjatyw usprawniających procesy i celów firmy.
Analiza procesów jest dobrze zdefiniowaną praktyką - a wkrótce dowiemy się, jak została ona przeniesiona na wyższy poziom dzięki oprogramowaniu process intelligence .
Dlaczego strona process intelligence jest ważna?
Aby zrozumieć, dlaczego process intelligence jest ważny dla firm, możemy przyjrzeć się nowym badaniom opublikowanym przez HFS Research.
Zgodnie z ankietą przeprowadzoną wśród kadry kierowniczej w dużych (2000 globalnych) przedsiębiorstwach, 91% respondentów uznało process intelligence za niezwykle istotny w zwiększaniu wartości biznesowej. Prawie 86% respondentów odczuło również wpływ process intelligence na ich dzisiejszą działalność.
Te same badania wskazują jednak na wyzwania związane z technologią i projektami process intelligence . Ponad 2 na 3 respondentów było rozczarowanych wcześniejszymi projektami process intelligence , a także ponad 2 na 3 respondentów uważało, że technologia process intelligence jest zbyt złożona, aby skutecznie ją wdrożyć.
Wniosek, do którego doszło wiele osób w HFS Research i poza nim, jest taki, że process intelligence jest niezwykle ważny dla skutecznych przedsiębiorstw, aby utrzymać konkurencyjność, podczas gdy opóźnienia w inwestycjach w process intelligence mogą spowodować, że będą coraz bardziej opóźniać się w tworzeniu wartości.
Jak działa process intelligence ?
Chociaż istnieje wiele różnych sposobów implementacji process intelligence , począwszy od zautomatyzowanych narzędzi process discovery , a skończywszy na samodzielnej analizie procesów. W większości przypadków są one zgodne z przepływem ekstrakcji-transformacji-wczytywania (ETL) znanym z rozwiązań analityki biznesowej, w których surowe dane procesowe są automatycznie organizowane w celu zaawansowanej analizy danych.
- Wyciąg - dane są pobierane z systemów zasobów przedsiębiorstwa lub od pracowników wykonujących zadania na stacjach roboczych.
- Przekształcanie - zebrane surowe dane są przetwarzane i przekształcane do analizy, na przykład poprzez czyszczenie i usuwanie duplikatów.
- Ładowanie - dane są przenoszone do bazy danych lub hurtowni danych, gdzie mogą być analizowane i wizualizowane na pulpitach nawigacyjnych.
Gdy zebrane dane zostaną udostępnione w bazie danych, algorytmy process mining są często stosowane w celu uzyskania widoku czasu i ruchu, który można wizualizować jako bezpośrednio podążający wykres. Innymi słowy, każdy etap procesu i zadania może być oznaczony znacznikiem czasu i pokazany w sekwencji, pomagając analitykowi procesu zrozumieć przepływ pracy.
W większości przypadków strona process intelligence jest tworzona automatycznie za pomocą dedykowanego oprogramowania, które może zapewniać analizę w czasie rzeczywistym lub niemal w czasie rzeczywistym za pomocą analizy opartej na przeglądarce internetowej.
Process intelligence vs process mining
Process intelligence i process mining są łatwo mylone, ale nie są tym samym. Podczas gdy oprogramowanie process mining jest metodą osiągnięcia "jak" informacji o procesie eksploracji danych, process intelligence jest "co" dostosowania metod analizy biznesowej do procesów biznesowych.
Zobaczmy to wizualnie na poniższym wykresie.
Process mining jest jednym z najczęstszych sposobów automatycznego gromadzenia danych procesowych dla process intelligence. Inne metody obejmują task mining i Work API.
Obecnie wielu dostawców process mining również wykorzystuje możliwości przechwytywania zadań, a wiele firm analitycznych rozpoznało różne oferty rozwiązań należących do tego samego przypadku użycia analizy procesów przedsiębiorstwa. Jednak rozwiązania te nie wykluczają się wzajemnie. Organizacje korporacyjne mogą korzystać z więcej niż jednego rozwiązania process intelligence .
Korzyści biznesowe process intelligence
Każda organizacja będzie miała unikalne wymagania i oczekiwane wyniki dla process intelligence. Niektóre z najczęstszych korzyści obejmują:
- Zwiększona wydajność: Strona process intelligence może pomóc zidentyfikować procesy, które są nieefektywne lub nieskuteczne, i umożliwić szybszą, bardziej wydajną realizację procesów.
- Ograniczanie ryzyka: Biznes process intelligence może pomóc zidentyfikować ryzyko i ostrzec organizacje o potencjalnych problemach, zanim staną się one krytyczne.
- Lepsza widoczność: Witryna process intelligence może zapewnić przegląd całego procesu biznesowego, umożliwiając organizacjom lepsze zrozumienie ich działań i podejmowanie bardziej świadomych decyzji.
- Lepsza zgodność z przepisami: Strona process intelligence może pomóc organizacjom w zapewnieniu zgodności z przepisami i standardami branżowymi.
- Zwiększona produktywność: Strona process intelligence może pomóc organizacjom zoptymalizować ich procesy, prowadząc do zwiększenia produktywności i oszczędności kosztów.
Process intelligence pomaga liderom przedsiębiorstw odkrywać rzeczywisty stan zadań, procesów i przepływów pracy dzisiaj, aby poprawić doskonałość operacyjną w przyszłości.
Process intelligence jest ważne, ponieważ zapewnia systematyczny i oparty na danych sposób wprowadzania ulepszeń w procesach biznesowych poprzez eliminację wąskich gardeł, identyfikację możliwości automatyzacji i poprawę wydajności operacyjnej.
Zapoznaj się ze studium przypadku i zobacz, jak jedna ze średniej wielkości firm księgowych odkryła ponad 2 miliony euro (2,17 miliona dolarów) marnotrawstwa procesowego przy użyciu zautomatyzowanej strony process intelligence.
Narzędzia i oprogramowanie używane do process intelligence
Jeśli szukasz narzędzia process intelligence , masz duży wybór. Obecnie na rynku dostępnych jest ponad 35 różnych rozwiązań oprogramowania process intelligence - i wiele innych rozwiązań oferujących task mining lub różne formy analizy i zarządzania procesami. Ogólnie dostępne opcje obejmują:
- Samodzielna analiza procesów działająca na platformach Business Intelligence (takich jak Microsoft PowerBI, Qlik Sense lub Tableau).
- Dedykowane oprogramowanie process mining , które wyodrębnia process intelligence z dzienników zdarzeń w systemach zasobów przedsiębiorstwa.
- Task mining oprogramowanie zbierające informacje o procesach ze stacji roboczych określonych zespołów lub grup pracowników.
- Process discovery oprogramowanie, które koncentruje się na odkrywczym elemencie procesu i task mining.
- Hybrydowe rozwiązania process intelligence , które łączą process mining i task mining w tym samym rozwiązaniu.
Pobierz białą księgę na temat łączenia process mining i task mining za pomocą nowej metody o nazwie Work API.
Process intelligence vs analityka biznesowa
Chociaż process intelligence można uruchomić w narzędziach analityki biznesowej, takich jak PowerBI lub Tableau, wielu liderów przedsiębiorstw decyduje się na dedykowane oprogramowanie.
Kluczową zaletą oprogramowania process intelligence jest szybkość wglądu, gdzie dedykowane rozwiązania mogą dostosowywać szablony, możliwości integracji i process mapping , które wykorzystują zgromadzone milczące doświadczenie doświadczonych specjalistów business process management .
Kolejną zaletą narzędzi process intelligence jest to, że process discovery i pomiar wydajności procesów można szybko skonfigurować w oparciu o wcześniej istniejące szablony. Na przykład wiele narzędzi process intelligence oferuje gotowe konfiguracje dla kluczowych przypadków użycia, takich jak operacje finansowe lub zaopatrzenie, lub kluczowych branż, takich jak bankowość, usługi finansowe i ubezpieczenia.
Przykłady pulpitów nawigacyjnych process intelligence
Poniżej znajduje się rzeczywisty przykład oprogramowania process intelligence w postaci analizy wariantów procesu przepływu pracy zobowiązań. W tym popularnym typie wizualizacji process intelligence można zobaczyć, jak standardowy proces jest wykonywany na różne sposoby lub ścieżki procesu od początku do końca ze średnim czasem trwania każdego etapu procesu.
Poniżej znajduje się inny przykład process intelligence w postaci pulpitu nawigacyjnego przeglądu procesu, zawierającego zarówno wgląd w proces, jak i poziom zadań, identyfikujący kluczowe wskaźniki wydajności dla firmy ubezpieczeniowej, takie jak koszt pracy i czas realizacji.
Trzecim przykładem pulpitów nawigacyjnych process intelligence jest widok roboczy - w którym można zobaczyć interakcje różnych systemów informatycznych w ramach przepływu procesu. Można również zobaczyć bardziej szczegółowo, gdzie informacje zostały przeniesione (np. kopiuj-wklej) z jednego systemu do drugiego.
Jak zbudować argumenty za process intelligence
Najlepszym sposobem na stworzenie uzasadnienia biznesowego dla process intelligence jest zidentyfikowanie potencjalnych korzyści i oszczędności, które można osiągnąć poprzez wdrożenie systemu process intelligence . Te korzyści i oszczędności można określić ilościowo w kategoriach czasu, pieniędzy i zasobów. Ponadto ważne jest, aby zidentyfikować potencjalne ryzyko związane z wdrożeniem systemu process intelligence , aby można je było porównać z potencjalnymi korzyściami i oszczędnościami. Wreszcie, ważne jest, aby ocenić koszt wdrożenia systemu, a także wszelkie bieżące koszty związane z utrzymaniem i wsparciem.
Oto kilka elementów dobrego uzasadnienia biznesowego dla process intelligence:
- Dostosowanie kluczowych celów do strategii i celów firmy.
- Zbierz odpowiednich ludzi na pokładzie.
- Wyjaśnij oczekiwane korzyści w prosty sposób.
- Budowanie argumentacji w oparciu o realistyczne koszty i wyniki.
Przypadki użycia dla inteligentnych procesów biznesowych
Tworząc uzasadnienie biznesowe dla process intelligence, możesz rozważyć czynniki wpływające na wartość biznesową, które chcesz przekazać kluczowym interesariuszom.
Niedawne badanie przeprowadzone przez Deloitte i HFS Research ujawniło szereg przypadków użycia dla process mining (i ma również szersze znaczenie dla process intelligence).
- Stworzenie pojedynczego źródła prawdy / systemu zapisu dla procesów i przepływów pracy.
- Pomaganie w ustalaniu priorytetów zaległości w rozwoju procesów w sposób oparty na danych i mierzalny.
- Rozwój i zarządzanie technikami i narzędziami automatyzacji procesów.
- Ciągłe monitorowanie kondycji procesów, przepływów pracy i wydajności pracy w czasie rzeczywistym.
- Rozwój zwinnych metod optymalizacji procesów i pomoc w zarządzaniu zmianą w digitalizacji pracy.
Te przypadki użycia mogą być stosowane w różnych branżach (np. ubezpieczenia lub bankowość) lub funkcjach (np. finanse lub zaopatrzenie). Aby uzyskać więcej informacji na temat przypadków użycia, poproś o demo.
Kiedy złożyć wniosek o zapytanie ofertowe?
Podczas oceny dostępnych opcji można rozważyć utworzenie zapytania ofertowego (RFP) dla oprogramowania process intelligence . Zapytanie ofertowe może pomóc w doprecyzowaniu przypadku i wymagań w organizacji oraz pomóc zidentyfikować potencjalnych dostawców oprogramowania lub rozwiązań, którzy mogą zaspokoić Twoje potrzeby.
Kilka typowych kryteriów oceny RFP process intelligence do rozważenia:
- Szukasz rozwiązania process mining, task mining lub w pełni funkcjonalnego process intelligence , które obejmuje systemy, procesy i pracę?
- Szukasz rozwiązania "pod klucz" wymagającego ograniczonego wdrożenia lub bardziej rozbudowanych zasobów wdrożeniowych?
- Czy posiadasz lub potrzebujesz możliwości wdrożenia rozwiązania w całej organizacji, czy też będziesz potrzebować szerokiego wsparcia ze strony dostawcy lub jednego z jego partnerów?
- Jakie są ramy czasowe i pilność projektu? Czy są to tygodnie, miesiące czy lata?
- Czy szukasz rozwiązania, które możesz pilotować i rozszerzać z czasem w całej organizacji, czy też oczekujesz jasnych, wymiernych wyników od samego początku?
- Jak ważny jest obecny stan rozwiązania i jak dużą wagę przywiązujesz do wizji i przyszłego planu wybranego partnera?
- Czy możesz oszacować całkowity koszt posiadania rozwiązania na podstawie odpowiedzi na propozycję i czy spełni ono Twoje wymagania budżetowe?
Przyszłość process intelligence
Process intelligence to szybko rozwijający się obszar nowych technologii, w którym spodziewamy się innowacji i zwiększonych inwestycji w nadchodzących latach. Zgodnie z wynikami wywiadów z ekspertami Workfellow , oto pięć obszarów, w których process intelligence odgrywa ważną rolę w przyszłości pracy.
- Demokratyzacja analiz i spostrzeżeń. Coraz bardziej autonomiczne rozwiązania process intelligence zmniejszą zapotrzebowanie na taktyczne process mining i task mining. Zapewni to kierownictwu biznesowemu i interesariuszom dostęp do najbardziej wartościowych danych procesowych bez konieczności dużych inwestycji w naukę o danych.
- Radykalnie przejrzyste operacje biznesowe. Ponieważ coraz więcej rozwiązań process intelligence łączy dane dotyczące procesów, zadań i systemów w kompleksowych przepływach pracy, liderzy przedsiębiorstw mogą mierzyć i ulepszać operacje w radykalnie przejrzysty sposób w różnych jednostkach biznesowych i zespołach.
- Oparte na danych BPM prowadzone przez inteligencję decyzyjną. Zwiększona liczba process intelligence umożliwia zespołom ds. doskonałości operacyjnej przejście od zarządzania procesami opartego na danych do optymalizacji procesów opartej na danych.
- Siła robocza rozszerzona o sztuczną inteligencję. Process intelligence odkrywa sposoby, w jakie automatyzacja przechwytuje i zwiększa wiedzę merytoryczną pracowników, umożliwiając im skupienie się na zadaniach o wartości dodanej.
- W pełni zautomatyzowane przedsiębiorstwo. Process intelligence przyspiesza przyjęcie inteligentnej automatyzacjii robotic process automation skutkując ostatecznie zautomatyzowanym przedsiębiorstwem.
Process Intelligence FAQ
Dlaczego strona process intelligence jest ważna?
Coraz częściej liderzy biznesowi uważają process intelligence za istotny czynnik umożliwiający doskonalenie procesów, ponieważ pomaga on organizacjom w zrozumieniu i optymalizacji procesów operacyjnych. W dzisiejszym szybko zmieniającym się, cyfrowym krajobrazie biznesowym organizacje muszą być elastyczne, wydajne i elastyczne. Process intelligence może pomóc poprzez identyfikację wąskich gardeł, nieefektywności i ryzyka w procesach. Może dostarczyć opartych na danych informacji potrzebnych do przeprojektowania i usprawnienia procesów, co prowadzi do poprawy wydajności operacyjnej, obniżenia kosztów i lepszej obsługi klienta. Co więcej, process intelligence wspiera również zgodność z przepisami, podkreślając odchylenia od standardowych procedur, pomagając w zarządzaniu ryzykiem i przestrzeganiu przepisów.
Jakie są ograniczenia process mining dla zautomatyzowanego process discovery?
Pomimo wielu zalet, process mining dla zautomatyzowanego process discovery ma pewne ograniczenia. Jednym z ograniczeń jest to, że process mining w dużej mierze opiera się na jakości i dostępności danych. Jeśli dane są niekompletne, niedokładne lub niedostępne, wpłynie to na wyniki process mining . Co więcej, process mining może zmagać się ze złożonymi i elastycznymi procesami. W rzeczywistych warunkach procesy są często nieliniowe i obejmują wiele równoległych działań. Process mining może czasami nadmiernie upraszczać te złożone procesy, prowadząc do braku precyzji w wynikach. Ponadto, podczas gdy process mining może identyfikować wzorce i zapewniać wgląd w wydajność procesu, niekoniecznie zaleca rozwiązania lub strategie usprawniania procesu. W tym celu często konieczne jest zaangażowanie ekspertów dziedzinowych.
Jak można wykorzystać narzędzia process intelligence do poprawy wydajności procesów?
Process intelligence mogą być wykorzystywane na różne sposoby w celu poprawy wydajności procesów. Mogą one zapewnić wizualne mapy bieżących procesów, pomagając zidentyfikować wąskie gardła, opóźnienia i nieefektywności, które można usprawnić lub wyeliminować. Narzędzia te mogą również generować metryki i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które pozwalają organizacjom śledzić wydajność procesów w czasie i oceniać wpływ zmian. Dodatkowo, narzędzia process intelligence mogą wykorzystywać uczenie maszynowe do przewidywania przyszłej wydajności procesów w oparciu o dane historyczne, umożliwiając proaktywne zarządzanie potencjalnymi problemami. Process intelligence może również wspierać kulturę ciągłego doskonalenia, umożliwiając organizacjom testowanie i ocenę wpływu różnych opcji projektowania procesów.
Jaka jest różnica między sposobem, w jaki process mining i przechwytywanie zadań uzyskują dane procesowe?
Process mining i przechwytywanie zadań pozyskują dane procesowe na różne sposoby. Process mining pozyskuje dane z dzienników zdarzeń przechowywanych w systemach informatycznych. Oznacza to, że wykorzystuje istniejące dane z systemów business process management , systemów zarządzania relacjami z klientami i innych systemów informatycznych. Dzienniki te zapewniają szczegółowy zapis zdarzeń, które wystąpiły w ramach procesu, w tym co zostało zrobione, kiedy i przez kogo. Z drugiej strony, przechwytywanie zadań, znane również jako rejestrowanie zadań lub rejestrowanie procesów, przechwytuje dane procesowe poprzez bezpośrednie obserwowanie i rejestrowanie działań osób wykonujących zadania. Może to obejmować korzystanie z oprogramowania do nagrywania ekranu, rejestrowania naciśnięć klawiszy lub innych podobnych technologii. Przechwytywanie zadań może zapewnić wgląd w konkretne kroki zaangażowane w proces, w tym wszelkie obejścia lub odchylenia od standardowej procedury, które mogą nie zostać przechwycone w dziennikach zdarzeń.
Process Intelligence Artykuły i badania
Gotowy, aby kontynuować swoją ścieżkę do process intelligence?
Wybierz najbardziej odpowiedni temat z powiązanych artykułów i badań:
-> Process intelligence vs process mining
-> Jak zbudować uzasadnienie biznesowe dla process intelligence
-> Sześć procesów finansowych, które można usprawnić dzięki process intelligence
-> Jak napisać zapytanie ofertowe dla rozwiązań process intelligence
-> Porównaj oprogramowanie i narzędzia process intelligence
