In dieser Folge von Wonderful Work hat sich Workfellow CMO Lari Numminen mit Jaakko Lehtinen, Direktor bei Sogeti und Keynote-Speaker, zusammengesetzt, um über Hyperautomatisierung zu sprechen und darüber, wie er eine Karriere in der Technologiebranche aufgebaut hat. Wir haben ihr interessantes Gespräch zusammengefasst, um Sie bei Ihrer Suche nach intelligenter Automatisierung zu unterstützen.
Vom Öffnen von Briefumschlägen bis zur Verwaltung von Abteilungen
Als Kind mit einer Begabung für Mathematik und Physik wusste Jaakko schon in jungen Jahren, dass er einmal Wissenschaft studieren würde. Im Jahr 2006 schloss er sein Studium an der Technischen Universität Helsinki mit einem Master-Abschluss in Wissenschaft, Systemanalyse und Betriebsforschung ab.
Die erste Sprosse der Karriereleiter hat er jedoch schon vor dem Studium erklommen. Nach seinem Abschluss ging er zu OpusCapita, einem Unternehmen für Geschäfts- und Beschaffungslösungen, bei dem er schon als Teenager Papier und Briefumschläge sortierte. Dort wurde er zum globalen Entwicklungsmanager, zum Betriebsleiter und schließlich zum Leiter der bahnbrechenden Dienstleistungen von Robotergesteuerte Prozessautomatisierung befördert.
Ein Tag im Leben von Jaakko
Jaakko hat eigentlich keinen "typischen Tag". An manchen Tagen berät er Menschen bei verschiedenen Projekten. An anderen Tagen ist er ein Berater für ein Projekt. Er ist sogar in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Personalbeschaffung tätig und leitet verschiedene Mitarbeiter.
"Prioritäten zu setzen und den Unterschied zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu erkennen, sind Dinge, die ich ständig tue, ebenso wie die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun".
Jaakkos Ratschläge für den Start einer Karriere in der Automatisierung
Jaakko arbeitete von 1998 bis 2017 bei OpusCapita und hat in seiner Laufbahn enorme Entwicklungen in der Automatisierung miterlebt. Er führt seinen Erfolg darauf zurück, dass er Zeit mit Menschen verbrachte, die "intelligenter" waren als er selbst. Natürlich gibt es viele verschiedene Arten von Intelligenz.
"Eine meiner Vorgesetzten war sehr einfühlsam. Sie lehrte mich viel über die Zusammenarbeit mit anderen Menschen. Ein anderer meiner Vorgesetzten hatte das Talent, Dinge zu verwirklichen. Ich wollte das Beste aus ihrem Verhalten lernen", sagt Jaakko.
Die Bedeutung der Hyperautomation aufschlüsseln
Der Begriff Hyperautomation wurde von Gartner geprägt, um einen geschäftsorientierten, disziplinierten Ansatz zu beschreiben, mit dem Unternehmen so viele Geschäfts- und IT-Prozesse wie möglich identifizieren, überprüfen und automatisieren.
Manche Leute finden diese Erklärung etwas kompliziert. Für eine mundgerechtere Definition haben wir Jaakko gefragt, wie er seiner Familie die Hyperautomatisierung erklärt.
"Ich muss sagen, dass mir die Definition von Gartner gefällt", erklärt Jaakko. "Aber für mich bedeutet Hyperautomatisierung, dass man Technologie einsetzt, um alles zu automatisieren, was man tun kann. Aber Ihre definierende Aussage über Hyperautomatisierung sollte immer Verständnis zeigen, verdeutlichen, dass Sie die Mittel haben, um es zu entwickeln und dass Sie die richtigen Werkzeuge haben, um zu identifizieren, was Sie automatisieren können."
Zur Implementierung der Hyperautomatisierung sagt Jaakko: "Im Kontext der Wissensarbeit sind viele Hyperautomatisierungstools für die Skalierung gedacht. Sie können oft schnell implementiert und leicht erlernt werden, vor allem, wenn man sich bereits gut in der IT auskennt.
Wie man Hyperautomatisierung erfolgreich umsetzt
Unternehmen, in denen die meisten Mitarbeiter an einem Schreibtisch sitzen und Prozesse und Geschäftsanwendungen ausführen, sind ideale Kandidaten für Hyperautomatisierung. "Ich sehe viele Hyperautomatisierungsinitiativen, die in Abteilungen wie Lohnbuchhaltung, Personalwesen, Finanzen und Buchhaltung beginnen", sagt Jaakko.
Aber es gibt viele verschiedene Unternehmen mit vielen verschiedenen Bedürfnissen da draußen. Jaakko rät, keine Verfahren zu kopieren, die von anderen gemacht wurden, um deren schädliche Verfahren zu beheben.
"Stellen Sie sich Fragen wie: Wo habe ich die meisten Mitarbeiter? Muss ich mehr Mitarbeiter einstellen? Wo gibt es die größten Engpässe? In den Antworten auf diese Fragen werden Sie erkennen, was gut läuft und was verbessert werden muss."
Wie Jaakko einem 7-Jährigen RPA erklärt
"Robotergesteuerte Prozessautomatisierung bedeutet, dass der Computer von selbst arbeitet. Es ist, als ob jemand den Computer mit einer Maus und einer Tastatur bedient. Niemand ist da, um den Computer zu bedienen, aber die Dinge bewegen sich auf dem Bildschirm weiter", erklärt Jaakko.
Die Vorteile der Hyperautomatisierung
Viele Unternehmen starten Initiativen zur Hyperautomatisierung, um Geld zu sparen. Automatische Prozesse sparen aber auch Zeit. "Wer bereits automatisiert arbeitet, stellt fest, dass die Dinge viel schneller funktionieren als früher", sagt Jaakko.
Einfache Transaktionen können fast in Echtzeit abgewickelt werden. Das Warten in einer Warteschlange, bis ein Mensch etwas bearbeitet hat, gehört der Vergangenheit an. Der interessanteste Vorteil der Hyperautomatisierung ist jedoch die enorme Auswirkung, die Sie auf Aktivitäten sehen können, die Sie nie automatisiert haben.
Nehmen Sie zum Beispiel eine Kundendienstabteilung. Jaakko: "Die Automatisierung all der offensichtlichen und einfachen Dinge verschafft den Mitarbeitern Zeit, sich um die schwierigsten Aufgaben zu kümmern, die menschliche Intelligenz erfordern.
Häufige Fehler, die bei der Hyperautomatisierung gemacht werden
Aber bei der Hyperautomatisierung kann vieles schief gehen. Und wenn etwas schief geht, ist es meist das Ergebnis schlechter Planung. Sie brauchen Leute, die motiviert sind, die Automatisierung erfolgreich zu machen und sich gründlich Gedanken darüber machen, wie man automatisieren kann, was man automatisieren kann und wie man einen Rückstau an Ideen erzeugt.
"Die Eigentümerschaft muss an einem Ort liegen, der eine Skalierung ermöglicht. Wenn der Eigentümer in einer einzigen Abteilung sitzt, riskiert man, nur einen Teil des Geschäfts zu automatisieren, anstatt es in der gesamten Organisation zu skalieren", erklärt Jaakko.
Ein weiterer häufiger Stolperstein sind Metriken. Viele Unternehmen glauben, dass ihr Prozess gut läuft, wenn sie z. B. 350 Automatisierungen durchgeführt haben. Aber große Zahlen bedeuten nicht immer auch große Ergebnisse. Eine große Anzahl von Automatisierungen bedeutet nicht unbedingt Erfolg. Diese Metriken müssen gemessen werden, und die Mitarbeiter müssen abwägen, ob die Kosten und Risiken der Automatisierung die Vorteile überwiegen.
Der Unterschied zwischen Hyperautomation und RPA
Hyperautomatisierung und RPA sind verwandt, aber nicht ganz dasselbe. Hier beschreibt Jaakko ihre Unterschiede.
"Hyperautomatisierung ist eher eine Ideologie, die dazu führt, dass man alles, was möglich ist, automatisieren möchte. Natürlich macht das nur Sinn, wenn man weiß, was man verbessern will. RPA kommt ins Spiel, wenn man weiß, was man verbessern will und was zu tun ist. Danach ist es an der Zeit, die besten Werkzeuge auf dem Markt zu identifizieren. RPA ist nur ein Werkzeug im großen Hyperautomatisierungs-Rucksack."
Jaakkos interessanteste Fälle RPA
Jaakko hat an vielen interessanten Fällen gearbeitet, aber der vielleicht bekannteste ist der Fall mit der finnischen Regierung. "Wir begannen recht früh mit der Implementierung von RPA im Service Center der finnischen Regierung für die Finanz- und Personalabteilungen. Das war bahnbrechend, denn die finnische Regierung war eine der ersten Organisationen des öffentlichen Sektors, die RPA einsetzte."
In der Privatwirtschaft arbeitete Jaakko mit einem Unternehmen zusammen, das wusste, dass die Projektkosten höher waren als die erwarteten Arbeitszeiteinsparungen. Das Unternehmen war jedoch zuversichtlich, dass ein Echtzeit-Überblick über seine Einkaufsprozesse Vorteile im Wert von mehreren Millionen Euro bringen würde.
Mehr über Jaakko erfahren Sie im Podcast Wonderful Work
Wenn Sie mehr über Jaakko und seine Ansichten zur Hyperautomatisierung erfahren möchten, hören Sie sich Jaakkos und Laris ausführliches Gespräch im Wonderful Work Podcast an.
