Mit der zunehmenden Digitalisierung der Arbeit suchen Unternehmen auf der ganzen Welt nach fortschrittlicheren Möglichkeiten, um operative Spitzenleistungen zu erzielen.
Task mining Software hat sich in den letzten Jahren zu einem der heißesten neuen Investitionsbereiche entwickelt. In diesem Artikel erklären wir, was task mining ist, wie sie funktioniert und was Unternehmensleiter wissen müssen.
Was ist task mining?
Task mining ist eine Technologie, die automatisch Benutzerinteraktionen in Geschäftsanwendungen erfasst, um zu analysieren, wie verschiedene Aufgaben erledigt werden, und den Mitarbeitern hilft, herauszufinden, wie die Arbeit besser erledigt werden kann.
Einfach ausgedrückt, hilft task mining den Unternehmen, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie die Arbeit von den Mitarbeitern erledigt wird. Dadurch erhalten sie einen Überblick darüber, wo die Zeit normalerweise verbracht wird und wie sie verbessert werden könnte.
Task mining kann Ihnen helfen, Fragen wie diese zu beantworten:
- Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, die ihnen übertragenen Aufgaben mit den ihnen zur Verfügung gestellten Mitteln und Ressourcen zu erfüllen?
- Wie viel Zeit wird für verschiedene Aufgaben aufgewendet und wo liegen die größten Engpässe bei der Aufgabenverwaltung?
- Was sind die Aufgaben, die Ihre wichtigen Prozesse verlangsamen oder Nacharbeit in Ihren Arbeitsabläufen verursachen?
- Führen verschiedene Teams oder Einzelpersonen Aufgaben auf unterschiedliche Weise aus, und gibt es bewährte Verfahren, die gemeinsam genutzt werden können?
Was sind die wichtigsten Vorteile von task mining?
Task mining ist eine flexible Lösung, die eine Reihe von wichtigen Anwendungsfällen für Unternehmen abdeckt. Zu den sechs wichtigsten Vorteilen von task mining gehören:
- Transparenz der Arbeitsabläufe. Die Technologie von Task mining macht die Arbeitsabläufe transparent und ermöglicht datengestützte Möglichkeiten zur Beseitigung von Engpässen, zur Verbesserung der Durchlaufzeiten und zur Ermittlung von Automatisierungsmöglichkeiten.
- Gesteigerte Effizienz. Die Technologie identifiziert Engpässe, um die Prozessverbesserung zu beschleunigen. Wenn Probleme, die Prozesse und Menschen verlangsamen, schnell gefunden und behoben werden, können die Mitarbeiter langweilige, sich wiederholende Aufgaben vergessen und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.
- Transparente Leistungsmessung. Task mining ist nicht, wie von manchen befürchtet, ein Instrument zum "Ausspionieren" von Mitarbeitern. Es konzentriert sich jedoch auf einzelne Aufgaben und nicht auf durchgängige Prozesse, was den Führungskräften wertvolle Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter ermöglicht.
- Operatives Benchmarking. Die gesammelten Daten verschaffen den Unternehmen einen Überblick über ihre Prozesse. So könnten Manager beispielsweise feststellen, dass viele Mitarbeiter eine bestimmte neue Aufgabe als schwierig empfinden, was auf einen Bedarf an besseren unternehmensweiten Schulungen und Nachholterminen hindeutet.
- Bessere Einhaltung der Vorschriften und besseres Risikomanagement. Ein datengesteuerter Ansatz hilft Unternehmen, eine bessere Prozesssteuerung zu gewährleisten.
- Kosteneinsparungen. Da der Hauptzweck der task mining Technologien darin besteht, schnell herauszufinden, welche Art von Einsparungen möglich sind, hilft sie Unternehmen, schnell Kosteneinsparungen zu erzielen.
Wie funktioniert die Technologie eigentlich?
Task mining ist eine Teilmenge der Software process intelligence und kann als eng verwandt mit process discovery und Process Mining angesehen werden. Ihr Hauptziel ist es, die Analyse digitaler Arbeits- und Benutzerinteraktionsdaten zu ermöglichen, damit Teams und Einzelpersonen ihre betriebliche Effizienz verbessern können.
Auf dem Markt gibt es eine Reihe verschiedener task mining Softwarelösungen mit leicht unterschiedlichen Ansätzen. Im Allgemeinen wird überwacht, was auf den Computern der Benutzer geschieht, die benötigten Informationen werden extrahiert und dann analysiert, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Es werden verschiedene Algorithmen und Techniken zur Aufgabenerfassung verwendet, um Muster und Trends in den Benutzerinteraktionsdaten zu erkennen. Schließlich werden die Schlüsseldaten in einem Business-Intelligence-Toolkit mit verschiedenen Dashboards und Metriken dargestellt, die Sie im Laufe der Zeit verfolgen können.
Task mining Technologie konzentriert sich auf die Analyse einzelner Aufgaben und nicht auf die Analyse von End-to-End-Prozessen. In diesem Zusammenhang ist eine Aufgabe ein kleinerer Schritt in einem Geschäftsprozess. Ein Beispiel für Benutzerinteraktionen auf Computern könnten Mausklicks, Tastenkombinationen usw. sein.
Beispiele für typische Aufgaben, die in task mining erfasst sind:
- Kopieren und Einfügen der Informationen,
- Hochladen/Herunterladen der Dokumente,
- durch die Systeme blättern,
- Mausklicks.
Frühe Formen von task mining Software stützten sich auf die Daten der Benutzerinteraktion, die aus Bildern und Videoaufzeichnungen stammen, aber zunehmend wird die Technologie der Aufgabenerfassung mit fortgeschrittener Objektzeichenerkennung (OCR) und anderen Techniken der künstlichen Intelligenz eingesetzt, um automatisch Informationen vom Arbeitsplatz oder von Geschäftsanwendungen zu erfassen und gleichzeitig den Datenschutz der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Was sind die typischen Anwendungsfälle für task mining?
Task mining kann für verschiedene Geschäftsanforderungen eingesetzt werden, von der Prozessverbesserung bis hin zu verschiedenen Szenarien der Mitarbeiterüberwachung und Leistungsbewertung. Obwohl die Anwendungsfälle sowohl breit gefächert als auch sehr geschäftsspezifisch sein können, gibt es fünf allgemeine Verwendungszwecke im Geschäftsbetrieb.
1. Optimierung von Geschäftsabläufen oder Genehmigungen
Task mining Technologie ist in Shared Services und Geschäftsprozessen weit verbreitet und konzentriert sich auf sich wiederholende Aktivitäten wie Fallmanagement und Genehmigungen. Sie rationalisiert die Rechnungsverarbeitung, indem sie Ineffizienzen und Automatisierungsmöglichkeiten identifiziert, Fehler und Bearbeitungszeiten reduziert und die Lieferantenbeziehungen verbessert.
Im Personalwesen verbessert task mining die wichtigsten Leistungsindikatoren, das Onboarding von Mitarbeitern, Leistungsprüfungen und Prozesse, was zu einer optimierten Personalverwaltung, besseren Erfahrungen und geringerer Fluktuation führt.
2. Beschleunigung Intelligente Automatisierung
Ein weiterer Anwendungsfall für task mining ist der Einsatz als Katalysator für intelligente Automatisierung. Task mining hilft bei der Identifizierung von Routineaufgaben und sich wiederholenden Arbeitsabläufen, die automatisiert werden können, zum Beispiel durch Robotergesteuerte Prozessautomatisierung Tools und Technologien automatisiert werden können.
Task mining kann auch dazu beitragen, das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Anpassung der Software Intelligente Automatisierung zu quantifizieren.
3. Straffung des Kundendienstes
Task mining unterstützt den Kundendienst bei der Erkennung von Engpässen durch die Analyse von Agenteninteraktionen und Softwaretools. Es werden Muster identifiziert, die es Unternehmen ermöglichen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, Arbeitsabläufe neu zu organisieren, neue Technologien zu implementieren oder zusätzliche Schulungen für Agenten anzubieten, um die Kundeninteraktion effektiver und effizienter zu gestalten. Dies führt zu einem schnelleren Onboarding, einer höheren Produktivität und einer größeren Kundenzufriedenheit.
4. Verbesserung der Vertriebs- und Marketingprozesse
In den Bereichen Vertrieb und Marketing optimiert task mining die Lead-Generierung durch die Analyse der erfolgreichen Aktivitäten von Vertriebsmitarbeitern. Es steigert die Effizienz, fördert das Umsatzwachstum und liefert Informationen für Strategien zur Kundenbindung, zur Verringerung der Abwanderung, zur Steigerung des Kundenwerts und zur Stärkung des Markenrufs.
5. Verbesserung der IT-Unterstützung und -Verwaltung
Task mining Lösungen können die Lösung von Problemen verbessern, indem sie Muster in den Support-Ticket-Daten erkennen, z. B. häufige Probleme, Lösungszeiten und Engpässe bei der Lösung von Tickets.
Sie kann auch wertvolle Einblicke in die proaktive Lösung von häufigen Kundenbeschwerden und -problemen liefern, indem sie Einblicke in die häufigen Herausforderungen bietet, die in der Wissensdatenbank und im One-to-Many-Kundenservice behandelt werden können.
Task mining Werkzeuge
Task mining ist noch eine relativ neue Technologie, aber die Unternehmen haben den Trend bereits aufgegriffen. Es gibt mehrere Geschäftsprozessmanagement (BPM) Anbieter, und process discovery Softwareunternehmen haben zunehmend auch task mining Unternehmen aufgekauft. Einige der bekannteren Anbieter sind Nintex, Pega, UiPath, Kofax und Abbyy.
Das Ökosystem wächst weiter und bringt viele innovative Startups hervor, die mehr Tiefe und bessere Möglichkeiten zur Erkennung von Geschäftsdaten bieten. Eine detailliertere Übersicht finden Sie in der umfassenden Liste der Top-Software task mining .
Es gibt mehrere Technologien, die sich in Bezug auf die Ziele, die sie erreichen, sehr ähnlich sind und daher oft mit task mining verwechselt werden. Die nächstgelegenen sind Process Mining und process discovery.
Task mining gegen Process Mining
Process Mining und task mining sind zwei eng miteinander verbundene Technologien, die leicht miteinander verwechselt werden können.
Einer der Hauptunterschiede zwischen Prozess und task mining besteht darin, woher sie die Daten beziehen. Die Software Process Mining verwendet die Protokolldaten, die von Systemen und Technologien erzeugt werden, z. B. von Warenwirtschaftssystemen. task mining hingegen bezieht die Daten aus der tatsächlichen Nutzung aller auf der Whitelist aufgeführten Systeme und Anwendungen durch die Benutzer.
Ein weiterer wichtiger Unterschied ist natürlich die Granularität. Process Mining hilft dabei, jeden wichtigen Schritt im Prozess aufzuzeichnen, für den die Ereignisprotokolle Daten liefern. Im Prozess der Kreditorenbuchhaltung könnten dies zum Beispiel folgende Schritte sein:
- Die Rechnung ist eingegangen,
- Die Rechnung wird geprüft,
- Die Rechnung wird genehmigt,
- Der Betrag wird an die Lieferanten gezahlt.
Task miningIm Gegensatz dazu kann man mit Hilfe von Schnappschüssen, Aufzeichnungen oder anderen Aufgabenerfassungstechniken sehen, was zwischen diesen größeren Schritten passiert.
Beide Technologien sind sehr effektiv und können den Managern wertvolle Einblicke in die Arbeitsabläufe geben. Je nach Anwendungsfall könnte eine der beiden Technologien oder beide ein guter Ausgangspunkt für digitale Verbesserungen sein.
Kombinieren Sie Prozess- und Aufgabenintelligenz mit Work API
Während die Software Process Mining und task mining auf unterschiedliche Weise funktionieren, kombiniert Work API , das von Workfellow entwickelt wurde, wichtige Funktionen von Prozess- und Aufgabenintelligenz in einer Lösung. Lesen Sie mehr im Whitepaper Work API.
Erfahren Sie mehr über task mining
Wählen Sie aus den folgenden Artikeln aus, wie Sie Ihre task mining Reise fortsetzen können:
-> Wie die Technologie zur Aufgabenerfassung funktioniert
-> 6 wichtige Vorteile der Software task mining
-> Top task mining Anwendungsfälle
-> Task mining vs Process Mining
-> Forschung über sich wiederholende Aufgaben am Arbeitsplatz (2023)
-> Vergleichen Sie task mining Software und Tools
