Die wichtigsten Task Mining Anwendungsfälle für die Erschließung von Automatisierung und Produktivität

In Unternehmen sind nur wenige Themen so beliebt und missverstanden wie task mining. Während viele Unternehmensleiter versuchen, den Effektivitätsschub von Task Intelligence zu nutzen, bleiben viele Fragen darüber offen, wo sie den größten Nutzen bringt.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Anwendungsfälle vor, die task mining zum Erfolg verhelfen.

Was genau ist task mining?

Task mining ist eine fortschrittliche Data-Science-Methode, die Technologien wie maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz nutzt, um zu analysieren und zu verstehen, wie Benutzer mit verschiedenen Softwareanwendungen interagieren. Durch die Untersuchung des Nutzerverhaltens und der Prozesse identifiziert task mining ineffiziente Bereiche, Automatisierungspotenziale und Möglichkeiten zur Verbesserung der gesamten Nutzererfahrung.

Task mining wird oft mit Process Mining verwechselt. Es handelt sich um verwandte process intelligence Lösungen, die jedoch auf unterschiedliche Weise funktionieren. Task mining betrachtet die Aktivitäten auf der Oberflächenebene, d. h. die Aktivitäten auf den Desktops und Workstations der Mitarbeiter. Process Mining Im Gegensatz dazu werden Ereignisprotokolle in Unternehmenssystemen, wie CRM oder ERP, untersucht.

Warum ist task mining so beliebt?

Da Unternehmen zunehmend auf digitale Tools und Anwendungen zurückgreifen, muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter diese Ressourcen effektiv nutzen. Task mining bietet Einblicke in das Verhalten der Mitarbeiter und ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren, um ein Maximum an Effizienz und Produktivität zu erreichen.

Die Everest Group schätzt, dass die Investitionen in task mining jedes Jahr um 75 bis 85 % steigen werden.¹

In vielen Fällen ist die Investition durchaus gerechtfertigt. Task mining bietet sechs wichtige Vorteile für Unternehmen:

1. Sichtbarkeit der Arbeitsabläufe. Task mining macht die Arbeitsabläufe transparent und ermöglicht datengestützte Möglichkeiten zur Beseitigung von Engpässen, zur Verbesserung der Durchlaufzeiten und zur Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten, wenn komplexe, sich wiederholende Aufgaben besondere Aufmerksamkeit erfordern.

2. Gesteigerte Effizienz. Task mining identifiziert Engpässe, um die Prozessverbesserung zu beschleunigen. Wenn Probleme, die Prozesse und Menschen behindern, schnell gefunden und gelöst werden, können die Mitarbeiter langweilige, sich wiederholende Arbeiten vergessen und sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Natürlich fördert die Konzentration auf sinnvolle Aufgaben die Arbeitsmoral und sorgt für eine positive Unternehmenskultur und eine niedrige Fluktuationsrate.

3. Transparente Leistungsmessung. Wenn es darum geht, Prozesse zu verändern oder zu verbessern, ist es sehr nützlich, die Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters zu kennen. Task mining zeigt, wo ein Mitarbeiter seine Stärken hat und wo er zusätzliche Unterstützung oder Schulungen benötigt.

4. Operatives Benchmarking. Die von task mining gesammelten Daten geben den Unternehmen einen Gesamtüberblick über ihre Prozesse. So könnten Manager beispielsweise feststellen, dass viele Mitarbeiter eine bestimmte neue Aufgabe als schwierig empfinden, was darauf hindeutet, dass unternehmensweit bessere Schulungen und Nachholtermine erforderlich sind.

5. Bessere Einhaltung der Vorschriften und besseres Risikomanagement. Ein datengesteuerter Ansatz hilft Unternehmen, eine bessere Prozesssteuerung zu gewährleisten. Ein zusätzlicher Einblick in die Prozesse hilft Führungskräften, nicht konforme Aufgaben zu erkennen und zu stoppen, um die Einhaltung von Risiken und gesetzlichen Vorschriften zu erleichtern.  

6. Kosteneinsparungen. Da der Hauptzweck der task mining Technologien darin besteht, schnell herauszufinden, welche Art von Einsparungen möglich sind, hilft sie Unternehmen, schnell Kosteneinsparungen zu erzielen.

Wichtige Anwendungsfälle für task mining

Wenn Sie nach Anwendungsfällen für ein task mining Projekt suchen, gibt es drei offensichtliche Ansatzpunkte: Aufgabenautomatisierung, Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und Optimierung der Mitarbeiterproduktivität.

Lesen Sie eine Fallstudie darüber, wie ein mittelgroßes Unternehmen, das Geschäftsprozesse auslagert (BPO), über 2 Millionen Euro (2,17 Millionen Dollar) an Prozessverschwendung aufdeckte.

Automatisierung von Aufgaben

Task mining kann Unternehmen dabei helfen, sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden können, so dass sich die Mitarbeiter auf wertvollere und strategische Aktivitäten konzentrieren können. Durch die Analyse von Benutzerinteraktionen kann task mining Aufgaben ermitteln, die sich hervorragend für die Automatisierung eignen, wie z. B. Dateneingabe, Berichterstellung oder E-Mail-Verarbeitung.

Nach der Entdeckung potenzieller Automatisierungsmöglichkeiten kann task mining eine gründliche Analyse dieser Aufgaben durchführen, um festzustellen, ob sie sich für eine Automatisierung eignen. Diese Analyse kann die Bewertung der Komplexität, der Häufigkeit und der potenziellen Investitionsrendite (ROI) der Automatisierung jeder Aufgabe beinhalten und Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen über ihre Automatisierungsinitiativen zu treffen.

Verbesserung der Erfahrungen der Mitarbeiter

Task mining kann eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Produktivität am digitalen Arbeitsplatz spielen. Durch die Ermittlung von Ineffizienzen und Engpässen in den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter kann task mining Unternehmen dabei helfen, Prozesse zu rationalisieren und unnötige Schritte zu eliminieren. Dadurch können die Mitarbeiter effizienter arbeiten, was zu einer höheren Produktivität und besseren Ergebnissen führt.

Neben der Steigerung der Produktivität kann task mining auch dazu beitragen, die kognitive Belastung der Mitarbeiter zu verringern. Durch die Automatisierung alltäglicher und sich wiederholender Aufgaben können die Mitarbeiter mehr geistige Energie für kreative, strategische und komplexe Tätigkeiten aufwenden. Dies verbessert nicht nur das Gesamterlebnis der Mitarbeiter, sondern verringert auch Burnout und trägt zu einer engagierteren und zufriedeneren Belegschaft bei.

Optimierung der Produktivität der Arbeitskräfte

Task mining kann Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass ihre Teams über die notwendigen Ressourcen und Werkzeuge verfügen, um erfolgreich zu sein. Durch die Analyse des Nutzerverhaltens und der Prozesse kann task mining Bereiche identifizieren, in denen zusätzliche Unterstützung oder Ressourcen benötigt werden, z. B. Schulungen, Software-Upgrades oder neue Tools. So können Unternehmen gezielte Investitionen tätigen, die sich direkt auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken.

Neben der Ressourcenzuweisung kann task mining Unternehmen auch dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche in ihren Prozessen und Arbeitsabläufen zu identifizieren. Durch das Aufspüren von Ineffizienzen ermöglicht task mining es Unternehmen, gezielte Änderungen vorzunehmen, die zu einer höheren Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit führen. Dieser Gedanke der kontinuierlichen Verbesserung ist für die Erhaltung eines Wettbewerbsvorteils in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt unerlässlich.

Verbessern der Kundenerfahrung

Der letzte Anwendungsfall auf dieser Liste ist die direkte Ableitung der vorherigen Anwendungsfälle. Task mining hilft dabei, langwierige, sich wiederholende Prozesse zu identifizieren, Automatisierungsmöglichkeiten zu finden und die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern. Dies wirkt sich wiederum auf den Service für die Kunden aus, da die Mitarbeiter mehr Zeit haben, um sich auf die wertvollen Aktivitäten für die Kunden zu konzentrieren. Außerdem wird durch die Optimierung der Kernprozesse Zeit für strategische Aktivitäten wie die Überprüfung und Strukturierung der kundenbezogenen Prozesse frei.

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Die Quintessenz

Task mining hat das Potenzial, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Unternehmen an Automatisierung, Mitarbeitererfahrung und Optimierung der Mitarbeiterproduktivität herangehen. Durch die Nutzung der aus task mining gewonnenen Erkenntnisse können Unternehmen datengestützte Entscheidungen treffen, die zu optimierten Prozessen, einer geringeren kognitiven Belastung und einer insgesamt effizienteren und produktiveren Belegschaft führen.

Da die Technologie immer weiter voranschreitet und Unternehmen immer stärker auf digitale Tools angewiesen sind, ist die Einführung von task mining unerlässlich, um im Wettbewerb die Nase vorn zu haben. Durch die Einführung von task mining können Unternehmen neue Möglichkeiten für Wachstum, Innovation und Erfolg erschließen.

Task mining FAQs

1. Was genau ist task mining?

Task mining ist eine Technologie, die maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz einsetzt, um Benutzerinteraktionen mit Softwareanwendungen zu analysieren und so Ineffizienzen, Automatisierungspotenziale und Möglichkeiten zur Verbesserung der gesamten Benutzererfahrung zu identifizieren.

2. Wie funktioniert task mining ?

Task mining sammelt Daten über Benutzerinteraktionen, verarbeitet und strukturiert diese Daten, wendet Algorithmen für maschinelles Lernen zur Mustererkennung an, analysiert die Ergebnisse und implementiert Verbesserungen auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse. Dabei werden Techniken aus den Bereichen Data Mining, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz kombiniert, um das Nutzerverhalten zu analysieren und Muster in Aufgaben zu erkennen.

3. Was ist der Unterschied zwischen task mining und Process Mining?

Process Mining und task mining liefern beide Erkenntnisse, die für Geschäftsprozessmanagement (BPM)Process Mining sammelt Daten aus Ereignisprotokollen in Quellsystemen von Unternehmen, während task mining Informationen aus der Benutzeroberfläche von Workstations sammelt.

4. Ist task mining für alle Organisationen geeignet?

Task mining kann für jedes Unternehmen, das in hohem Maße auf digitale Tools und Anwendungen angewiesen ist, von Vorteil sein. Durch die Bereitstellung von Einblicken in das Nutzerverhalten und die Prozesse kann task mining Organisationen jeder Größe dabei helfen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern und datengestützte Entscheidungen zu treffen, die zu einer höheren Produktivität und besseren Ergebnissen führen.