Process discovery ist ein Schlüsselaspekt von Geschäftsprozessmanagement (BPM) und eine wichtige Voraussetzung für operative Exzellenz. In diesem Leitfaden gehen wir darauf ein, was Führungskräfte in Unternehmen über process discovery wissen müssen - einschließlich Definitionen, Beispiele und Best Practices.
Was ist process discovery?
Process discovery ist eine Reihe von Techniken und Werkzeugen, die zur Definition, Beschreibung und Analyse von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Sie liefern ein messbares Verständnis dafür, wie Menschen die täglichen Abläufe und Prozesse am Arbeitsplatz durchführen.
Das Erkennen von Prozessen ist einer der wichtigsten Schritte, um zu verstehen, wie die Organisation funktioniert, und ist, offen gesagt, eine Voraussetzung für jedes erfolgreiche Automatisierungsprojekt oder jede Prozessumwandlung.
Im weiteren Verlauf dieses Leitfadens werden wir sehen, wie process discovery durch Interviews, als Teil der Prozessumgestaltung und durch automatisierte process discovery Software durchgeführt werden kann. Bei allen Ansätzen bietet process discovery eine Reihe von wichtigen Vorteilen :
- Prozess-Sichtbarkeit
- Verbesserte Prozesse
- Erhöhte Kosteneffizienz
- Verbesserung der Digitalisierung
- Mehr Automatisierung
Wer ist beteiligt an einer process discovery
Process discovery Tools können von jeder Geschäftseinheit, Funktion oder Branche eingesetzt werden, die über Schlüsselprozesse verfügt, die gemessen und verbessert werden können.
Sie wird in der Regel in Unternehmen von einem Team von Experten oder externen Beratern durchgeführt. Zu den an einer process discovery beteiligten Personen gehören in der Regel:
- Prozessingenieure - zuständig für das Verständnis und die Optimierung der Effizienz und Qualität von Geschäftsprozessen.
- Fachexperten - Einzelpersonen oder Experten mit Spezialwissen in einem Bereich oder Prozess.
- Datenanalysten - die Datenwissenschaftler, die Daten analysieren und Business Intelligence-Lösungen und Berichte erstellen.
- Unternehmensanalysten - Experten für die Nutzung von Daten und Analysen zur Erreichung von Unternehmenszielen.
Je nach Art des Prozesses können weitere Beteiligte wie Produkt- oder Projektmanager, IT-Mitarbeiter und Führungskräfte hinzukommen. Alle diese Beteiligten arbeiten zusammen, um den aktuellen Zustand des Geschäftsprozesses zu verstehen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Empfehlungen für dessen Optimierung zu entwickeln.
Gemeinsame Schmerzpunkte, die von process discovery
Durch die Analyse, wie ein Prozess tatsächlich ausgeführt wird, können Unternehmen Ineffizienzen, Engpässe und andere verbesserungswürdige Bereiche aufdecken. Zu den häufigsten Problemen, die process discovery aufdeckt, gehören:
- Manuelle und sich wiederholende Aufgaben: Diese Aufgaben sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für menschliche Fehler. Die Identifizierung solcher Aufgaben kann den Weg für eine Automatisierung ebnen, die Fehler reduziert und die Gesamteffizienz verbessert.
- Prozessabweichungen: In vielen Fällen halten sich die Mitarbeiter nicht an den vorgeschriebenen Prozess oder verwenden Umgehungslösungen, was zu Unstimmigkeiten und Ineffizienz führt. Business process discovery kann dabei helfen, diese Abweichungen zu identifizieren und die zugrunde liegenden Probleme zu beheben.
- Engpässe und Verzögerungen: Einige Schritte in einem Geschäftsprozess können länger dauern als erwartet oder andere Aufgaben aufhalten, was zu einem Engpass führt. Die Identifizierung dieser Engpässe kann Unternehmen bei der Umstrukturierung von Geschäftsprozessen helfen, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Mangelnde Sichtbarkeit und Transparenz: Für die Geschäftsleitung kann es schwierig sein, den aktuellen Stand eines Prozesses zu verstehen, insbesondere wenn mehrere Abteilungen oder Teams daran beteiligt sind. Business process discovery kann wertvolle Einblicke in den Prozess liefern und Bereiche aufzeigen, die verbessert oder beachtet werden müssen.
- Compliance-Probleme: Process discovery kann dabei helfen, Schritte zu identifizieren, bei denen ein Unternehmen möglicherweise nicht die gesetzlichen Richtlinien einhält, und so dazu beitragen, potenzielle Risiken zu mindern und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
- Ineffektive Ressourcennutzung: Man kann Bereiche aufdecken, in denen Ressourcen wie Mitarbeiter, Ausrüstung oder Budget nicht effektiv genutzt werden, und Organisationen dabei helfen, Ressourcen effizienter zuzuweisen.
- Schlechte Integration zwischen Systemen: Viele Unternehmen verwenden mehrere Softwaresysteme, was zu Problemen führen kann, wenn Informationen zwischen ihnen übertragen werden müssen. Process discovery kann diese Integrationsprobleme identifizieren und Unternehmen dabei helfen, Wege zu finden, ihre Systeme besser zu verbinden.
Process discovery Interviews
Process discovery ist seit Jahrzehnten ein fester Bestandteil einer effektiven Prozessanalysestrategie.
Bevor es die spezielle Software process discovery gab, führten Unternehmen Zeit- und Bewegungsstudien, Workshops ( process discovery ) und Interviews mit den wichtigsten Beteiligten durch, um die aktuellen Prozesse abzubilden und manuell Unstimmigkeiten oder Engpässe zu ermitteln.
Die persönliche Anhörung process discovery ist effektiv, hat aber ihre Grenzen. Es würde einen beträchtlichen Zeit- und Ressourcenaufwand erfordern, und die meisten Entscheidungen würden immer noch auf Annahmen und Intuition beruhen. Befragungen durch Geschäftsprozessanalysten (BPA) waren zeitaufwändig, aber effektiv, um ein Verständnis von Fachexperten (KMU) zu erhalten.
Audits finden auch heute noch statt, werden aber zunehmend durch moderne Softwarelösungen ersetzt.
Beispiele für Fragen, die in einem process discovery Interview gestellt werden
- Wodurch wird dieser Prozess oder Arbeitsablauf normalerweise ausgelöst? Gibt es andere Auslöser, die diesen Prozess starten können?
- Was ist der erste Prozessschritt, mit dem der Prozess gestartet wird? Welcher Output wird durch den Start dieses Schritts erzeugt?
- Wer führt diesen Schritt durch? Welche Anwendungen/IT-Systeme werden für diesen Schritt verwendet?
- Wie oft wird dieser Schritt täglich/wöchentlich/monatlich durchgeführt?
- Können Sie geschäftliche Herausforderungen in Bezug auf diesen spezifischen Schritt im Prozess identifizieren? Was wird getan, um diese Herausforderungen zu lösen?
- Wie wird dieser Prozessschritt gemessen? Gibt es wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für die Leistung?
- Wie viel Zeit wird für die Durchführung dieses Schrittes des Geschäftsprozesses benötigt?
Von process discovery bis zur Umsetzung
Eine Möglichkeit, process discovery zu betrachten, ist aus der Perspektive der kontinuierlichen Verbesserung und Prozessoptimierung. Mit anderen Worten: Das Ziel von process discovery ist es, denIst-Zustand von Prozessen methodisch zu untersuchen und ein verbessertesSoll-Modell zu implementieren. Die Methode process discovery kann in neun konkrete Schritte unterteilt werden.
Die 9-Schritte-Methode von process discovery bis zur effektiven Umsetzung
Die wichtigsten Schritte auf process discovery sind:
- Definieren Sie Ziele und Umfang: Legen Sie die Ziele des Projekts process discovery klar fest, z. B. die Ermittlung von Ineffizienzen oder die Vorbereitung auf die Automatisierung. Bestimmen Sie die Prozesse, die untersucht werden sollen, und den Umfang der Analyse.
- Sammeln von Informationen: Sammeln Sie Informationen über die zu untersuchenden Geschäftsprozesse aus verschiedenen Quellen, z. B. aus der Dokumentation, aus vorhandenen Prozesslandkarten, aus Systemprotokollen und aus Interviews mit den am Prozess beteiligten Mitarbeitern. Diese Informationen helfen, ein erstes Verständnis des Prozesses zu entwickeln.
- Beobachten und dokumentieren: Beobachten Sie den Geschäftsprozess in Aktion, um zu sehen, wie er tatsächlich ausgeführt wird. Dies kann durch Beschattung von Mitarbeitern, Durchführung von Workshops oder Verwendung von Process Mining Tools zur Analyse von Systemprotokollen geschehen. Dokumentieren Sie die beobachteten Schritte, Teilnehmer und den Ablauf des Prozesses.
- Analysieren Sie Prozessdaten: Analysieren Sie die gesammelten Daten, um Ineffizienzen, Engpässe, Abweichungen und potenzielle Verbesserungsbereiche zu ermitteln. Die Geschäftsprozessanalyse sollte auch die Überprüfung des Einsatzes von Ressourcen wie Personal und Technologie sowie die Bewertung der Gesamtleistung des Prozesses umfassen.
- Validierung der Ergebnisse: Validieren Sie den entdeckten Geschäftsprozess mit Interessenvertretern und Fachleuten, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen. Dieser Schritt kann die Verfeinerung der Prozessdokumentation oder Anpassungen auf der Grundlage von Feedback beinhalten.
- Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten: Ermitteln Sie auf der Grundlage der Analyse und Validierung Bereiche, in denen die Prozesse verbessert, gestrafft oder automatisiert werden können. Entwickeln Sie Empfehlungen und setzen Sie Prioritäten auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen und Machbarkeit.
- Änderungen umsetzen: Arbeiten Sie mit den Beteiligten an der Umsetzung der empfohlenen Verbesserungen. Dies kann die Aktualisierung der Prozessdokumentation, die Anpassung von Arbeitsabläufen, die Neuzuweisung von Ressourcen oder die Implementierung neuer Technologien beinhalten.
- Überwachen und bewerten: Überwachen Sie nach der Umsetzung der Änderungen die Geschäftsprozesse, um sicherzustellen, dass die gewünschten Verbesserungen erreicht wurden. Bewerten Sie die Ergebnisse und ermitteln Sie weitere Optimierungsmöglichkeiten.
- Kontinuierliche Verbesserung: Business process discovery sollte ein kontinuierlicher Prozess sein, mit regelmäßigen Überprüfungen und Aktualisierungen, um sicherzustellen, dass die Prozesse effizient und effektiv bleiben, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt.
Bei dieser Methode geht es darum, die Art und Weise, wie die aktuellen Prozesse ablaufen, klar zu erkennen und zu dokumentieren, und wie Verbesserungen in einem kontinuierlichen Zyklus eingeführt und umgesetzt werden können.
Vorteile von process discovery
Man kann sagen, dass process discovery einem Unternehmen einen Röntgenblick auf die Gesundheit der Prozesse ermöglicht. Einige der wichtigsten Vorteile von process discovery sind:
- Prozesstransparenz. Process discovery bietet Transparenz über den Zustand von Aufgaben, Workflows und End-to-End-Prozessen in einer Geschäftseinheit oder Organisation.
- Verbesserung von Geschäftsprozessen. Business process discovery ist oft die Grundlage für Prozessoptimierungs- oder Prozessumgestaltungsinitiativen und liefert datengestützte Erkenntnisse über verbesserungswürdige Bereiche.
- Gesteigerte Kosteneffizienz. Process discovery kann die Kosten und den Umfang der verschwendeten Arbeit ermitteln - und Wege zur Steigerung der Prozesseffizienz aufzeigen.
- Fortgeschrittene Digitalisierung. Mit Discovery können Sie analysieren, wie Ihre Teams die verfügbaren Tools und Software nutzen, und als Katalysator für den Übergang von alten IT-Systemen zu neuen digitalen Arbeitsabläufen fungieren.
- Verstärkte Automatisierung. Discovery kann Ihnen einen Fahrplan für die Automatisierung geben und die Schlüsselbereiche identifizieren, in denen die Automatisierung von Geschäftsprozessen die größte Verbesserung des Durchsatzes oder der Leistung bringen kann.
Automatisierte Tools process discovery
Process discovery Software beobachtet alle Handlungen, die Menschen bei ihrer täglichen Arbeit in verschiedenen Systemen ausführen. Sie zeichnet alles auf, was die Benutzer tun, und analysiert es dann, um geeignete Prozesse für die Automatisierung, die Prozessverbesserung oder sogar den Prozessersatz zu finden.
Verschiedene process discovery Tools im Einsatz
Im Gegensatz zu anderen process mapping Tools deckt process discovery ein ganzes Spektrum von Informationssystemen ab, mit denen es arbeiten kann - von CRM/ERP-Tools bis hin zu Produktivitäts-Apps wie Kalender und Slack. Business process discovery sammelt die Daten aus den digitalen Spuren der Nutzer und analysiert und strukturiert sie mithilfe fortschrittlicher Algorithmen für Computer Vision und maschinelles Lernen. Diese Analysen helfen dabei, Prozessvariationen oder Muster zu finden, die als Grundlage für die Suche nach Automatisierungspotenzial dienen können.
Welche Prozesse können auf der Grundlage der Erkennung als automatisierbar eingestuft werden? Die Prozesse müssen sich wiederholen oder zyklisch sein, einen hohen manuellen Anteil haben, regelbasiert sein, wenig bis keine Ausnahmen aufweisen und vorzugsweise strukturierte Daten enthalten.
Process discovery muss nicht erst entwickelt werden, bevor es in Betrieb genommen werden kann. Es erfordert lediglich die Installation von Software-Plug-ins, die auf den Computern der Nutzer im Hintergrund laufen, ohne sie zu unterbrechen oder ihre Arbeit in irgendeiner Weise zu beeinträchtigen.
Process discovery gegen Process Mining
Process Mining und process discovery sind zwei Begriffe, die häufig verwechselt werden; in manchen Fällen werden sie sogar austauschbar verwendet. Das ist vernünftig, wenn man sich das Ziel vor Augen hält, das sie erreichen wollen - den Unternehmen Einblicke in eine reibungslosere Arbeit zu geben.
Die Nachfrage nach diesen beiden Ansätzen ist in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen und wird mit dem Wachstum von RPA voraussichtlich noch weiter zunehmen. Trotz dieser ähnlichen Position innerhalb der Tools zur Erleichterung der digitalen Transformation weisen process discovery und Process Mining einige wesentliche Unterschiede auf, die nicht übersehen werden sollten.
Woher stammen die Daten?
Process Mining holt die Daten aus den Ereignisprotokollen und verwendet verschiedene Datenpunkte, um den Geschäftsprozess zu überarbeiten und ihn durch Konformitätsprüfung mit dem idealen Zielprozess zu vergleichen. Wenn die Ereignisprotokolle nicht alle kritischen Punkte erfassen oder viele ungenaue Aufzeichnungen enthalten, ist das erstellte Prozessmodell möglicherweise nicht so zuverlässig und weicht vom tatsächlichen Bild ab. Mit anderen Worten: Process Mining stützt sich auf eindeutige Schritte innerhalb des Geschäftsprozesses. Einige Systeme wie Slack oder Teams erstellen einfach keine Protokolle, so dass die Nutzung von Process Mining begrenzt ist und die Interaktionen der Mitarbeiter mit den Systemen übersehen werden.
Process discoverykönnen dagegen aus einer Reihe von Quellen stammen, darunter Interviews, Umfragen oder Aufzeichnungen von Benutzerinteraktionen. Business process discovery zeichnet die menschliche Ad-hoc-Arbeit während des gesamten Prozesses auf und zerlegt sie dann. Durch diesen umgekehrten Ansatz kann process discovery sogar die "Schattenarbeit" und den "weißen Fleck" dokumentieren, die normalerweise durch den Ereignisprotokollansatz unbemerkt bleiben. Da process discovery einen kontinuierlichen Ansatz zur Beobachtung der Arbeit bietet, werden auch scheinbar unwichtige Teile des Geschäftsprozesses erkannt und tragen zur Analyse bei.
Entwicklungsbemühungen vor der Nutzung
Ein weiterer signifikanter Unterschied ist die Notwendigkeit, Integrationen mit Informationssystemen vorzunehmen, um mit Process Mining beginnen zu können. Es erfordert Back-End-Integrationen mit verschiedenen Software- und Anwendungsprogrammen, die im Bergbauprozess überwacht werden sollen. Process discovery benötigt keine Integrationen, so dass die Benutzer die Software-Agenten schnell und ohne Unterbrechung auf den Computern der Benutzer installieren können.
Dennoch können und sollten process discovery und Process Mining gemeinsam genutzt werden, um die besten Ergebnisse bei der Erfassung aller erforderlichen Erkenntnisse zu erzielen.
Process discovery gegen task mining
In der Welt der Technologie ändert sich alles sehr schnell, und daher wird die Terminologie oft geändert, verwechselt und ersetzt.
Wir haben bereits die Unterschiede zwischen Process Mining und process discovery erörtert, task mining ist ein weiterer sehr ähnlicher Begriff, der oft verwechselt wird. Obwohl diese beiden Begriffe technologisch gesehen sehr eng miteinander verwandt sind, unterscheiden sie sich durch ihre endgültigen Ziele und die Art und Weise, wie sie von den Endnutzern verwendet werden. Um das zu verstehen, kann man einen Blick auf die bekanntesten Anbieter in der Branche werfen. Das gängige Muster ist, dass Process Mining Unternehmen task mining als ergänzenden Dienst anbieten, während process discovery von RPA Anbietern genutzt wird.
Beide Technologien verfolgen den digitalen Fußabdruck der Nutzer über die Ereignisprotokolle hinaus über IT-Systeme und Anwendungen hinweg. Während task mining dies tut, um Ineffizienzen in Geschäftsprozessen zu identifizieren, benötigt process discovery die Daten, um Automatisierungsmöglichkeiten effektiver zu finden. Obwohl sie einander sehr ähnlich sind, unterscheiden sie sich leicht in Bezug auf das Ergebnis, das sie liefern.
Anwendungsfälle für process discovery tools
Mit dem Aufkommen von automatisierten process discovery Tools haben Unternehmen eine Reihe von Anwendungsfällen für die Durchführung von Geschäften process discovery mit spezieller Software gefunden.
- Verbesserung der Geschäftsprozesse
Wenn das Unternehmen an einem Punkt angelangt ist, an dem es weiß, dass etwas in seinen geschäftsbezogenen Aktivitäten verbessert werden sollte, dann kann process discovery hilfreich sein. Es ist ein sehr effektiver erster Schritt, um die Realität der Arbeit im Unternehmen zu sehen und die aktuellen Prozesse besser zu verstehen, bevor man sich auf millionenschwere Automatisierungsprojekte einlässt.
- Geschäftsprozesse automatisieren
Process discovery hilft, Automatisierungspotenziale unvoreingenommen und datengesteuert zu finden. Daten sind das neue Öl; wertvolle, hochwertige Daten, die viel aussagen, sind ein wahrer Schatz. Process discovery Die robusten Techniken der Datenerfassung helfen, bessere Automatisierungsfälle zu finden.
- Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz
Manuelle und sich wiederholende Aufgaben können sehr mühsam sein und zu sinkender Arbeitszufriedenheit und Produktivitätsverlust führen. Es ist jedoch schwierig, sie zu identifizieren, wenn sie in eine Routine integriert sind und zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen in Beziehung stehen. Process discovery kann die Augen Ihres Unternehmens sein und die Geschäftsprozesse wirklich abbilden und sie transparenter machen.
- Erleichterung der RPA Automatisierung
Unternehmen haben process discovery als "Röntgenbild" in ihren RPA Initiativen verwendet. RPA ist ein Software-Tool, das sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben automatisiert, indem es "Bots" erstellt, die die Handlungen von Menschen nachahmen und sie innerhalb einer bestimmten Aufgabe ausführen. Es unterstützt die Identifizierung von Prozessen, die im Hinblick auf Automatisierbarkeit und ROI ideale Kandidaten für RPA sind. Es erstellt auch automatisierte Arbeitsabläufe, wodurch die Zeit für die Implementierung von RPA erheblich verkürzt wird.
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Zusätzliche Lektüre
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-> Process discovery bewährte Verfahren
-> Automatisierte process discovery erklärt
-> Process discovery vs Process Mining vs task mining
