Das Re-Engineering von Prozessen ist ein wichtiger Aspekt der Prozessanalyse, der dazu beitragen kann, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken. Beim Process Re-Engineering werden bestehende Prozesse analysiert und wesentliche Änderungen vorgenommen, um sie zu optimieren. Dies kann die Rationalisierung von Prozessen, die Eliminierung unnötiger Schritte und die Einführung von Automatisierungstechnologien beinhalten.
Was genau ist Prozess-Reengineering?
Business Process Reengineering (BPR) ist eine Strategie zur Neugestaltung von Kerngeschäftsprozessen. BPR kann End-to-End-Geschäftsprozesse optimieren, ineffektive Aufgaben identifizieren und Teams helfen, bestimmte Geschäftsziele zu erreichen.
BPR kann im Vergleich zur inkrementellen Geschäftsprozessverbesserung (BPI) radikale Verbesserungen bei Aspekten wie Qualität, Kosten oder Geschwindigkeit bewirken. BPR kann jedoch auch Arbeitsabläufe stören und Geschäftsvorgänge grundlegend verändern. Bevor Sie also Ihre Geschäftsprozesse neu gestalten, sollten Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten den Status quo, den sie verändern, und ihre wichtigsten Ziele verstehen.
Warum gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse neu?
Warum denken Sie gerade jetzt über BPR nach? Warum nicht in sechs Monaten oder sogar in einem Jahr?
Ein kurzer Blick auf das derzeitige makroökonomische Umfeld liefert viele Gründe dafür. Kriege, eine Pandemie und Beschränkungen des freien Warenverkehrs haben die Welt in eine neue Ära der De-Globalisierung gestürzt.
Steigende Energiepreise, schwache Lieferketten, Handelsverbote und Arbeitskräftemangel sind die Folge. Unternehmen können diese Probleme mit Prozessen überstehen, die am besten an die sich verändernde Geschäftslandschaft angepasst sind. Einfach ausgedrückt: BPR kann eine radikale Lösung sein, wenn externe Störungen wichtige Abläufe bedrohen.
Vorteile von BPR
Viele Jahre lang wurden Geschäftsprozesse in einzelnen und oft vergessenen Silos abgewickelt. Jetzt, wo die Technologie die Integration von Informationen und Abteilungen erleichtert, haben viele Unternehmen noch immer keine einheitliche digitale Vision.
Aber Experten können neue Technologien und automatisierte Arbeitsabläufe einführen, um jeden Aspekt des Unternehmens zu verbessern. Das Business Process Reengineering bietet Strategen die Möglichkeit, viele Geschäftsbereiche zu analysieren, z. B. die Kundenerfahrung, die Lieferketten usw. BPR gibt auch Teams aus verschiedenen Abteilungen die Möglichkeit, zusammenzukommen und Prozesse zu identifizieren, die verbessert werden müssen, um neue Geschäftsziele zu entwickeln.
Vorteile des Business Process Reengineering:
Klarheit des Ziels
Die meisten Unternehmen dokumentieren ihre Prozesse nicht durchgängig und können sie wahrscheinlich auch nicht beschreiben. Bevor Sie also irgendetwas anderes tun, sollten Sie sicherstellen, dass Sie jeden Aspekt Ihres Unternehmens in- und auswendig kennen, von Ihrem Leitbild bis zu Ihrem Kundenstamm.
Rationalisierte Abläufe
BPR kann unnötige Prozesse abbauen und bietet rationalisierte Geschäftsabläufe und einen klaren Sinn für die Ausführung. Der Weg zwischen dem Beginn und dem Ende eines Projekts wird viel kürzer. Einfache und effektive Arbeitsmethoden erhöhen die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Gesteigerte Effizienz
Die gesteigerte Effizienz beschleunigt die täglichen Aktivitäten und beseitigt bürokratische Hürden, um die Arbeit sinnvoller zu gestalten. Durch die verbesserten Prozesse haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Einfach ausgedrückt: BPR bringt das Beste in jedem Einzelnen zum Vorschein.
Höhere Gewinne
Effiziente Arbeitsweisen und reibungslosere Arbeitsabläufe bedeuten informierte Mitarbeiter, die sich auf die Gewinnmaximierung und Produktivitätssteigerung konzentrieren.
5 Schritte zur Planung der Umgestaltung von Geschäftsprozessen
Schritt eins: Abbildung Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse
Sammeln Sie Informationen über alle Ressourcen, von Software-Tools bis hin zu den Beteiligten, um Ihre aktuelle Prozessleistung mit process mapping.
Schritt zwei: Identifizierung von Fehlern in aktuellen Prozessen
Bevor Sie Ihre Prozesse verbessern, müssen Sie die aktuellen Fehler und Verzögerungen in den Prozessabläufen ermitteln und analysieren. Prüfen Sie alle Details, die in den jeweiligen Schritten zu finden sind, damit die Beteiligten schnell und einfach Entscheidungen treffen können.
Schritt drei: Prüfung der Notwendigkeit von Gelegenheiten
Identifizieren Sie die Schritte und beurteilen Sie ihre Notwendigkeit. Unnötige Schritte können entfernt oder automatisiert werden. So kann ein Mitarbeiter beispielsweise Zeit mit dem manuellen Schreiben und Versenden von Follow-up-E-Mails verschwenden. Die Automatisierung kleiner Aufgaben kann Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.
Schritt vier: Gestaltung künftiger Prozesse
Nachdem Sie nun die guten und schlechten Prozesse identifiziert haben, ist es an der Zeit, eine neue Prozesslandkarte mit neuen Zielen zu erstellen. In dieser Phase ist es wichtig, die Prozessschritte mit KPIs zu messen.
Fünfter Schritt: Information und Aktualisierung der Mitarbeiter
Informieren Sie die Teams über die neuen Prozesse und halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden und auf dem Laufenden. Überwachen Sie diesen Prozess weiterhin mit KPIs.
BPR-Schritte zum Erfolg
Aufklärung der Mitarbeiter über langfristige Veränderungen
BPR ist keine einmalige Übung, die auf magische Weise Kosten senkt und alles effizienter macht. Vielmehr ist die Kostensenkung ein Nebenprodukt effizienter Prozesse, die kontinuierlich analysiert, kommuniziert und verstanden werden müssen. Damit ein Unternehmen florieren kann, müssen die Mitarbeiter in neuen Arbeitsmethoden geschult werden.
Keine Abteilung zurücklassen
Es kann vorkommen, dass Unternehmen die Prozesse einer Abteilung evaluieren, während sie andere Abteilungen wie gewohnt weiterarbeiten lassen. Das ist eine schlechte Idee. Jede Abteilung ist miteinander verbunden, also muss jeder Prozess bewertet werden.
Aufbau eines BPR-Teams
Ein BPR-Team ist eine Gruppe von Entscheidungsträgern, die in der Lage sind, Änderungen zu empfehlen und die Vorteile von BPR zu vermitteln. Ein typisches BPR-Team umfasst das Topmanagement, technische Gruppen, Finanzexperten und Prozessanwendergruppen. Achten Sie darauf, dass die Größe Ihres BPR-Teams überschaubar ist. Zu viele Köche verderben den Brei.
Lassen Sie sich von Wettbewerbern inspirieren
Viele Unternehmen befassen sich nur mit ihren eigenen Prozessen. Sie sollten jedoch auch sehen, was ihre Konkurrenten tun, und sich über Branchentrends auf dem Laufenden halten. Sie können Ihre Benchmarks sogar anhand der bewährten Verfahren Ihrer Konkurrenten erstellen.
Ford: Ein Beispiel für erfolgreiches BPR
Ein berühmtes Beispiel für die erfolgreiche Neugestaltung von Geschäftsprozessen stammt von der Ford Motor Company. Ford hatte einst einen ineffektiven Prozess der Kreditorenbuchhaltung, der die Aufmerksamkeit von rund 500 Personen erforderte.
Mazda, der Konkurrent von Ford, verfügte jedoch über ein wesentlich besseres System. Dieses System veranlasste Ford, sein ineffektives Kreditorenbuchhaltungsverfahren zu analysieren, das zu Engpässen führte und die Aufmerksamkeit vieler Mitarbeiter erforderte.
Zu Beginn des Prozesses schrieb die Einkaufsabteilung die Bestellung, bevor sie manuell eine Kopie an die Kreditorenbuchhaltung schickte.
Dann würde die für die Ressourcenzuweisung zuständige Person die Waren erhalten, die sie benötigt, um eine Kopie des entsprechenden Dokuments an die Kreditorenbuchhaltung zu senden.
Schließlich schickte der Lieferant eine Quittung für die Waren an die Kreditorenbuchhaltung.
Das nachstehende Flussdiagramm veranschaulicht den alten Kreditorenprozess von Ford.
Mit der neuen Technologie hat Ford ein Verfahren ohne Rechnungen eingeführt. Jetzt verfügt das Unternehmen über einen effizienteren Prozess, der von rund 100 Mitarbeitern durchgeführt wird. Die Zahlungen erfolgen automatisch, und es wird weniger Zeit mit dem Warten auf Lieferantenrechnungen verschwendet.
Das nachstehende Flussdiagramm veranschaulicht den derzeitigen vereinfachten Kreditorenprozess von Ford.
Die Quintessenz
Ein Business Process Reengineering kann die organisatorischen Abläufe, die Produktivität der Mitarbeiter, die Kapitalrendite und die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich verbessern.
Ein Plan zur Umgestaltung von Geschäftsprozessen muss effektiv sein, damit die Phase der Implementierung von Geschäftsprozessen ein Erfolg wird. Das Verfahren erfordert Planung, Kommunikation und Hingabe. Mehr über die Implementierung von Geschäftsprozessen erfahren Sie hier.
