Was bedeutet Prozessimplementierung?

Viele Unternehmen setzen die Prozessanalyse als Schlüsselmethode zum Verständnis und zur Verbesserung von Geschäftsprozessen ein. Die Analyse ist zwar einfach, aber der Mehrwert einer effektiven Geschäftsprozessmanagement (BPM) kommt von der erfolgreichen Umsetzung. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Schritte und Praktiken für eine erfolgreiche Prozessimplementierung untersuchen.

Was genau ist die Prozessimplementierung?

Die Implementierung von Geschäftsprozessen ist der Zeitpunkt, an dem Sie Ihren verbesserten oder neu gestalteten Prozess in die Praxis umsetzen. Die Implementierung ist eine fortlaufende Aufgabe, die eine sorgfältige Planung und genügend Zeit erfordert, um sicherzustellen, dass die Prozessbeteiligten gut geschult, informiert und mit den vorgeschlagenen Änderungen zufrieden sind. 

Die Einführung neuer Prozesse kann für ein Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Durch die Straffung von Arbeitsabläufen können Unternehmen die Ressourcenzuweisung optimieren und unnötige Schritte reduzieren. Die Einführung verbesserter Prozesse fördert die Effizienz durch die Beseitigung von Engpässen und die Verringerung der manuellen Arbeit, wodurch Fehler vermieden und die Qualität der Ergebnisse verbessert werden. Schließlich können neue Prozesse das Unternehmenswachstum unterstützen, indem sie Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit an veränderte Marktanforderungen ermöglichen. 

Die Prozessimplementierung ist ein integraler Bestandteil des umfassenderen Prozessreengineerings. Bei der Umgestaltung von Prozessen geht es um die Neugestaltung und Verbesserung bestehender Prozesse, um eine deutliche Leistungssteigerung zu erreichen. Der Erfolg des Prozess-Reengineering hängt jedoch in hohem Maße von der effektiven Umsetzung der neuen Prozesse ab. Je besser der Reengineering-Plan und seine Ausführung sind, desto reibungsloser verläuft die Umsetzungsphase, insbesondere in Kombination mit den fünf Umsetzungspraktiken.

Wie sieht der Plan für die Prozessdurchführung aus?

Ein Prozessimplementierungsplan ist ein umfassender Fahrplan, der die Schritte und Strategien beschreibt, die für die erfolgreiche Einführung und Ausführung neuer oder verbesserter Prozesse in einer Organisation erforderlich sind. Er dient als Leitfaden für die Prozessverantwortlichen und die an der Umsetzung beteiligten Akteure und gewährleistet ein strukturiertes und organisiertes Vorgehen. 

Der Plan enthält in der Regel Schlüsselelemente wie die Ziele der Umsetzung, den Zeitplan, die Ressourcenzuweisung, die Rollen und Zuständigkeiten der Teammitglieder, Kommunikationsstrategien, Schulungsanforderungen und Bewertungsmaßnahmen. Der Implementierungsplan bietet einen klaren Rahmen für die Durchführung des Implementierungsprozesses, die Abstimmung mit den Beteiligten und die Sicherstellung, dass die gewünschten Ergebnisse erreicht werden. Er dient als wertvolles Instrument für das Projektmanagement und hilft bei der effektiven Verwaltung und Verfolgung des Fortschritts während des gesamten Implementierungsprozesses.

Fünf Schlüsselpraktiken für eine erfolgreiche Prozessimplementierung

1. Einem glücklichen und einem unglücklichen Weg folgen

Das Verständnis der Realität und der Abweichungen von Ihrem gewünschten Geschäftsprozess mit glücklichen Pfaden hilft den Prozessverantwortlichen und Teams zu sehen, ob die neuen Prozesse reibungslos ablaufen. Ein Mitarbeiter, der die in der Reengineering-Phase erdachten Maßnahmen demonstriert, wie z. B. die problemlose Einführung neuer Technologien, die Akzeptanz des neuen Prozesses usw., folgt der happy path. 

Bei großen Projekten laufen die Dinge jedoch nur selten gut. Das Erkennen eines unerwünschten, unglücklichen Pfades hilft den Prozessverantwortlichen, sich auf die unvermeidlichen Störungen und Abweichungen vorzubereiten, auf die sie unterwegs stoßen werden, z. B: 

• Die Mitarbeiter erhielten keine angemessene Schulung für das neue System. 

• Es muss jemand mit Erfahrung in einer bestimmten Technologie und mit bestimmten Fähigkeiten eingestellt werden, und die Einstellung ist zeitaufwändig.   

• Die Mitarbeiter sind der Meinung, dass sich das neue Verfahren negativ auf die Unternehmenskultur und die Teamdynamik ausgewirkt hat.

Erinnern Sie sich bei der Einführung eines neuen Prozesses an den Film "Der Zauberer von Oz" von 1939. Die gelbe Ziegelsteinstraße führt zu Ihrem gewünschten Ziel, ist aber voller Dinge, die Sie an den Straßenrand drängen können. Sie müssen darauf vorbereitet sein, auf diese Herausforderungen zu reagieren, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.  

2. Sicherstellung der Anpassung durch klare Kommunikation und Feedback   

Zu Beginn des Umsetzungsprozesses muss die oberste Führungsebene der neuen Vision zustimmen und sich mit ihr identifizieren. Damit die Mitarbeiter mitziehen, muss die Geschäftsleitung klar erklären, warum die Änderungen vorgenommen werden und warum sie wichtig sind. Die Kommunikation von Änderungen über eine Reihe von E-Mails, Pressemitteilungen oder sogar ausführliche Erklärvideos reicht nicht aus, um die Zustimmung aller Prozessbeteiligten zu erreichen. 

Bei der Einführung eines neuen Prozesses ist es am besten, die Kommunikation in regelmäßigen Treffen, Besprechungen, Einzelgesprächen und Feedbackrunden zu führen. Es handelt sich um ein laufendes Projekt, und die Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und Ideen auszutauschen. Das Diktieren von Änderungen kann zu Unruhe in den Teams führen, wodurch die Unternehmenskultur zu bröckeln droht, die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt und sogar die Fluktuationsrate steigt. 

3. Machen Sie sich auf Unebenheiten auf der Straße gefasst   

Bei der Einführung von Prozessen gibt es häufig Widerstand gegen Veränderungen. Die Mitarbeiter sind möglicherweise nervös wegen der Veränderungen in der Unternehmenskultur, der Arbeitsplatzsicherheit oder der Einführung neuer Technologien. Es ist wichtig zu erkennen, dass ein kleines, gesundes Maß an Widerstand normal ist und wertvolle Erkenntnisse liefern kann. Er bietet die Möglichkeit, Bedenken auszuräumen, notwendige Anpassungen am Plan vorzunehmen und eine reibungslosere Umsetzung zu gewährleisten. Indem sie potenzielle Hindernisse vorhersehen und angehen, können Unternehmen Widerstände abmildern und die Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung erhöhen. 

4. Angemessene Ausbildung anbieten 

Theoretisch ist ein Gehaltsabrechnungsleiter die ideale Person, um ein neues Gehaltsabrechnungssystem vom ersten Tag der Einführung an effizient zu verwalten. In der Praxis müssen dem Leiter der Gehaltsabrechnung genügend Zeit und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, damit er sich einarbeiten und den anderen Mitarbeitern ihre Gehälter zahlen kann. Denken Sie daran, dass der Lohnbuchhalter während der Einführungsphase nicht mit einer neuen Arbeitsmethode konfrontiert werden sollte. Alle Änderungen sollten während der BPR-Phase vereinbart werden. 

5. Verwenden Sie die Software process intelligence

Es gibt eine Vielzahl von Implementierungssoftware, und einige sind für Ihre Bedürfnisse besser geeignet als andere. Für viele Teams ist die Umsetzung jedoch einfacher, wenn sie eine process intelligence Software verwenden, die den Fortschritt in Echtzeit meldet. 

Wenn Sie Projekte zur Implementierung neuer Prozesse leiten, ist es in der Regel schwierig, Einblicke in die tatsächliche Funktionsweise zu erhalten. Die Mitarbeiter, deren Arbeit von dem veränderten Geschäftsprozess betroffen ist, müssen immer noch die gleichen Ergebnisse für ihre Kunden liefern. Aus diesem Grund sind die Mitarbeiter während des Veränderungsprozesses sehr beschäftigt und manchmal auch ängstlich, weil sie versuchen, ein objektives Verständnis dafür zu gewinnen, was funktioniert und was nicht. 

Transparenz in der Einführungsphase und leicht verständliche , automatische Berichte und Empfehlungen helfen Ihrem Team, sofort loszulegen. Die Auswirkungen von Änderungen in Echtzeit zu sehen, ist entscheidend für das Änderungsmanagement. 

Schulung und Einbeziehung der Mitarbeiter für eine erfolgreiche Prozessumsetzung

Die Beteiligung der Mitarbeiter ist für eine erfolgreiche Prozessimplementierung unerlässlich. Jeder im Unternehmen ist direkt an der Ausführung der Prozesse beteiligt, und ihr Engagement und ihre Unterstützung sind entscheidend für die Wirksamkeit der Änderungen. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Planungsphase, eine klare Kommunikation über die Gründe für die Veränderungen und das Eingehen auf ihre Bedenken tragen zu einem höheren Maß an Akzeptanz und zum Erfolg der Umsetzung bei. 

Es ist wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter befähigt fühlen, während des gesamten Einführungsprozesses Feedback zu geben, Fragen zu stellen und Ideen auszutauschen. Indem sie der Schulung und Einbindung der Mitarbeiter Vorrang einräumen, können Unternehmen ihre Chancen auf eine reibungslose und erfolgreiche Umsetzung erhöhen, was letztlich zu einer besseren Leistung und besseren Ergebnissen führt. 

Beispiel: Aktualisierung des Gehaltsabrechnungssystems in Helsinki - als kleine Pannen zu großen Problemen führten 

Kürzlich hatten viele Beschäftigte der Stadt Helsinki Probleme mit ihren Gehaltszahlungen aufgrund von IT-Fehlern, die durch eine Aktualisierung des Gehaltsabrechnungssystems verursacht wurden. Die Finanzabteilung berief sich auf Fehler bei den zahlreichen Umsetzungsschritten, die für die Änderung eines Systems erforderlich waren, das für die Bezahlung von fast 40 000 Personen zuständig ist. 

Mehrere kleine Umsetzungsfehler führten dazu, dass 7.000 ungelesene Nachrichten über Zahlungsprobleme eingingen und Arbeitnehmer wegen nicht gezahlter Gehälter hochverzinsliche Kredite aufnahmen. Ein Arbeitnehmer war schockiert, als er ein Gehalt von 370.000 Euro statt 3.700 Euro auf seinem Konto sah. Dieser Fall zeigt, wie kleine Probleme und das Fehlen effektiver Informationen zur Überwachung der Umsetzung zu Problemen führen können:

• Schädigung des Rufs

• Zusätzlicher Zeit- und Kostenaufwand für die Fehlerbehebung 

• Ein langsameres Arbeitstempo 

• Frustrierte Arbeitnehmer und Kunden 

• Die Notwendigkeit, eine offizielle Entschuldigung zu veröffentlichen

• Die negativen Erfahrungen bei der Umsetzung werden wahrscheinlich die Chancen schmälern, die Mitarbeiter für künftige Projekte zu begeistern. 

• Mitarbeiter könnten aus Frustration über den Umgang mit Problemen gehen 

• Geschäftsverluste aufgrund frustrierter Kunden oder eines beschädigten Rufs.‍

Kontinuierliche Überwachung und Bewertung

Die Prozessimplementierung endet nicht, sobald die neuen Prozesse in die Praxis umgesetzt sind. Kontinuierliche Überwachung und Bewertung sind unerlässlich, um die Wirksamkeit der eingeführten Prozesse zu messen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Es sollten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) festgelegt werden, um den Erfolg der Implementierung zu verfolgen und zu beurteilen, ob die gewünschten Ergebnisse erreicht werden. Eine regelmäßige Bewertung ermöglicht es den Unternehmen, datengestützte Anpassungen vorzunehmen, auftretende Probleme oder Herausforderungen anzugehen und die Prozesse zu optimieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

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Unterm Strich

Bei der Neugestaltung und Umsetzung geht es darum, den vorherigen Zustand zu verbessern, um bessere Prozesse, bessere Arbeit, bessere Systeme und bessere Dienstleistungen zu erreichen. Dies ist jedoch keine einfache Aufgabe und erfordert eine sorgfältige Planung, Abstimmung und Schulung. Durch die Befolgung der skizzierten Schritte und Best Practices können Unternehmen die Chancen für eine erfolgreiche Prozessimplementierung erhöhen. 

Klare Kommunikation, kontinuierliches Feedback und angemessene Schulungen sind Schlüsselelemente, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Darüber hinaus bietet der Einsatz von process intelligence Software wertvolle Einblicke und ermöglicht ein effektives Änderungsmanagement. Sorgfältige Überwachung und kontinuierliche Verbesserung sind unerlässlich, um die Vorteile der eingeführten Prozesse zu erhalten. 

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