So wie Seefahrer Landkarten benutzen, um durch weite Meere zu gelangen, können Unternehmen Prozesslandkarten als einen wichtigen Schritt in der Prozessanalyse nutzen, um komplexe Prozesse und Beziehungen zu navigieren.
Unternehmen bilden Prozesse ab, um ein besseres Verständnis ihrer Abläufe zu erhalten. Die Abbildung von Prozessen hilft Unternehmen, den Arbeitsfluss zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Process mapping kann Unternehmen auch dabei helfen, Risiken und Compliance-Probleme zu erkennen, Ressourcen und Arbeitsabläufe zu optimieren und die Kundenerfahrung zu verbessern. process mapping kann außerdem dazu verwendet werden, Initiativen zur Prozessverbesserung zu entwickeln und potenzielle Bereiche für intelligente Automatisierung zu identifizieren.
Was genau ist process mapping?
Business process mapping ist eine Technik, die verwendet wird, um visuell darzustellen, wie die Arbeit in Arbeitsschritten von Anfang bis Ende erledigt wird. Eine Prozesslandkarte kann auch unter anderen Bezeichnungen wie Flussdiagramm, funktionales Prozessdiagramm oder Workflow-Diagramm bezeichnet werden.
Process mapping hilft Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu verstehen und zu verbessern, indem es eine visuelle Darstellung ihrer Arbeitsabläufe anzeigt. Durch die Darstellung von Prozessen können die Teams auf einfache Weise vorrangige Probleme kommunizieren und erkennen, wo Zeit und Ressourcen verschwendet werden.
Anhand einer detaillierten Prozesslandkarte müssen die Teams die einzelnen Schritte identifizieren und verstehen, genaue Zeitpläne aufstellen und die Verantwortlichen für die Aufgaben ermitteln. Business process mapping bringt viele hilfreiche Erkenntnisse, ist aber nur ein Schritt im Rahmen des Gesamtziels einer Geschäftsprozessanalyse.
Process mapping Schritte
1. Identifizierung des Prozesses
In der Phase der Geschäftsprozessidentifizierung definieren Unternehmen ihren Geschäftsprozess. Dabei geht es darum, Unternehmensziele, Akteure und Arbeitsbereiche zu identifizieren.
2. Sammeln von Informationen
Wie der Name schon sagt, geht es bei der Informationserfassung darum, relevante Informationen über die Geschäftsprozesse von den Personen zu erhalten, die die Arbeit erledigen. Es geht darum, die Fragen nach dem Wie, Was und Warum zu beantworten, um eine genaue und fundierte Prozessabbildung zu entwickeln.
3. Process mapping
Nachdem Sie die richtigen Informationen von den richtigen Personen erhalten haben, ist es an der Zeit, mit dem Unternehmen process mapping zu beginnen. Process mapping kann einfach auf Papier, als Teil einer Präsentation oder mit einer speziellen Unternehmenssoftware process mapping erstellt werden.
4. Analyse
In der Analysephase geht es darum, die Karte durchzuarbeiten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Gute Fragen, die man sich bei der Analyse stellen sollte: Können Schritte eliminiert werden? Können Aufgaben effizienter erledigt werden? Gibt es potenzielle Engpässe, die die Durchlaufzeit verlangsamen?
5. Neue Arbeitsmethoden entwickeln
Sobald Sie die verbesserungswürdigen Bereiche in den Arbeitsabläufen ermittelt haben, ist es an der Zeit, unnötige Handlungen und manuelle Arbeiten zu beseitigen, Geschäftsprozessschritte neu anzuordnen oder zu automatisieren und effektivere Arbeitsabläufe zu entwickeln.
6. Prozessmanagement
In dieser letzten Phase geht es um die Aufrechterhaltung effektiver Prozesse mit regelmäßigen Überprüfungen und Fortschrittsüberwachung. Die effektivste Prozesslandkarte ist eine, die ständig aktualisiert und aktiv genutzt wird.
Die größten Vorteile von process mapping
1. Austausch von visuellen Informationen, Daten und Ideen
Process mapping ermöglicht es Teams, komplexe Informationen effektiver zu kommunizieren. Durch die Erstellung visueller Darstellungen von Prozessen wird es einfacher, Informationen zu vermitteln, Ideen auszutauschen und mögliche Verbesserungen zu diskutieren. Visuelle Karten ermöglichen es den Beteiligten, die Arbeitsschritte zu erfassen und die Beziehungen zwischen verschiedenen Aufgaben zu verstehen, wodurch die Zusammenarbeit und der Wissensaustausch gefördert werden.
2. Bereitstellung von verdaulichen Informationen für eine effektive Problemlösung
Komplexe Prozesse können oft überwältigend sein, so dass es schwierig ist, Engpässe oder verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen. Business process mapping gliedert diese komplizierten Arbeitsabläufe in leicht verständliche Symbole und Schritte. Diese Vereinfachung hilft den Beteiligten, ein klares Verständnis des Prozesses zu gewinnen, so dass sie Ineffizienzen erkennen und effizientere Lösungen vorschlagen können.
3. Komplexe Prozesse auf allgemein verständliche Symbole herunterbrechen
Process mapping verwendet allgemein anerkannte Symbole und Notationen, die es den Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und Teams erleichtern, den Arbeitsablauf zu verstehen. Unabhängig von ihrem Fachwissen oder Hintergrund können die Mitarbeiter den auf der Karte dargestellten Prozess verstehen, was die funktionsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert und ein gemeinsames Verständnis für die Abläufe im Unternehmen fördert.
4. Bereitstellung einer visuellen Darstellung des Prozesses von Anfang bis Ende
Einer der Hauptvorteile von business process mapping ist die Möglichkeit, einen Prozess von der Einleitung bis zum Abschluss umfassend darzustellen. Diese End-to-End-Übersicht hilft den Beteiligten, Abhängigkeiten, Redundanzen und potenzielle Optimierungsbereiche zu erkennen. Außerdem können sie den Fortschritt von Aufgaben verfolgen und so die Verantwortlichkeit und rechtzeitige Fertigstellung sicherstellen.
5. Abstimmung und Prioritätensetzung zwischen verschiedenen Personen und Teams
Business process mapping bringt Einzelpersonen und Teams zusammen, indem es ein gemeinsames Verständnis für die Ziele und Prozesse des Unternehmens schafft. Durch die Visualisierung des Arbeitsablaufs können die Beteiligten ihre Bemühungen aufeinander abstimmen, Abhängigkeiten erkennen und die Aufgaben entsprechend priorisieren. Diese Abstimmung verbessert die Zusammenarbeit, minimiert Missverständnisse und verbessert die Gesamteffizienz.
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Wer bildet die Prozesse ab?
In den meisten Unternehmen wird die Aufgabe der Prozessabbildung in der Regel den Geschäftsanalytikern oder den Prozessverbesserungsteams übertragen. Diese Teams verfügen über das Wissen und die Erfahrung, die erforderlich sind, um die Komplexität der verschiedenen Geschäftsprozesse zu verstehen und sie in visuelle Darstellungen umzusetzen.
Die Business-Analysten arbeiten eng mit den Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen zusammen, führen Gespräche, Interviews und sammeln Daten, um die bestehenden Prozesse vollständig zu erfassen. Anhand dieser Informationen können sie Geschäftsprozesskarten erstellen, die die Schritte, Abhängigkeiten und Interaktionen in jedem Prozess genau darstellen.
Process mapping ist eine gemeinschaftliche Anstrengung, an der Personen beteiligt sind, die ein tiefes Verständnis für die abzubildenden Prozesse haben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Prozesslandkarten die Arbeitsabläufe im Unternehmen wirklich widerspiegeln. Während Business Analysten oder Prozessverbesserungsteams in der Regel die Führung übernehmen, sind die Beteiligung und der Input von Stakeholdern aus verschiedenen Abteilungen entscheidend, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesslandkarten sowohl genau als auch relevant sind.
Process Mapping vs. Prozessmodellierung
Process mapping ist eine wertvolle Technik, um ein umfassendes Verständnis der etablierten Prozesse innerhalb einer Organisation zu erlangen. Dabei werden visuelle Diagramme erstellt, in denen jede Aktivität dargestellt wird und die eine klare und greifbare Darstellung der gesamten Geschäftsprozesslandschaft bieten. Auf diese Weise können die Teams den aktuellen Stand der Prozesse ermitteln und deren Abfolge und Abhängigkeiten aufzeigen.
Die Prozessmodellierung hingegen nimmt eine breitere Perspektive ein, indem sie sich auf den gewünschten Zustand der Prozesse innerhalb der gesamten Organisation konzentriert. Sie ermöglicht es den Teams, einen optimierten Arbeitsablauf zu entwerfen, der den Lebenszyklus der Prozesse unterstützt und eine kontinuierliche Verbesserung fördert. Die Modellierung von Geschäftsprozessen geht über die bloße Abbildung bestehender Prozesse hinaus; sie zielt darauf ab, eine ideale Darstellung der Prozesse unter Berücksichtigung von Faktoren wie Effizienz, Effektivität und Ressourcenzuweisung zu erstellen.
Vereinfacht ausgedrückt, bietet process mapping eine visuelle Momentaufnahme des aktuellen Zustands der Geschäftsprozesse, während die Prozessmodellierung in den Bereich der Optimierung und Simulation eindringt. Process mapping und die Modellierung von Geschäftsprozessen sind komplementäre Techniken. Erstere bietet eine Grundlage für das Verständnis bestehender Prozesse, während letztere es Unternehmen ermöglicht, verbesserte Arbeitsabläufe zu optimieren und zu simulieren. Beide Methoden fallen unter den größeren Geschäftsprozessmanagement (BPM) Aufwand.
6 typische Typen von Prozesslandkarten
- Flussdiagramme
Beginnen Sie mit den Grundlagen. Flussdiagramme sind einfach zu verstehende visuelle Darstellungen, die fast jeder verstehen kann. Flussdiagramme liefern grundlegende Prozessdetails wie Eingaben und Ausgaben.
- Einsatzkarten
Einsatzpläne (oder funktionsübergreifende Flussdiagramme) sind ideal, um diese lästigen Engpässe zu finden. Deployment Maps zeigen die Beziehungen zwischen verschiedenen Teams und verwenden Swimlane-Diagramme, um zu veranschaulichen, wie ein Prozess durch Ihr Unternehmen fließt.
- Detaillierte Prozesslandkarten
Wie der Name schon sagt, zeigen detaillierte Prozesslandkarten eine tiefere Version eines Prozesses und enthalten Informationen über Teilprozesse.
- Prozesslandkarten auf hoher Ebene
Bei High-Level-Prozesslandkarten geht es darum, das große Ganze zu sehen. Auch bekannt als Wertschöpfungsketten- oder Top-Down-Maps, enthalten High-Level-Prozessmaps die wichtigsten Prozesselemente wie Lieferanten, Prozesse, Output, Input oder Kunden.
- Gerenderte Prozesslandkarten
Gerenderte Prozesslandkarten zeigen den aktuellen und/oder zukünftigen Zustand der Prozesse. Diese Informationen heben Bereiche für Verbesserungen hervor.
- Wertstromkarten
Der letzte Schritt ist die Dokumentation der Schritte, die für die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen für einen Endverbraucher erforderlich sind.
Process mapping Symbole und ihre Bedeutungen
Prozesssymbole sind eine Darstellung einzelner Elemente in einer Prozesslandkarte. Prozesssymbole sind auch als Flussdiagrammsymbole, Flussdiagrammformen oder Flussdiagrammsymbole bekannt und haben spezifische Bedeutungen. Wie die Noten auf einem Klavierblatt sind Prozesssymbole universell und haben spezifische Bedeutungen.
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5 beliebte Tools process mapping
Es gibt viele Tools für Unternehmen process mapping , aber fünf der beliebtesten sind:
Microsoft Visio
Visio ist jetzt Teil des Microsoft Office-Pakets und ist eine Anwendung zur Erstellung von Diagrammen und Vektorgrafiken, die ursprünglich 1992 veröffentlicht wurde. Microsoft Visio wird häufig zur Erstellung von Flussdiagrammen und Prozesslandkarten verwendet.
Lucidchart
Eine beliebte webbasierte Diagrammanwendung für die visuelle Zusammenarbeit und das Zeichnen. Benutzer können Diagramme und Schaubilder überarbeiten und gemeinsam nutzen, um Prozesse, Systeme und Organisationsstrukturen zu verbessern.
Diagramme.net
Dieses kostenlose Design-Tool kann mit Google-Dokumenten und anderen onlinebasierten Tools integriert werden und bietet flexible Diagrammvisualisierungsoptionen. Es bietet zwar nicht so fortschrittliche Funktionen für die Zusammenarbeit, ist aber aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und seiner Kostenfreiheit eine beliebte Wahl für Anfänger.
Gliffy
Benutzer erstellen Diagramme über eine HTML5-Cloud-basierte App und können UML-Diagramme, Grundrisse, Venn-Diagramme, Flussdiagramme und mehr erstellen. Benutzer können Diagramme in Echtzeit teilen und bearbeiten.
Cacoo
Die 2009 auf den Markt gebrachte, webbasierte Software dient dem Entwurf und der Erstellung von Diagrammen. Das Tool erstellt Flussdiagramme, Wireframes, Organigramme und mehr.
SmartDraw
Teams verwenden dieses kollaborative, webbasierte Diagramm-Tool, um Flussdiagramme, Mind Maps und viele andere Geschäftsvisualisierungen zu erstellen.
Unterm Strich
Process mapping hilft Unternehmen, mit klaren Erkenntnissen und definierten Zielen effizienter zu werden, um Zeit, Geld und Personal zu sparen. Doch das Unternehmen process mapping war oft ein zeitaufwändiges und komplexes Unterfangen. Zum Glück haben sich die Dinge geändert.
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