Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und Komplexität von Unternehmen ist die Fähigkeit, Abläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern, eine geheime Superkraft. Eine effektive Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Erstellung und Umsetzung eines Plans zur Prozessverbesserung. Dabei werden die aktuellen Geschäftsprozesse untersucht, verbesserungswürdige Bereiche identifiziert und Änderungen zur Steigerung der Effizienz umgesetzt.
Wir gehen durch, wie man einen Plan zur Prozessverbesserung in 4 einfachen Schritten erstellt, aber zuerst wollen wir einige Grundlagen der Geschäftsprozessmanagement (BPM).
Vorteile eines gut umgesetzten Prozessverbesserungsplans
Pläne zur Prozessverbesserung können viele Vorteile bringen, darunter Kosteneinsparungen, höhere Produktivität, bessere Qualitätskontrolle, größere Kundenzufriedenheit und höhere Rentabilität. Sie ermöglichen es Unternehmen auch, wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie Innovation und kontinuierliche Verbesserung fördern.
Wer sollte einem Prozessverbesserungsteam angehören?
Prozessverbesserung ist ein Mannschaftssport. Wenn Sie langfristige Ergebnisse erzielen wollen, müssen Sie ein effektives und kooperatives Team aufbauen, das sich aus verschiedenen Rollen zusammensetzt:
- ein Projektmanagementteam unter der Leitung eines Projektmanagers für Prozessverbesserung,
- Sponsoren aus der Geschäftsbereichsleitung oder dem Management des Unternehmens,
- Fachleute und Prozessverantwortliche, die Experten für die zu erledigende Arbeit sind.
Die Planung von Prozessverbesserungen erfordert funktionsübergreifende Kommunikations- und Planungsfähigkeiten. Achten Sie also auch auf die richtige Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrung, um Projekte über alle Geschäftsbereiche hinweg erfolgreich zu koordinieren und durchzuführen.
Was ein Prozessverbesserungsplan enthalten sollte
Ein gut ausgearbeiteter Plan zur Prozessverbesserung sollte mehrere Schlüsselelemente umfassen.
Eine SMART-Prozess-Herausforderung
Erstens ist das Ziel der Prozessverbesserung entscheidend. Dabei kann es sich um eine Reihe von Zielen handeln, von der Kostensenkung über die Effizienzsteigerung bis hin zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Eine klare Ausrichtung stellt sicher, dass alle Bemühungen zur Prozessverbesserung einen definierten Zweck haben.
Eine gute Zielsetzung kann in einer Erklärung zur Prozessherausforderung beschrieben werden. Diese wird idealerweise in Form eines intelligenten Ziels beschrieben, das (s) spezifisch, (m) messbar, (a) erreichbar, (r) relevant und (t) zeitlich begrenzt ist. Zum Beispiel könnte es lauten: "Um unseren Kunden-NPS zu verbessern, planen wir, die Durchlaufzeit unseres Onboarding-Prozesses für neue Kunden bis zum Ende des nächsten Quartals um 30 % zu reduzieren."
Business Process discovery
Als nächstes kommt process discovery. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Ist-Zustand der aktuellen Prozesse genau zu kennen. Durch eine sorgfältige Untersuchung der bestehenden Abläufe können Sie Ineffizienzen, Redundanzen oder Engpässe aufzeigen, die behoben werden sollten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Gesundheitszustand von Prozessen zu diagnostizieren und zu ermitteln, sei es durch task mining oder Process Mining Software oder durch einen process discovery Workshop oder eine Analyse. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, beachten Sie die folgenden process discovery Best Practices.
Prozesskarte
Das dritte Schlüsselelement von Plänen zur Prozessverbesserung ist process mapping. Eine Prozesslandkarte ist eine visuelle Darstellung des Prozesses, die mit Hilfe von Flussdiagrammen oder ähnlichen Diagrammwerkzeugen erstellt wird und dabei hilft, die Ursachen für Ineffizienzen zu ermitteln. Sie stellt den Prozess Schritt für Schritt dar, so dass es einfacher ist, Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden.
Process mapping ermöglicht es Ihnen, den Zustand bestehender Prozesse und die Prozessleistung zu dokumentieren und zu kommunizieren. Sie können auch verwendet werden, um ineffiziente Prozesse zu dokumentieren und die Ressourceneffizienz durch eine Neugestaltung der aktuellen Prozessabläufe zu erhöhen.
Umsetzungs- und Kommunikationsstrategie
Danach folgen die Umsetzungsstrategie und der Kommunikationsplan, in denen die notwendigen Änderungen festgelegt und den wichtigsten Beteiligten mitgeteilt werden. Je nach den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens können diese von geringfügigen Anpassungen bis hin zu kompletten Überarbeitungen reichen.
Eine wirksame Kommunikationsstrategie ist das A und O, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind. Alle Beteiligten sollten über die bevorstehenden Änderungen informiert sein, die Gründe für die Einführung verstehen und auf ihre Rolle bei der Umstellung vorbereitet sein. Wenn die Verbesserungen erfordern, dass die Mitarbeiter neue Fähigkeiten oder Werkzeuge erlernen, müssen Schulungsprogramme geplant und durchgeführt werden.
Prozessmessung und Standardisierung
Schließlich sollte eine Leistungsmessung eingerichtet werden, um den Erfolg der Prozessverbesserungen zu bewerten. Die regelmäßige Messung dieser Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) hilft, die Wirksamkeit der Änderungen zu bestimmen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Die Reise der Prozessverbesserung endet nicht mit der Umsetzung der Änderungen; der verbesserte Prozess sollte regelmäßig auf weitere Verbesserungsmöglichkeiten überprüft werden.
Mit einer effektiven Messung können Sie die Standardisierung von Prozessen sicherstellen. Auf diese Weise können Sie bestätigen, dass sich die verschiedenen Teams und Beteiligten an den vereinbarten Prozessverbesserungsplan und die Prozesskarten halten.
Denken Sie daran, dass das letztendliche Ziel eines Prozessverbesserungsplans darin besteht, die Unternehmensleistung durch die Verfeinerung wichtiger Prozesse zu steigern. Es handelt sich nicht um ein einmaliges Projekt, sondern soll eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Prozessverbesserungsplans
Mit den richtigen Zutaten können Sie Ihren Plan zur Prozessverbesserung mithilfe eines einfachen Vier-D-Frameworks umsetzen:
- Entdecken Sie
- Definieren Sie
- Entwickeln Sie
- Liefern Sie
Schritt 1: Entdecken Sie den Ist-Zustand durch process discovery
Process discovery ist die erste Phase der Erstellung eines Prozessverbesserungsplans. In diesem Schritt werden die bestehenden Geschäftsprozesse identifiziert, die verbessert werden müssen. Zu den Techniken, mit denen dies erreicht werden kann, gehören Beobachtung, Dokumentenanalyse, Interviews und Workshops. Ziel ist es, den aktuellen Stand des Prozesses vollständig zu verstehen und die verbesserungswürdigen Bereiche zu ermitteln.
Wichtige Entscheidungspunkte für Process Discovery
Die Art und Weise, wie Sie Ihre process discovery gestalten, hat einen großen Einfluss auf die Menge an Erkenntnissen und den Nutzen, den Sie aus diesem wichtigen Schritt ziehen.
In der Vergangenheit wurde process discovery durch Workshops, Interviews mit den wichtigsten Interessengruppen oder durch Zeit- und Bewegungsstudien, bei denen Mitarbeiter bei ihrer Arbeit beobachtet wurden, durchgeführt. Diese bewährte Methode ist der Eckpfeiler der Geschäftsprozessanalyse, aber sie hat ihre Grenzen bei der Unterstützung von Plänen zur Prozessverbesserung. Die manuelle Ermittlung nimmt in der Regel Zeit und Ressourcen in Anspruch, und wenn sie auf Projektbasis durchgeführt wird, liefert process discovery keine Erkenntnisse für die Aufrechterhaltung eines kontinuierlichen Verbesserungsplans.
Heutzutage machen automatisierte process discovery Lösungen wie Process Mining und task mining den Schritt der Prozessfindung viel detaillierter, effizienter und wissenschaftlicher. Darüber hinaus bieten viele Tools, die automatisierte process discovery Funktionen anbieten, Verbesserungsmöglichkeiten, Konformitätsprüfungen und Prozesssimulationen.
Schritt 2: Definieren Sie "Soll" durch process mapping
Nach der Entdeckung der Prozesse ist der nächste Schritt process mapping. Dabei geht es um die Erstellung visueller Darstellungen der in der Entdeckungsphase ermittelten Prozesse. Prozesslandkarten können dabei helfen, die Abfolge von Ereignissen zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und Ineffizienzen aufzudecken, die auf den ersten Blick vielleicht nicht erkennbar sind.
Schlüsselelemente der Process Mapping
Process mapping ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozessverbesserung und kann auf verschiedene Weise erfolgen. Die einfachste Form ist ein einfaches Flussdiagramm, das einen Prozess linear darstellt und verschiedene Formen für Aufgaben, Entscheidungen und die Start-/Endpunkte verwendet.
Bei komplexeren Prozessen kann ein Swimlane-Flussdiagramm verwendet werden, bei dem die verschiedenen Lanes für die verschiedenen Interessengruppen oder Abteilungen stehen, wodurch nicht nur die Aufgaben, sondern auch die Zuständigkeiten effektiv visualisiert werden.
Wertstromkarten sind besonders nützlich für Fertigungsprozesse; sie bilden nicht nur die Prozessschritte, sondern auch den Material- und Informationsfluss ab und zeigen auf, wo Mehrwert geschaffen wird.
Business Process Model and Notation (BPMN ) ist eine standardisierte Methode für mehrstufige process mapping und bietet eine detaillierte Visualisierung, die die Reihenfolge, Nachrichten, Ereignisse und sogar die spezifische Art der Aufgaben umfasst.
Datenflussdiagramme (Data Flow Diagrams, DFDs) schließlich konzentrieren sich darauf, wie sich Daten durch ein System bewegen, und zeigen, woher sie kommen, wohin sie gehen und wie sie verändert werden. Durch die Auswahl der am besten geeigneten Methode können Unternehmen eine Prozesslandkarte erstellen, die ein klares, visuelles Verständnis ihrer Abläufe vermittelt und den Weg für effektive Verbesserungen ebnet.
Schritt 3: Entwicklung von Verbesserungen durch gemeinsame Prozessimplementierung
Sobald die Prozesslandkarten erstellt sind, ist der nächste Schritt die Prozessimplementierung. Dabei werden die in der Mapping-Phase ermittelten notwendigen Änderungen vorgenommen. Es ist von entscheidender Bedeutung, diese Änderungen allen Beteiligten wirksam zu vermitteln und die erforderlichen Schulungen durchzuführen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Effektive Techniken für die Prozessimplementierung
Um eine sinnvolle Wirkung zu erzielen, erfordert die Prozessverbesserung einen umfassenden, strategischen Ansatz. Hier sind einige wichtige Aspekte, die zu einer erfolgreichen Umsetzung beitragen können.
Einbindung von Interessengruppen: Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, ist es unerlässlich, alle Beteiligten frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Dazu gehören nicht nur diejenigen, die direkt an den Veränderungen beteiligt sind, sondern auch alle, die von ihnen betroffen sind. Die Einbeziehung von Interessengruppen hilft, Unterstützung zu gewinnen, die Zusammenarbeit zu fördern und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
Effektive Kommunikation: Eine klare und konsistente Kommunikation ist während des gesamten Umsetzungsprozesses unerlässlich. Alle Beteiligten sollten verstehen, welche Änderungen vorgenommen werden, warum sie wichtig sind und welche Rolle sie in diesem Prozess spielen. Es sollten regelmäßige Aktualisierungen vorgenommen werden, um alle über die Fortschritte und Änderungen des Plans auf dem Laufenden zu halten.
Schulungen anbieten: Wenn die Prozessänderungen neue Fähigkeiten oder Kenntnisse erfordern, ist die Bereitstellung von Schulungen entscheidend. Je nach Komplexität der Änderungen und dem Lernstil der Mitarbeiter kann dies Einzelschulungen, Workshops oder Online-Ressourcen umfassen.
Schritt 4: Ergebnisse liefern durch Prozessstandardisierung
Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Prozessverbesserungsplans ist die Standardisierung der Prozesse. Dadurch werden Konsistenz und Kontinuität in der Art und Weise gewährleistet, wie die Prozesse im gesamten Unternehmen durchgeführt werden. Die Standardisierung trägt auch zur Verringerung von Abweichungen und Fehlern bei und verbessert so die betriebliche Gesamteffizienz.
Unter Prozessstandardisierung versteht man, vereinfacht ausgedrückt, die Festlegung einheitlicher Verfahren für verschiedene Geschäftsvorgänge. Dadurch wird sichergestellt, dass Aufgaben einheitlich ausgeführt werden, unabhängig davon, wer sie ausführt und wann sie durchgeführt werden.
Warum ist die Standardisierung von Prozessen so wichtig?
Durch die Einführung klarer, wiederholbarer Prozesse können Unternehmen Abweichungen vermeiden, die Effizienz steigern und die Vorhersagbarkeit der Ergebnisse verbessern.
- Konsistenz im Output. Die Standardisierung von Prozessen stellt sicher, dass die Ergebnisse konsistent sind, unabhängig davon, wer die Arbeit ausführt. Dies führt zu einer verbesserten Produkt- oder Dienstleistungsqualität und Kundenzufriedenheit.
- Geringere Fehler und höhere Qualität. Durch die Verringerung der Variabilität in den Prozessen trägt die Standardisierung zur Verringerung von Fehlern und zur Verbesserung der Qualität der Ergebnisse bei.
- Gesteigerte Effizienz. Durch standardisierte Prozesse werden unnötige Schritte vermieden, Redundanzen reduziert und Arbeitsabläufe gestrafft, was zu einer höheren betrieblichen Effizienz führt.
- Verbesserte Compliance. Standardisierung vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, da die Prozesse klar definiert und leicht überprüfbar sind.
Best Practices zur Optimierung Ihres Prozessverbesserungsplans
Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Prozessverbesserung eine fortlaufende Aktivität ist. Es ist von entscheidender Bedeutung, die verbesserten Prozesse ständig zu überwachen und auf mögliche Verbesserungen hin zu analysieren. Die Einbeziehung der Teammitglieder in den Prozess und die Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung sind weitere wichtige Strategien zur Optimierung Ihres Prozessverbesserungsplans.
Verwenden Sie die richtigen KPIs zur Prozessverbesserung
Bei der Entwicklung eines Plans zur Prozessverbesserung ist es wichtig, messbare Ziele und Vorgaben zu verwenden, die effizientere Abläufe definieren.
10 wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), die zur Messung des Erfolgs von Prozessverbesserungen verwendet werden können:
- Zykluszeit: Sie misst die Gesamtzeit vom Beginn bis zum Ende Ihres Prozesses. Indem Sie diese Zeit reduzieren, können Sie die Produktivität steigern.
- Kosten pro Vorgang: Dieser KPI hilft Ihnen, die Kosteneffizienz eines Prozesses zu bestimmen, indem er misst, wie viel jede Transaktion an Ressourcen kostet.
- Prozesseffizienz: Dieser KPI misst das Verhältnis von Output zu Input in Ihren Prozessen. Eine hohe Effizienz bedeutet, dass ein Prozess einen hohen Output bei minimaler Verschwendung erzeugt.
- Fehlerquote: Die Überwachung der Anzahl von Fehlern oder Defekten kann Ihnen helfen, die Qualität eines Prozesses und seine Verbesserung im Laufe der Zeit zu bewerten.
- Kundenzufriedenheit: Durch die Durchführung von Umfragen oder die Sammlung von Feedback können Sie messen, wie zufrieden die Kunden mit einem bestimmten Prozess sind.
- Mitarbeiterproduktivität: Dieser KPI misst den Umfang der Arbeit, die jeder Mitarbeiter erledigen kann. Verbesserungen in diesem Bereich könnten auf erfolgreiche Prozessänderungen hindeuten.
- Konformitätsrate: Wenn Ihre Prozesse bestimmten Vorschriften oder Normen entsprechen müssen, kann dieser KPI Ihre Erfolgsquote bei der Erfüllung dieser Anforderungen messen.
- Erst-mal-richtig-Rate: Dieser KPI bewertet die Effektivität eines Prozesses, indem er misst, wie oft Aufgaben beim ersten Mal korrekt erledigt werden.
- Rechtzeitige Erledigungsrate: Hier wird gemessen, wie oft Prozesse innerhalb des erwarteten Zeitrahmens abgeschlossen werden.
- Abfallreduzierung: In einem Fertigungs- oder Produktionskontext kann dieser KPI verwendet werden, um die Menge an Abfall zu messen, die in einem Prozess produziert wird, und wie diese im Laufe der Zeit durch Verbesserungen abnimmt.
Schlussfolgerung
Die Erstellung eines Prozessverbesserungsplans mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen, aber mit dem richtigen Ansatz und den richtigen Techniken kann er die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern. Denken Sie daran, dass der Prozessverbesserungsplan ein strategisches Instrument ist, das zu kontinuierlicher Innovation und Wettbewerbsfähigkeit auf dem dynamischen Markt von heute beiträgt. Von process discovery über die Kartierung und Umsetzung bis hin zur Standardisierung spielt jeder Schritt eine wichtige Rolle bei der Verfeinerung und Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse.
Verwandte Forschung und Artikel
Prozessverbesserung Q&A
Im Laufe der Jahre haben verschiedene Methoden zur Prozessverbesserung an Popularität gewonnen. Dazu gehören:
- Six Sigma: Diese Methode konzentriert sich auf die Verbesserung der Qualität von Prozess-Outputs durch die Identifizierung und Beseitigung von Fehlerursachen und die Minimierung der Variabilität in Geschäftsprozessen.
- Lean: Aus dem Toyota-Produktionssystem hervorgegangen, konzentriert sich Lean auf die Minimierung von Verschwendung innerhalb eines Fertigungssystems bei gleichzeitiger Maximierung der Produktivität.
- Business Process Reengineering (BPR): Diese Methode beinhaltet eine radikale Neugestaltung von Kerngeschäftsprozessen, um signifikante Verbesserungen bei Produktivität, Durchlaufzeiten und Qualität zu erreichen.
- Kaizen: Diese japanische Philosophie bedeutet "Veränderung zum Besseren" und konzentriert sich auf die kontinuierliche Verbesserung aller Funktionen eines Unternehmens unter Einbeziehung aller Mitarbeiter.
Ein Prozessverbesserungsplan umfasst in der Regel mehrere Schlüsselelemente. Erstens geht es darum, die Prozesse zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Dies kann durch verschiedene Methoden wie process mapping geschehen, die ein klares Bild des Prozessablaufs vermitteln. Zweitens muss ein Plan Leistungskennzahlen enthalten. Anhand dieser Messgrößen lässt sich die Wirksamkeit der Verbesserungen messen. Drittens sollte der Plan eine klare Definition dessen enthalten, was eine Verbesserung darstellt. Dabei kann es sich um die Verkürzung der für einen Prozess benötigten Zeit, die Verbesserung der Qualität oder die Senkung der Kosten handeln. Das vierte Element ist der eigentliche Umsetzungsplan, in dem detailliert festgelegt werden sollte, wie die Verbesserungen durchgeführt werden, wer dafür verantwortlich ist und in welchem Zeitrahmen sie abgeschlossen werden sollen. Schließlich sollte ein wirksamer Plan zur Prozessverbesserung einen Überprüfungsmechanismus enthalten, um den Erfolg des Plans zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Es gibt zahlreiche Instrumente zur Prozessverbesserung. Einige der wichtigsten davon sind:
- Process Mapping: Dieses Tool hilft bei der Visualisierung des aktuellen Prozesses, um die Abfolge der Ereignisse zu verstehen, Ineffizienzen zu erkennen und Verbesserungen zu planen.
- Fishbone-Diagramm: Diese auch als Ishikawa- oder Ursache-Wirkungs-Diagramme bekannten Diagramme helfen dabei, die möglichen Ursachen für ein bestimmtes Problem oder Qualitätsmerkmal zu ermitteln, zu untersuchen und darzustellen.
- Flussdiagramme: Diese grafischen Darstellungen eines Prozesses können nützlich sein, um Bereiche mit Redundanzen oder Schritte zu identifizieren, die zur Steigerung der Effizienz neu angeordnet werden können.
- Pareto-Diagramme: Auf der Grundlage des Pareto-Prinzips (80/20-Regel) können diese Diagramme dazu beitragen, die wenigen Hauptursachen zu ermitteln, die für die Mehrzahl der Probleme verantwortlich sind.
- Kontrolldiagramme: Als Teil der statistischen Prozesskontrolle helfen diese Diagramme bei der Überwachung der Varianz in einem Prozess im Laufe der Zeit und bei der Identifizierung von Ausreißern oder Trends, die auf zugrunde liegende Probleme hindeuten könnten.
- Benchmarking: Hierbei handelt es sich um einen Prozess, bei dem Ihre Geschäftsprozesse und Leistungskennzahlen mit den besten Verfahren der Branche oder mit bewährten Verfahren anderer Branchen verglichen werden.
- 5 Gründe: Ein einfaches, aber wirkungsvolles Instrument zur Aufdeckung der Grundursache eines Problems durch fünfmaliges Fragen nach dem "Warum", oder so oft wie nötig, um die Grundursache zu finden.
Beispiele für Prozessoptimierung sind die Reduzierung der manuellen Dateneingabe durch Automatisierung, die Beseitigung von Redundanzen in einer Lieferkette, die Rationalisierung von Kundensupportprozessen zur Verbesserung der Reaktionszeiten und die Optimierung von Produktionsprozessen zur Minimierung von Verschwendung und Verkürzung der Zykluszeiten. Diese Beispiele zeigen, wie die Prozessoptimierung zu mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und einer besseren Gesamtleistung in verschiedenen Branchen und Abteilungen eines Unternehmens führen kann.
