Workflow-Analyse erklärt - Methoden, Schritte und Werkzeuge

Was ist eine Workflow-Analyse?

Unter Workflow-Analyse versteht man den Prozess der Untersuchung, des Verständnisses und der Bewertung der Abfolge von Aufgaben, Aktivitäten und Interaktionen, die einen bestimmten Geschäftsprozess oder Vorgang innerhalb eines Unternehmens ausmachen.

Das Hauptziel der Workflow-Analyse ist die Ermittlung von Ineffizienzen, Engpässen, Redundanzen und verbesserungswürdigen Bereichen im Arbeitsablauf, was letztendlich zu mehr Effizienz, Produktivität und Kosteneinsparungen führt.

Methoden der Workflow-Analyse

Mehrere gängige Methoden zur Workflow-Analyse können Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse zu verstehen und zu optimieren. Diese Methoden bieten verschiedene Ansätze zur Untersuchung, Visualisierung und Bewertung von Arbeitsabläufen, um Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Zu den gängigen Workflow-Analysemethoden gehören:

1. Flussdiagramme: Flussdiagramme sind einfache visuelle Darstellungen der Abfolge von Aufgaben und Entscheidungen innerhalb eines Arbeitsablaufs. Sie verwenden standardisierte Symbole, um verschiedene Arten von Aufgaben, Entscheidungen und Flussrichtungen darzustellen. Flussdiagramme können den Beteiligten helfen, die Prozessstruktur zu verstehen und Engpässe oder verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen.
2. Business process mapping: Business process mapping ist eine detailliertere Form des Flussdiagramms, das die Beziehungen zwischen verschiedenen Aufgaben, Teilprozessen, Ressourcen und Informationen innerhalb eines Prozesses dokumentiert. Es kann helfen, Ineffizienzen, Redundanzen und Bereiche für Rationalisierung oder Optimierung zu identifizieren.
3. Wertstrom-Kartierung: Die Wertstromanalyse ist eine Lean-Management-Technik zur Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen, die sich auf den Wertfluss im Prozess konzentriert. Sie identifiziert wertschöpfende und nicht wertschöpfende Aktivitäten und hilft Organisationen, Verschwendung zu beseitigen und die Effizienz des Gesamtprozesses zu verbessern.
4. Swimlane-Diagramme: Bei Swimlane-Diagrammen handelt es sich um eine Art Prozessabbildung, bei der Aufgaben und Aktivitäten auf der Grundlage der zuständigen Funktion, Abteilung oder Rolle in verschiedene "Bahnen" eingeteilt werden. Dies hilft dabei, Verantwortlichkeiten zu klären, Übergaben oder Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Gruppen zu identifizieren und potenzielle Kommunikations- oder Koordinationsprobleme aufzudecken.
5. Process Mining: Process Mining ist eine datengesteuerte Workflow-Analysemethode, die Ereignisprotokolle verwendet, die von verschiedenen Systemen wie ERP-, CRM- oder BPM -Plattformen erzeugt werden, um Geschäftsprozesse zu entdecken, zu analysieren und zu verbessern. Sie kann Unternehmen dabei helfen, versteckte Muster aufzudecken, Engpässe zu identifizieren und die Prozessleistung zu optimieren.
6. Zeit- und Bewegungsstudien: Bei Zeit- und Bewegungsstudien wird die für die Ausführung von Aufgaben innerhalb eines Arbeitsablaufs benötigte Zeit beobachtet und gemessen, um Ineffizienzen zu ermitteln und Verbesserungen vorzuschlagen. Diese Methode ist besonders nützlich für die Analyse manueller oder arbeitsintensiver Prozesse.
7. Arbeitsstichproben: Arbeitsstichproben sind ein statistisches Verfahren zur Schätzung des Zeitanteils, der auf verschiedene Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb eines Arbeitsablaufs entfällt. Durch das Sammeln von Stichproben über einen bestimmten Zeitraum können Analysten Muster, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

Workflow-Analyse in 6 Schritten

Sie können eine Analyse des Geschäftsablaufs in sechs Kernschritten durchführen.

1. Prozess- und Workflow-Ermittlung: Die Analyse von Arbeitsabläufen erfordert die Erfassung von Daten zu verschiedenen Aspekten des Prozesses, wie z. B. Aufgabendauer, Ressourcenzuweisung, Wartezeiten und Abschlussraten. Diese Daten können aus verschiedenen Quellen gesammelt werden, z. B. aus Systemprotokollen, Eingaben von Mitarbeitern oder durch direkte Beobachtung.
2. Visualisierung des Arbeitsablaufs: Der erste Schritt bei der Workflow-Analyse besteht darin, eine visuelle Darstellung des Prozesses zu erstellen, in der Regel mithilfe von Flussdiagrammen, Prozesslandkarten oder Swimlane-Diagrammen. Dies hilft den Beteiligten, ein klares Verständnis für die Abfolge der Aufgaben, ihre Abhängigkeiten und die Gesamtstruktur des Workflows zu gewinnen.
3. Messung und Quantifizierung der Leistung: Anhand der gesammelten Daten werden Leistungskennzahlen und Leistungsindikatoren (KPIs) berechnet, um die Effizienz und Effektivität des Arbeitsablaufs zu bewerten. Diese Metriken können Zykluszeiten, Durchsatz, Ressourcennutzung und Fehlerquoten umfassen.
4. Identifizieren Sie Ineffizienzen: Anhand der Leistungskennzahlen und der visuellen Darstellung des Workflows können Analysten Ineffizienzen, Engpässe oder Redundanzen im Prozess erkennen. Zu diesen Problemen können unnötige Schritte, Verzögerungen, übermäßiger Ressourcenverbrauch oder Abweichungen von Best Practices gehören.
5. Geben Sie Empfehlungen für Verbesserungen: Sobald Ineffizienzen festgestellt wurden, können Verbesserungsvorschläge erarbeitet werden. Diese Empfehlungen können die Rationalisierung von Aufgaben, die Neuzuweisung von Ressourcen, die Automatisierung manueller Prozesse oder die Einführung neuer Technologien zur Verbesserung des Arbeitsablaufs umfassen.
6. Umsetzung der Änderungen und Überwachung der Ergebnisse: Nachdem die Empfehlungen erarbeitet wurden, müssen sie umgesetzt und überwacht werden, um ihre Wirksamkeit zu gewährleisten. Dies kann die Festlegung von Zielen, Zeitplänen, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Verfolgung der Fortschritte beinhalten. Regelmäßige Überwachung und Anpassungen können notwendig sein, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen der Arbeitsabläufe die gewünschten Ergebnisse liefern.

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Werkzeuge zur Workflow-Analyse

Workflow-Analyse-Tools sollen Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsabläufe zu visualisieren, zu analysieren und zu verbessern. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, Ineffizienzen zu erkennen, Abläufe zu rationalisieren und manuelle Aufgaben zu automatisieren. Hier sind einige der besten Workflow-Analyse-Tools:

1. Workfellow: Workfellow ist ein process intelligence Tool, das Prozesse und task mining kombiniert und speziell für die Analyse von Arbeitsabläufen in digitalen Geschäftsprozessen entwickelt wurde.
2. Nintex: Nintex ist eine vielseitige Lösung für die Workflow-Automatisierung und das Prozessmanagement, mit der Unternehmen Workflows über verschiedene Systeme und Abteilungen hinweg erstellen, verwalten und optimieren können. Mit seiner breiten Palette an Funktionen vereinfacht Nintex den Prozess der Gestaltung und Implementierung von Workflows und hilft Unternehmen, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern.
3. Kissflow: Kissflow ist eine Cloud-basierte Workflow-Automatisierung und Geschäftsprozessmanagement (BPM) Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse durch anpassbare Workflows, Formulare und Berichte zu rationalisieren. Mit seiner intuitiven Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche macht es Kissflow den Benutzern leicht, Workflows zu erstellen und zu ändern, auch ohne technisches Fachwissen.
4. Trello: Trello ist ein beliebtes Projektmanagement- und Workflow-Visualisierungstool, das Boards, Listen und Karten verwendet, um Teams bei der Zusammenarbeit und Organisation ihrer Arbeit zu unterstützen. Die Flexibilität und die Anpassungsmöglichkeiten von Trello machen es zu einer geeigneten Wahl für die Verwaltung von Arbeitsabläufen in verschiedenen Branchen und Anwendungsfällen.
5. Asana: Asana ist eine Projektmanagement- und Arbeitsverfolgungsplattform, die es Teams ermöglicht, Arbeitsabläufe effektiv zu planen, zu organisieren und zu verwalten. Mit seinem robusten Funktionsumfang hilft Asana Organisationen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und ihre Ziele zu verfolgen.
6. Wrike: Wrike ist eine Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement, die Workflow-Automatisierung und Visualisierungsfunktionen bietet. Mit seinen anpassbaren Dashboards ermöglicht es Wrike Organisationen, Einblicke in ihre Arbeitsabläufe zu gewinnen, den Fortschritt zu verfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
7. Zapier: Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die verschiedene Apps und Dienste miteinander verbindet und es Nutzern ermöglicht, automatisierte Workflows zwischen ihnen zu erstellen. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Integration verschiedener Tools hilft Zapier Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
8. Flow: Microsoft Flow, jetzt Power Automate genannt, ist ein Cloud-basierter Dienst, mit dem Benutzer Workflows über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg erstellen und automatisieren können. Mit seiner umfangreichen Bibliothek von Konnektoren ermöglicht Flow Unternehmen, Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die Effizienz zu verbessern und den manuellen Aufwand zu reduzieren.
9. Airtable: Airtable ist ein flexibler und leistungsstarker Tabellenkalkulations-/Datenbank-Hybrid, mit dem Unternehmen benutzerdefinierte Workflows erstellen und Aufgaben automatisieren können. Mit seinen zahlreichen Funktionen und Integrationen bietet Airtable eine vielseitige Plattform für die Verwaltung und Analyse von Arbeitsabläufen.
10. Smartsheet: Smartsheet ist eine Plattform zur Arbeitsverwaltung und -automatisierung, die eine kalkulationsähnliche Oberfläche mit Funktionen zur Workflow-Automatisierung und Zusammenarbeit kombiniert. Es hilft Unternehmen, ihre Prozesse zu rationalisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Lesen Sie eine Fallstudie darüber, wie ein mittelständisches Unternehmen für Business Process Outsourcing (BPO) mit Hilfe einer automatisierten Workflow-Analyse über 2 Millionen Euro (2,17 Millionen Dollar) an Prozessverschwendung aufdeckte.

Unterm Strich

Bei der Workflow-Analyse wird die Abfolge von Aufgaben, Aktivitäten und Interaktionen innerhalb eines Geschäftsprozesses untersucht und bewertet, um Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Es gibt viele Rahmenwerke für die Workflow-Analyse, von der Swimlane-Analyse bis zum Value Stream Mapping und Process Mining. Durch die Durchführung einer gründlichen Workflow-Analyse in sechs Schritten können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Produktivität steigern und Kosteneinsparungen erzielen.

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