Was ist die Überwachung von Geschäftsprozessen?

Die Prozessüberwachung ist ein wichtiger Bestandteil der Prozessanalyse, da sie Unternehmen dabei hilft, die Leistung zu verfolgen und kontinuierlich zu verbessern. Die Prozessüberwachung kann Unternehmen auch dabei helfen, Risiken und Compliance-Probleme zu erkennen und sicherzustellen, dass Aufgaben, Prozesse und Arbeitsabläufe ihre Ziele erreichen.

Was genau ist die Überwachung von Geschäftsprozessen?

Die Überwachung von Geschäftsprozessen ist die proaktive Überprüfung und Analyse der Leistung von Prozessen, um potenzielle Engpässe zu ermitteln, die Konformität zu prüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Eine sorgfältige Überwachung hilft Ihnen zu erkennen, ob alles nach Plan läuft, Fehler zu identifizieren und notwendige Änderungen vorzunehmen.  

Die Vorteile der Überwachung von Geschäftsprozessen 

Potenzielle Engpässe erkennen und vermeiden

Selbst die am besten geplanten Prozesse werden in der Praxis wahrscheinlich einige Engpässe aufweisen. Auch wenn einige wenige Stolpersteine bewältigt werden können, so können doch zahlreiche Stolpersteine und unvorhergesehene Probleme schädlich sein. 

Messung und Sicherstellung der Prozesskonformität

Sie haben vielleicht einen perfekt ausgearbeiteten Prozessplan, aber gelegentlich nehmen die Dinge eine unerwartete Wendung. Eine aktive Prozessüberwachung zeigt mögliche Bereiche auf, in denen Sie von der happy path abweichen.

Sparen Sie Zeit und Geld mit rationalisierten Aufgaben   

Nachdem Sie einige Zeit mit der Überwachung Ihrer Prozesse verbracht haben, werden Sie vielleicht einige Aufgaben entdecken, die leicht überarbeitet werden könnten, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Einige Aufgaben könnten mit weniger Personal durchgeführt werden, und einige könnten sogar vollständig automatisiert werden. 

Verbesserung der Abstimmung zwischen den Funktionen

Prozesse werden häufig von verschiedenen Teams und Organisationen gemeinsam genutzt. Eine wirksame Überwachung hilft den verschiedenen Beteiligten, die Leistung im Auge zu behalten, und ermöglicht eine gemeinsame Verbesserung der Geschäftsprozesse.

Selbst die am besten geplanten und umgesetzten neuen Geschäftsprozesse können ohne sorgfältige Überwachung ineffektiv und sogar schädlich sein. Die Überwachung von Geschäftsprozessen ist vergleichbar mit einem Check-up beim Arzt. Sie mögen insgesamt fit und gesund sein, aber der Arzt könnte feststellen, dass Ihr Blutdruck leicht erhöht ist. Daraufhin verschreibt der Arzt Medikamente, um das Problem zu bekämpfen, bevor es sich negativ auf Ihre Gesundheit auswirkt. 

Vergessen Sie also Ihre neuen Prozesse nicht, sobald sie eingeführt sind. Wenn Sie hier und da ein paar kleine Probleme unbehandelt lassen, führt das im Laufe der Zeit zu vielen großen Problemen, von denen einige langfristige negative Folgen haben.

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Komponenten der Geschäftsprozessüberwachung

Zur effektiven Überwachung von Geschäftsprozessen greifen Unternehmen auf verschiedene Komponenten und Techniken zurück. Im Folgenden werden die wichtigsten Komponenten der Geschäftsprozessüberwachung vorgestellt:

1. Datenerhebung und Aggregation

Daten sind das Herzstück der Geschäftsprozessüberwachung. Unternehmen sammeln und aggregieren relevante Daten aus verschiedenen Quellen, wie Transaktionssystemen, IoT-Geräten und Kundeninteraktionen. Diese Daten bieten wertvolle Einblicke in die Prozessleistung und helfen dabei, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

2. Überwachung in Echtzeit 

Die Echtzeitüberwachung ermöglicht es Unternehmen, die Aktivitäten und die Leistung von Geschäftsprozessen ständig zu verfolgen. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien und Analysen können Unternehmen Prozessmetriken überwachen, Anomalien erkennen und sofort Maßnahmen ergreifen, um Risiken zu mindern oder Probleme zu lösen.

3. Prozessvisualisierung und -analyse

Prozessvisualisierungstools bieten visuelle Darstellungen von Arbeitsabläufen, die es den Beteiligten ermöglichen, den Fluss, die Abhängigkeiten und Engpässe innerhalb eines Prozesses zu verstehen. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, Prozesse auf der Grundlage datengestützter Erkenntnisse zu analysieren und zu optimieren. Process Mining, task miningund process intelligence sind allesamt Beispiele für effektive Prozessvisualisierungstechnologien. 

4. Alarmierungs- und Benachrichtigungsmechanismen

Warn- und Benachrichtigungsmechanismen sorgen dafür, dass die Beteiligten umgehend über kritische Ereignisse oder Abweichungen vom erwarteten Verhalten der Geschäftsprozesse informiert werden. Warnungen können so konfiguriert werden, dass die relevanten Personen oder Teams benachrichtigt werden, wenn vordefinierte Schwellenwerte oder Bedingungen erreicht werden, um eine schnelle Reaktion und Lösung zu ermöglichen. 

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Herausforderungen bei der Überwachung von Geschäftsprozessen

Die Implementierung der Überwachung von Geschäftsprozessen kann gewisse Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, denen Unternehmen begegnen können:

1. Begrenzte Datenqualität und -verfügbarkeit: Unzureichende oder qualitativ schlechte Daten können die Wirksamkeit von Überwachungsmaßnahmen beeinträchtigen. Ungenaue oder unvollständige Daten können zu falschen Erkenntnissen und unzuverlässigen Leistungsmetriken führen.
2. Widerstände gegen Veränderungen: Mitarbeiter und Interessengruppen können sich gegen die Einführung neuer Überwachungsprozesse und -technologien sträuben. Die Überwindung des Widerstands gegen Veränderungen erfordert eine effektive Kommunikation, Schulung und die Betonung der Vorteile der Überwachung für den Einzelnen und die Organisation als Ganzes.
3. Komplexität und Skalierbarkeit: Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen oder mehreren Systemen stehen möglicherweise vor der Herausforderung, Überwachungssysteme zu entwickeln, die alle relevanten Daten erfassen und aussagekräftige Erkenntnisse liefern. Die Skalierbarkeit ist entscheidend, wenn die Überwachung auf verschiedene Abteilungen oder Geschäftsbereiche ausgeweitet wird.
4. Sicherstellung einer kontinuierlichen Verbesserung: Die Überwachung sollte sich nicht nur auf die Identifizierung von Problemen beschränken, sondern auch die kontinuierliche Verbesserung fördern. Die Aufrechterhaltung einer Kultur der Verbesserung und die wirksame Umsetzung von Änderungen auf der Grundlage von Überwachungserkenntnissen kann eine Herausforderung darstellen. 

Wenn Unternehmen diese Herausforderungen mit geeigneten Strategien und Best Practices angehen, können sie Hürden überwinden und das Potenzial der Geschäftsprozessüberwachung voll ausschöpfen.

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Tipps für eine erfolgreiche Überwachung von Geschäftsprozessen 

Setzen Sie ein klares Endziel 

Bevor Sie Ihre Geschäftsprozesse überwachen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie erreichen wollen. Vielleicht betreiben Sie einen Online-Shop und möchten vermeiden, dass Ihnen während einer Hochsaison ein bestimmtes Produkt ausgeht.

Ein vages Ziel, wie z. B. die Unterstützung der Vertriebsteams in Stoßzeiten, ist nicht klar genug. Die Festlegung präziser Ziele wie die Automatisierung des Bestellvorgangs für das iPhone 13 während des Weihnachtsgeschäfts sorgt für einen reibungslosen Ablauf. 

Prozesse mit KPIs vergleichen‍

Die Festlegung von KPIs (Key Performance Indicators) hilft Ihnen zu verstehen, welche Ziele erreicht werden, und eventuelle Probleme in Ihrem Prozess zu erkennen. 

Die in der Umsetzungsphase festgelegten KPI können von den Mitarbeitern zur Festlegung persönlicher Ziele genutzt werden. Die Festlegung sowohl lang- als auch kurzfristiger KPIs hilft den Mitarbeitern, Fortschritte zu verfolgen, Erkenntnisse zu gewinnen und Verbesserungen vorzunehmen. Denken Sie daran: Es ist wichtig, quantitative und qualitative KPIs zu verwenden, um ausgewogene Erkenntnisse zu gewinnen. 

Holen Sie das Beste aus Ihren Überwachungstools heraus  

Ein gutes Tool zur Überwachung von Geschäftsprozessen hilft Ihnen, verborgene Möglichkeiten aufzudecken und Engpässe zu vermeiden, indem es Ihre Geschäftsprozesse analysiert. Alle Tools zur Überwachung von Geschäftsprozessen sind effektiv, weil sie Dinge erkennen, an die Menschen normalerweise nicht denken. Workfellow 's Work API ist jedoch die einzige Technologie, die die manuelle Arbeit bei der Erbringung einer Dienstleistung erkennt. 

Stellen Sie sich einen typischen Flughafen während eines unvorhersehbaren Ereignisses wie einem Personalmangel vor. Aufgrund des Personalmangels werden die Warteschlangen am Flughafen länger, viele Menschen verpassen ihre Flüge, und die Abflugzeit verzögert sich. All diese Engpässe führen zu schlechten Kundenbeziehungen oder sogar zu einer ausgewachsenen PR-Krise. 

Wenn der Flughafen jedoch weiß, wie viel manuelle Arbeit bei der Bearbeitung neuer Tickets in Spitzenzeiten und bei unvorhergesehenen Ereignissen anfällt, kann er ein System einrichten. Die Prozessüberwachung zeigt die Anhäufung von zusätzlicher Arbeit während dieser Ereignisse, so dass Sie die Situation im Griff haben und sofort und planmäßig reagieren können. 

Umsetzung von Methoden und Denkweisen zur kontinuierlichen Verbesserung

Sobald Ihr Prozessüberwachungssystem eingerichtet ist, ist es nicht mehr nur ein "Einrichten und Vergessen" Szenario. Implementieren Sie Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung, wie z. B. den Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA), um Ihre Prozessüberwachungspraktiken regelmäßig zu überprüfen und zu verfeinern. Dieser iterative Ansatz stellt sicher, dass der Überwachungsprozess relevant und flexibel bleibt und mit den sich entwickelnden Geschäftszielen in Einklang steht. Darüber hinaus ermöglicht die Förderung einer offenen Feedback-Kultur den Teammitgliedern, Einblicke in potenzielle Verbesserungen zu geben, wodurch sichergestellt wird, dass das System zur Überwachung von Geschäftsprozessen robust und effektiv ist, um die operative Exzellenz zu fördern.

Die Quintessenz 

Eine wirksame Überwachung Ihrer Prozesse erfordert ein hervorragendes Überwachungsinstrument und eine sorgfältige Beobachtung, Planung und Berichterstattung durch die Prozessbeteiligten. Indem Sie potenzielle Engpässe erkennen und beheben und die manuelle Arbeit im Zusammenhang mit der Erbringung einer Dienstleistung verstehen, stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse reibungslos ablaufen. Darüber hinaus werden Sie auf diesem Weg versteckte Möglichkeiten aufdecken. 

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FAQs

Wie unterscheidet sich die Überwachung von Geschäftsprozessen von Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Die Überwachung von Geschäftsprozessen konzentriert sich auf die Verfolgung und Analyse der Prozessleistung in Echtzeit, während Geschäftsprozessmanagement (BPM) die Gestaltung, Modellierung und Optimierung von Prozessen zur Verbesserung von Effizienz und Effektivität umfasst. Die Überwachung ist eine Komponente des umfassenderen Managementprozesses.

Welche gängigen KPIs werden bei der Überwachung von Geschäftsprozessen verwendet?

Zu den gängigen KPIs gehören Zykluszeit, Fehlerquote, Durchsatz, Kundenzufriedenheit, Liefertreue, Prozesskosten und Ressourcenauslastung.

Kann die Überwachung von Geschäftsprozessen bei der Aufdeckung von Betrug helfen?

Ja, die Überwachung von Geschäftsprozessen kann dazu beitragen, ungewöhnliche Muster oder Abweichungen vom erwarteten Verhalten zu erkennen, die auf potenzielle betrügerische Aktivitäten hindeuten können. Durch die Überwachung wichtiger Prozesskennzahlen und die Analyse von Daten können Unternehmen verdächtige Transaktionen, Anomalien oder unerlaubte Aktivitäten erkennen, die eine weitere Untersuchung erfordern, um Betrugsrisiken zu mindern. Die Überwachung von Geschäftsprozessen bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und hilft Unternehmen, die Integrität ihrer Abläufe zu wahren.