Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Was ist BPM

Geschäftsprozessmanagement (BPM)oder BPM ist eine Reihe von verschiedenen Werkzeugen und Techniken, die Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu verbessern und zu optimieren. BPM zielt darauf ab, interne Prozesse zu rationalisieren und zu verbessern, so dass Organisationen ihre Ziele, wie z.B. niedrigere Kosten und höhere Effektivität, einfacher und schneller erreichen können. BPM beinhaltet die Analyse, das Design, die Implementierung und die laufende Verbesserung aller Aktivitäten, die innerhalb einer Organisation stattfinden. 

Heutzutage ist BPM eines der Standard-Frameworks, auf das sich Unternehmen beziehen, wenn sie mit Aktivitäten zur digitalen Transformation beginnen. Manchmal wird es als eine einzelne Lösung oder Software missverstanden, aber BPM ist definitiv mehr als das. In diesem Artikel werden wir einen Blick darauf werfen, was BPM ist, wie es funktioniert, was es am besten kann und welche Herausforderungen und Vorteile es mit sich bringt.

Kurze Geschichte der BPM 

Es gibt zwar keine eindeutige Aussage darüber, wann genau BPM entstanden ist, aber eines ist sicher: Das Konzept und die Idee dazu gibt es schon seit Jahren, wenn nicht gar Jahrhunderten. Mit dem Aufkommen der industriellen Revolution wuchs der Bedarf an der Verbesserung von Prozessen schneller als je zuvor, was schließlich auch zu Veränderungen auf der nicht-herstellenden Seite des Betriebs führte. 

Frank Gilbreth war einer der frühen Pioniere der Geschäftsprozessmanagement (BPM). Er schuf einen der ersten process mapping Rahmenwerk, das komplizierte und lange Prozesse in überschaubare und sinnvolle Schritte zerlegte. Seine Arbeit konzentrierte sich auf die Optimierung von Produktionsprozessen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität und beinhaltete die Erstellung einer grafischen Darstellung der Schritte in einem Prozess. 

Seitdem hat BPM an Schwung gewonnen und ist enorm gewachsen, wenn auch unter verschiedenen Namen, aber mit demselben übergeordneten Ziel. So wurde in den 1990er Jahren der Begriff Business Process Reengineering sehr populär. Später wurden Begriffe wie Geschäftsprozessmanagement (BPM) Suite oder Intelligent Geschäftsprozessmanagement (BPM) geprägt, um die Frameworks zu beschreiben, die sich alle mit ähnlichen Herausforderungen befassen - Prozesse reibungsloser und effizienter zu gestalten. 

BPM heute

Heutzutage liegt der Schwerpunkt von BPM nicht mehr allein auf Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen, sondern vielmehr auf der Bereitstellung besserer Dienstleistungen für die Kunden. Die Unternehmen sind mehr denn je darauf bedacht, eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen und ein angenehmes Kundenerlebnis zu schaffen. Daher entwickelt sich BPM schnell weiter, um diesen Anforderungen gerecht zu werden; und die aktuellen Tools sind nun in der Lage, die Prozesse auf eine viel schnellere und schlankere Weise zu entdecken. 

Vorteile von BPM

Es gibt viele Vorteile, die BPM den Unternehmen bringen kann. Einige der wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt.

• Gesteigerte Effizienz. Durch das Auffinden und Beseitigen von Engpässen, Doppelarbeit und Ineffizienzen in den Geschäftsprozessen kann BPM dazu beitragen, die Effizienz der Unternehmensabläufe zu steigern. 
• Erhöhte Agilität. BPM gibt Unternehmen die Flexibilität, die sie benötigen, um sofort auf sich ändernde Kundenwünsche und Marktsituationen zu reagieren. Unternehmen können sich schnell an neue Möglichkeiten oder Bedrohungen anpassen und ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem dynamischen Marktumfeld erhalten, indem sie ihre Geschäftsprozesse bewerten und optimieren. 
• Verbesserte Kundenerfahrung. BPM ermöglicht es Unternehmen, die Anforderungen und Erwartungen ihrer Kunden besser zu verstehen. Unternehmen können individuelle und konsistente Ergebnisse liefern, die die Markenbefürwortung und -treue steigern, indem sie die Customer Journey abbilden und die Touchpoints optimieren.
• Besseres Risikomanagement. BPM hilft Unternehmen, Risiken in ihren Abläufen zu erkennen und zu managen, indem potenzielle Risikobereiche identifiziert und bei Bedarf Präventivmaßnahmen eingeleitet werden.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Mit Hilfe von BPM können Unternehmen sicherstellen, dass sie die erforderlichen rechtlichen und regulatorischen Standards einhalten, den Ruf des Unternehmens als verantwortungsbewusstes Unternehmen wahren und Strafen vermeiden. 

_{Alles über BPM erfahren Sie in unserem wunderbaren Blog BPM der gemeinsam mit Peter Evans erstellt wurde - der Person, die alles über BPM von A bis Z weiß.}

‍

Die Herausforderungen der BPM

Wie bei allen Initiativen im Zusammenhang mit dem Änderungsmanagement gibt es auch bei BPM einige Herausforderungen. 

• Widerstände gegen Veränderungen. Da die Einführung von BPM die traditionelle Arbeitsweise im Unternehmen verändern kann, kann es zu Widerständen seitens der Mitarbeiter kommen, die möglicherweise skeptisch und zurückhaltend sind, wenn es darum geht, ihre Arbeitspraktiken zu ändern und neue Werkzeuge und Prozesse einzuführen.
• Komplexität. In Geschäftsprozessen gibt es oft zahlreiche miteinander verknüpfte Schritte und Beteiligte; daher kann es schwierig werden, bestimmte Prozesse abzubilden und zu optimieren.
• Datenverfügbarkeit. BPM ist auf verlässliche Daten angewiesen, um Entscheidungen treffen zu können, doch viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, Daten zu sammeln, zu bereinigen und genau zu analysieren.
• Kontinuierliche Verbesserung. BPM ist ein kontinuierlicher Prozess, der eine ständige Aktualisierung und Überwachung des Verfahrens erfordert. Wie bei allen Dingen, die Beständigkeit erfordern, kann es schwierig werden, sie über längere Zeiträume aufrechtzuerhalten.

‍

BPM Anwendungsfälle

Wo und wann BPM eingesetzt werden kann, ist völlig frei wählbar. Es kann praktisch in jeder Organisation oder Branche eingesetzt werden, in der sich wiederholende, manuelle oder komplexe Prozesse anfallen. Es gibt viele geeignete Branchen - von Finanz- und Buchhaltungsunternehmen über die Pharmaindustrie bis hin zu öffentlichen Einrichtungen. So könnte BPM beispielsweise von einem Fertigungsunternehmen zur Optimierung seiner Produktionsprozesse eingesetzt werden, während ein Unternehmen des Gesundheitswesens damit seinen Kundenservice verbessern könnte. Ein weiteres Beispiel wäre eine Versicherungsgesellschaft, die BPM zur Automatisierung der Bearbeitung von Versicherungsanträgen oder Rechnungen einsetzt. 

Peter Evans, Experte für Prozessoptimierung, hat in unserer Serie Wonderful BPM einige der BPM Erfolgsgeschichten aus seiner Karriere erzählt. Zunächst erzählte er, was Führungskräfte in den ersten 90 Tagen der Einführung von BPM tun müssen, damit die Initiative wie geplant verläuft. Dann erzählte er von seinen Erfahrungen in der Flugzeugleasingbranche, wo BPM die Grundlage für die Verkürzung der Leasingverhandlungsprozesse von 90 auf 30 Tage legte. Schließlich stellte er 4 Beispiele für Geschäftsprozessanalysen vor .

Weitere Beispiele für Anwendungsfälle finden Sie unter:

• Process Mining in Banken und Finanzdienstleistungen
• Process Mining für Finanzoperationen
• Process Mining für die Beschaffung
• Process Mining für Versicherungsgesellschaften

‍

BPM Techniken und Werkzeuge

Wie bereits erwähnt, Geschäftsprozessmanagement (BPM) eher eine Kombination von Werkzeugen und Techniken als eine einzelne Software. Process mapping Wie bereits erwähnt, ist BPMN (Business Process Modeling Notation) eine dieser Techniken, die eine Visualisierung der Arbeitsabläufe beinhaltet und einen präzisen und klaren Überblick über die Prozesse bietet. Die Business Process Modeling Notation (BPMN) ist ein weiteres Tool, das zur visuellen Darstellung von Prozessen verwendet werden kann. Bei der Prozessüberwachung und -analyse geht es um die Messung und Analyse der Prozessleistung, wobei Informationen und Metriken verwendet werden, um Verbesserungsbereiche zu ermitteln. Dazu können Werkzeuge wie Dashboards und Analysesoftware eingesetzt werden.

Weitere Informationen über verschiedene Tools und Software, die in BPM verwendet werden, finden Sie hier:

• Process Mining
• Task Mining
• Process Discovery
• Geschäftsprozess-Analyse
• Überwachung von Geschäftsprozessen
• Implementierung von Geschäftsprozessen

‍

Unterm Strich 

BPM ist eine nützliche Disziplin, die Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Abläufe zu rationalisieren und so bestimmte Geschäftsziele zu erreichen. BPM kann die Effizienz steigern, die Kosten niedrig halten und das Kundenerlebnis verbessern. BPM kann aufgrund der hohen Anfangsinvestitionen und des möglichen Widerstands der Mitarbeiter gegen Veränderungen schwierig sein. BPM kann jedoch ein nützliches Instrument für die digitale Transformation und die Verbesserung der Unternehmensleistung sein, wenn es effektiv eingesetzt wird.

‍

BPM FAQs

‍