Unter den heutigen volatilen und unsicheren Marktbedingungen stehen Unternehmen weltweit unter einem beispiellosen Druck, die betriebliche Effizienz zu steigern. Gleichzeitig stehen Beschaffungsorganisationen vor der Herausforderung, komplexe Source-to-Pay-Prozesse zu digitalisieren, die wenig Raum für Fehler lassen. Angesichts dieser komplexen Herausforderungen wenden sich Beschaffungsleiter zunehmend an Process Mining , um die Leistung ihrer Beschaffungsorganisationen zu verbessern.
In diesem Artikel gehen wir auf die Möglichkeiten ein, die Process Mining bietet, mit Definitionen, Beispielen und Best Practices, die jeder CPO und Beschaffungsleiter kennen muss.
Was ist Process Mining?
Process Mining ist eine Technik zum Extrahieren von Daten aus den Ereignisprotokollen von Informationssystemen, um reale Geschäftsprozesse zu lokalisieren, zu überwachen und zu verbessern. Process Mining ist eine Technik, die verwendet werden kann, um Engpässe oder Ineffizienzen in Prozessen zu lokalisieren, Einblicke in die Ausführung von Prozessen zu erhalten und schließlich die Prozessleistung zu verbessern.
Process Mining kann als automatisches und fortschrittliches Werkzeug für die Geschäftsprozessanalyse betrachtet werden . Auf diese Weise profitieren Beschaffungsorganisationen von fünf Schlüsselbereichen der Prozessanalyse und -optimierung:
- Process discovery - von der Ermittlung des Ist-Zustandes Ihrer Procure-to-Pay- oder Source-to-Pay-Prozesse.
- Process mapping - Definition und Kommunikation des gewünschten Zustands der Prozesse im gesamten Unternehmen und mit den wichtigsten Interessengruppen.
- Prozessüberwachung - Verfolgung der Einhaltung der vereinbarten Prozesse und Genehmigungsschritte in verschiedenen Teams oder im gesamten Unternehmen.
- Process Reengineering - die systematische Neugestaltung von Schlüsselprozessen zur Steigerung der Effizienz.
- Digitale Transformation - Beschaffungsprozesse sind oft manuell und zeitaufwendig, Process Mining kann genutzt werden, um die Digitalisierung oder digitale Transformation zu beschleunigen.
Die wichtigsten Fragen, die Process Mining im Bereich P2P beantworten kann
Sobald Sie die Prozessanalyse auf die Beschaffung bis zur Bezahlung anwenden, können Sie damit beginnen, die wichtigsten Fragen zu beantworten, die sich auf die Leistung Ihres Unternehmens auswirken. Einige Schlüsselfragen können sein:
- Wie lange dauert es, bis Beschaffungsanträge bearbeitet werden?
- Wie genau werden Bestellungen in verschiedenen Teams oder Geschäftsbereichen bearbeitet?
- Welche Prozessschritte sind erforderlich, um die Vorlaufzeit für Einkäufe zu verlängern?
- In welchen Bereichen sind bei der Beschaffung mehr Fehler oder Nacharbeiten erforderlich?
- Wie weit hält sich Ihre Organisation an das vereinbarte P2P-Modell?
- Wie viel von Ihren Ausgaben wird von der Beschaffung verwaltet?
Typische Process Mining Anwendungsfälle für die Beschaffung
Beschaffungsprozesse können zu den komplexesten und manuellsten Prozessen im Geschäftsleben gehören. In der Regel sind viele Abteilungen involviert und es sind viele Genehmigungsschritte zwischen den verschiedenen Beteiligten erforderlich. Beschaffungsprozesse können große Mengen an Transaktionen umfassen, bei denen selbst ausgewiesene Experten anfällig für menschliche Fehler sind.
Jede Beschaffungsorganisation hat spezifische Herausforderungen und Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind. Zu den typischen Anwendungsfällen für Process Mining in der Beschaffung gehören:
- Erkennen Sie Engpässe mit durchgängiger Prozesstransparenz. In der Regel sind 80 % der Herausforderungen im Beschaffungsprozess auf 20 % der Fälle zurückzuführen. Das Problem ist, dass es schwierig ist, Probleme zu beheben, ohne sie vorher zu messen.
- Harmonisierung der Prozesse zwischen Teams und Geschäftsbereichen. Sobald Sie den tatsächlichen Zustand Ihrer Beschaffungsprozesse in den verschiedenen Teams erfasst haben, können Sie die Prozesse auf der Grundlage der gewünschten Best Practices vergleichen, harmonisieren und angleichen.
- Reduzieren Sie die Vorlaufzeit und den Bedarf an Kernprozessen. Reduzieren Sie den Bedarf an manueller Arbeit innerhalb von Bestellungen, z. B. durch die Verringerung der erforderlichen Freitextanforderungen oder Genehmigungen.
- Verbessern Sie den Grad der Digitalisierung und Automatisierung. Verringern Sie den Zeitaufwand für manuelle Überprüfungen und Genehmigungen, indem Sie beispielsweise den Anteil der berührungslosen Bestellungen oder automatischen Genehmigungen erhöhen.
- Maximierung des Betriebskapitals. Process Mining kann verwendet werden, um die Zahlungsbedingungen zu messen und zu harmonisieren, um sicherzustellen, dass die Zahlungen zu den optimalen Fälligkeitsterminen erfolgen, oder um bessere Zahlungsbedingungen auszuhandeln.
Der geschäftliche Nutzen von Process Mining in der Beschaffung
Sie können einen fünfstufigen Prozess anwenden, um einen glaubwürdigen Business Case für Process Mining in der Beschaffung zu entwickeln.
1. Ermitteln Sie die wichtigsten Verbesserungsbereiche. Analysieren Sie Daten und führen Sie Untersuchungen durch, um Bereiche zu finden, in denen der Beschaffungsprozess verbessert werden muss und in denen unnötige Schritte eliminiert werden können.
2. Berechnen Sie die Kosteneinsparungen. Beschreiben Sie die möglichen Einsparungen, die durch die Abschaffung manueller Prozesse, die Reduzierung von Ausgaben und die Rationalisierung von Abläufen erzielt werden können.
3. Prüfen Sie andere messbare Vorteile. Untersuchen Sie andere Leistungskennzahlen, die sich auswirken können, z. B. verkürzte Durchlaufzeiten, Vermeidung von Nacharbeit, pünktliche Zahlungen, geringere Fehlerquote, weniger unvorhergesehene Ausgaben usw.
4. Schätzen Sie die Gesamtbetriebskosten und den möglichen ROI. Um einen Business Case für Process Mining zu erstellen, ermitteln Sie die Gesamtkosten der Implementierung und die mögliche Kapitalrendite (ROI) der Prozessänderungen, einschließlich Kosteneinsparungen und anderer messbarer Vorteile.
5. Argumentieren Sie realistisch und langfristig. Um Zustimmung zu erhalten, sollten Sie der Unternehmensleitung und den wichtigsten Interessengruppen den Business Case für Process Mining mit konkreten Vorteilen und realistischen Zeitrahmen vorlegen.
Process Mining bewährte Verfahren für Beschaffungsorganisationen
Mit einem effektiven Business Case haben Sie einen guten Start hingelegt. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Process Mining Initiativen eine langfristige Wirkung haben.
- Beginnen Sie mit einer klaren Zielsetzung und Strategie. Bevor Sie eine Process Mining Initiative starten, sollten Sie eine Strategie festlegen und sicherstellen, dass die Projektziele von Process Mining mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Definieren Sie klare Erfolgskennzahlen. Legen Sie klare und messbare Wege fest, um den Erfolg anhand von Kennzahlen zu bewerten, die einen konkreten geschäftlichen Nutzen haben.
- Identifizieren Sie die bestgeeignete Software. Es gibt mehr als 30 process intelligence Softwarelösungen auf dem Markt - darunter Process Mining, task mining und fortgeschrittene Hybridlösungen. Erforschen und identifizieren Sie Tools, die Ihren Anforderungen entsprechen, durch einen Proof-of-Concept oder process intelligence RFP.
- Beziehen Sie relevante Interessengruppen ein. Identifizieren und bilden Sie das erfolgreiche Team, das die Implementierung von Process Mining innerhalb und außerhalb der Beschaffungsorganisation übernimmt.
- Entwickeln Sie ein solides Schulungsprogramm. Denken Sie daran, dass Process Mining kein Patentrezept ist, sondern dass die wichtigsten Akteure geschult werden müssen.
- Streben Sie nach langfristigen Gewinnen. Process Mining kann sowohl kurzfristige als auch langfristige Vorteile bringen, aber es ist selten eine einmalige Lösung. Erstellen Sie einen Fahrplan mit Initiativen, die schrittweise betriebliche Verbesserungen bewirken.
Beispiel, wie Process Mining in der Beschaffung eingesetzt werden kann
Process Mining ist ein Wegbereiter für Prozessverbesserungen. Für Beschaffungsteams gibt es drei Arten von Optimierungen, die sich aus Process Mining und der Analyse mithilfe des ESA-Frameworks ergeben können:
Eliminieren - die Abschaffung von Genehmigungs- oder Kontrollschritten bei der Beschaffung, um wichtige Arbeitsabläufe zu rationalisieren.
Standardisierung - Ausrichtung der verschiedenen Teams auf das vereinbarte P2P-Modell, Gewährleistung der Risikokontrolle und Verringerung von Einzelkäufen
Automatisieren - Nutzung von Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und anderen Automatisierungstechniken, um menschliche Eingriffe bei sich wiederholenden Beschaffungsaufgaben vollständig zu vermeiden.
Beschränkungen der Process Mining für die Beschaffung
- Sie können nicht die vollen Kosten der Arbeit abschätzen. Ein typisches Beschaffungsteam benötigt Zugang zu mehr als 25 verschiedenen Geschäftsanwendungen, Excel-Berichten, Portalen von Drittanbietern und anderen Datensystemen. Process Mining bietet keinen vollständigen Einblick in den manuellen Aufwand, der für die Verarbeitung erforderlich ist.
- Mangel an (Qualitäts-)Daten. Da die Techniken von Process Mining auf Ereignisprotokolldateien angewiesen sind, sind sie auf die verfügbaren Daten beschränkt, so dass sie möglicherweise nicht alle Informationen über den Beschaffungsprozess außerhalb von Enterprise Resource Systems (ERPs) aufdecken können.
- Gesamtkosten der Implementierung. Process Mining kann kostspielig sein, da es die Erfassung und Speicherung von Daten über einen bestimmten Zeitraum aus verschiedenen Datenquellensystemen erfordert - außerdem erhöht die Wartung der Process Mining Ressourcen die Gesamtbetriebskosten.
- Automatisierte Erkenntnisse sind nicht fehlerfrei. Process Mining ist nicht immer in der Lage, Prozessineffizienzen zu erkennen, so dass möglicherweise nicht alle potenziellen Probleme identifiziert werden können.
- Mangelnde Flexibilität. Process Mining Lösungen können zeitaufwendig sein, wenn sie in einer Beschaffungsorganisation oder in vielen Geschäftsbereichen eingerichtet werden sollen.
Erwägen Sie eine Alternative: Hybrid process intelligence
Wenn Sie bereits Process Mining verwendet haben oder Ihre Optionen noch abwägen, könnte hybride process intelligence Software etwas, das Sie in Erwägung ziehen sollten. Mit dieser neuen Methode haben Sie den Detaillierungsgrad der Software task mining und die Breite der Abdeckung durch die Software Process Mining . Außerdem kann sie 10 Mal schneller implementiert werden als die bekannte Lösung Process Mining .
