Willkommen in der wunderbaren Welt der Geschäftsprozessmanagement (BPM). Für diese Blogserie haben wir uns mit Peter Evans zusammengetan, dem Leiter für operative Exzellenz und ehemaligen Direktor für kontinuierliche Verbesserung bei der LEGO Gruppe. Peter Evans verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Umsetzung von Operational Excellence, Lean Six Sigma, operativem Leistungsmanagement, Veränderungsmanagement und vielem mehr. Wie ein Sherpa, der Abenteuerlustige auf den Mount Everest führt, wird Peter uns durch die schwierigen Abschnitte von BPM leiten, damit wir unseren Gipfel erreichen und eine klare 360°-Sicht auf unsere Prozesse genießen können.
Was genau ist BPM?
Geschäftsprozessmanagement (BPM) (BPM) ist ein Verfahren zur Verbesserung der organisatorischen Leistung durch Überprüfung, Dokumentation und Neugestaltung von Geschäftsprozessen und -systemen zur Steigerung der Effizienz. Einfacher ausgedrückt: BPM ist ein prozessorientierter Weg zur Verbesserung Ihres Unternehmens.
Einige der wichtigsten Bestandteile von BPM sind:
- Process mapping
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Prozessoptimierung
- Prozessüberwachung
Einekurze Geschichte über den Aufstieg und Fall von BPM
Man kann sagen, dass Geschäftsprozessmanagement (BPM) begann in den 1970er Jahren, als Dr. Joseph M. Juran das Konzept der Operational Excellence einführte. In den 1980er Jahren gab es erste Versionen von digitaler Workflow-Software.
Ähnlich wie Pager und iPods war BPM in den 1990er und 2000er Jahren auf dem Höhepunkt seiner Popularität.
Der eigentliche Begriff "Geschäftsprozessmanagement (BPM)" wurde von Gartner geprägt. Das Management-Beratungsunternehmen erwähnte BPM erstmals Anfang der 2000er Jahre zur Beschreibung von Geschäftsprozessmanagement (BPM) Suiten - oder Software, die zur Verwaltung von Geschäftsprozessen in Unternehmen eingesetzt wird.
Wie viele andere von Gartner identifizierte Trends kam auch BPM aus der Mode und wurde durch auffälligere Schlagworte ersetzt. Aber jetzt ist es wieder in Mode und wird in vielen Unternehmen wieder als das coolste Kind im Block angesehen.
Heutzutage muss man nicht lange suchen, um einen eingefleischten BPM -Fan zu treffen; wir haben die Statistiken, die das beweisen. Nach Angaben von Markets And Markets wird der Geschäftsprozessmanagement (BPM) wird der Markt bis 2025 voraussichtlich auf 14,4 Milliarden anwachsen.
Auf Workfellow haben wir uns mit Peter Evans zusammengetan, einem Hardcore-Fan von BPM . Hier können Sie über seine umfangreichen Erfahrungen und einzigartigen Einblicke in Geschäftsprozessmanagement (BPM).
In den nächsten Monaten werden wir Peters über 30-jähriges Wissen und seine Weisheit nutzen, um Ihnen eine Reihe von Artikeln zu präsentieren, die Sie auf eine wunderbare BPM Reise führen. Also, lehnen Sie sich zurück, entspannen Sie sich und genießen Sie Ihre Reise durch die wunderbare Welt von BPM.
Peter Evans' Reise zu BPM Größe
Zu Beginn seiner beruflichen Laufbahn arbeitete Peter in Finanzorganisationen für Produktions- und Dienstleistungsunternehmen. Dort erwarb er sich schnell den Ruf, Dinge zu reparieren. "In einem Fahrzeugleasingunternehmen, das in den 1990er Jahren von GE Capital aufgekauft wurde, ging es dann richtig los. Das gesamte Geschäft wurde nach Manchester verlegt und mit einigen anderen Unternehmen zusammengelegt. Zu dieser Zeit war ich für die Kredit- und Risikoverwaltung zuständig", erklärt Peter.
"In kurzer Zeit haben wir alle Prozesse aufeinander abgestimmt und die Situation in Bezug auf die geschuldeten Beträge und unser Risikoprofil erheblich verbessert. Aus diesem Grund wurde Peter gebeten, ein anderes Problem im Bereich der Gehaltsabrechnung zu lösen.
"Ich wurde gebeten, ein "komplettes Desaster" zu beheben und einige meiner Managementfähigkeiten einzubringen, um die Dinge in Ordnung zu bringen, da wir im ganzen Land in der Warteschleife waren. Wir bezahlten unsere Rechnungen nicht und hatten nur Verwirrung. Aber wir haben es geschafft, indem wir mit einigen erstaunlichen Leuten zusammengearbeitet haben, von denen die meisten Mütter waren, die sich einen Job teilten und vor unserem Start sehr schlecht geführt und motiviert waren.
Zu diesem Zeitpunkt wechselte Peter im Rahmen eines "kurzfristigen" Projekts zu ISO 9000 für das Unternehmen und für eine Weile weg von den Finanzen. "Wir erreichten dies, indem wir das gesamte Unternehmen darauf ausrichteten. Zum ersten Mal in diesem Unternehmen konnten wir alle unsere Prozesse beschreiben und verstanden, wie das Ganze zusammenpasste", erklärt Peter.
Aufgrund seines Rufs, Dinge zu reparieren, wurde Peter dann gebeten, in ein systembasiertes Projekt zu wechseln, um die Geschäftsprozesse zu überwachen. Diese Aufgabe verwandelte sich in ein breiter angelegtes europäisches Projekt mit Sitz in Brüssel, wo Peter den Titel des Operations Lead innehatte.
"Ich hatte das Glück, in den 1990er Jahren bei GE Capital - jetzt General Electric - zu arbeiten. Eines Freitags gegen drei Uhr sagte der europäische Präsident des Unternehmens, dass es in Connecticut ein Treffen zum Thema Qualität gäbe. Er fragte mich, ob ich mitkommen wolle."
"Ich ging also zu diesem Treffen, bei dem ich und ein paar hundert andere Leute in einem Hotel in Stamford, CT, ein Video von Jack Welch, dem CEO von GE, anschauten, in dem er uns allen erklärte, dass wir Six Sigma einführen würden und dass wir die Leute sein würden, die es anführen würden.
"Das war der Beginn meiner Reise zu einem formalen Toolkit und einem formalen Verständnis von Prozessen. Davor war alles vom gesunden Menschenverstand geprägt und wir haben unser Bestes getan, um die Dinge herauszufinden", erklärt Peter.
Mitte der 90er Jahre begann für Peter eine neue Reise. "Ich kam von einem Verständnis für Menschen und Veränderungen zu einem tieferen Verständnis für Prozesse und deren Funktionsweise. Im Laufe der Zeit und in einer Reihe von anderen Unternehmen hatte ich die Möglichkeit, zu führen und etwas zu bewirken, indem ich verstand, was in einem Unternehmen wirklich vor sich geht." sagt Peter.
"Dann, Mitte der 2000er Jahre bis etwa 2012, leitete ich meine eigenen Unternehmen, in denen wir im Sinne von Operational Excellence denken und alle Punkte des Geschäfts miteinander verbinden konnten."
Aber es dauerte nicht lange, bis sich für Peter eine weitere Gelegenheit ergab.
"All diese Erfahrungen und Kenntnisse verhalfen mir zu einem Job bei der LEGO Gruppe, wo ich eine völlig neue Sichtweise darauf entwickelte, wie Unternehmen funktionieren sollten und wie sie operativ exzellent werden", schließt Peter.
Die Magie der BPM
Peter erklärt, dass die Magie von BPM in der Fähigkeit liegt, Ihnen ein Bild von dem zu vermitteln, was Sie Tag für Tag tun. Wenn Ihr Unternehmen gut ausbalanciert ist, verbindet BPM die Menschen mit ihrem Zweck. Es verbindet das Warum und das Was mit dem Wie, was für den reibungslosen Ablauf von Organisationen unerlässlich ist. "Ohne BPM tappt man im Dunkeln", sagt Peter. "BPM ist eine sehr wichtige Facette für Unternehmen, die kontinuierlich gut funktionieren."
BPM: Freund oder Feind?
Trotz seiner Beliebtheit gibt es viele Menschen, die sich gegen BPM wehren. Eine Studie von Emerald.com ergab, dass die Hauptursachen dafür Angst, Stress und Unruhe sind. Peter stimmt zu, dass viele Menschen, die BPM als Bedrohung empfinden, dies aus gutem Grund tun.
"Diese Dinge sind schwer zu verstehen. Wenn die Leute den Zweck nicht verstehen, kann es so aussehen, als würden die Manager die Leute ausspionieren", sagt Peter. In Wirklichkeit geht es natürlich nur darum, die Systemaktivität zu messen, damit die Menschen eine sinnvollere Arbeit leisten können. Aber BPM kann in Unternehmen mit einer Schuldzuweisungskultur und - wie Peter es nennt - schlecht erzogenen Managern problematisch werden. "Wie ein altes Sprichwort besagt, werden die Schläge so lange andauern, bis sich die Moral verbessert", sagt Peter. "Diese Unternehmen gibt es immer noch, und sie lassen Veränderungen wie diese als eine weitere Möglichkeit erscheinen, den Mitarbeitern das Leben schwer zu machen."
Sie werden immer "zu beschäftigt" sein für BPM
Es wird Sie vielleicht überraschen zu lesen, dass die guten Leute von Workfellow und der eingefleischte BPM -Fan Peter Evans beide der Meinung sind, dass es keinen richtigen Zeitpunkt für die Einführung von BPM gibt. Seien wir doch mal ehrlich. Jeder ist die ganze Zeit mit Arbeit beschäftigt. Wenn das nicht so wäre, hätten sie keinen Job. Wenn es also keinen richtigen Zeitpunkt gibt, um die eigenen Prozesse im Namen des Fortschritts zu unterbrechen, wann sollte man dann von Unternehmen erwarten, dass sie über BPM nachdenken?
"Wenn ich ein Unternehmen gründen würde, würde ich sofort BPM einführen", sagt Peter. Natürlich fangen die meisten Unternehmen nicht so an. "Sie fangen mit etwas an, das sie gut können, und ehe sie sich versehen, denken sie: Verdammt, ich mache jetzt so viel, und ich muss die Dinge konsistent halten. Es ist, als hätte man ein großes Knäuel Schnur, von dem man das andere Ende finden muss, während man versteht, wie es dorthin gekommen ist."
Wenn aber alle in einem Unternehmen bereits gestresst sind und es ihnen schwer fällt, ihre tägliche Arbeit zu erledigen, dann erfordert die Einführung von BPM und die Aufforderung an die Mitarbeiter, sich eine Auszeit zu nehmen, um etwas Neues zu lernen, eine sorgfältige Planung. Peter erklärt, dass all diese Dinge auf Zeit, Kosten und Qualität hinauslaufen. Die Menschen müssen wissen, warum sie überhaupt etwas tun. Wenn es überstürzt ist, werden sich die Leute fragen, was zum Teufel hier eigentlich los ist.
"Ich sage nicht, dass man es nicht tun soll, weil die Leute beschäftigt sind. Die Menschen sind immer beschäftigt. Aber Sie müssen es wirklich gründlich durchdenken und sicherstellen, dass Sie verstehen, warum Sie es tun wollen.
Wenn es braun ist und stinkt, ist es wahrscheinlich kein Schokoladeneis.
Der obige Titel ist ein Zitat von einem von Peters alten Chefs und ist eine perfekte Analogie für die Implementierung von BPM. "Ich weiß, dass man heutzutage seine Software einstecken kann und versteht, wie die Dinge zusammenhängen, aber das und Process Mining allein zeigen einem nicht das ganze Bild", sagt Peter. "Es kann Schleifen geben, die man einfach nicht versteht und die man erst verstehen muss, bevor man vorankommt." Einfach ausgedrückt: Wenn man eine Software einsetzt und erwartet, dass die KI alles regelt, kann man ein riesiges Durcheinander anrichten.
Wenn Ihre Technologie nur von Nerds verstanden wird, machen Sie es falsch
Als Peter sich mit den Abläufen in einem Call Center beschäftigte, stellte er fest, dass viele Leute sehr stark mit eTom verbunden waren.
eTom wurde erstmals 2001 veröffentlicht und ist ein Rahmenwerk für die Telekommunikationsverwaltung in Unternehmen. Es handelt sich um ein sehr umfassendes Modell für die Verwaltung von Telekommunikationsinfrastruktur und -diensten. Das Modell basiert auf den Best Practices von ITIL (Information Technology Infrastructure Library) und wurde entwickelt, um einen ganzheitlichen Ansatz für die Verwaltung von Telekommunikationsdiensten zu bieten.
"eTom ist riesig und hat Tausende und Abertausende von Boxen. Es ist eine wunderbare Sache, wenn man zu dieser nerdigen, prozessbegeisterten Gemeinschaft gehört und gerne sieht, wie diese Dinge funktionieren", sagt Peter.
Aber nach einem kurzen Gespräch mit leitenden Angestellten dieses Telekommunikationsunternehmens wurde klar, dass niemand wirklich verstand, was diese großen, ausgefallenen Modelle für das Unternehmen bedeuteten. "Wenn man jemandem eine Seite mit ein paar hundert Kästchen zeigt, wird er einfach nur stumpfsinnig.
Peter betont, wie wichtig es ist, komplexe Technologien so zu vereinfachen, dass jeder sie verstehen kann. "Die meisten Menschen interessieren sich nicht einmal für die komplexen Details. Was sie interessiert, ist, wie die Technologie die Dinge einfacher machen kann. "Man muss vorsichtig sein, wie man diese Dinge beschreibt." fährt Peter fort.
Warum BPM Projekte scheitern
"BPM scheitert in der Regel an der mangelnden Eigenverantwortung. Wenn der Prozess in einer von Nerds bewohnten Festung gefangen ist, stirbt die ganze Idee, wenn sie das Unternehmen verlassen. Ich habe das schon so oft erlebt", erklärt Peter.
Es ist sehr wichtig, dass das Unternehmen es vorlebt, indem es die Customer Journeys mit Prozessmodellen und diese mit den Mitarbeitern verbindet. "Mit diesen Aspekten wird BPM zu einem festen Bestandteil der Arbeitsweise und hat eine gute Überlebenschance.
Erfolgreiche BPM erfordert Investitionen in:
- Menschen
- Prozesse
- Technologie
IN DIESER REIHE!
Diese Schritte werden oft als das Goldene Dreieck bezeichnet. Einfach ausgedrückt: Technologie muss von hervorragenden Prozessen umgeben sein, um effektiv zu sein. Der Wert eines Prozesses wird ausschließlich von den Menschen bestimmt, die ihn ausführen.
Welche Art von Mensch ist wunderbar in operativer Exzellenz und Geschäftsprozessmanagement (BPM)?
Da wir nun wissen, was eine gute BPM ist, haben wir gefragt, welche Eigenschaften jemand braucht, um ein Team zum Erfolg zu führen.
"Wenn Sie zu den Kindern gehören, die ihren Kugelschreiber zerlegen, um herauszufinden, wie die Dinge funktionieren, und ein Händchen dafür haben, Dinge zu verbessern, zu experimentieren und die Funktionsweise von allem zu verstehen, dann ist dies der richtige Beruf für Sie", sagt Peter.
Peter fügt hinzu, dass man, um bei der operativen Exzellenz hervorragend zu sein Geschäftsprozessmanagement (BPM)man eine Leidenschaft für Verbesserungen haben muss.
"Wenn Sie keine Fehlertoleranz haben, sich im Supermarkt über die Warteschlange ärgern oder es nicht ertragen können, wie Ihr örtliches Café organisiert ist, sind Sie wahrscheinlich die richtige Person für eine Karriere im Bereich Operational Excellence".
Aber um in diesem Bereich hervorragend zu sein, braucht man nicht nur organisatorische Fähigkeiten. "Man muss alle Aspekte des Unternehmens verstehen, nicht nur die Prozesse. Man muss auch die Kultur, die Menschen und die Kunden verstehen. Darüber hinaus müssen Sie verstehen, wie all diese Aspekte zusammenhängen, um einen einzigartigen Einblick in die Funktionsweise von Unternehmen zu erhalten und die seltene Gelegenheit zu nutzen, Unternehmen dabei zu helfen, sich zu verbessern und das Beste aus sich herauszuholen."
Die wunderbare Blogserie BPM
Wenn Ihnen die Lektüre von Peters einzigartigen Einblicken in die Bereiche Menschen, Management, Unternehmen, BPM und hervorragende Prozesse gefallen hat, dann bleiben Sie dran für unseren nächsten Artikel, in dem wir Petes Gedanken über die Verbindung Ihrer Vision für BPM mit realistischen und erreichbaren Zielen aufgreifen.
