Jüngsten Untersuchungen von Deloitte zufolge nimmt die Popularität von Process Mining auf dem Vormarsch. Sage und schreibe 63 % der Unternehmen weltweit haben bereits damit begonnen, und die meisten planen, Process Mining demnächst zu testen.
Bei der Einführung einer neuen Software in Ihrem Unternehmen müssen Sie jedoch viele Abteilungen und Beteiligte davon überzeugen, dass Process Mining die Zeit, das Geld und die Mühe wert ist. Hinzu kommt, dass Process Mining eine Anschaffung ist, bei der die besten Praktiken für Unternehmenssoftware und IT-Beschaffung gelten.
Was macht einen guten Business Case für Unternehmenssoftware aus?
In erster Linie sollte ein hervorragender Business Case:
- Abwägen des Kosten-Nutzen-Verhältnisses zwischen der Entwicklung und dem Kauf von Software
- Risiko und Informationssicherheit berücksichtigen
- Beginnen Sie mit einer sehr detaillierten und überzeugenden Zusammenfassung
- ohne Fachjargon auskommen und für Investoren und Stakeholder schnell zu erklären sein
- Aufbau des unternehmensweiten Vertrauens, dass die Software einen Nutzen bringt
- Setzen Sie ein klares Endziel und Ziele
- Erklären Sie den Zweck der Implementierung der Software
Wie erstellt man einen Business Case für Process Mining
1. Beginnen Sie mit klaren Zielen. Identifizieren Sie das Problem, das Process Mining lösen könnte.
2. Quantifizierung der erwarteten Vorteile. Schätzen Sie die möglichen Kosteneinsparungen oder Prozessverbesserungen, die Process Mining bringen könnte.
3. Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO). Bewerten Sie die Kosten für die Implementierung von Process Mining, einschließlich der Kosten für Software, Implementierung, Beratung und Personal.
4. Definieren Sie die erwartete Investitionsrendite (ROI). Vergleichen Sie den erwarteten Nutzen mit den geschätzten Kosten, um die Investitionsrendite zu ermitteln.
6. Entwickeln Sie einen realistischen Zeit- und Kostenplan. Entwickeln Sie einen Plan für die Umsetzung von Process Mining, einschließlich des Zeitplans und des Budgets.
7. Holen Sie sich die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen. Präsentieren Sie den Stakeholdern den Business Case und holen Sie deren Zustimmung ein.
Bewährte Praktiken für eine effektive Argumentation
Tun Sie es nicht allein
Die Erstellung eines hervorragenden Business Case erfordert den Beitrag von Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen. Das Finanzteam kann beispielsweise eine finanzielle Bewertung erstellen, um das Risiko zu senken, Kosten und Budgets zu prüfen und Investoren davon zu überzeugen, dass die Software Process Mining Geld sparen kann. Die Personalabteilung kann den Umfang des Projekts erläutern und beantworten, wie es die täglichen Abläufe verändern wird, auf wen es sich auswirken wird und wer daran beteiligt sein wird.
Wenn einer Ihrer besten Arbeitskollegen zufällig auch ein Interessenvertreter der Geschäftsführung ist, geben Sie ihm eine kleine Vorschau auf Ihre Arbeit, um ein freundliches, aber ehrliches Feedback zu erhalten. Vielleicht sagen sie, dass sich das Projekt zum jetzigen Zeitpunkt nicht lohnt - was auch in Ordnung ist - oder sie helfen Ihnen, eine bessere Arbeit zu leisten. Wenn Sie Änderungen vornehmen, fragen Sie alle Beteiligten, was sie davon halten.
Bereiten Sie sich darauf vor, einige schwierige Fragen zu beantworten
Wenn Sie Ihren Business Case vorstellen, werden Ihnen die Entscheidungsträger und andere Mitarbeiter unweigerlich viele Fragen stellen. Sie müssen den Zweck des Projekts erläutern, wer daran arbeiten wird und wie das Projekt dazu beitragen wird, die Unternehmensziele zu erreichen. Vergessen Sie auch nicht, die Zeit für die Fertigstellung des Projekts zu veranschlagen und die Kennzahlen zu nennen, mit denen Sie den Erfolg messen wollen. Obwohl Sie diese Informationen von den Fachabteilungen erhalten, müssen Sie in der Lage sein, sie gründlich zu verstehen und in einfachen Worten zu erklären.
Ein realistisches Argument vorbringen
Ein guter Business Case konzentriert sich nicht nur auf die guten Dinge. Er muss alle Risiken aufzeigen und die Bedenken der Interessengruppen mit überzeugenden Antworten und überzeugenden Lösungen ansprechen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Erstellung eines detaillierten, aber auf den Punkt gebrachten Case, der durch Expertenmeinungen, Bewertungen und Prognosen gestützt wird.
Definieren Sie Ihr Anliegen für Process Mining
Sobald Sie wissen, welche Probleme Sie mit Ihrem Anwendungsfall lösen wollen, müssen Sie ihn definieren. In diesem Schritt geht es nicht darum, einen Anwendungsfall auszuwählen. Es geht darum, ein Gefühl für seinen Umfang zu bekommen. Möglicherweise haben Sie sogar primäre und sekundäre Anwendungsfälle. Es ist zum Beispiel nicht ungewöhnlich, dass jemand process discovery als Hauptanwendungsfall und die Prozessoptimierung als Nebenanwendungsfall wählt. Einige der häufigsten Anwendungsfälle sind:
Überprüfung der Konformität
Process Mining hilft bei der Feststellung, ob die Prozesse den sich ständig ändernden gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Wenn ein Prozess nicht gesetzeskonform ist, drohen Ihrem Unternehmen Geldstrafen und eine ausgewachsene PR-Krise, die zur Schließung Ihres Unternehmens führen kann.
Process discovery
Process discovery ermöglicht es Unternehmen, sinnlose und altmodische Prozesse neu zu gestalten. Dies ist sehr nützlich für diejenigen, die mit unbekannten oder abwegigen Prozessabläufen zu kämpfen haben.
Optimierung der Ressourcen
Process Mining gibt Aufschluss über die Verteilung der Ressourcen pro Aufgabe. Die Betrachtung von Outputqualität und Zykluszeit hilft den Entscheidungsträgern, operative Spitzenleistungen zu erzielen.
Zykluszeitbetrieb
Bei der Zykluszeitoptimierung geht es darum, die Zeit bestmöglich zu nutzen. Das Aufspüren und Beseitigen von Engpässen hilft Unternehmen, die Wartezeiten und die Produktion zu beschleunigen, ohne die Qualität ihrer Dienstleistung oder ihres Produkts zu beeinträchtigen.
Um die Vorteile von Process Mining zu veranschaulichen, betrachten wir seine Rolle bei der Verbesserung des Purchase-to-Pay-Prozesses. Der PtP umfasst viele Verfahren, Anfragen, Lieferanten usw. Je mehr Schritte und Personen beteiligt sind, desto größer ist die Gefahr von Fehlern.
- Die Implementierung von Process Mining bietet einen besseren Einblick in die End-to-End-Prozesse und hilft, die Ursache von Prozessproblemen zu erkennen.
- Dank automatisierter Prozesse werden neue Möglichkeiten erschlossen.
- Identifiziert unerwünschtes Verhalten, ignorierte Prozesse und Prozesse, die zu Engpässen führen.
- Es hilft Teams bei der Planung mit visuellen Daten.
So können Unternehmen Entwicklungsbereiche erkennen, sehen, wie lange es dauert, bis aus Anfragen Aufträge werden, und sogar, wie viel Zeit für die Bearbeitung benötigt wird. Darüber hinaus können zeitaufwändige und oft mühsame Aufgaben wie die Rechnungsfreigabe vollständig automatisiert werden.
Die Quintessenz
Process Mining Die Vorteile für große und kleine Unternehmen und die Personen, bei denen Sie vorstellig werden, werden dies wahrscheinlich bereits wissen. Die Entscheidung eines Investors, ein neues System zu übernehmen, hängt jedoch weitgehend davon ab, wie gut Sie ihn von Ihren Zielen überzeugen können, wie Sie sicherstellen, dass Sie mit Problemen umgehen können, und wie Sie den Teams eine einfachere und effektivere Arbeitsweise bieten.
