Process discovery is een belangrijk aspect van het beheer van bedrijfsprocessen en een belangrijke factor voor operationele uitmuntendheid. In deze gids bespreken we wat bedrijfsleiders moeten weten over process discovery , inclusief definities, voorbeelden en best practices.
Wat is process discovery?
Process discovery is een reeks technieken en hulpmiddelen die worden gebruikt om bedrijfsprocessen te definiëren, te schetsen en te analyseren. Het biedt een meetbaar begrip van hoe mensen dagelijkse activiteiten en processen op de werkplek uitvoeren.
Het ontdekken van processen is een van de meest kritieke stappen om te begrijpen hoe de organisatie werkt en is eerlijk gezegd een voorwaarde voor elk succesvol automatiseringsproject of procestransformatie.
Verderop in deze handleiding zullen we zien hoe business process discovery kan worden gedaan door middel van interviews, als onderdeel van het herontwerpen van processen en door middel van geautomatiseerde process discovery software. Bij alle verschillende benaderingen biedt process discovery een aantal belangrijke voordelen :
- Zichtbaarheid van processen
- Verbeterde processen
- Verhoogde kostenefficiëntie
- Digitalisering verbeteren
- Automatisering verhogen
Wie is betrokken bij een process discovery
Process discovery tools kunnen worden gebruikt door elk bedrijfsonderdeel, functie of branche met belangrijke processen die kunnen worden gemeten en verbeterd.
Het wordt meestal uitgevoerd in bedrijven door een team van experts of externe consultants. De mensen die betrokken zijn bij een process discovery zijn meestal:
- Procesingenieurs - verantwoordelijk voor het begrijpen en optimaliseren van de efficiëntie en kwaliteit van bedrijfsprocessen.
- Materiedeskundigen - de personen of deskundigen met gespecialiseerde kennis op een gebied of proces.
- Gegevensanalisten - de gegevenswetenschappers die gegevens analyseren en oplossingen en rapporten voor bedrijfsinformatie maken.
- Bedrijfsanalisten - een expert in het gebruik van gegevens en analyses om bedrijfsdoelen en -doelstellingen te behalen.
Afhankelijk van de aard van het proces kunnen aanvullende belanghebbenden product- of projectmanagers, IT-personeel en leidinggevenden zijn. Al deze belanghebbenden zullen samenwerken om de huidige status van het bedrijfsproces te begrijpen, verbeterpunten te identificeren en aanbevelingen te ontwikkelen om het proces te optimaliseren.
Veelvoorkomende pijnpunten onthuld door process discovery
Door te analyseren hoe een proces feitelijk wordt uitgevoerd, kunnen organisaties inefficiënties, knelpunten en andere verbeterpunten blootleggen. Enkele veelvoorkomende pijnpunten die door process discovery aan het licht worden gebracht, zijn:
- Handmatige en repetitieve taken: Deze taken zijn niet alleen tijdrovend, maar ook vatbaar voor menselijke fouten. Het identificeren van dergelijke taken kan de weg vrijmaken voor automatisering, het verminderen van fouten en het verbeteren van de algehele efficiëntie.
- Procesafwijkingen: In veel gevallen volgen medewerkers niet het voorgeschreven proces of gebruiken ze workarounds, wat leidt tot inconsistenties en inefficiënties. Business process discovery kan helpen deze afwijkingen te identificeren en de onderliggende problemen aan te pakken.
- Knelpunten en vertragingen: Sommige stappen in een bedrijfsproces kunnen langer duren dan verwacht of andere taken ophouden, waardoor een knelpunt ontstaat. Het identificeren van deze knelpunten kan organisaties helpen bij het herstructureren van bedrijfsprocessen om vertragingen te elimineren.
- Gebrek aan zichtbaarheid en transparantie: Voor het management kan het moeilijk zijn om de huidige status van een proces te begrijpen, vooral als er meerdere afdelingen of teams bij betrokken zijn. Business process discovery kan waardevolle inzichten verschaffen in het proces en gebieden markeren die verbetering of aandacht nodig hebben.
- Compliance kwesties: Process discovery kan helpen bij het identificeren van stappen waarbij een organisatie mogelijk de richtlijnen van de regelgeving niet volgt, waardoor potentiële risico's kunnen worden beperkt en compliance kan worden gewaarborgd.
- Ineffectief gebruik van middelen: men kan gebieden blootleggen waar middelen, zoals werknemers, apparatuur of budget, niet effectief worden gebruikt en organisaties helpen om middelen efficiënter toe te wijzen.
- Slechte integratie tussen systemen: Veel organisaties gebruiken meerdere softwaresystemen, wat tot problemen kan leiden wanneer informatie tussen deze systemen moet worden overgedragen. Process discovery kan deze integratieproblemen identificeren en organisaties helpen manieren te vinden om hun systemen beter op elkaar aan te sluiten.
Process discovery interviews
Process discovery is al tientallen jaren een vast onderdeel van een effectieve procesanalysestrategie.
Voordat er speciale process discovery software bestond, voerden bedrijven tijd- en bewegingsstudies uit, hielden ze zakelijke workshops process discovery en hielden ze interviews met de belangrijkste belanghebbenden om de huidige processen in kaart te brengen en handmatig eventuele inconsistenties of knelpunten op te sporen.
In-person process discovery is effectief maar heeft zijn beperkingen. Het zou een aanzienlijke hoeveelheid tijd en middelen kosten, maar de meeste beslissingen zouden nog steeds gebaseerd zijn op aannames en intuïtie. Interviews door bedrijfsprocesanalisten (BPA) waren tijdrovende maar effectieve manieren om inzicht te krijgen van materiedeskundigen (SME's).
Audits vinden nog steeds plaats, maar worden steeds vaker vervangen door geavanceerde softwareoplossingen.
Voorbeelden van vragen in een process discovery interview
- Wat zet dit proces of deze workflow meestal in gang? Zijn er andere triggers die dit proces kunnen starten?
- Wat is de eerste processtap om het proces te starten? Welke output wordt gecreëerd door deze stap te starten?
- Wie voert deze stap uit? Welke applicaties / IT-systemen worden gebruikt om deze stap uit te voeren?
- Hoe vaak wordt deze stap dagelijks/wekelijks/maandelijks uitgevoerd?
- Kun je zakelijke uitdagingen identificeren voor deze specifieke stap in het proces? Wat wordt er gedaan om deze uitdagingen op te lossen?
- Hoe wordt deze processtap gemeten? Zijn er belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) voor de prestaties?
- Hoeveel tijd kost het om deze stap van het bedrijfsproces uit te voeren?
Van process discovery tot implementatie
Een manier om process discovery te bekijken is vanuit het perspectief van continue verbetering en procesoptimalisatie. Met andere woorden, het doel van process discovery is om op methodologische wijze de"as is" huidige staat van processen te onderzoeken en te streven naar de implementatie van een verbeterd"to-be" model. De methode process discovery kan worden onderverdeeld in negen concrete stappen.
De 9-stappenmethode van process discovery tot effectieve implementatie
De belangrijkste stappen op process discovery zijn:
- Doelstellingen en reikwijdte definiëren: Bepaal duidelijk de doelstellingen van het project process discovery , zoals het identificeren van inefficiënties of het voorbereiden op automatisering. Bepaal de processen die worden onderzocht en de reikwijdte van de analyse.
- Informatie verzamelen: Verzamel informatie over de onderzochte bedrijfsprocessen uit verschillende bronnen, zoals documentatie, bestaande proceskaarten, systeemlogboeken en interviews met medewerkers die betrokken zijn bij het proces. Deze informatie zal helpen om een eerste inzicht in het proces te krijgen.
- Observeer en documenteer: Observeer het bedrijfsproces in actie om te zien hoe het daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Dit kan betekenen dat je medewerkers volgt, workshops houdt of process mining tools gebruikt om systeemlogs te analyseren. Documenteer de waargenomen stappen, deelnemers en stroom van het proces.
- Procesgegevens analyseren: Analyseer de verzamelde gegevens om inefficiënties, knelpunten, afwijkingen en potentiële verbeterpunten te identificeren. De analyse van bedrijfsprocessen moet ook het gebruik van middelen, zoals personeel en technologie, evalueren en de algehele prestaties van het proces beoordelen.
- Bevindingen valideren: Valideer het ontdekte bedrijfsproces met belanghebbenden en materiedeskundigen om de nauwkeurigheid en volledigheid te garanderen. Deze stap kan het verfijnen van de procesdocumentatie inhouden of het maken van aanpassingen op basis van feedback.
- Mogelijkheden voor verbetering identificeren: Identificeer op basis van de analyse en validatie gebieden waar de processen kunnen worden verbeterd, gestroomlijnd of geautomatiseerd. Ontwikkel aanbevelingen en prioriteer ze op basis van hun potentiële impact en haalbaarheid.
- Wijzigingen doorvoeren: Werk samen met belanghebbenden om de aanbevolen verbeteringen te implementeren. Hierbij kan het gaan om het bijwerken van procesdocumentatie, het aanpassen van workflows, het opnieuw toewijzen van resources of het implementeren van nieuwe technologieën.
- Monitoren en evalueren: Controleer na het doorvoeren van veranderingen de bedrijfsprocessen om er zeker van te zijn dat de gewenste verbeteringen zijn bereikt. Evalueer de resultaten en identificeer eventuele verdere mogelijkheden voor optimalisatie.
- Voortdurende verbetering: Business process discovery moet een voortdurende inspanning zijn, met regelmatige herzieningen en updates om ervoor te zorgen dat processen efficiënt en effectief blijven terwijl de organisatie zich ontwikkelt.
Bij deze methode is het doel om duidelijk te ontdekken en te documenteren hoe de huidige processen zijn en hoe verbeteringen kunnen worden ingevoerd en geïmplementeerd in een continue cyclus.
Voordelen van process discovery
Je zou kunnen zeggen dat process discovery een bedrijf een röntgenfoto geeft van de gezondheid van processen. Enkele van de belangrijkste voordelen van process discovery zijn:
- Proceszichtbaarheid. Process discovery geeft transparantie in de gezondheid van taken, workflows en end-to-end processen binnen een bedrijfseenheid of organisatie.
- Verbetering van bedrijfsprocessen. Business process discovery vormt vaak de basis voor initiatieven om processen te optimaliseren of te herontwerpen, en biedt datagestuurde inzichten in gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
- Verhoogde kostenefficiëntie. Process discovery kan de kosten en reikwijdte van verspild werk identificeren, evenals manieren om de procesefficiëntie te verhogen.
- Geavanceerde digitalisering. Discovery kan je in staat stellen om te analyseren hoe je teams gebruik maken van de beschikbare tools en software en kan als katalysator fungeren voor de overgang van verouderde IT-systemen naar nieuwe digitale workflows.
- Meer automatisering. Discovery kan je een routekaart geven voor automatisering en de belangrijkste gebieden identificeren waar het automatiseren van bedrijfsprocessen de grootste verbetering in doorvoer of prestaties kan opleveren.
Geautomatiseerde process discovery tools
Process discovery Software observeert alle handelingen die mensen tijdens hun dagelijkse werk in verschillende systemen uitvoeren. Het registreert alles wat gebruikers doen en analyseert dit vervolgens om geschikte processen te vinden voor automatisering, procesverbetering of zelfs procesvervanging.
Verschillende process discovery tools in gebruik
In tegenstelling tot andere process mapping tools, beslaat process discovery een heel spectrum aan informatiesystemen waarmee het kan werken - van CRM/ERP tools tot productiviteitsapps zoals Calendar en Slack. Business process discovery verzamelt de gegevens van de digitale sporen van gebruikers en analyseert en structureert deze met behulp van geavanceerde computervisie en machine learning-algoritmen. Deze analyses helpen bij het vinden van procesvariaties of -patronen die een basis kunnen vormen voor het vinden van automatiseringspotentieel.
Welke processen komen in aanmerking als automatiseerbaar op basis van discovery? De processen moeten: repetitief of cyclisch zijn, in hoge mate handmatig worden uitgevoerd, gebaseerd zijn op regels met weinig tot geen uitzonderingen, en bij voorkeur gestructureerde gegevens bevatten.
Process discovery heeft geen voorafgaande ontwikkeling nodig voordat het kan beginnen te werken. Het vereist alleen een installatie van software plug-ins die op de achtergrond op de computers van mensen draaien zonder ze te storen of hun werk op welke manier dan ook te beïnvloeden.
Process discovery vs proces mijnbouw
Process mining en process discovery zijn twee termen die vaak met elkaar worden verward; in sommige gevallen worden ze zelfs door elkaar gebruikt. Dit is redelijk als we kijken naar het uiteindelijke doel dat ze willen bereiken - bedrijven inzicht geven in het soepeler laten verlopen van hun werk.
De vraag naar deze twee benaderingen is de afgelopen jaren explosief gestegen en zal naar verwachting nog verder toenemen met de groei van RPA. Ondanks de vergelijkbare positie binnen tools die digitale transformatie mogelijk maken, hebben process discovery en process mining tools een paar belangrijke verschillen die niet over het hoofd mogen worden gezien.
Waar komen de gegevens vandaan?
Process mining haalt de gegevens uit eventlogs en gebruikt verschillende gegevenspunten om het bedrijfsproces te re-engineeren en te vergelijken met het ideale doelproces door middel van conformiteitscontrole. Als event logs niet alle kritieke punten vastleggen of veel onnauwkeurige records hebben, dan is het gecreëerde procesmodel mogelijk niet zo betrouwbaar en wijkt het af van het werkelijke beeld. Met andere woorden, process mining is afhankelijk van verschillende stappen binnen het bedrijfsproces. Sommige systemen, zoals Slack of Teams, produceren eenvoudigweg geen logs, waardoor het gebruik van process mining beperkt is en als gevolg daarvan de interacties van mensen met systemen over het hoofd worden gezien.
Process discoverykan daarentegen afkomstig zijn van een aantal bronnen, waaronder interviews, enquêtes of opnames van gebruikersinteracties. Business process discovery registreert ad-hoc menselijk werk gedurende het hele proces en ontleedt het vervolgens. Door deze omgekeerde aanpak kan process discovery zelfs het "schaduwwerk" en de "witte ruimte" documenteren die meestal onopgemerkt blijft door de event log aanpak. Omdat process discovery een meer continue aanpak biedt voor het observeren van het werk, worden zelfs schijnbaar onbelangrijke delen van het bedrijfsproces herkend en voegen ze waarde toe aan de analyse.
Ontwikkelingsinspanningen vóór het gebruik
Een ander belangrijk verschil is de noodzaak om integraties te maken met informatiesystemen om te beginnen met process mining. Er zijn vooraf back-end integraties nodig met verschillende software en toepassingen die zullen worden bewaakt in het miningproces. Process discovery heeft geen integraties nodig, dus gebruikers kunnen de software agents snel en zonder onderbreking installeren op de computers van de gebruikers.
Dat gezegd hebbende, process discovery en process mining kunnen en moeten samen worden gebruikt om de beste resultaten te behalen bij het vastleggen van alle noodzakelijke inzichten.
Process discovery vs task mining
In de technologische wereld verandert alles heel snel en dus wordt de terminologie vaak veranderd, verward en vervangen.
Terwijl we de verschillen hebben besproken tussen process mining en process discovery, task mining is een andere term die erg op elkaar lijkt en vaak verward wordt. Hoewel het in technologisch opzicht dicht bij elkaar ligt, zijn de einddoelen en de manier waarop ze worden gebruikt door de eindgebruikers wat ze van elkaar onderscheidt. Om dat te begrijpen, zou je eens kunnen kijken naar de meest prominente leveranciers in de industrie. Het gemeenschappelijke patroon is dat process mining-bedrijven task mining als aanvullende service hebben, terwijl process discovery wordt gebruikt door RPA -leveranciers.
Beide technologieën traceren de digitale voetafdrukken van gebruikers voorbij eventlogs in IT-systemen en apps. Terwijl task mining dit doet om inefficiënties in bedrijfsprocessen te identificeren, heeft process discovery de gegevens nodig om effectiever automatiseringsmogelijkheden te vinden. Hoewel ze dus erg dicht bij elkaar liggen, kunnen ze licht verschillen in het resultaat dat ze opleveren.
Gebruikscases voor process discovery tools
Met de opkomst van geautomatiseerde process discovery tools hebben bedrijven een aantal use cases gevonden voor het uitvoeren van zakelijke process discovery met speciale software.
- Bedrijfsprocessen verbeteren
Als het bedrijf op een punt komt dat het weet dat er iets moet worden verbeterd in de bedrijfsgerelateerde activiteiten, dan is dit waar process discovery van pas kan komen. Het is een zeer effectieve eerste stap om de realiteit van het werk in het bedrijf te zien en de huidige processen beter te begrijpen voordat er wordt toegezegd aan automatiseringsprojecten die miljoenen kosten.
- Bedrijfsprocessen automatiseren
Process discovery helpt bij het vinden van automatiseringspotentieel op een onbevooroordeelde, gegevensgedreven manier. Gegevens zijn de nieuwe olie; waardevolle gegevens van hoge kwaliteit die veel vertellen zijn een pure schat. Process discovery De robuuste technieken voor het verzamelen van gegevens helpen om betere automatiseringsgevallen te vinden.
- De tevredenheid en efficiëntie van werknemers verbeteren
Handmatige en repetitieve taken kunnen erg vervelend zijn en leiden tot een afnemend werktevredenheid en productiviteitsverlies. Het is echter moeilijk om ze te identificeren wanneer ze geïntegreerd zijn in een routine en onderling verbonden zijn tussen verschillende bedrijfsprocessen. Process discovery kan de ogen van je bedrijf zijn en de bedrijfsprocessen echt in kaart brengen waardoor ze transparanter worden.
- RPA automatisering vergemakkelijken
Bedrijven hebben process discovery gebruikt als een "x-ray" in hun RPA initiatieven. RPA is een softwaretool die repetitieve, regelgebaseerde taken automatiseert door "bots" te creëren die de acties van mensen nabootsen en uitvoeren binnen een bepaalde taak. Het ondersteunt bij het identificeren welke processen ideale kandidaten zijn voor RPA in termen van automatiseerbaarheid en ROI. Het creëert ook geautomatiseerde workflows, waardoor de implementatietijd van RPA aanzienlijk wordt verkort.
Wil je meer lezen over moderne process discovery tools en technieken? Lees de whitepaper over Work API!
Extra lezen
Klaar om door te gaan naar meer geavanceerde onderwerpen binnen process discovery?
Kies het meest relevante artikel uit de onderstaande lijst:
-> Process discovery beste praktijken
-> Geautomatiseerde process discovery uitgelegd
-> Process discovery vs procesmijnbouw vs task mining
