Analyse van bedrijfsprocessen (BPA) is een van de meest effectieve methoden voor het evalueren van bedrijfsactiviteiten om de effectiviteit ervan te verbeteren. Het wordt algemeen erkend als een hoeksteen van effectief beheer van bedrijfsprocessen en een middel voor operationele uitmuntendheid.
In deze gids geven we u alle onderdelen voor het creëren van een effectieve procesanalysestrategie voor uw bedrijf.👇
Wat is analyse van bedrijfsprocessen precies?
Analyse van bedrijfsprocessen is een reeks methoden om bedrijfsprocessen te analyseren om de manier waarop het werk wordt gedaan te verbeteren. Een systematische procesanalyse brengt problemen, knelpunten en verbetermogelijkheden aan het licht.
Simpel gezegd is bedrijfsprocesanalyse een manier om inzicht en zichtbaarheid te krijgen in de stappen die medewerkers en organisaties uitvoeren om hun doelen te bereiken. Door een diepe duik te nemen in je huidige processen, zul je zien wat goed werkt, wat verbeterd moet worden en hoe je betere bedrijfsresultaten kunt behalen.
Hoe stel je de juiste doelen voor procesanalyse?
Het doel van procesanalyse is meestal om inzicht te krijgen in de huidige staat van de bestaande processen van een bedrijf om knelpunten, inefficiënties en redundanties te identificeren. Daarnaast kunnen bedrijfsprocesanalisten oplossingen ontwikkelen om processen te verbeteren en veranderingen door te voeren en hun impact op de bedrijfsprestaties te controleren.
Wanneer is het juiste moment om een bedrijfsprocesanalyse uit te voeren?
Er is geen pasklaar antwoord op deze vraag, omdat het juiste moment voor het uitvoeren van een bedrijfsprocesanalyse (BPA) afhangt van verschillende factoren die specifiek zijn voor elke organisatie. Enkele veelvoorkomende situaties die erop kunnen wijzen dat het juiste moment is om BPA uit te voeren zijn:
- Tijdens een periode van groei of uitbreiding: Wanneer een bedrijf een aanzienlijke groei doormaakt of van plan is om uit te breiden, is het essentieel om ervoor te zorgen dat de bestaande processen de toegenomen werklast aankunnen of zich kunnen aanpassen aan nieuwe bedrijfsmodellen. BPA kan helpen gebieden te identificeren die moeten worden verbeterd of herontworpen om de groei effectief te ondersteunen.
- Bij prestatieproblemen: Als een bedrijf worstelt met afnemende prestaties, klachten van klanten of ontevredenheid van werknemers, kan BPA helpen de hoofdoorzaken van deze problemen te identificeren door de onderliggende processen te analyseren. Hierdoor kan de organisatie de problemen proactief aanpakken en de algemene prestaties verbeteren.
- Tijdens initiatieven voor digitale transformatie: Naarmate bedrijven digitale transformatie omarmen, is het cruciaal om hun bedrijfsprocessen te analyseren en te optimaliseren om volledig te kunnen profiteren van nieuwe technologieën. BPA kan helpen bepalen welke processen het meest kunnen profiteren van digitalisering en begeleiding bieden bij het effectief implementeren van nieuwe tools en oplossingen.
- Tijdens een fusie of overname: Fusies en overnames vereisen vaak de integratie van processen van verschillende organisaties. Het uitvoeren van BPA kan helpen bij het identificeren van potentiële conflictgebieden, redundanties en inefficiënties, waardoor de integratie soepeler en succesvoller kan verlopen.
- Als onderdeel van een continue verbeteringsstrategie: Veel organisaties hanteren een mentaliteit van continue verbetering, met als doel hun processen en prestaties consistent te optimaliseren. In deze context kan BPA regelmatig worden uitgevoerd (bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks) om verbetermogelijkheden te identificeren en het succes van geïmplementeerde veranderingen te volgen.
Belangrijkste voordelen van analyse van bedrijfsprocessen
Methodologische bedrijfsprocesanalyse biedt een aantal voordelen voor de bedrijfsvoering en is een belangrijke factor voor procesoptimalisatie. Wanneer BPA effectief wordt geïmplementeerd, kan het de waardeketen van het kernbedrijf ondersteunen bij het behalen van de doelstellingen voor winstgevende groei of strategische transformatie. Op een meer organisatorisch niveau kan BPA zorgen voor een efficiënter, gemotiveerd en concurrerend personeelsbestand.
Laten we kijken naar zowel meetbare (materiële) doelen als minder meetbare (immateriële) voordelen.
Materiële voordelen van bedrijfsprocesanalyse
Analyse van bedrijfsprocessen kan leiden tot talrijke meetbare voordelen voor organisaties, zoals verhoogde efficiëntie, kostenverlaging, verhoogde klanttevredenheid en verbeterde betrokkenheid van werknemers. Door het bijhouden van relevante KPI's en statistieken kunnen bedrijven de impact van BPA kwantificeren en de waarde ervan aantonen bij het stimuleren van zakelijk succes en groei.
Verhoogde efficiëntie en productiviteit
Eenvan de belangrijkste doelstellingen van bedrijfsprocesanalyse (BPA) is het identificeren van inefficiënties en knelpunten in de processen van een organisatie. Door deze processen te stroomlijnen en overbodige stappen of redundanties te verwijderen, kunnen bedrijven hun operationele efficiëntie en productiviteit verhogen. Deze verbetering kan worden gemeten aan de hand van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) zoals cyclustijden, doorvoer of het gebruik van middelen.
Kostenreductie
BPA kan organisaties helpen om verspillingen te ontdekken, zoals dubbel werk, vertragingen of overmatig gebruik van middelen. Door deze problemen aan te pakken en processen te optimaliseren, kunnen bedrijven hun operationele kosten verlagen en middelen effectiever toewijzen. Meetbare voordelen kunnen worden gemeten aan de hand van statistieken zoals kosten per eenheid, totale eigendomskosten of rendement op investering (ROI).
Verbeterde klanttevredenheid
Door processen te optimaliseren en producten en diensten van hogere kwaliteit te leveren, kunnen bedrijven beter voldoen aan de verwachtingen van de klant en hun tevredenheidsniveaus verhogen. Meetbare voordelen op dit gebied kunnen worden bijgehouden met behulp van klanttevredenheidsscores, Net Promoter Score (NPS) of klantretentie- en opzegpercentages.
Meer geluk en betrokkenheid bij werknemers
Gestroomlijnde processen en goed georganiseerde werkomgevingen dragen bij tot een grotere betrokkenheid en werktevredenheid van werknemers. Werknemers zijn gemotiveerder en productiever als ze minder tijd hoeven te besteden aan frustrerende knelpunten of overbodige taken. Metrieken zoals werknemerstevredenheidsscores (eNPS), verloopcijfers of werknemersproductiviteit kunnen worden gebruikt om de impact van BPA op werknemersbetrokkenheid te meten.
Immateriële voordelen van bedrijfsprocesanalyse
Vaak komt de grootste waarde van BPA van de onmeetbare inzichten die operationele efficiëntie en procesuitmuntendheid op indirecte manieren stimuleren over een breed scala aan belangrijke prestatie-indicatoren. Deze immateriële voordelen van analyse van bedrijfsprocessen kunnen onder meer bestaan uit transparantie van processen, identificatie en verwijdering van knelpunten en inzichten in procesverbetering of automatisering.
Ontdek de ware staat van het werk
Een analyse van bedrijfsprocessen helpt organisaties om een duidelijk inzicht te krijgen in hun huidige activiteiten door workflows, procedures en interacties tussen verschillende afdelingen te onderzoeken, inclusief ongedocumenteerde schaduwprocessen. Deze diepgaande kennis van hoe het werk wordt gedaan, stelt bedrijven in staat om inefficiënties, redundanties en gebieden die verbetering behoeven te identificeren, wat uiteindelijk leidt tot effectievere en gestroomlijnde processen.
Transparante prestatiemeting
BPA stelt bedrijven in staat om transparante en objectieve prestatiemetingen vast te stellen door een reeks key performance indicators (KPI's) te creëren op basis van hun processen. Deze KPI's helpen bedrijven om hun vooruitgang te volgen en ervoor te zorgen dat ze hun bedrijfsdoelstellingen halen. Bovendien bevordert transparante prestatiemeting de verantwoordingsplicht en stimuleert het voortdurende verbetering binnen de organisatie. Procesanalyse helpt u te meten hoeveel van uw werk de overeengekomen procesmodellen volgt. happy path van overeengekomen procesmodellen.
Knelpunten identificeren en verwijderen
Een analyse van bedrijfsprocessen helpt je bij het blootleggen en verwijderen van de hoofdoorzaak van obstakels, zoals bottlenecks of draaistoelprocessen. Knelpunten zijn punten in een proces waar de werkstroom wordt belemmerd of vertraagd, wat resulteert in een verminderde efficiëntie en productiviteit. Door een grondige analyse van bedrijfsprocessen uit te voeren, kunnen organisaties deze knelpunten identificeren en de juiste acties ondernemen om ze te elimineren, waardoor hun processen worden geoptimaliseerd en de algehele prestaties verbeteren.
Mogelijkheden voor procesverbetering vinden
Procesanalyse brengt processen en taken aan het licht die geautomatiseerd kunnen worden, bijvoorbeeld door robotische procesautomatisering. Met BPA kunnen bedrijven kansen voor procesverbetering identificeren door gebieden te markeren waar verbeteringen mogelijk zijn, zoals het verkorten van cyclustijden, het minimaliseren van fouten of het verhogen van de kwaliteit van de output. Door deze kansen te benutten, kunnen bedrijven de concurrentie voorblijven en zich effectiever aanpassen aan veranderende marktomstandigheden.
Intelligente automatisering versnellen
Analyse van bedrijfsprocessen fungeert als een facilitator van intelligente automatisering en digitalisering. Nu bedrijven digitale transformatie omarmen, wordt intelligente automatisering steeds belangrijker voor het stroomlijnen van processen en het verbeteren van de efficiëntie. BPA speelt een cruciale rol bij het versnellen van de invoering van intelligente automatisering door processen te identificeren die baat kunnen hebben bij automatisering en inzicht te verschaffen in hoe deze technologieën effectief kunnen worden geïmplementeerd. Hierdoor kunnen organisaties beter gebruik maken van automatiseringstools zoals robotische procesautomatisering (RPA), kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) om hun activiteiten te optimaliseren en bedrijfsgroei te stimuleren.
Gangbare methoden voor analyse van bedrijfsprocessen
Analyse van bedrijfsprocessen is een breed gebied binnen het beheer van bedrijfsprocessen waar veel methoden en technieken gebruikt kunnen worden. Enkele veelgebruikte benaderingen zijn analyse van de toegevoegde waarde, gap-analyse, root cause-analyse en het gebruik van de pareto-techniek.
Bedrijf Process Mapping
Process mapping kan een visuele basis geven voor het analyseren van processen. Er zijn veel tools beschikbaar om digitale stroomdiagrammen te maken, maar zelfs een proceskaart op pen en papier kan procesanalisten een gedeeld basisbegrip geven van de huidige staat van bedrijfsprocessen. Process mapping geeft analisten een begrijpelijke manier om bedrijfsprocesanalyse toe te passen op een manier die zelfs complexe processen en processtromen op een begrijpelijke manier kan weergeven.
Analyse van de toegevoegde waarde
Analyse van de toegevoegde waarde is een methode die wordt gebruikt om de verschillende activiteiten binnen een bedrijfsproces te identificeren en te evalueren die bijdragen aan de totale waarde van een product of dienst. Door elke stap te analyseren helpt de methode organisaties te identificeren welke activiteiten waarde toevoegen en welke verspillend of overbodig zijn. Dankzij deze analyse kunnen bedrijven zich richten op het verbeteren van de efficiëntie en het verlagen van de kosten door activiteiten die geen waarde toevoegen te elimineren, activiteiten te stroomlijnen en middelen te optimaliseren.
Kloofanalyse
Een gap-analyse is een techniek die gebruikt wordt om de huidige prestaties van een organisatie te vergelijken met de gewenste prestaties. Door de hiaten of verschillen tussen de twee staten te identificeren, kunnen bedrijven verbeterinitiatieven prioriteren en strategieën ontwikkelen om de hiaten te overbruggen. De analyse omvat het identificeren van huidige processen, gewenste resultaten en de barrières die het bereiken van deze resultaten in de weg staan. Deze methode biedt inzicht in verbeterpunten, toewijzing van middelen en prestatiemanagement.
Analyse van de Onderliggende Oorzaak
Analyse van de onderliggende oorzaak is een methode om problemen op te lossen en de onderliggende redenen voor een specifiek probleem of een storing in een bedrijfsproces te identificeren. Door de hoofdoorzaak aan te pakken in plaats van alleen de symptomen te behandelen, kunnen organisaties langetermijnoplossingen implementeren die herhaling van het probleem voorkomen. Deze analysemethode omvat meestal een systematische aanpak, zoals de "5 waarom"-techniek of visgraatdiagrammen, om de hoofdoorzaak van een probleem te identificeren en te begrijpen.
Paretoanalyse
Pareto-analyse is een besluitvormingstool gebaseerd op het Paretoprincipe, ook bekend als de 80/20-regel. Dit principe stelt dat 80% van de effecten voortkomt uit 20% van de oorzaken. In de context van bedrijfsprocesanalyse helpt Pareto-analyse organisaties bij het identificeren van de belangrijkste problemen of oorzaken die bijdragen aan procesinefficiëntie of -falen. Door deze belangrijke problemen te prioriteren, kunnen organisaties hun middelen en verbeteringsinspanningen richten op gebieden met de grootste potentiële impact, wat leidt tot de meest significante algemene verbeteringen.
Observatie Analyse
Observatieanalyse is een methode die wordt gebruikt om een diepgaand inzicht te krijgen in hoe processen worden uitgevoerd in echte situaties. Bij deze techniek worden werknemers geobserveerd terwijl ze hun taken en rollen binnen een bepaald proces uitvoeren. Door te kijken hoe het werk wordt gedaan, kunnen analisten inefficiënties, knelpunten en mogelijkheden voor verbetering identificeren die niet duidelijk worden door alleen de procesdocumentatie te bestuderen.
Ervaringsonderzoek Analyse
Ervaringsonderzoeksanalyse, ook bekend als gebruikerservaringsanalyse of stakeholderanalyse, is een andere methode die wordt gebruikt in BPA om inzichten te verzamelen over een proces vanuit het perspectief van degenen die er direct bij betrokken zijn. Bij deze techniek worden interviews, enquêtes of focusgroepen gehouden met werknemers, klanten of andere belanghebbenden die interactie hebben met het proces dat wordt geanalyseerd.
Verschillende methoden voor de analyse van bedrijfsprocessen kunnen naast elkaar worden gebruikt door procesanalisten om aanvullende perspectieven te bieden op de prestaties van een proces en op gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Door deze methoden te combineren, kunnen organisaties een alomvattend begrip van hun processen ontwikkelen en doelgerichte, impactvolle oplossingen identificeren om hun activiteiten te optimaliseren en de algemene prestaties te verbeteren.
Tools en software voor de analyse van bedrijfsprocessen
Vandaag de dag zijn er meer dan 35 softwareoplossingen beschikbaar voor procesanalyse voor de behoeften van verschillende soorten organisaties, van kleine bedrijven tot grote ondernemingen.
De vijf hoofdcategorieën voor BPA-software zijn:
- tools voor procesmodellering
- BPM software
- software voor procesmijnbouw
- task mining gereedschap
- process intelligence software
Tools voor procesmodellering
Software voor procesmodellering maakt modellen van bedrijfsprocessen om te helpen bij het identificeren en analyseren van strategieën om de prestaties te verbeteren. Tools voor procesmodellering bevatten meestal process mapping functies en sluiten aan bij standaarden voor procesmodellering, zoals BPMN. Het belangrijkste voordeel van tools voor procesmodellering is dat ze een gebruiksvriendelijke manier bieden om de belangrijkste "zou moeten zijn"-procesvisies te visualiseren en te communiceren die helpen om de "huidige" realiteit van bedrijfsprocessen te verbeteren.
BPM software
Veel tools voor het beheren van bedrijfsprocessen (BPM) bieden BPA-functionaliteit, zoals visueel process mapping, procesontwerp en collaboratieve procesmodellering. Ze kunnen ook worden gebruikt om standaard operationele procedures (SOP's) te documenteren en om werknemers te voorzien van beleids-, taak- en procesdocumentatie. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een BPM suite-oplossing voor uw procesanalyse is dat het u een continu referentiepunt voor procesverbetering kan bieden voor de belangrijkste belanghebbenden of bedrijfsonderdelen.
Software voor procesmijnbouw
Process mining-software gebruikt dataminingtechnieken om procesgegevens te verzamelen, te standaardiseren en te analyseren uit eventlogs in bedrijfsressourcesystemen, zoals ERP of CRM. Process mining-algoritmen worden gebruikt om complexe of grote gegevenssets te visualiseren. Process mining kan een zeer nauwkeurig end-to-end beeld geven van processen die plaatsvinden binnen de kernsystemen van de onderneming. Process mining geeft de meest gedetailleerde kijk op bedrijfsprocessen, waarbij vaak duizenden of miljoenen procesvariaties worden gedocumenteerd.
Task mining gereedschap
Task mining software maakt gebruik van taakvastleggingstechnologie om taakgegevens vast te leggen van de gebruikersinterface van werknemers om te analyseren hoe taken en workflows worden voltooid in de digitale omgeving. Terwijl task mining naar de details van het werk kijkt, dragen ze ook bij aan de analyse van processen omdat ze inzicht geven in de kernprestaties en automatiseringsmogelijkheden voor routinematige, handmatige taken.
Process intelligence software
De nieuwste tool voor procesanalyse is hybride process intelligence software. Terwijl veel procesanalysetools functies voor task mining of process mining kunnen combineren, combineert hybride process intelligence de beste aspecten van elke tool via een nieuwe methode genaamd Work API. Zie voor meer informatie Work API whitepaper.
Conclusie
In deze gids hebben we de fundamenten van de analyse van bedrijfsprocessen doorgenomen, waaronder de methoden, voordelen en belangrijkste hulpmiddelen die worden gebruikt voor het effectief analyseren van bedrijfsprocessen. Als u op zoek bent naar een moeiteloze en geautomatiseerde oplossing om uw BPA te ondersteunen, kijk dan niet verder dan Workfellow. Lees een casestudy over hoe een bedrijf dat bedrijfsprocessen uitbesteedt (BPO) meer dan $ 2 miljoen aan procesverspilling kon identificeren met behulp van Workfellow's hybride process intelligence.
Gerelateerde artikelen en onderzoeken
-> 60+ intelligente automatiseringssoftware en -tools
-> Top process mining oplossingen om te vergelijken in 2023
-> Voorbeelden van 35+ process intelligence oplossingen
-> Top task mining oplossingen om te vergelijken in 2023
-> Process discovery tools en software in 2023
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen bedrijfsanalyse en bedrijfsprocesanalyse?
BPA richt zich op het onderzoeken, begrijpen en verbeteren van de specifieke processen binnen een organisatie om de efficiëntie te optimaliseren, de kosten te verlagen en de algemene prestaties te verbeteren. Aan de andere kant is bedrijfsanalyse een bredere discipline die zich bezighoudt met het beoordelen van de behoeften van een organisatie, het identificeren van mogelijke oplossingen en het geven van aanbevelingen voor verandering. Hoewel BPA een onderdeel is van bedrijfsanalyse, omvat bedrijfsanalyse ook gebieden zoals strategie, technologie, organisatiestructuur en veranderingsmanagement.
Wat is de rol van een bedrijfsprocesanalist?
Een bedrijfsprocesanalist is verantwoordelijk voor het analyseren, documenteren en verbeteren van de processen van een organisatie om de efficiëntie, productiviteit en algemene prestaties te verbeteren. Tot hun taken behoren het verzamelen van gegevens, het uitvoeren van procesanalyses, het identificeren van inefficiënties en knelpunten, het ontwikkelen van aanbevelingen voor verbetering en het samenwerken met belanghebbenden om veranderingen door te voeren. Ze kunnen ook een rol spelen bij het trainen van werknemers, het bewaken van de procesprestaties en het ondersteunen van initiatieven voor continue verbetering.
Wat zijn de belangrijkste stappen in de analyse van bedrijfsprocessen?
De zes stappen van bedrijfsprocesanalyse omvatten het definiëren van de reikwijdte, het verzamelen van informatie, het analyseren van het proces, het ontwikkelen van aanbevelingen, het implementeren van wijzigingen en het evalueren en aanpassen. Het begint met het identificeren van de te analyseren processen en het vaststellen van de grenzen van de analyse. Relevante gegevens, waaronder procesdocumentatie, prestatiecijfers en input van belanghebbenden, worden verzameld. Het proces wordt in detail onderzocht om inefficiënties, knelpunten en mogelijkheden voor verbetering te identificeren. Op basis van de analyse worden wijzigingen voorgesteld die de geïdentificeerde problemen aanpakken en in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie. Deze aanbevelingen worden vervolgens geïmplementeerd en gemonitord, waarbij waar nodig aanpassingen worden doorgevoerd om een voortdurende optimalisatie te garanderen.
Wat zijn de belangrijkste redenen voor inefficiënte processen?
Inefficiënte processen kunnen het gevolg zijn van verschillende factoren, waaronder een gebrek aan duidelijke doelstellingen, slechte communicatie, verouderde technologie, redundanties en knelpunten. Onduidelijke of ongedefinieerde doelen kunnen leiden tot processen die niet in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie, wat resulteert in inefficiëntie. Onvoldoende communicatie tussen afdelingen of werknemers kan leiden tot misverstanden, vertragingen en inefficiëntie bij de uitvoering van processen. Het gebruik van verouderde of ongeschikte technologie kan processen vertragen, de productiviteit verlagen en het vermogen van een organisatie om effectief te concurreren belemmeren. Overbodige stappen of dubbel werk kunnen tijd en middelen verspillen, terwijl knelpunten de werkstroom kunnen belemmeren of vertragen, waardoor de efficiëntie en productiviteit afnemen.
