Elke bedrijfsfunctie en elk bedrijf draait op honderden of miljoenen processen. Elke werknemer heeft zijn eigen processen en taken, of ze nu gedocumenteerd zijn of niet. Al tientallen jaren worden deze functies geanalyseerd en verbeterd door middel van verschillende vormen van procesanalyse.
In de afgelopen jaren is geavanceerde technologie ontwikkeld om de analyse van processen naar een nieuw niveau te tillen door beproefde methoden voor business intelligence toe te passen. Als gevolg hiervan is process intelligence software uitgegroeid tot een van de populairste onderwerpen op het gebied van bedrijfsvoering. In deze gids behandelen we de belangrijkste concepten, best practices en geavanceerde onderwerpen.
Waarom is process intelligence zo populair en waarvoor kan het worden gebruikt? Daar gaan we nog op in, maar laten we eerst beginnen met een aantal kerndefinities.
Wat is process intelligence?
Process intelligence is het gebruik van business intelligence-methoden en -tools bij het beheer van bedrijfsprocessen. Process intelligence kan knelpunten verwijderen, de operationele efficiëntie verbeteren en richting geven aan het herontwerpen van bedrijfsprocessen.
Voor een procesanalist is business process intelligence het verzamelen en analyseren van gegevens over bedrijfsprocessen om knelpunten en verbetermogelijkheden te identificeren. Het doel van process intelligence is om de operationele uitmuntendheid te verbeteren, werkstromen te stroomlijnen of het digitaliseringsproces te versnellen.
Vijf stappen van process intelligence analyse
Process intelligence Analyse is de technologiegedreven analyse van procesgegevens en het leveren van bruikbare inzichten voor procesverbetering. Het heeft zijn wortels in de analyse van bedrijfsprocessen - een van de kernaspecten van het beheer van bedrijfsprocessen.
Op een hoog niveau kan procesanalyse worden onderverdeeld in een aantal afzonderlijke stappen, zoals:
- Proces- en taakontdekking - Onderzoeken en documenteren van de "as-is" staat van processen in een team of organisatie.
- Process mapping - de visuele weergave van processen op basis van interviews met experts of softwareanalyse.
- Proces re-engineering - Het documenteren van hoe processen moeten worden verbeterd om bepaalde bedrijfsresultaten te behalen.
- Procesimplementatie - de belangrijke stap van het daadwerkelijk doorvoeren van procesverbeteringen in teams en systemen.
- Procesbewaking - de continue of herhaalbare evaluatie van hoe teams zich conformeren aan overeengekomen processen.
In het verleden was procesanalyse het domein van gespecialiseerde procesanalisten die handmatig analyses uitvoerden op basis van interviews met experts, enquêtes of door procesinformatie te kraken op basis van behoeften. Elk bedrijf en elke analist had zijn eigen methoden, dus de analyse zelf was niet zo gestandaardiseerd. Het zou niet ongebruikelijk zijn dat de analyse tot 6 maanden in beslag zou nemen en door de handmatige aard van de methode spenderen bedrijven 3-5 jaar tussen process discovery audits.
Waarom bedrijfsprocessen analyseren?
Enkele veel voorkomende redenen voor het analyseren van bedrijfsprocesgegevens zijn:
- Process discovery. Ontdek de werkelijke status van processen binnen een team of organisatie,
- Procesanalyse. Ga diep in op individuele taken of processtappen binnen complexe workflows,
- Workflowanalyse. In meer detail de end-to-end workflows in de bedrijfsvoering verkennen en analyseren,
- Conformiteitscontrole. Variaties van sleutelprocessen visualiseren om conformiteit met overeengekomen processen in kaart te brengen,
- Analyse van onderliggende oorzaken. Onderzoek de hoofdoorzaken van inefficiënte processen,
- Procesoptimalisatie. Volg de voortgang van belangrijke procesverbeteringsinitiatieven en bedrijfsdoelen.
Procesanalyse is een goed gedefinieerde praktijk - en binnenkort zullen we zien hoe deze naar een hoger niveau is getild met behulp van process intelligence software.
Waarom is process intelligence belangrijk?
Om te begrijpen waarom process intelligence belangrijk is voor bedrijven, kunnen we kijken naar nieuw onderzoek gepubliceerd door HFS Research.
Volgens een onderzoek onder leidinggevenden in grote (Global 2000) ondernemingen zag 91% van de respondenten process intelligence als zeer belangrijk voor het verhogen van de bedrijfswaarde. Bijna 86% van de respondenten voelde ook de impact van process intelligence in hun huidige bedrijf.
Hetzelfde onderzoek wijst echter ook op de uitdagingen van process intelligence technologie en projecten. Meer dan 2 op de 3 respondenten was teleurgesteld in eerdere process intelligence projecten en ook meer dan 2 op de 3 respondenten vond dat process intelligence technologie te complex is om effectief te implementeren.
Een conclusie die door velen in het HFS Research en daarbuiten wordt getrokken, is dat process intelligence enorm belangrijk is voor effectieve ondernemingen om hun concurrentievermogen te behouden, terwijl achterblijvers in investeringen in process intelligence zichzelf steeds verder achterop kunnen zien raken in het creëren van waarde.
Hoe werkt process intelligence ?
Hoewel process intelligence op veel verschillende manieren kan worden geïmplementeerd, variërend van geautomatiseerde process discovery tools tot zelfgebouwde procesanalyses. Ze volgen meestal een extract-transform-load (ETL) stroom die bekend is bij business intelligence oplossingen waar ruwe procesgegevens automatisch worden georganiseerd voor geavanceerde gegevensanalyse.
- Extraheren - gegevens worden verzameld uit bedrijfsresourcesystemen of van werknemers die taken uitvoeren op werkstations.
- Transformeren - de verzamelde ruwe gegevens worden verwerkt en getransformeerd voor analyse, bijvoorbeeld door opschonen en ontdubbelen.
- Laden - gegevens worden verplaatst naar een database of datawarehouse waar ze kunnen worden geanalyseerd en gevisualiseerd in dashboards.
Zodra de verzamelde gegevens beschikbaar zijn in een database, worden process mining algoritmes vaak toegepast om een tijd-en-beweging beeld te produceren dat gevisualiseerd kan worden als een direct gevolgde grafiek. Met andere woorden, de proces- en taakstappen kunnen elk van een tijdstempel worden voorzien en in een volgorde worden weergegeven, wat de procesanalist helpt om de werkstroom te begrijpen.
In de meeste gevallen gebeurt process intelligence automatisch via speciale softwareoplossingen die realtime of bijna realtime analyses kunnen bieden met webbrowsergebaseerde analyses.
Process intelligence vs proces mijnbouw
Process intelligence en process mining worden gemakkelijk met elkaar verward, maar zijn niet hetzelfde. Terwijl process mining software een methode is om het "hoe" van data mining procesinformatie te bereiken, is process intelligence het "wat" van het aanpassen van business intelligence methoden aan bedrijfsprocessen.
Laten we het visueel bekijken in de grafiek hieronder.
Process mining is een van de meest gebruikte manieren om automatisch procesgegevens te verzamelen voor process intelligence. Andere methoden zijn task mining en Work API.
Tegenwoordig maken veel leveranciers van process mining ook gebruik van mogelijkheden om taken vast te leggen en veel analisten hebben de verschillende oplossingen herkend die behoren tot dezelfde use-case van analyse van bedrijfsprocessen. De oplossingen sluiten elkaar echter niet uit. Het is mogelijk voor enterprise organisaties om meer dan één process intelligence oplossing te gebruiken.
Voordelen van het bedrijf process intelligence
Elke organisatie heeft unieke vereisten en verwachte resultaten voor process intelligence. Enkele van de meest voorkomende voordelen zijn:
- Verbeterde efficiëntie: Business process intelligence kan helpen bij het identificeren van processen die inefficiënt of ineffectief zijn, waardoor processen sneller en efficiënter kunnen worden uitgevoerd.
- Risicobeperking: Business process intelligence kan helpen om risico's te identificeren en organisaties te waarschuwen voor potentiële problemen voordat ze kritiek worden.
- Verbeterde zichtbaarheid: Business process intelligence kan een overzicht bieden van het volledige bedrijfsproces, waardoor organisaties een beter inzicht krijgen in hun activiteiten en beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.
- Verbeterde naleving: Business process intelligence kan organisaties helpen ervoor te zorgen dat ze voldoen aan industriële voorschriften en normen.
- Verhoogde productiviteit: Business process intelligence kan organisaties helpen om hun processen te optimaliseren, wat leidt tot een hogere productiviteit en kostenbesparingen.
Process intelligence helpt bedrijfsleiders om de werkelijke staat van taken, processen en workflows vandaag te ontdekken om de operationele uitmuntendheid in de toekomst te verbeteren.
Process intelligence is belangrijk omdat het een systematische en gegevensgestuurde manier is om bedrijfsprocessen te verbeteren door knelpunten te elimineren, automatiseringsmogelijkheden te identificeren en de operationele efficiëntie te verbeteren.
Lees een casestudy over hoe een middelgroot accountantskantoor meer dan € 2 miljoen ($ 2,17 miljoen) aan procesverspilling ontdekte met behulp van geautomatiseerd process intelligence.
Gereedschappen en software gebruikt voor process intelligence
Als je op zoek bent naar een process intelligence tool heb je keuze te over. Er zijn momenteel meer dan 35 verschillende process intelligence softwareoplossingen op de markt - en nog veel meer oplossingen die task mining of andere vormen van procesanalyse en -beheer aanbieden. Globaal zijn er onder andere de volgende opties:
- Zelfgebouwde procesanalyses die draaien op business intelligence-platforms (zoals Microsoft PowerBI, Qlik Sense of Tableau).
- Speciale process mining-software die process intelligence haalt uit eventlogs in bedrijfsressourcesystemen.
- Task mining Software die procesinformatie verzamelt van de werkstations van specifieke teams of groepen werknemers.
- Process discovery software die zich richt op het ontdekken van processen en task mining.
- Hybride process intelligence oplossingen die process mining en task mining combineren in dezelfde oplossing.
Download een whitepaper over hoe je process mining en task mining kunt combineren via een nieuwe methode genaamd Work API.
Process intelligence vs bedrijfsinformatie
Hoewel process intelligence kan worden uitgevoerd op business intelligence tools, zoals PowerBI of Tableau, kiezen veel bedrijfsleiders voor speciale software.
Het belangrijkste voordeel van process intelligence software is de snelheid waarmee inzicht wordt verkregen, waarbij speciale oplossingen sjablonen, integratiemogelijkheden en process mapping kunnen aanpassen die gebruikmaken van de opgebouwde stilzwijgende ervaring van ervaren professionals in het beheer van bedrijfsprocessen.
Een ander voordeel van process intelligence tools is dat process discovery en process performance measurement snel geconfigureerd kunnen worden op basis van reeds bestaande templates. Veel process intelligence tools bieden bijvoorbeeld kant-en-klare configuraties voor belangrijke use cases, zoals financiële operaties of inkoop, of belangrijke industrieën zoals banken, financiële diensten en verzekeringen.
Voorbeelden van process intelligence dashboards
Hieronder zie je een praktijkvoorbeeld van process intelligence software in de vorm van een procesvariantenanalyse van een crediteurenadministratie workflow. In dit populaire type process intelligence visualisatie zie je hoe een standaardproces op verschillende manieren of procespaden van begin tot eind wordt uitgevoerd, met gemiddelde tijden voor elke processtap.
Hieronder zie je nog een voorbeeld van process intelligence in de vorm van een dashboard met een overzicht van de processen, inclusief inzichten op zowel proces- als taakniveau die belangrijke prestatie-indicatoren identificeren voor een verzekeringsmaatschappij, zoals de kosten van het werk en de doorlooptijd.
Een derde voorbeeld van process intelligence dashboards is de werkweergave - waar je de interacties van verschillende IT-systemen binnen een processtroom kunt zien. Je kunt ook gedetailleerder zien waar informatie is overgebracht (bijv. copy-paste) van het ene systeem naar het andere.
Hoe bouw je een zaak op voor process intelligence
De beste manier om een business case te maken voor process intelligence is het identificeren van de potentiële voordelen en besparingen die kunnen worden bereikt door de implementatie van een process intelligence systeem. Deze voordelen en besparingen kunnen worden gekwantificeerd in termen van tijd, geld en middelen. Daarnaast is het belangrijk om de potentiële risico's te identificeren die gepaard gaan met de implementatie van een process intelligence systeem, zodat deze kunnen worden afgewogen tegen de potentiële voordelen en besparingen. Tot slot is het belangrijk om de kosten van de implementatie van het systeem te beoordelen, evenals eventuele lopende kosten in verband met onderhoud en ondersteuning.
Hier volgen enkele elementen van een goede business case voor process intelligence:
- Stem je belangrijkste doelstellingen af op de bedrijfsstrategie en -doelen.
- De juiste mensen aan boord krijgen.
- Leg je verwachte voordelen in eenvoudige bewoordingen uit.
- Bouw de casus op met realistische kosten en resultaten.
Use cases voor intelligente bedrijfsprocessen
Bij het opstellen van een business case voor process intelligence kun je nadenken over de business value drivers die je wilt communiceren met de belangrijkste belanghebbenden.
Een recente studie van Deloitte en HFS Research bracht een aantal use cases voor process mining aan het licht (en ook breder relevant voor process intelligence).
- Creëren van een single source of truth / system of record voor processen en workflows.
- Het helpen prioriteren van de backlog voor procesontwikkeling op een gegevensgestuurde en meetbare manier.
- Ontwikkeling en beheer van procesautomatiseringstechnieken en -tools.
- Continue bewaking van de real-time gezondheid van je processen, workflows en werkefficiëntie.
- Ontwikkeling van agile procesoptimalisatiemethoden en ondersteuning van het verandermanagement bij het digitaliseren van werk.
Deze use cases kunnen worden toegepast op verschillende branches (bijv. verzekeringen of banken) of functies (bijv. financiën of inkoop.) Vraag een demo aan voor meer informatie over uw use cases.
Wanneer een RFP aanvragen?
Bij het evalueren van uw opties kunt u overwegen om een Request for Proposal (RFP) te maken voor process intelligence software. Een RFP kan u helpen bij het verfijnen van de case en de vereisten binnen uw organisatie en bij het identificeren van potentiële leveranciers van software of oplossingen die aan uw behoeften kunnen voldoen.
Enkele typische process intelligence RFP scoringscriteria om in overweging te nemen:
- Ben je op zoek naar een process mining-, task mining, of full-feature process intelligence oplossing die systemen, processen en werk omvat?
- Ben je op zoek naar een kant-en-klare oplossing die een beperkte implementatie vereist of meer uitgebreide implementatiemiddelen?
- Beschik of heb je de mogelijkheden nodig om de oplossing in je hele organisatie te implementeren of heb je uitgebreide ondersteuning nodig van de leverancier of een van zijn partners?
- Wat is je tijdsbestek en urgentie voor het project? Is het binnen weken, maanden of jaren?
- Ben je op zoek naar een oplossing die je kunt testen en na verloop van tijd kunt uitbreiden binnen je organisatie, of verwacht je vanaf het begin duidelijke, meetbare resultaten?
- Hoe belangrijk is de huidige staat van de oplossing en hoeveel belang hecht je aan de visie en toekomstige roadmap van je gekozen partner?
- Kun je de totale eigendomskosten van de oplossing schatten op basis van de antwoorden op het voorstel en voldoet het aan je budgetvereisten?
Toekomst van process intelligence
Process intelligence is een snel ontwikkelend gebied van nieuwe technologie waar we de komende jaren innovatie en meer investeringen verwachten. Volgens de bevindingen van Workfellow expert interviews, zijn hier vijf gebieden waar process intelligence een belangrijke rol speelt in de toekomst van werk.
- Democratisering van analyses en inzichten. Steeds meer autonome process intelligence oplossingen zullen de behoefte aan tactische process mining en task mining verminderen. Hierdoor krijgen de bedrijfsleiding en belanghebbenden toegang tot de meest waardevolle procesgegevens zonder dat er zwaar geïnvesteerd hoeft te worden in data science.
- Radicaal transparante bedrijfsvoering. Naarmate meer process intelligence oplossingen proces-, taak- en systeemgegevens over end-to-end workflows combineren, kunnen bedrijfsleiders hun activiteiten op radicaal transparante manieren meten en verbeteren voor verschillende bedrijfsonderdelen en teams.
- Datagestuurd BPM geleid door beslissingsintelligentie. Meer process intelligence stelt operational excellence-teams in staat om over te stappen van procesbeheer op basis van gegevens naar procesoptimalisatie op basis van gegevens.
- The AI-augmented workforce. Process intelligence ontdekt manieren waarop automatisering de materiedeskundigheid van het personeel vastlegt en verbetert, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan taken met toegevoegde waarde.
- De volledig geautomatiseerde onderneming. Process intelligence versnelt de invoering van intelligente automatiseringen robotische procesautomatisering, wat resulteert in de uiteindelijk geautomatiseerde onderneming.
Process Intelligence FAQ
Waarom is process intelligence belangrijk?
Steeds meer bedrijfsleiders zien process intelligence als een essentiële factor voor proces-excellence, omdat het organisaties helpt bij het begrijpen en optimaliseren van hun operationele processen. In het snelle, digitale bedrijfslandschap van vandaag de dag moeten organisaties flexibel, efficiënt en flexibel zijn. Process intelligence kan hierbij helpen door knelpunten, inefficiënties en risico's in processen te identificeren. Het kan de gegevensgestuurde inzichten bieden die nodig zijn om processen opnieuw te ontwerpen en te stroomlijnen, wat leidt tot een verbeterde operationele efficiëntie, lagere kosten en een betere klantervaring. Bovendien ondersteunt process intelligence ook naleving door afwijkingen van standaardprocedures te markeren, wat helpt bij risicobeheer en naleving van de regelgeving.
Wat zijn de beperkingen van process mining voor geautomatiseerd process discovery?
Ondanks de vele voordelen heeft process mining voor geautomatiseerd process discovery bepaalde beperkingen. Eén beperking is dat process mining sterk afhankelijk is van de kwaliteit en beschikbaarheid van gegevens. Als de gegevens onvolledig, onnauwkeurig of niet beschikbaar zijn, zullen de resultaten van process mining beïnvloed worden. Verder kan process mining moeite hebben met complexe en flexibele processen. In de echte wereld zijn processen vaak niet-lineair en omvatten ze meerdere parallelle activiteiten. Process mining kan deze complexe processen soms oversimplificeren, wat leidt tot een gebrek aan precisie in de resultaten. Bovendien kan process mining weliswaar patronen identificeren en inzichten verschaffen in de prestaties van processen, maar het schrijft niet noodzakelijkerwijs oplossingen of strategieën voor procesverbetering voor. Daarvoor is vaak de betrokkenheid van domeinexperts nodig.
Hoe kun je process intelligence tools gebruiken om de procesprestaties te verbeteren?
Process intelligence hulpmiddelen kunnen op verschillende manieren worden gebruikt om de procesprestaties te verbeteren. Ze kunnen de huidige processen visueel in kaart brengen en helpen bij het identificeren van knelpunten, vertragingen en inefficiënties die gestroomlijnd of geëlimineerd kunnen worden. Deze tools kunnen ook metrics en key performance indicators (KPI's) genereren waarmee organisaties de procesprestaties in de loop van de tijd kunnen volgen en de impact van veranderingen kunnen evalueren. Daarnaast kunnen process intelligence tools machine learning gebruiken om toekomstige procesprestaties te voorspellen op basis van historische gegevens, waardoor proactief beheer van potentiële problemen mogelijk wordt. Process intelligence kan ook een cultuur van voortdurende verbetering ondersteunen door organisaties in staat te stellen de impact van verschillende procesontwerpopties te testen en te evalueren.
Wat is het verschil tussen hoe process mining en task capture procesgegevens verkrijgen?
Process mining en task capture verkrijgen procesgegevens op verschillende manieren. Process mining haalt gegevens uit eventlogs die zijn opgeslagen in informatiesystemen. Dit betekent dat het bestaande gegevens gebruikt van systemen voor het beheren van bedrijfsprocessen, systemen voor het beheren van klantrelaties en andere IT-systemen. Deze logs geven een gedetailleerd verslag van de gebeurtenissen die plaatsvonden als onderdeel van een proces, inclusief wat er werd gedaan, wanneer en door wie. Aan de andere kant legt taakvastlegging, ook bekend als taakregistratie of procesvastlegging, procesgegevens vast door de handelingen van de personen die de taken uitvoeren direct te observeren en vast te leggen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van schermopnamesoftware, toetsaanslagenregistratie of andere soortgelijke technologieën. Het vastleggen van taken kan inzicht geven in de specifieke stappen in een proces, inclusief eventuele workarounds of afwijkingen van de standaardprocedure die mogelijk niet worden vastgelegd in eventlogs.
Process Intelligence Artikelen en onderzoek
Klaar om je weg naar process intelligence te vervolgen?
Kies het meest geschikte onderwerp uit de gerelateerde artikelen en onderzoeken:
-> Process intelligence vs procesmijnbouw
-> Hoe bouw je een business case voor process intelligence
-> Zes financiële processen die kunnen worden verbeterd met process intelligence
-> Hoe schrijf je een RFP voor process intelligence oplossingen?
-> Vergelijk process intelligence software en tools
