Intelligente Automatisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, indem sie Produktivität, Effizienz und Genauigkeit steigert. Sie ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Die Implementierung von Automatisierungslösungen kann komplex sein, und es müssen mehrere Hindernisse überwunden werden, um den vollen Nutzen daraus zu ziehen. In diesem Artikel gehen wir auf einige der wichtigsten Herausforderungen ein, mit denen Unternehmen bei der Prozessautomatisierung konfrontiert sind, und stellen praktische Lösungen vor, um diese zu überwinden.
Was ist Prozessautomatisierung?
Bei der Prozessautomatisierung wird Technologie eingesetzt, um sich wiederholende Aufgaben und Prozesse automatisch auszuführen, so dass weniger menschliche Eingriffe erforderlich sind. Die Automatisierung kann auf verschiedene Geschäftsprozesse angewandt werden, z. B. in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Lieferkette und Kundendienst.
Drei Hauptgründe für das Scheitern von Prozessautomatisierungsprojekten
Es hätte perfekt sein können, wenn die Unternehmen genau wüssten, warum sie Automatisierung am Arbeitsplatz brauchen, welche Endergebnisse sie wünschen und erwarten und welchen Weg sie einschlagen müssen, um dies zu erreichen. Natürlich ist die Realität weit davon entfernt, und es gibt andere exogene Faktoren, die den Transformationsprozess einer Organisation beeinflussen.
1. Organisatorische Veränderungsmüdigkeit
Der erste und wichtigste Grund, der die Bemühungen von Unternehmen um die digitale Transformation bremst, ist die gute alte Veränderungsmüdigkeit. Nun, die Angst vor Veränderungen ist von Natur aus im Menschen vorhanden, aber gepaart mit den "erfolglosen" Erfahrungen aus der Vergangenheit mit Managementveränderungen kann sie sich zu einem kompletten Albtraum entwickeln.
Was den Menschen am meisten Angst macht, ist die Unsicherheit, die mit dieser Übergangsphase verbunden ist. Eine Möglichkeit, damit umzugehen, könnte darin bestehen, den Mitarbeitern alle anstehenden Veränderungen mitzuteilen. Es ist wichtig, dass jeder im Unternehmen den Wert erkennt, den die Veränderungen für die Organisation haben. Wenn die Leute nicht wissen, "warum" sie etwas tun, sind sie auch nicht bereit, es zu tun, oder?
Was können Führungskräfte dann tun, um diesen Prozess zu erleichtern? Sie könnten alle großen Ereignisse im Voraus richtig einleiten und dabei jede einzelne Person, die von der Veränderung betroffen ist, einbeziehen. Die anstehenden Veränderungen zu planen, die Menschen in jeder Phase zu begleiten, sie um ihr Feedback zu bitten und für allgemeine mentale Sicherheit zu sorgen, mag einfach klingen, aber das hilft sehr dabei, die Automatisierungsinitiativen leichter durchlaufen zu lassen.
2. Unzusammenhängende Geschäftsprozesse
Ein weiteres großes Hindernis, das den Automatisierungsversuchen die Wirksamkeit nimmt, ist die Fragmentierung der Prozesse. Wenn die Unternehmen Automatisierungsideen erproben und sogar umsetzen, agieren die Abteilungen und Referate als separate Einheiten. Während dies bei abteilungsspezifischen Änderungen durchaus vertretbar ist, führt das Fehlen einer organisationsweiten Prozessvereinheitlichung dazu, dass der gesamte Automatisierungsprozess zu einem großen Durcheinander wird. Der Einsatz völlig willkürlicher Tools und die Automatisierung "hier und da" können zu noch größeren Lücken im System führen.
Als High-Level-Lösung sollten die Unternehmen zunächst herausfinden, wie die Arbeit derzeit wirklich erledigt wird. Es ist einfacher, die Richtung festzulegen, wenn man zumindest weiß, wo man steht! Wenn man ein klares Bild von den bestehenden Abläufen mit den größten Problemen hat, ist es einfacher zu erkennen, welche Änderungen die höchste Priorität haben sollten, weil sie die größten Auswirkungen haben.
3. Mangelnde Bereitschaft für eine neue Arbeitsrealität
Ein ganz offensichtlicher, aber etwas schwierigerer Faktor ist die mangelnde Bereitschaft zu den Veränderungen. Das neue Arbeitsumfeld, in dem Menschen mit Robotern und KI zusammenarbeiten, erfordert einen anderen Ansatz und eine andere Denkweise sowohl von der Führung als auch von den Mitarbeitern. Schon bald wird jedes moderne Team oder jede Einheit sowohl aus traditionellen als auch aus digitalen Arbeitskräften bestehen, die gemeinsam an Projekten arbeiten und ihre Fähigkeiten gegenseitig ergänzen. Das würde bedeuten, dass die Mitarbeiter anpassungsfähig sein und schnell lernen müssen, aber auch, dass die Neueinstellungen für Automatisierungsprojekte langsam und schwierig zu akquirieren sind.
Es ist sehr wichtig festzuhalten, dass Roboter den Menschen nicht ersetzen, zumindest nicht in absehbarer Zukunft, sondern ihn vielmehr unterstützen und assistieren. Maschinen und Roboter würden niedrigschwellige Transaktionsarbeiten erledigen, die keine menschliche Intelligenz erfordern. Dies würde bedeuten, dass die Menschen mehr Zeit für nicht-manuelle und kreativere, innovative Arbeit haben werden.
Natürlich erfordert dies von den Arbeitnehmern etwas andere Fähigkeiten, so dass die Weiterbildung der Arbeitnehmer ein notwendiger Schritt wäre, um sie auf solche großen Veränderungen am Arbeitsplatz vorzubereiten. Darüber hinaus erfordern viele Softwareanwendungen bestimmte Qualifikationen und umfangreiche Schulungsprogramme, so dass Aufgeschlossenheit, Flexibilität und eine hohe Ambiguitätstoleranz bei den Mitarbeitern sehr geschätzt werden.
Herausforderungen bei der Prozessautomatisierung überwinden
Die Bewältigung der Herausforderungen der Prozessautomatisierung erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, der verschiedene Aspekte des Implementierungsprozesses berücksichtigt. Einige praktische Lösungen sind:
Kommunikation und Kollaboration
Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sind entscheidend für den Erfolg von Automatisierungsprojekten. Unternehmen sollten mit den wichtigsten Interessengruppen und Mitarbeitern zusammenarbeiten, um einen Konsens zu erzielen und den Widerstand gegen Veränderungen zu verringern. Außerdem sollten funktionsübergreifende Teams gebildet werden, um eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Abstimmung zu gewährleisten.
Richtige Planung und Ausführung
Eine ordnungsgemäße Planung und Ausführung ist für den Erfolg von Automatisierungsprojekten entscheidend. Unternehmen sollten eine klare Roadmap und einen Zeitplan entwickeln und dabei potenzielle Risiken und Herausforderungen identifizieren. Darüber hinaus sollten sie Automatisierungsinitiativen auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen und ihres ROI nach Prioritäten ordnen. Process intelligence Software kann Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten der Prozessautomatisierung zu erkennen und den Fortschritt im Verlauf Ihrer Initiativen zu verfolgen.
Umfassendes Änderungsmanagement
Ein dritter entscheidender Aspekt bei der Überwindung der Automatisierungsmüdigkeit ist das konsequente Bemühen um Veränderungsmanagement. Viele Menschen fühlen sich bedroht oder sind frustriert, wenn die Automatisierung ihnen Arbeitsaufgaben abnimmt. Es ist wichtig, die Vorteile der Prozessautomatisierung zu kommunizieren und die Mitarbeiter darüber zu informieren, wie die Automatisierung Zeit und Ressourcen für sinnvollere Aufgaben freisetzen kann.
Wandel ist unvermeidlich, aber Belastbarkeit und Agilität sind ein Muss
Unabhängig von der Branche und dem geografischen Gebiet wird jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, die Wissensarbeit leisten, in den kommenden Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen setzen müssen. Sie ist nicht mehr nur ein "Nice-to-have". Sie ist ein erstaunliches Werkzeug, das den Menschen die Arbeit erleichtert und Unternehmen wettbewerbsfähiger macht, wenn es richtig eingesetzt wird. Automatisierung ist viel mehr als nur Roboter, die Menschen unterstützen; es ist eine völlig neue Arbeitsweise, die für bessere Systeme und automatisierte Arbeitsabläufe sorgt.
Der Schlüsselfaktor ist hier jedoch die Geschwindigkeit. Es ist wichtig, einen strategischen Plan und eine klare Vorstellung davon zu haben, welche Ergebnisse zu erwarten sind, damit das Unternehmen die Automatisierung mit einem Ziel verfolgt und nicht, weil alle anderen das auch tun. Da die Dinge jedoch unsicher sind und sich so schnell ändern, ist Schnelligkeit nicht nur erforderlich, um im Vergleich zu den Konkurrenten des Unternehmens an der Spitze zu stehen, sondern auch, um das Wachstum zu sichern.
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