Sechs Kernprozesse im Finanzwesen, die sich mit process intelligence

Stellen Sie sich vor, Sie könnten einen Blick in die Finanzabteilung Ihres Unternehmens werfen und das komplizierte Geflecht von Aufgaben und Prozessen sehen, das jede Transaktion, jede Genehmigung und jeden Bericht steuert. Process intelligence ist eine hochmoderne Technologie, mit der Sie genau das tun können - und sie ist jetzt noch besser auf die Bedürfnisse von Finanzleitern zugeschnitten.

Finance process intelligence eine neue Analysetechnik, die Daten aus verschiedenen Geschäftsanwendungen und Workflows extrahiert, um Geschäftsprozesse zu entdecken, zu überwachen und zu verbessern. Die Lösung kombiniert die besten Elemente von Task und Process Mining , um den komplexen Anforderungen der heutigen digitalisierten Finanzabteilungen gerecht zu werden.

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Bevor wir auf die wichtigsten Anwendungsfälle für process intelligence eingehen, sollten wir uns einige Grundlagen vergegenwärtigen.

Was sind die wichtigsten Finanzprozesse?

Das Herzstück eines jeden Unternehmens ist die Finanzabteilung, die den Schlüssel zum finanziellen Erfolg und zur Stabilität des Unternehmens in der Hand hält. Finanzabteilungen spielen eine entscheidende Rolle für die allgemeine Gesundheit und das Wachstum eines Unternehmens. Sie tragen die Verantwortung für die Verwaltung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens, treffen fundierte Entscheidungen und liefern wertvolle Erkenntnisse, die zur Gestaltung der Zukunft des Unternehmens beitragen.

Eine Finanz- und Buchhaltungsabteilung kann ein breites Spektrum an Aufgaben übernehmen, von der Buchführung über die Rechnungsstellung und die Genehmigung von Ausgaben bis hin zu Budgetierung und Prognosen. Im weiteren Sinne sind Finanzteams oft für die Erleichterung von Markteinführungsstrategien durch CAPEX- und OPEX-Investitionen sowie für das Risikomanagement und die Rechenschaftspflicht gegenüber Lieferanten und Steuerbehörden zuständig.

Die zentralen Finanzprozesse sind einfach die Aufgaben und Arbeitsabläufe, die von der Finanz- und Buchhaltungsabteilung verwaltet werden, um die finanziellen Ressourcen des Unternehmens zu verwalten und die Geschäftsziele zu erreichen.

Sechs zentrale Finanzprozesse

Jede Finanzabteilung ist anders. Wenn Sie sechs CFOs nach einer Liste ihrer Kernprozesse fragen, werden Sie sechs verschiedene Antworten erhalten. Dennoch können wir die wichtigsten operativen Finanzprozesse auf die folgende Liste zusammenfassen.

• Einkaufen
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• Fakturierung und Debitorenbuchhaltung
• Steuerkonformität und Berichterstattung
• Reise- und Spesenmanagement
• Finanzielle Berichterstattung

Wer ist für die Finanzprozesse zuständig?

Die Verantwortung für die Finanzprozesse liegt bei einem speziellen Team von Fachleuten, vom CFO bis zum Lohnbuchhalter. In einigen größeren Organisationen kann dies spezielle Abteilungen für einzelne Funktionen wie Buchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung umfassen, während es sich in kleineren Organisationen einfach um ein Team von Finanzmanagern und Controllern handeln kann, die die Verantwortung für eine breite Palette von Aufgaben, Arbeitsabläufen und Prozessen übernehmen.

Generell sollte jeder Mitarbeiter ein gewisses Maß an Verantwortung für die Finanzvorgänge und -kontrollen in seinem Unternehmen übernehmen. Praktisch jeder Mitarbeiter hat in irgendeiner Weise mit dem Finanzteam zu tun, sei es bei der Budgetierung von Geschäftsabläufen, der Gehaltsabrechnung oder einfach bei der Genehmigung von Reisekostenabrechnungen. Wenn es Probleme mit den Ressourcen oder der Kapazität des Finanzteams gibt, bekommt das wahrscheinlich jeder zu spüren. Manuelle Prozesse oder ineffiziente Genehmigungsschritte summieren sich schnell und binden wertvolle Zeit und Ressourcen des gesamten Unternehmens.

Was stimmt normalerweise nicht mit den Kernprozessen im Finanzwesen?

Auch wenn die steuerlichen Gegebenheiten der Unternehmen unterschiedlich sind, so ist der Zustand der Finanztransaktionen in der Regel kein Kernproblem des Finanzprozesses. Die meisten Unternehmen sind in der Lage, ihre Jahresabschlüsse ordnungsgemäß auszufüllen, die Geschäftseinnahmen ordnungsgemäß zu erfassen und den Cashflow zu verwalten.

Die größte Herausforderung für die Prozesse der Finanzteams besteht in der Regel darin, die Kapazitäten des Finanzteams für eine große Anzahl von Finanzprozesskontrollen und Arbeitsabläufen zu verwalten, wobei es schwierig sein kann, Schlüsselprozesse und Prozessengpässe über eine große Anzahl verschiedener IT-Systeme und Geschäftsanwendungen zu verwalten.

In einem großen Unternehmen werden im Durchschnitt über 170 verschiedene Geschäftsanwendungen eingesetzt. Es kann verschiedene Anwendungen geben, die von den Finanzteams für die Verwaltung von Zahlungsanforderungen, die strategische Planung, die Genehmigung von Lieferanten, Reisekosten usw. verwendet werden. Darüber hinaus müssen Finanzdaten oft konsolidiert oder in verschiedenen Arten von Management-Dashboards dargestellt werden, was zu einer großen Menge an manueller Dateneingabe und dem Wechsel zwischen mehreren Systemen führt. Jüngste Untersuchungen von Workfellow haben ergeben, dass ein typischer Mitarbeiter des Finanzteams jede Woche 90 Minuten damit verbringt, zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her zu wechseln, und 50 % seiner Arbeitszeit mit sich wiederholenden Aufgaben verbringt.

Woran erkennen Sie, dass Sie Herausforderungen im Finanzprozess haben?

Finanzabteilungen sind oft hektisch und schnelllebig. Es gibt jedoch ein paar gemeinsame Symptome, die gesunde Finanzprozesse von chronischem Versagen der Finanzprozesse unterscheiden:

• Verzögerte oder langsame Genehmigung - wenn Zahlungen regelmäßig verzögert werden oder die Genehmigungsverfahren ineffizient sind.
• Unklare Rollenverteilung - wenn nicht klar ist, wer für wichtige Metriken oder Aufgaben in Prozessen und Arbeitsabläufen verantwortlich ist.
• Schwierigkeiten bei der Bewältigung der Arbeitsbelastung - wenn das Finanzteam ständig überlastet ist und Überstunden macht, um die monatlichen Abschlüsse oder andere regelmäßige Aufgaben zu erfüllen.
• Mangelnde Transparenz - wenn die Unternehmensleitung nicht in der Lage ist, die End-to-End-Prozesse zu messen und zu beeinflussen, die über verschiedene Geschäftsfunktionen und IT-Systeme hinweg ablaufen.

Wie process intelligence Herausforderungen bei Finanzprozessen erkennen und lösen kann

Finance process intelligence ist eine neue Softwarelösung, die die besten Elemente der Lösungen Process Mining und task mining kombiniert, um eine durchgängige Sichtbarkeit aller zentralen Finanzprozesse und Finanzvorgänge zu gewährleisten. Die Lösung wurde von Grund auf so konzipiert, dass sie die anspruchsvollen Anforderungen von Fachleuten aus dem Geschäftsbetrieb erfüllt, die ineffiziente Prozesse beseitigen, redundante Aufgaben rationalisieren und manuelle Arbeit automatisieren wollen.

Finance process intelligence verschafft Ihnen einen sofortigen Einblick in den Zustand der bestehenden Prozesse und gibt Ihnen die Möglichkeit, die Effizienz zu verbessern, veraltete Systeme zu ersetzen und manuelle Arbeiten durch Automatisierungssoftware zu ersetzen. Es handelt sich um eine Plug-and-Play-Software, die Ihnen hilft, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und den Finanzbetrieb mit Daten zu optimieren, denen Sie vertrauen können.

So profitiert process intelligence von sechs zentralen Finanzprozessen

Einkaufen

Process intelligence Software haucht der Beschaffungsfunktion neues Leben ein, indem sie Arbeitsabläufe rationalisiert und Routineaufgaben automatisiert. Sie ermöglicht es den Finanzteams, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer und aktueller Daten zu treffen, und fördert so das Vertrauen und die Kontrolle über die Beschaffungsprozesse. Durch die Beseitigung von Ineffizienzen und die Verringerung des Fehlerrisikos trägt die Software process intelligence zu einer kosteneffizienteren und reaktionsschnelleren Beschaffungsfunktion bei, was sich positiv auf die finanzielle Gesamtlage des Unternehmens auswirkt.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung kann ein schwieriger und emotionsgeladener Prozess sein, da es darum geht, gute Beziehungen zu den Lieferanten zu pflegen und rechtzeitige und korrekte Zahlungen zu gewährleisten. Die Software Process intelligence vereinfacht diese Funktion, indem sie die Zahlungsverarbeitung automatisiert und Echtzeiteinblicke in ausstehende Rechnungen bietet. Diese verbesserte Übersicht verringert nicht nur das Risiko von Zahlungsverzögerungen und Vertragsstrafen, sondern fördert auch das Vertrauen und die Verlässlichkeit der Lieferanten, was letztlich zu reibungsloseren und harmonischeren Geschäftsbeziehungen beiträgt.

Fakturierung und Debitorenbuchhaltung

Process intelligence Software revolutioniert die Fakturierung und Debitorenbuchhaltung, indem sie Engpässe identifiziert, Fehler reduziert und die Zahlungsabwicklung rationalisiert. Sie versetzt Finanzteams in die Lage, ausstehende Rechnungen proaktiv zu verwalten und den Cashflow zu verbessern, wodurch der emotionale Stress, der mit der Verwaltung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens verbunden ist, verringert wird. Durch die Verbesserung der Effizienz und Effektivität dieser Kernfunktion trägt die Software process intelligence zu einem stabileren und finanziell sicheren Unternehmen bei.

Steuerkonformität und Berichterstattung

Das Navigieren in der komplexen Welt der Steuerkonformität und -berichterstattung kann eine entmutigende und emotionsgeladene Aufgabe sein. Die Software Process intelligence vereinfacht diese Funktion, indem sie die Datenerfassung automatisiert, die relevanten Steuergesetze und -vorschriften verfolgt und sicherstellt, dass das Unternehmen die Vorschriften einhält. Durch die Verringerung des Risikos der Nichteinhaltung und möglicher Strafen gibt die Software process intelligence den Finanzteams ein Gefühl der Sicherheit und des Seelenfriedens und ermöglicht es ihnen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die das Unternehmenswachstum fördern.

Reise- und Spesenmanagement

Die Verwaltung von Reisen und Spesen der Mitarbeiter kann ein zeitaufwändiger und emotional belastender Prozess sein, da er ein Gleichgewicht zwischen Kostenkontrolle und Mitarbeiterzufriedenheit erfordert. Process intelligence Software rationalisiert diese Funktion durch die Automatisierung der Spesenberichterstattung, die Verfolgung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und die Bereitstellung von Echtzeittransparenz bei den Ausgaben. pFinanzberichterstattung ist ein emotional aufgeladener Prozess, da sie den Interessengruppen eine Momentaufnahme der finanziellen Gesundheit des Unternehmens liefert und wichtige Geschäftsentscheidungen beeinflusst.

Finanzielle Berichterstattung

Process intelligence Software unterstützt diese Kernfunktion, indem sie die Datenerfassung automatisiert, die Genauigkeit und Konsistenz von Finanzberichten sicherstellt und Echtzeiteinblicke in die finanzielle Leistung bietet. Dank dieser verbesserten Transparenz und Kontrolle können die Finanzteams zeitnahe und genaue Berichte erstellen, was das Vertrauen der Beteiligten fördert und zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt.

Unterm Strich

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Software process intelligence ein leistungsstarkes Werkzeug ist, das die Kernfunktionen des Finanzwesens revolutionieren kann, indem es die Arbeitsabläufe rationalisiert, die Datentransparenz erhöht und die Entscheidungsfindung verbessert. Indem sie die emotionalen Aspekte dieser Funktionen berücksichtigen, können Unternehmen eine effizientere, belastbarere und emotional ausgeglichenere Finanzabteilung aufbauen, die den finanziellen Erfolg des Unternehmens vorantreibt. Diese verbesserte Übersicht ermöglicht es den Finanzteams, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die zu einem effizienteren und kostengünstigeren Reise- und Spesenmanagement beitragen, was letztlich ein positives Arbeitsumfeld fördert und das Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützt.

Nächster Schritt: Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Finanzprozesse mit der objektzentrierten Software Task Mining (OCTM) verbessern können. Lesen Sie das neue OCTM-Ebook.

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