Eficiencia no es igual a productividad. minería de procesos Los proveedores han tratado de promover la idea de que las empresas deben entender primero los procesos dentro del sistema informático central y, sólo después, las tareas. Sin embargo, este enfoque no funciona con los procesos intensivos en tareas, y descubrirás "por qué" en este artículo.
Un escenario típico en un proceso global
Veamos el siguiente escenario de operaciones globales con tres equipos implicados en ellas. Imaginemos que los tres equipos están situados en regiones diferentes. Cada uno de los equipos es responsable de una determinada parte del proceso, y el siguiente equipo continúa el trabajo basándose en lo producido por el equipo precedente.
Tras unos meses de funcionamiento del mismo proceso, el equipo Azul parece ser más eficiente que los otros dos equipos, según las conclusiones de minería de procesos . Su tiempo de rendimiento es muy corto y la eficacia del trabajo es alta en comparación con los equipos Amarillo y Rosa. Basándose en estos criterios, se llevan todos los elogios y son recompensados. El equipo Rosa es el que tiene el tiempo de rendimiento más largo y, por tanto, es reconocido como el cuello de botella del proceso.
La realidad, sin embargo, era muy distinta. Al equipo rosa le costaba mucho tratar los casos que llegaban del equipo azul. Tuvieron que hacer el doble de trabajo debido a todos los arreglos, retrabajos e información incompleta. Resulta que el equipo Azul no seguía las instrucciones correctamente, lo que creaba más trabajo para el equipo Rosa y aumentaba su tiempo de producción, mientras que ellos completaban sus piezas muy rápidamente.
Implementar task mining y minería de procesos por separado no tiene sentido.
Si sólo nos fijáramos en un único sistema informático, no conoceríamos la realidad de las cosas y daríamos por sentado que el equipo Blue está haciendo un gran trabajo. Medir el cumplimiento dentro de un único sistema informático no tiene sentido. Sin embargo, así es exactamente como las empresas han estado realizando actividades de proceso y task mining en los últimos años.
En primer lugar, utilizan minería de procesos para analizar el proceso dentro de un sistema informático central como SAP e identificar un cuello de botella (en nuestro caso, el equipo Pink). A continuación, implantan task mining tecnología en la "parte rota del proceso" (el equipo Pink) y observan su eficiencia, supervisando y microgestionando cada tarea que realizan. Basándose en los hallazgos de task mining , presionarán al equipo Rosa para que trabaje más rápido y sea más eficiente, mientras que a gran escala, el equipo Rosa ni siquiera era un problema. Optimizar el trabajo del equipo Pink sería optimizar el problema equivocado.
Problema equivocado - solución equivocada
Analizar un único sistema informático en silos no funciona en la vida real, ya que es sólo una pequeña parte de un proceso integral. Resulta tentador extraer los registros de eventos de un sistema y sacar conclusiones sobre cómo va el proceso. Sin embargo, la realidad es muy distinta y, por tanto, este enfoque siempre conducirá a decisiones suboptimizadas o equivocadas.
Al fin y al cabo, el equipo de Pink se sintió desmoralizado por unas condiciones de trabajo injustas y acabó abandonando la empresa. El nuevo equipo que venga en su lugar tendrá probablemente el mismo escenario; mientras que la empresa seguiría sin conocer la verdadera razón del trabajo "ineficiente" de Pink. El equipo azul, por otro lado, tendría su aumento de sueldo y un viaje de empresa pagado al año. A mayor escala, la empresa seguirá experimentando la pérdida tangible de tener procesos ineficientes en forma de procesos altamente costosos y alta rotación de empleados.
Conclusión
Casos como este ocurren en todo el mundo con regularidad. Los ejecutivos acaban aportando soluciones equivocadas a problemas insignificantes y pasan por alto las cuestiones más críticas. Las tecnologías minería de procesos y task mining no deben utilizarse de forma aislada una tras otra. Es necesario analizar simultáneamente los procesos y las tareas para obtener una visibilidad completa de los procesos empresariales. Una de estas tecnologías es Work APIuna solución híbrida que combina de forma inherente procesos y task mining en una única plataforma fácil de usar. Concierte una llamada con los expertos de Workfellow para obtener más información sobre este enfoque innovador.
