minería de procesos 101

La mayoría de las empresas disponen de algunos métodos para analizar y mejorar los procesos empresariales. Cada vez son más las organizaciones que adaptan técnicas avanzadas de ciencia de datos, como minería de procesos , para obtener una ventaja competitiva.

Qué es minería de procesos y por qué deben utilizarlo las empresas? Todo esto se desvelará en minería de procesos 101.👇

¿Qué es minería de procesos?

minería de procesos es una técnica utilizada para descubrir, analizar y mejorar los procesos empresariales mediante métodos de minería de datos. minería de procesos se considera una forma objetiva y basada en datos de evaluar el estado real de los procesos y flujos de trabajo de una organización.

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minería de procesos puede considerarse como la intersección de Gestión de Procesos Empresariales (BPM) y la ciencia de datos. Las herramientas de minería de procesos interactúan con los sistemas de software empresarial para extraer información sobre los procesos, normalmente en forma de datos de eventos u objetos empresariales, con el fin de process discovery y mejorar los procesos empresariales.

minería de procesos da visibilidad a los procesos de extremo a extremo, proporcionando así a las empresas datos valiosos que pueden utilizarse para mejorar los procesos empresariales reales y alcanzar un mejor rendimiento de la empresa. De este modo, también se habla de una radiografía de los flujos de trabajo y procesos empresariales clave.

¿Por qué explotar los procesos empresariales?

El análisis de procesos empresariales no es un concepto nuevo. En el pasado, el análisis de los procesos empresariales podía basarse en encuestas de tiempo y movimiento process mapping o process discovery entrevistas al personal clave. El resultado del análisis manual podía resumirse después en iniciativas de inteligencia empresarial, como parte de las conclusiones de una auditoría o verse como parte de la visualización de un mapa de procesos.

El análisis de procesos es una forma de evaluar el estado "actual" de los procesos empresariales y de diseñar y modelar el estado "futuro" de los procesos. Aunque muchas empresas tienen un modelo de procesos perfectamente diseñado y procedimientos normalizados de trabajo (PNT), la realidad de los procesos empresariales no suele coincidir con esas expectativas.

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Cómo encaja minería de procesos Gestión de Procesos Empresariales (BPM)

Si bien el análisis de procesos se ha convertido en una parte probada y consolidada de la eficacia Gestión de Procesos Empresariales (BPM)minería de procesos ha resuelto algunas de las principales limitaciones del análisis manual:

El análisis manual del proceso se basa en opiniones subjetivas de los entrevistados o los analistas de la encuesta,
Necesitan mucho tiempo, costes y recursos de equipo para llevar a cabo el análisis,
sólo se obtiene una instantánea única de los procesos, en lugar de resultados continuos que se pueden seguir y mejorar.

En resumen, minería de procesos ofrece una solución automatizada process discovery que proporciona a las empresas una forma basada en datos de gestionar las iniciativas de mejora de procesos.

¿Es minería de procesos sólo un process discovery automatizado?

Sería una simplificación excesiva decir que minería de procesos es sólo una solución automatizada process discovery . En realidad, la solución ofrece un método basado en datos para mejorar continuamente los procesos empresariales y puede utilizarse con flexibilidad no solo para descubrir procesos, sino también para modelizar y prever las repercusiones de las mejoras de los procesos.

También hay otras soluciones automatizadas process discovery a considerar que no requieren la extracción de datos de eventos. Por ejemplo, task mining se pueden utilizar eficazmente para descubrir procesos en curso a partir de las actividades de la interfaz de usuario.
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¿Sabía que puede combinar task mining y minería de procesos? Lea el informe de la API de trabajo.

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¿Por qué es tan popular minería de procesos ?

minería de procesos ayuda a descubrir ineficiencias en las operaciones empresariales, cuellos de botella en los procesos y oportunidades de automatización de forma más sistemática y a mayor escala que el análisis de procesos basado en entrevistas. Además, minería de procesos es más rápido y, por lo general, más fiable a la hora de gestionar grandes cantidades de datos y, en consecuencia, ofrece información más precisa.

En la actualidad, minería de procesos es una de las áreas más activas del desarrollo de software empresarial. En una encuesta reciente realizada a directivos de empresas del Global 5000, HFS Research descubrió que minería de procesos y el descubrimiento era la nueva tecnología emergente nº 1 en prioridad para la inversión. Según Deloitte, el 63% de las empresas utilizan o tienen previsto adoptar el software minería de procesos en un futuro próximo.

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Fuente: HFS Research - El meteórico ascenso del Process Intelligence

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¿Cómo funciona exactamente minería de procesos ?

minería de procesos puede considerarse un método de cuatro pasos, desde la extracción de datos hasta su análisis.

Extraer datos: se utiliza una herramienta minería de procesos para extraer datos de procesos de los sistemas informáticos.
Reconstruir los datos : se recopilan y armonizan los datos del proceso para prepararlos para el análisis.
Visualización de datos: los algoritmos minería de procesos se utilizan para mostrar el estado actual de los procesos.
Analizar datos: los datos de los procesos se analizan para identificar oportunidades de mejora de los mismos.

Casos clave minería de procesos

Hasta ahora hemos hablado de los qués, los cómos y, ahora, los porqués de minería de procesos. Ahora podemos ver algunos ejemplos más concretos de cómo minería de procesos podría aportar valor a diferentes unidades/cargos dentro de una organización.

Process discovery. Este es el caso de uso más típico y genérico para minería de procesos es process discovery - donde el objetivo es identificar el estado "tal cual" de los procesos de negocio.‍
Análisis de las causas. Otro caso de uso clave es la simple cuantificación e identificación de la causa raíz de los retos clave del proceso mediante el uso de datos reales del proceso.‍
Comprobación de la conformidad. minería de procesos le permite supervisar y realizar un seguimiento continuo de la alineación de los procesos con los procedimientos normalizados de trabajo y los modelos de procesos mediante la comprobación de la conformidad.
Identificación de oportunidades. minería de procesos descubre oportunidades para racionalizar o automatizar procesos, por ejemplo, con Automatización Robótica de Procesos ( RPA).‍
Optimización del proceso. En la optimización de procesos, el estado final de una minería de procesos eficaz es que los procesos se controlan y mejoran continuamente.

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Cada uno de los ejemplos de casos de uso anteriores puede aplicarse a un equipo, a una unidad de negocio o a toda la organización.

Algunos de los usos más comunes de minería de procesos en las empresas son los siguientes:

Finanzas - mejorar el capital circulante, aumentar la productividad del equipo financiero o garantizar el cumplimiento de las operaciones financieras.
Adquisiciones - simplificar los procesos de aprobación, reducir las compras caprichosas o identificar errores en el rendimiento de los proveedores.
Servicio al cliente: reducción del tiempo de respuesta al cliente, identificación de las causas de los problemas y mejora de la satisfacción del cliente.
Logística: garantizar la fiabilidad del suministro, optimizar el inventario y mejorar la productividad dentro de la logística y el transporte.
Relaciones humanas: contratación, incorporación de empleados y nóminas.

Beneficios de minería de procesos

La extracción de datos de procesos presenta una serie de ventajas evidentes. Las siete ventajas principales son:

Reducir costes. Automatic process discovery encuentra los procesos más manuales, repetitivos y, en general, ineficaces, que suelen ser los de mayor coste para las distintas unidades.
Reducir el plazo de entrega. Para la mayoría de las empresas, el tiempo es dinero, y una de las principales ventajas de minería de procesos es la reducción del tiempo de espera o de producción en procesos clave.
Mejorar la calidad. minería de procesos puede ayudar a descubrir fallos, retrasos o errores que reduzcan la calidad de los bienes o servicios.‍
Mejorar la satisfacción del cliente. La calidad del servicio al cliente depende directamente de la eficacia de los procesos de cara al cliente. ‍
Permitir la automatización de procesos. Junto con herramientas de automatización como RPA, minería de procesos ayuda a optimizar procesos hasta ahora ineficaces.
‍Tome decisiones basadas en datos. minería de procesos fomenta la toma de decisiones basada en datos, cerrando las lagunas existentes en los datos brutos y analizando los procesos recreados.‍
Aumentar la transparencia. En las grandes empresas, la mayoría de las decisiones se basan en la experiencia y el instinto de los directivos. Con minería de procesos, es posible ver cómo funcionan los procesos de facto.

Lea un estudio de caso sobre cómo una mediana empresa de contabilidad descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en residuos de procesos.

Elegir el software minería de procesos adecuado

En el mercado existen más de 35 soluciones diferentes de minería de procesos para distintos tipos de organizaciones y clientes. Sean cuales sean sus necesidades específicas, conviene tener en cuenta algunas áreas clave:

Facilidad de uso: minería de procesos no tiene por qué ser difícil de usar. Busca capturas de pantalla o una demostración del producto para ver si parece fácil de usar o navegar.
Configurabilidad: algunas soluciones sólo se adaptan a casos de uso específicos o requieren un esfuerzo considerable para configurarlas o integrarlas con distintos sistemas de origen.
Análisis e informes: si busca una solución de nivel empresarial, es probable que necesite funciones avanzadas y fiables de análisis e informes.
Visibilidad de extremo a extremo (E2E): a medida que se digitaliza más trabajo, se necesita una visibilidad E2E completa de todo el recorrido del proceso a través de diferentes herramientas y sistemas.
Nivel de apoyo - Tanto si es un analista de procesos principiante como si es un arquitecto de procesos con experiencia, probablemente tendrá diferentes necesidades de apoyo e incorporación.
Coste total de propiedad - Las soluciones de minería de procesos tienen distintos costes y niveles de servicio. Conviene tener en cuenta el coste total de propiedad, incluido el coste de implantación y el coste del análisis continuo de los procesos.

💡 ¿Busca una solución de software? Para más información, consulte nuestro análisis en profundidad de las 15 mejores herramientas de minería de procesos .

Limitaciones habituales de las herramientas de minería de procesos

Aunque minería de procesos puede hacer maravillas por las organizaciones y lleva muchos años demostrándolo, todavía hay áreas en las que minería de procesos se queda corto.

Según un reciente estudio de HFS Research, el 91% de los directivos de empresas considera que la tecnología process intelligence es muy importante para impulsar el valor empresarial, pero al mismo tiempo 2 de cada 3 encuestados creen que la tecnología process intelligence , como minería de procesos , es demasiado compleja para utilizarla eficazmente en su organización.

Análisis de los datos más recientes, pero no en tiempo real

minería de procesos analiza los últimos datos extraídos de los sistemas de información, pero eso sigue sin garantizar la imagen completa del rendimiento actual de una empresa. Los datos de los registros de eventos se obtienen primero en un momento dado, se limpian y sólo después se analizan. De este modo, el proceso de extracción nunca proporciona datos totalmente en tiempo real.

Costes iniciales elevados

A menudo, el despliegue de soluciones minería de procesos requiere mucho esfuerzo y aportaciones de múltiples unidades y equipos, lo que se traduce en costes muy elevados. Por ejemplo, un equipo informático tendría que realizar un desarrollo inicial e integraciones de software antes de que el programa pueda empezar a funcionar. En muchos casos hay que crear y mantener integraciones con todos los sistemas de recursos de la empresa, y los costes se acumulan rápidamente.

Gran dependencia de los analistas humanos

Aunque minería de procesos pretende en última instancia facilitar la automatización de los procesos, sigue dependiendo en gran medida del cerebro humano y del trabajo de analistas de negocio, analistas de datos y personal informático. Dos grandes áreas en las que las personas son absolutamente necesarias para minería de procesos son:

Interpretación de los datos: una vez analizados, los insights por sí solos no son suficientes, y se necesita un analista de negocio que interprete esos datos y encuentre casos de uso concretos acordes con los objetivos iniciales.
Limpieza y extracción de datos: los datos de los registros de sucesos pueden estar incompletos, ser incorrectos o estar duplicados, por lo que los analistas de datos deben tomarse su tiempo y limpiar los datos para prepararlos para su uso posterior.

Larga vida útil

Dependiendo de su complejidad, los distintos sistemas necesitan mucho tiempo de "preparación" antes de poder empezar a proporcionar registros de eventos. Debido a las grandes necesidades de integración de datos de la mayoría de las soluciones de minería de procesos , no es raro que las implantaciones tarden entre 12 y 18 meses.