Process discovery es un aspecto clave de Gestión de Procesos Empresariales (BPM) y un importante facilitador de la excelencia operativa. En esta guía repasamos lo que los directivos de las empresas deben saber sobre process discovery , con definiciones, ejemplos y buenas prácticas.
¿Qué es process discovery?
Process discovery es una serie de técnicas y herramientas utilizadas para definir, esbozar y analizar los procesos empresariales. Proporciona una comprensión mensurable de cómo las personas llevan a cabo las operaciones y procesos diarios en el lugar de trabajo.
Descubrir los procesos es uno de los pasos más críticos para comprender cómo funciona la organización y, hablando con franqueza, es un requisito previo para el éxito de cualquier proyecto de automatización o transformación de procesos.
Más adelante en esta guía, veremos cómo la empresa process discovery puede realizarse mediante entrevistas, como parte del rediseño de procesos y a través del software automatizado process discovery . En los distintos enfoques, process discovery ofrece una serie de ventajas clave :
- Visibilidad del proceso
- Mejora de los procesos
- Mayor rentabilidad
- Mejorar la digitalización
- Aumentar la automatización
¿Quién participa en un process discovery
Process discovery pueden ser utilizadas por cualquier unidad de negocio, función o industria que tenga procesos clave que puedan medirse y mejorarse.
Suele llevarse a cabo en empresas por un equipo de expertos o consultores externos. Las personas que participan en un process discovery suelen ser:
- Ingenieros de procesos : responsables de comprender y optimizar la eficacia y calidad de los procesos empresariales.
- Expertos en la materia: personas o expertos con conocimientos especializados en un campo o proceso.
- Analistas de datos: los científicos de datos que analizan los datos y crean soluciones e informes de inteligencia empresarial.
- Analistas empresariales: expertos en el uso de datos y análisis para alcanzar metas y objetivos empresariales.
Dependiendo de la naturaleza del proceso, las partes interesadas adicionales pueden incluir gestores de productos o proyectos, personal de TI y ejecutivos. Todas estas partes interesadas colaborarán para comprender el estado actual del proceso empresarial, identificar áreas de mejora y desarrollar recomendaciones para optimizarlo.
Puntos débiles comunes revelados por process discovery
Analizando cómo se lleva a cabo realmente un proceso, las organizaciones pueden descubrir ineficiencias, cuellos de botella y otras áreas susceptibles de mejora. Algunos de los puntos débiles más comunes descubiertos por process discovery incluyen:
- Tareas manuales y repetitivas: Estas tareas no sólo consumen mucho tiempo, sino que también son propensas al error humano. Identificar este tipo de tareas puede allanar el camino hacia la automatización, reduciendo los errores y mejorando la eficiencia general.
- Desviaciones del proceso: En muchos casos, es posible que los empleados no sigan el proceso prescrito o utilicen soluciones alternativas, lo que provoca incoherencias e ineficiencias. Business process discovery puede ayudar a identificar estas desviaciones y abordar los problemas subyacentes.
- Cuellos de botella y retrasos: Algunos pasos de un proceso empresarial pueden llevar más tiempo del previsto o retrasar otras tareas, provocando un cuello de botella. Identificar estos cuellos de botella puede ayudar a las organizaciones a reestructurar los procesos empresariales para eliminar los retrasos.
- Falta de visibilidad y transparencia: Puede ser difícil para la dirección comprender el estado actual de un proceso, especialmente si implica a varios departamentos o equipos. Business process discovery puede proporcionar información valiosa sobre el proceso, destacando las áreas que necesitan mejoras o atención.
- Cuestiones de cumplimiento: Process discovery puede ayudar a identificar los pasos en los que una organización puede no estar siguiendo las directrices normativas, ayudando a mitigar los riesgos potenciales y a garantizar el cumplimiento.
- Uso ineficaz de los recursos: se pueden descubrir áreas en las que los recursos, como empleados, equipos o presupuesto, no se utilizan con eficacia, y ayudar a las organizaciones a asignar los recursos de forma más eficiente.
- Mala integración entre sistemas: Muchas organizaciones utilizan varios sistemas de software, lo que puede crear problemas cuando es necesario transferir información entre ellos. Process discovery puede identificar estos problemas de integración y ayudar a las organizaciones a encontrar formas de conectar mejor sus sistemas.
Process discovery entrevistas
Process discovery ha sido un aspecto establecido de una estrategia eficaz de análisis de procesos durante décadas.
Antes de que existiera el software dedicado process discovery , las empresas llevaban a cabo estudios de tiempo y movimiento, talleres de negocio process discovery y entrevistas con las principales partes interesadas para trazar los procesos actuales y encontrar manualmente cualquier incoherencia o cuello de botella.
En persona process discovery es eficaz, pero tiene sus limitaciones. Llevaría mucho tiempo y recursos, pero la mayoría de las decisiones seguirían basándose en suposiciones e intuiciones. Las entrevistas realizadas por analistas de procesos de negocio (APN) son una forma eficaz de obtener información de los expertos en la materia.
Las auditorías siguen realizándose hoy en día, pero cada vez se sustituyen más por soluciones informáticas avanzadas.
Ejemplos de preguntas en una entrevista process discovery
- ¿Qué suele desencadenar este proceso o flujo de trabajo? ¿Existen otros desencadenantes que puedan iniciar este proceso?
- ¿Cuál es el primer paso para iniciar el proceso? ¿Qué salida se crea al iniciar este paso?
- ¿Quién realiza este paso? ¿Qué aplicaciones o sistemas informáticos se utilizan para realizar esta etapa?
- ¿Con qué frecuencia se realiza este paso cada día/semana/mes?
- ¿Puede identificar retos empresariales para este paso específico del proceso? ¿Qué se hace para resolverlos?
- ¿Cómo se mide esta etapa del proceso? ¿Existen indicadores clave de rendimiento?
- ¿Cuánto tiempo se tarda en realizar este paso del proceso empresarial?
De process discovery a la aplicación
Una forma de ver process discovery es desde la perspectiva de la mejora continua y la optimización de procesos. En otras palabras, el objetivo de process discovery es explorar metodológicamente el estado actual"tal cual" de los procesos y aspirar a implantar un modelo"a-ser" mejorado. El método process discovery puede desglosarse en nueve pasos concretos.
El método de los 9 pasos, de process discovery a la aplicación efectiva.
Los pasos clave en process discovery son:
- Definir los objetivos y el alcance: Defina claramente los objetivos del proyecto de process discovery , como identificar ineficiencias o prepararse para la automatización. Determine los procesos que se examinarán y el alcance del análisis.
- Recopilar información: Recopilar información sobre los procesos empresariales objeto de examen a partir de diversas fuentes, como documentación, mapas de procesos existentes, registros del sistema y entrevistas con empleados implicados en el proceso. Esta información ayudará a crear una comprensión inicial del proceso.
- Observar y documentar: Observa el proceso de negocio en acción para ver cómo se ejecuta realmente. Esto puede implicar seguir de cerca a los empleados, realizar talleres o utilizar herramientas de minería de procesos para analizar los registros del sistema. Documente los pasos observados, los participantes y el flujo del proceso.
- Analizar los datos del proceso: Analice los datos recopilados para identificar ineficiencias, cuellos de botella, desviaciones y posibles áreas de mejora. El análisis del proceso de negocio también debe incluir la revisión del uso de recursos, como personal y tecnología, y la evaluación del rendimiento general del proceso.
- Validar los resultados: Validar el proceso de negocio descubierto con las partes interesadas y los expertos en la materia para garantizar su precisión e integridad. Este paso puede implicar el perfeccionamiento de la documentación del proceso o la realización de ajustes en función de los comentarios recibidos.
- Identificar oportunidades de mejora: Basándose en el análisis y la validación, identifique las áreas en las que los procesos pueden mejorarse, racionalizarse o automatizarse. Elabore recomendaciones y póngalas por orden de prioridad en función de su posible impacto y viabilidad.
- Aplicar los cambios: Trabaje con las partes interesadas para aplicar las mejoras recomendadas. Esto puede implicar actualizar la documentación de los procesos, ajustar los flujos de trabajo, reasignar recursos o implantar nuevas tecnologías.
- Supervisar y evaluar: Tras aplicar los cambios, supervise los procesos empresariales para asegurarse de que se han conseguido las mejoras deseadas. Evalúe los resultados e identifique nuevas oportunidades de optimización.
- Mejora continua: Business process discovery debe ser un esfuerzo continuo, con revisiones y actualizaciones periódicas para garantizar que los procesos siguen siendo eficientes y eficaces a medida que evoluciona la organización.
En este método, el objetivo es descubrir y documentar claramente cómo son los procesos actuales y cómo introducir y aplicar mejoras en un ciclo continuo.
Beneficios de process discovery
Se puede decir que process discovery ofrece a las empresas una radiografía de la salud de los procesos. Algunas de las principales ventajas de process discovery son:
- Visibilidad de los procesos. Process discovery ofrece transparencia sobre el estado de las tareas, los flujos de trabajo y los procesos integrales en una unidad de negocio u organización.
- Mejora de los procesos empresariales. Business process discovery suele ser la base de las iniciativas de optimización o rediseño de procesos, ya que proporciona información basada en datos sobre las áreas susceptibles de mejora.
- Mayor rentabilidad. Process discovery puede identificar el coste y el alcance del trabajo desperdiciado, así como las formas de aumentar la eficiencia de los procesos.
- Digitalización avanzada. El descubrimiento puede permitirle analizar cómo aprovechan sus equipos las herramientas y el software disponibles y puede actuar como catalizador para la transición de los sistemas informáticos heredados a los nuevos flujos de trabajo digitales.
- Mayor automatización. Discovery puede ofrecerle una hoja de ruta para la automatización, así como identificar las áreas clave en las que la automatización de los procesos empresariales puede aportar la mayor mejora en rendimiento o rendimiento.
Herramientas automatizadas process discovery
Diferentes herramientas process discovery en uso
A diferencia de otras herramientas de process mapping , process discovery cubre todo un espectro de sistemas de información con los que puede trabajar: desde herramientas CRM/ERP hasta apps de productividad como Calendar y Slack. Recopilando los datos de los rastros digitales de los usuarios, business process discovery los analiza y estructura utilizando algoritmos avanzados de visión por ordenador y aprendizaje automático. Estos análisis ayudan a encontrar variaciones o patrones de procesos que podrían servir de base para hallar potencial de automatización.
¿Qué procesos pueden automatizarse a partir de la detección? Los procesos deben ser: repetitivos o cíclicos, muy manuales, basados en reglas con pocas o ninguna excepción y, preferiblemente, tener datos estructurados.
Process discovery no necesita ningún desarrollo previo para empezar a funcionar. Sólo requiere la instalación de complementos de software que se ejecutan en los ordenadores de los usuarios en segundo plano, sin interrumpirles ni afectar en modo alguno a su trabajo.
Process discovery vs minería de procesos
minería de procesos y process discovery son dos términos que se confunden mucho; incluso se utilizan indistintamente en algunos casos. Esto es razonable si nos fijamos en el objetivo último que persiguen: proporcionar a las empresas ideas para que el trabajo sea más fluido.
La demanda de estos dos enfoques se ha disparado en los últimos años y se espera que aumente aún más con el crecimiento de RPA. A pesar de ocupar una posición tan similar dentro de las herramientas que facilitan la transformación digital, process discovery y minería de procesos presentan algunas diferencias significativas que no deben pasarse por alto.
¿De dónde proceden los datos?
minería de procesos obtiene los datos de los registros de eventos y utiliza diferentes puntos de datos para rediseñar el proceso de negocio y compararlo con el proceso objetivo ideal mediante la comprobación de la conformidad. Si los registros de eventos no capturan todos los puntos críticos o tienen muchos registros inexactos, el modelo de proceso creado podría no ser tan fiable y desviarse de la imagen real. En otras palabras, minería de procesos se basa en distintos pasos dentro del proceso empresarial. Algunos de los sistemas, como Slack o Teams, simplemente no producen registros, por lo que el uso de minería de procesos es limitado y, en consecuencia, pasa por alto las interacciones de las personas con los sistemas.
Process discoverypor el contrario, puede proceder de diversas fuentes, como entrevistas, encuestas o grabaciones de las interacciones de los usuarios. Business process discovery registra el trabajo humano ad hoc a lo largo de todo el proceso y luego lo descompone. Gracias a este enfoque inverso, process discovery puede documentar incluso el "trabajo en la sombra" y los "espacios en blanco" que suelen pasar desapercibidos con el enfoque de registro de eventos. Dado que process discovery ofrece un enfoque más continuo para observar el trabajo, incluso las partes aparentemente sin importancia del proceso empresarial obtienen reconocimiento y añaden valor al análisis.
Esfuerzos de desarrollo antes del uso
Otra diferencia significativa es la necesidad de realizar integraciones con los sistemas de información para empezar a utilizar minería de procesos. Requiere integraciones back-end iniciales con distintos programas y aplicaciones que se supervisarán en el proceso de extracción. Process discovery no necesita integraciones, por lo que los usuarios pueden instalar rápidamente los agentes de software en los ordenadores de los usuarios de forma ininterrumpida.
Dicho esto, process discovery y minería de procesos pueden y deben utilizarse conjuntamente para lograr los mejores resultados en la captación de todos los datos necesarios.
Process discovery vs task mining
En el mundo de la tecnología, todo cambia muy deprisa, por lo que la terminología se altera, confunde y sustituye con mucha frecuencia.
Aunque ya hemos hablado de las diferencias entre minería de procesos y process discovery, task mining es otro término muy similar que se confunde mucho. Aunque desde el punto de vista tecnológico son parientes muy cercanos, lo que los diferencia son los objetivos finales y cómo los utilizan los usuarios finales. Para entenderlo, se puede echar un vistazo a los proveedores más destacados del sector. El patrón común es que las empresas de minería de procesos tienen task mining como servicio complementario, mientras que process discovery es utilizado por los proveedores de RPA .
Ambas tecnologías rastrean las huellas digitales de los usuarios más allá de los registros de eventos a través de los sistemas de TI y las aplicaciones. Mientras que task mining lo hace para identificar ineficiencias en los procesos empresariales, process discovery necesita los datos para encontrar oportunidades de automatización de forma más eficaz. Por eso, aunque son muy parecidas, pueden diferir ligeramente en cuanto a los resultados que ofrecen.
Casos prácticos de las herramientas process discovery
Con la aparición de herramientas automatizadas process discovery , las empresas han encontrado una serie de casos de uso para llevar a cabo negocios process discovery con software dedicado.
- Mejorar los procesos empresariales
Si la empresa llega a un punto en el que sabe que debe mejorar algo en sus actividades relacionadas con el negocio, aquí es donde process discovery puede resultar útil. Es un primer paso muy eficaz para ver la realidad del trabajo en la empresa y comprender mejor los procesos actuales antes de comprometerse con proyectos de automatización multimillonarios.
- Automatizar los procesos empresariales
Process discovery ayuda a encontrar el potencial de automatización de forma imparcial y basada en datos. Los datos son el nuevo petróleo; los datos valiosos y de alta calidad que dicen mucho son un puro tesoro. Process discovery Las sólidas técnicas de recopilación de datos de la empresa ayudan a encontrar mejores casos de automatización.
- Mejorar la satisfacción y la eficacia de los empleados
Las tareas manuales y repetitivas pueden ser realmente tediosas y causar una disminución de la satisfacción laboral y pérdida de productividad. Sin embargo, es difícil identificarlas cuando están integradas en una rutina e interrelacionadas entre varios procesos empresariales. Process discovery puede ser los ojos de su empresa y mapear realmente los procesos empresariales haciéndolos más transparentes.
- Facilite la automatización de RPA
Las empresas han utilizado process discovery como "radiografía" de sus iniciativas RPA . RPA es una herramienta de software que automatiza tareas repetitivas basadas en reglas mediante la creación de "bots" que imitan las acciones de las personas y las ejecutan dentro de una tarea concreta. Ayuda a identificar qué procesos son candidatos ideales para RPA en términos de automatizabilidad y retorno de la inversión. También crea flujos de trabajo automatizados, lo que reduce significativamente el tiempo de implantación de RPA .
¿Le interesa saber más sobre las herramientas y técnicas modernas de process discovery ? Lea el libro blanco Work API.
Lecturas complementarias
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