La supervisión de procesos es importante en el análisis de procesos porque ayuda a las empresas a hacer un seguimiento del rendimiento y la mejora continua. La supervisión de procesos también puede ayudar a las empresas a identificar riesgos y problemas de cumplimiento y a garantizar que las tareas, los procesos y los flujos de trabajo cumplen sus objetivos.
¿Qué es exactamente la supervisión de procesos de negocio?
La supervisión de procesos empresariales es la revisión y el análisis proactivos del rendimiento de los procesos para identificar posibles cuellos de botella, comprobar la conformidad y encontrar oportunidades de mejora. Una supervisión diligente ayuda a ver si todo va según lo previsto, identificar errores y hacer los cambios necesarios sobre la marcha.
Ventajas de la supervisión de los procesos empresariales
Identificar y evitar posibles cuellos de botella
Incluso los procesos mejor planificados presentarán probablemente algunos cuellos de botella en el mundo real. Aunque unos pocos baches en el camino se pueden gestionar, numerosos puntos de atasco y problemas imprevistos pueden ser perjudiciales.
Medir y garantizar la conformidad del proceso
Puede que tenga un plan de procesos perfectamente diseñado, pero de vez en cuando las cosas dan un giro inesperado. La supervisión activa de los procesos detectará las áreas potenciales en las que se está desviando del happy path.
Ahorre tiempo y dinero racionalizando las tareas
Tras dedicar algún tiempo a supervisar sus procesos, es posible que detecte algunas tareas que podrían revisarse ligeramente para ahorrar tiempo y recursos. Algunas tareas podrían requerir menos personal y otras incluso podrían automatizarse por completo.
Mejorar la armonización entre funciones
Los procesos suelen compartirse entre distintos equipos y organizaciones. Una supervisión eficaz ayuda a las distintas partes interesadas a hacer un seguimiento del rendimiento, lo que permite mejorar los procesos empresariales en colaboración.
Incluso los nuevos procesos empresariales mejor planificados y aplicados pueden resultar ineficaces e incluso perjudiciales sin una supervisión cuidadosa. La supervisión de los procesos empresariales es como ir al médico a hacerse un chequeo. Puede que usted esté sano y en forma, pero que el médico detecte que tiene la tensión ligeramente alta. En respuesta, el médico le receta medicación para combatir el problema antes de que afecte negativamente a su salud.
No se olvide de los nuevos procesos una vez implantados. Dejar sin tratar algunos pequeños problemas aquí y allá puede acarrear muchos problemas graves, algunos de los cuales tienen consecuencias negativas a largo plazo.
Componentes de la supervisión de procesos empresariales
Para supervisar eficazmente los procesos empresariales, las organizaciones recurren a diversos componentes y técnicas. Exploremos los componentes clave de la supervisión de los procesos empresariales:
1. Recogida y agregación de datos
Los datos son el núcleo de la supervisión de los procesos empresariales. Las organizaciones recopilan y agregan datos relevantes de diversas fuentes, como sistemas transaccionales, dispositivos IoT e interacciones con los clientes. Estos datos proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de los procesos y ayudan a identificar áreas de mejora.
2. Control en tiempo real
La supervisión en tiempo real permite a las organizaciones realizar un seguimiento constante de las actividades y el rendimiento de los procesos empresariales. Mediante el uso de tecnologías y análisis avanzados, las empresas pueden supervisar las métricas de los procesos, detectar anomalías y tomar medidas inmediatas para mitigar los riesgos o resolver los problemas.
3. Visualización y análisis de procesos
Las herramientas de visualización de procesos proporcionan representaciones visuales de los flujos de trabajo, lo que permite a las partes interesadas comprender el flujo, las dependencias y los cuellos de botella dentro de un proceso. Estas herramientas permiten a las organizaciones analizar y optimizar los procesos basándose en datos. minería de procesos, task miningy process intelligence son ejemplos de tecnologías eficaces de visualización de procesos.
4. Mecanismos de alerta y notificación
Los mecanismos de alerta y notificación garantizan que las partes interesadas estén puntualmente informadas de los eventos críticos o de las desviaciones del comportamiento esperado de los procesos de negocio. Las alertas pueden configurarse para notificar a las personas o equipos pertinentes cuando se alcanzan umbrales o condiciones predefinidos, lo que permite una respuesta y resolución rápidas.
Retos de la supervisión de procesos empresariales
La implantación de la supervisión de procesos empresariales puede plantear ciertos retos. Estos son algunos de los retos más comunes que pueden encontrar las organizaciones:
- Calidad y disponibilidad limitadas de los datos: Los datos inadecuados o de mala calidad pueden obstaculizar la eficacia de los esfuerzos de supervisión. Los datos inexactos o incompletos pueden dar lugar a percepciones incorrectas y a parámetros de rendimiento poco fiables.
- Resistencia al cambio: Los empleados y las partes interesadas pueden resistirse a adoptar nuevos procesos y tecnologías de supervisión. Superar la resistencia al cambio requiere una comunicación eficaz, formación y hacer hincapié en los beneficios de la supervisión para los individuos y la organización en su conjunto.
- Complejidad y escalabilidad: Las organizaciones con procesos empresariales complejos o múltiples sistemas pueden enfrentarse a retos a la hora de diseñar marcos de supervisión que capturen todos los datos relevantes y proporcionen perspectivas significativas. La escalabilidad es crucial cuando se amplían los esfuerzos de supervisión a distintos departamentos o unidades de negocio.
- Garantizar la mejora continua: La supervisión no debe limitarse a detectar problemas, sino que también debe impulsar la mejora continua. Mantener una cultura de mejora y aplicar eficazmente los cambios basados en los resultados de la supervisión puede ser todo un reto.
Al abordar estos retos con las estrategias y mejores prácticas adecuadas, las organizaciones pueden superar los obstáculos y aprovechar al máximo la supervisión de los procesos empresariales.
Consejos para supervisar con éxito los procesos empresariales
Establecer un objetivo final claro
Antes de supervisar sus procesos empresariales, asegúrese de tener claro lo que quiere conseguir. Tal vez dirijas una tienda online y quieras evitar quedarte sin un determinado producto durante una temporada alta.
Un objetivo vago, como apoyar a los equipos de distribución durante periodos de mucho trabajo, no es lo suficientemente claro. Establecer objetivos precisos, como automatizar el proceso de pedido del iPhone 13 durante el periodo de compras navideñas, hace que el proceso funcione sin problemas.
Comparar procesos con KPI
Establecer KPI (indicadores clave de rendimiento) le ayuda a comprender qué objetivos se están alcanzando y a detectar cualquier problema en su proceso.
Los empleados pueden utilizar los KPI establecidos durante la fase de implantación para diseñar objetivos personales. Establecer KPI a corto y largo plazo ayuda a los empleados a seguir el progreso, obtener información y realizar mejoras. Recuerde que es importante utilizar KPI cuantitativos y cualitativos para obtener una visión equilibrada.
Obtenga lo mejor de sus herramientas de supervisión
Una buena herramienta de supervisión de procesos empresariales le ayudará a descubrir oportunidades ocultas y a evitar cuellos de botella mediante el análisis de sus procesos empresariales. Todas las herramientas de supervisión de procesos empresariales son eficaces porque detectan cosas en las que el ser humano no suele pensar. Sin embargo, Workfellow's Work API es la única tecnología que ve el trabajo manual involucrado en la prestación de un servicio.
Imagine un aeropuerto típico durante un acontecimiento imprevisible, como una escasez de personal. Debido a la falta de personal, las colas en el aeropuerto se alargan, muchas personas pierden sus vuelos y se retrasa la hora de despegue. Todos estos cuellos de botella se suman a una mala relación con los clientes o incluso a una crisis de relaciones públicas en toda regla.
Pero, si conoce el trabajo manual necesario para gestionar los nuevos billetes durante los picos de tráfico y los acontecimientos imprevistos, el aeropuerto puede poner en marcha un sistema. La supervisión de procesos muestra la acumulación de trabajo adicional durante estos eventos, por lo que estará al tanto de la situación y podrá reaccionar de inmediato y según lo previsto.
Aplicar metodologías y mentalidad de mejora continua
Una vez implantado el sistema de control de procesos, no se trata sólo de "instalarlo y olvidarse". Aplique metodologías de mejora continua, como el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA), para revisar y perfeccionar periódicamente sus prácticas de supervisión de procesos. Este enfoque iterativo garantiza que el proceso de supervisión siga siendo pertinente, ágil y acorde con la evolución de los objetivos empresariales. Además, el fomento de una cultura de retroalimentación abierta permite a los miembros del equipo aportar ideas sobre posibles mejoras, lo que garantiza que el sistema de supervisión de procesos empresariales sea sólido y eficaz para impulsar la excelencia operativa.
Lo esencial
Supervisar eficazmente sus procesos requiere una herramienta de supervisión excelente y una observación, planificación e información diligentes por parte de los actores del proceso. Al identificar y solucionar los posibles cuellos de botella y comprender el trabajo manual relacionado con la prestación de un servicio, se asegurará de que sus procesos funcionen sin problemas. Es más, descubrirá oportunidades ocultas por el camino.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia la supervisión de procesos de negocio de Gestión de Procesos Empresariales (BPM)?
La supervisión de los procesos empresariales se centra en el seguimiento y el análisis en tiempo real del rendimiento de los procesos, al tiempo que Gestión de Procesos Empresariales (BPM) implica diseñar, modelar y optimizar los procesos para mejorar su eficiencia y eficacia. La supervisión es un componente del proceso de gestión más amplio.
¿Cuáles son algunos de los KPI más utilizados en la supervisión de procesos empresariales?
Entre los KPI más habituales se encuentran el tiempo de ciclo, los índices de error, el rendimiento, la satisfacción del cliente, la puntualidad de las entregas, los costes del proceso y la utilización de recursos.
¿Puede la supervisión de los procesos empresariales ayudar a detectar el fraude?
Sí, la supervisión de los procesos empresariales puede ayudar a detectar patrones inusuales o desviaciones del comportamiento esperado, que pueden ser indicativos de posibles actividades fraudulentas. Mediante la supervisión de las métricas de los procesos clave y el análisis de los datos, las organizaciones pueden identificar transacciones sospechosas, anomalías o actividades no autorizadas que pueden requerir una mayor investigación para mitigar los riesgos de fraude. La supervisión de los procesos empresariales proporciona una capa adicional de seguridad y ayuda a las organizaciones a mantener la integridad de sus operaciones.
