Cada función empresarial y cada empresa funcionan con cientos o millones de procesos. Cada empleado tiene sus propios procesos y tareas, estén o no documentados. Durante décadas, estas funciones se han analizado y mejorado mediante distintas formas de análisis de procesos.
En los últimos años, ha surgido una tecnología avanzada para llevar el análisis de los procesos a un nuevo nivel mediante la adaptación de metodologías de inteligencia empresarial de probada eficacia. Como resultado, el software process intelligence se ha convertido en uno de los temas más candentes de las operaciones empresariales. En esta guía repasamos los conceptos clave, las mejores prácticas y los temas avanzados.
¿Por qué es tan popular process intelligence y para qué sirve? Ya hablaremos de ello, pero empecemos con algunas definiciones básicas.
¿Qué es process intelligence?
Process intelligence es el uso de métodos y herramientas de inteligencia empresarial en Gestión de Procesos Empresariales (BPM). Process intelligence pueden eliminar cuellos de botella, mejorar la eficacia operativa y orientar el rediseño de los procesos empresariales.
Para un analista de procesos, el negocio process intelligence es la práctica de recopilar y analizar datos de procesos de negocio para identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora. El objetivo de process intelligence es mejorar la excelencia operativa, agilizar los flujos de trabajo o aumentar el ritmo de la digitalización.
Cinco etapas del análisis process intelligence
Process intelligence es el análisis tecnológico de los datos de los procesos y el suministro de información práctica para mejorarlos. Tiene sus raíces en el análisis de procesos empresariales, uno de los aspectos fundamentales de Gestión de Procesos Empresariales (BPM).
A un alto nivel, el análisis de procesos puede segmentarse en una serie de pasos individuales, como:
- Descubrimiento de procesos y tareas - explorar y documentar el estado "tal cual" de los procesos en un equipo u organización.
- Process mapping - la representación visual de los procesos a partir de entrevistas a expertos o análisis de programas informáticos.
- Reingeniería de procesos - la documentación de cómo deben mejorarse los procesos para lograr los resultados empresariales fijados.
- Implantación de procesos - el importante paso de impulsar realmente la mejora de los procesos en todos los equipos y sistemas.
- Supervisión de procesos - evaluación continua o repetible de la conformidad de los equipos con los procesos acordados.
En el pasado, el análisis de procesos era competencia de analistas de procesos especializados que realizaban el análisis manualmente a partir de entrevistas a expertos, encuestas o mediante la recopilación de información sobre procesos en función de las necesidades. Cada empresa y analista tenía sus propios métodos, por lo que el análisis en sí no estaba tan estandarizado. No sería raro que el análisis durara hasta 6 meses y, debido a la naturaleza manual del método, las empresas pasaran entre 3 y 5 años entre las auditorías de process discovery .
¿Por qué analizar los procesos empresariales?
Algunas de las razones más comunes para utilizar el análisis de datos de procesos empresariales incluyen:
- Process discovery. Descubra el verdadero estado de los procesos dentro de un equipo u organización,
- Análisis de procesos. Profundice en las tareas individuales o los pasos del proceso dentro de flujos de trabajo complejos,
- Análisis de flujos de trabajo. Exploración y análisis más detallados de los flujos de trabajo de extremo a extremo en las operaciones empresariales,
- Comprobación de la conformidad. Visualice las variaciones de los procesos clave para asignar la conformidad a los procesos acordados,
- Análisis de las causas profundas. Explore las causas profundas de los procesos ineficaces,
- Optimización de procesos. Seguimiento del progreso de las iniciativas de mejora de procesos clave y de los objetivos de la empresa.
El análisis de procesos es una práctica bien definida, y pronto veremos cómo se ha llevado al siguiente nivel a través del software process intelligence .
¿Por qué es importante process intelligence ?
Para entender por qué process intelligence es importante para las empresas, podemos consultar un nuevo estudio publicado por HFS Research.
Según una encuesta realizada a ejecutivos de grandes empresas (global 2000), el 91% de los encuestados consideraba que process intelligence era enormemente importante para impulsar el valor empresarial. Casi el 86% de los encuestados también percibió el impacto de process intelligence en su empresa en la actualidad.
Sin embargo, la misma investigación señala los retos de la tecnología y los proyectos process intelligence . Más de 2 de cada 3 encuestados se han sentido decepcionados por proyectos anteriores de process intelligence y también más de 2 de cada 3 encuestados consideran que la tecnología process intelligence es demasiado compleja para aplicarla con eficacia.
Una conclusión a la que han llegado muchos de los participantes en el estudio HFS Research y otros es que process intelligence es sumamente importante para que las empresas eficaces mantengan su competitividad, mientras que los rezagados en las inversiones en process intelligence pueden verse cada vez más rezagados en la creación de valor.
¿Cómo funciona process intelligence ?
Aunque hay muchas maneras diferentes de implementar process intelligence , que van desde herramientas automatizadas process discovery a análisis de procesos de creación propia. En su mayoría, siguen un flujo de extracción-transformación-carga (ETL) familiar a las soluciones de inteligencia empresarial, en el que los datos de procesos sin procesar se organizan automáticamente para el análisis avanzado de datos.
- Extracción: los datos se recogen de los sistemas de recursos de la empresa o de los empleados que completan tareas en las estaciones de trabajo.
- Transformación : los datos en bruto recopilados se procesan y transforman para su análisis, por ejemplo mediante su depuración y eliminación de duplicados.
- Carga: los datos se trasladan a una base de datos o a un almacén de datos, donde pueden analizarse y visualizarse en cuadros de mando.
Una vez que los datos recopilados están disponibles en una base de datos, a menudo se aplican algoritmos de minería de procesos para producir una vista de tiempo y movimiento que puede visualizarse como un gráfico de seguimiento directo. En otras palabras, los pasos del proceso y de la tarea pueden marcarse en el tiempo y mostrarse en una secuencia, lo que ayuda al analista de procesos a comprender el flujo de trabajo.
En la mayoría de los casos, process intelligence se realiza automáticamente a través de soluciones de software especializadas que pueden proporcionar análisis en tiempo real o casi real mediante análisis basados en navegadores web.
Process intelligence vs minería de procesos
Process intelligence y minería de procesos se confunden fácilmente, pero no son lo mismo. Mientras que el software minería de procesos es un método para lograr el "cómo" de la información de procesos de minería de datos, process intelligence es el "qué" de la adaptación de los métodos de inteligencia empresarial a los procesos empresariales.
Veámoslo visualmente en el siguiente gráfico.
minería de procesos es una de las formas más comunes de recopilar automáticamente datos de proceso para process intelligence. Otros métodos son task mining y Work API.
En la actualidad, muchos proveedores de minería de procesos también utilizan funciones de captura de tareas y muchas empresas de análisis han reconocido que las diferentes ofertas de soluciones pertenecen al mismo caso de uso de análisis de procesos empresariales. Sin embargo, las soluciones no se excluyen mutuamente. Las empresas pueden utilizar más de una solución de process intelligence .
Beneficios de las empresas process intelligence
Cada organización tendrá sus propios requisitos y resultados esperados de process intelligence. Algunos de los beneficios más comunes incluyen:
- Mejora de la eficacia: Business process intelligence puede ayudar a identificar procesos ineficientes o ineficaces y permitir una ejecución más rápida y eficiente de los procesos.
- Mitigación de riesgos: Business process intelligence puede ayudar a identificar riesgos y alertar a las organizaciones de posibles problemas antes de que se conviertan en críticos.
- Mayor visibilidad: Business process intelligence puede proporcionar una en resumen de todo el proceso empresarial, lo que permite a las organizaciones comprender mejor sus operaciones y tomar decisiones más informadas.
- Mejora del cumplimiento: Business process intelligence puede ayudar a las organizaciones a garantizar que cumplen las normas y reglamentos del sector.
- Aumento de la productividad: Business process intelligence puede ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos, lo que se traduce en un aumento de la productividad y un ahorro de costes.
Process intelligence ayuda a los líderes empresariales a descubrir el estado real de las tareas, los procesos y los flujos de trabajo actuales para mejorar la excelencia operativa en el futuro.
Process intelligence es importante porque proporciona una forma sistemática y basada en datos de introducir mejoras en los procesos empresariales mediante la eliminación de cuellos de botella, la identificación de oportunidades de automatización y la mejora de la eficiencia operativa.
Lea un estudio de caso en el que se muestra cómo una mediana empresa de contabilidad descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en residuos de procesos gracias a la automatización de process intelligence.
Herramientas y programas informáticos utilizados para process intelligence
Si busca una herramienta process intelligence , no le faltará donde elegir. En la actualidad existen en el mercado más de 35 soluciones de software diferentes para process intelligence , y muchas más que ofrecen task mining o distintas formas de análisis y gestión de procesos. A grandes rasgos, las opciones son las siguientes:
- Análisis de procesos de creación propia que se ejecutan en plataformas de inteligencia empresarial (como Microsoft PowerBI, Qlik Sense o Tableau).
- Software dedicado minería de procesos que extrae process intelligence de los registros de eventos de los sistemas de recursos empresariales.
- Task mining programas informáticos que recogen información sobre los procesos en los puestos de trabajo de equipos o grupos de empleados específicos.
- Process discovery software que se centra en el elemento de descubrimiento del proceso y task mining.
- Soluciones híbridas process intelligence que combinan minería de procesos y task mining en la misma solución.
Descargue el libro blanco sobre cómo combinar minería de procesos y task mining mediante un nuevo método denominado Work API.
Process intelligence frente a la inteligencia empresarial
Aunque process intelligence puede ejecutarse en herramientas de inteligencia empresarial, como PowerBI o Tableau, muchos directivos de empresas optan por un software específico.
La principal ventaja del software process intelligence es la rapidez con la que se obtiene información, ya que las soluciones dedicadas pueden adaptar plantillas, capacidades de integración y process mapping que aprovechan la experiencia tácita acumulada por profesionales experimentados. Gestión de Procesos Empresariales (BPM) experimentados.
Otra ventaja de las herramientas process intelligence es que process discovery y la medición del rendimiento de los procesos pueden configurarse rápidamente a partir de plantillas preexistentes. Por ejemplo, muchas herramientas de process intelligence ofrecen configuraciones ya preparadas para casos de uso clave, como las operaciones financieras o las adquisiciones, o sectores clave como la banca, los servicios financieros y los seguros.
Ejemplos de cuadros de mando process intelligence
A continuación se muestra un ejemplo real del software process intelligence en forma de análisis de variantes de proceso de un flujo de trabajo de cuentas por pagar. En este popular tipo de visualización de process intelligence , se ve cómo un proceso estándar se ejecuta de diferentes maneras o rutas de proceso desde el principio hasta el final con los tiempos medios empleados en cada paso del proceso.
A continuación puede ver otro ejemplo de process intelligence en forma de un cuadro de mandos de procesos en resumen que incluye información tanto a nivel de procesos como de tareas que identifica indicadores clave de rendimiento para una compañía de seguros, como el coste del trabajo y el tiempo de ejecución.
Un tercer ejemplo de los cuadros de mando de process intelligence es la vista de trabajo, en la que se pueden ver las interacciones de los distintos sistemas informáticos dentro de un flujo de procesos. También se puede ver con más detalle dónde se ha transferido información (por ejemplo, copiar y pegar) de un sistema a otro.
Cómo construir un caso para process intelligence
La mejor manera de crear un caso empresarial para process intelligence es identificar los beneficios y ahorros potenciales que pueden lograrse mediante la implantación de un sistema process intelligence . Estos beneficios y ahorros pueden cuantificarse en términos de tiempo, dinero y recursos. Además, es importante identificar los riesgos potenciales asociados a la implantación de un sistema process intelligence , para poder sopesarlos con los beneficios y ahorros potenciales. Por último, es importante evaluar el coste de implantación del sistema, así como cualquier coste continuo asociado al mantenimiento y la asistencia.
He aquí algunos elementos de un buen argumento comercial para process intelligence:
- Alinee sus objetivos clave con la estrategia y las metas de la empresa.
- Contrate a las personas adecuadas.
- Explique sus beneficios previstos en términos sencillos.
- Basar los argumentos en costes y resultados realistas.
Casos prácticos de procesos empresariales inteligentes
A la hora de crear un caso de negocio para process intelligence, puede considerar los impulsores del valor empresarial que pretende comunicar a las principales partes interesadas.
Un estudio reciente de Deloitte y HFS Research descubrió una serie de casos de uso para minería de procesos (y relevantes también de forma más amplia para process intelligence.)
- Creación de una única fuente de verdad/sistema de registro para procesos y flujos de trabajo.
- Ayudar a priorizar los procesos de desarrollo pendientes de una manera basada en datos y cuantificable.
- Desarrollo y gestión de técnicas y herramientas de automatización de procesos.
- Supervisión continua de la salud en tiempo real de sus procesos, flujos de trabajo y eficiencia laboral.
- Desarrollo de métodos ágiles de optimización de procesos y ayuda a la gestión del cambio en la digitalización del trabajo.
Estos casos de uso pueden aplicarse a diversos sectores (p. ej., seguros o banca) o funciones (p. ej., finanzas o compras). Para obtener más información sobre sus casos de uso, solicite una demostración.
¿Cuándo solicitar una RFP?
Mientras evalúa sus opciones, puede plantearse crear una solicitud de propuesta (RFP) para el software process intelligence . Una RFP puede ayudarle a refinar el caso y los requisitos dentro de su organización y ayudar a identificar posibles proveedores de software o soluciones que puedan satisfacer sus necesidades.
Algunos criterios de puntuación típicos de las RFP de process intelligence que deben tenerse en cuenta:
- ¿Busca una solución minería de procesos, task mining, o una solución completa process intelligence que abarque sistemas, procesos y trabajo?
- ¿Busca una solución llave en mano que requiera una implantación limitada o recursos de implantación más amplios?
- ¿Tiene o necesita capacidad para implantar la solución en toda su organización, o necesitará un amplio apoyo del proveedor o de uno de sus socios?
- ¿Cuál es el plazo y la urgencia del proyecto? ¿Se trata de semanas, meses o años?
- ¿Busca una solución que pueda poner a prueba y ampliar con el tiempo en toda su organización, o espera resultados claros y cuantificables desde el principio?
- ¿Qué importancia tiene el estado actual de la solución y cuánto peso concede a la visión y la hoja de ruta futura del socio elegido?
- ¿Puede estimar el coste total de propiedad de la solución basándose en las respuestas de la propuesta, y se ajustará a sus requisitos presupuestarios?
Futuro de process intelligence
Process intelligence es un área de nuevas tecnologías en rápido desarrollo en la que esperamos ver innovación y un aumento de la inversión en los próximos años. Según los resultados de las entrevistas a expertos realizadas en Workfellow , he aquí cinco áreas en las que process intelligence tiene un papel fundamental en el futuro del trabajo.
- Democratización de los análisis y la información. Las soluciones process intelligence cada vez más autónomas reducirán la necesidad de minería de procesos y task mining tácticos. Esto dará a la dirección de la empresa y a las partes interesadas acceso a los datos de proceso más valiosos sin necesidad de grandes inversiones en ciencia de datos.
- Operaciones empresariales radicalmente transparentes. A medida que más soluciones de process intelligence combinan datos de procesos, tareas y sistemas a través de flujos de trabajo integrales, los líderes empresariales pueden medir y mejorar las operaciones de forma radicalmente transparente en todas las unidades de negocio y equipos.
- BPM basada en datos y dirigida por la inteligencia de decisiones. El aumento de process intelligence permite a los equipos de excelencia operativa pasar de la gestión de procesos basada en datos a la optimización de procesos basada en datos.
- La mano de obra aumentada por la IA. Process intelligence descubre formas en que la automatización capta y mejora los conocimientos especializados de la mano de obra, permitiéndoles dedicar más tiempo a tareas de valor añadido.
- La empresa totalmente automatizada. Process intelligence acelera la adopción de la automatización inteligentey Automatización Robótica de Procesos dando lugar a la empresa automatizada en última instancia.
Process Intelligence PREGUNTAS FRECUENTES
¿Por qué es importante process intelligence ?
Cada vez más líderes empresariales consideran que process intelligence es un elemento vital para la excelencia de los procesos, ya que ayuda a las organizaciones a comprender y optimizar sus procesos operativos. En el acelerado panorama empresarial digital actual, las organizaciones deben ser flexibles, eficientes y adaptables. Process intelligence puede ayudar a identificar cuellos de botella, ineficiencias y riesgos en los procesos. Puede proporcionar los conocimientos basados en datos necesarios para rediseñar y agilizar los procesos, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa, reducción de costes y mejores experiencias del cliente. Además, process intelligence también contribuye al cumplimiento de la normativa al poner de relieve las desviaciones de los procedimientos estándar, lo que ayuda en la gestión de riesgos y el cumplimiento de la normativa.
¿Cuáles son las limitaciones de minería de procesos para la automatización de process discovery?
A pesar de sus muchas ventajas, minería de procesos para la automatización de process discovery tiene ciertas limitaciones. Una limitación es que minería de procesos depende en gran medida de la calidad y disponibilidad de los datos. Si los datos son incompletos, inexactos o no están disponibles, los resultados de minería de procesos se verán afectados. Además, minería de procesos puede tener problemas con procesos complejos y flexibles. En el mundo real, los procesos son a menudo no lineales e implican múltiples actividades paralelas. minería de procesos puede a veces simplificar en exceso estos procesos complejos, lo que conduce a una falta de precisión en los resultados. Además, aunque minería de procesos puede identificar patrones y proporcionar información sobre el rendimiento de los procesos, no prescribe necesariamente soluciones o estrategias para mejorarlos. Para ello, suele ser necesaria la participación de expertos en la materia.
¿Cómo puede utilizar las herramientas de process intelligence para mejorar el rendimiento de los procesos?
Process intelligence pueden utilizarse de varias formas para mejorar el rendimiento de los procesos. Pueden proporcionar mapas visuales de los procesos actuales, ayudando a identificar cuellos de botella, retrasos e ineficiencias que pueden racionalizarse o eliminarse. Estas herramientas también pueden generar métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) que permiten a las organizaciones hacer un seguimiento del rendimiento de los procesos a lo largo del tiempo y evaluar el impacto de los cambios. Además, las herramientas de process intelligence pueden utilizar el aprendizaje automático para predecir el rendimiento futuro de los procesos basándose en datos históricos, lo que permite una gestión proactiva de los posibles problemas. Process intelligence también puede apoyar una cultura de mejora continua al permitir a las organizaciones probar y evaluar el impacto de diferentes opciones de diseño de procesos.
¿Cuál es la diferencia entre la forma en que minería de procesos y la captura de tareas obtienen los datos del proceso?
minería de procesos y la captura de tareas adquieren datos de procesos de formas distintas. minería de procesos extrae datos de registros de eventos almacenados en sistemas de información. Esto significa que utiliza datos existentes de Gestión de Procesos Empresariales (BPM) sistemas, sistemas de gestión de relaciones con los clientes y otros sistemas informáticos. Estos registros proporcionan un registro detallado de los eventos que se produjeron como parte de un proceso, incluyendo qué se hizo, cuándo y por quién. Por otro lado, la captura de tareas, también conocida como grabación de tareas o grabación de procesos, captura los datos del proceso observando y grabando directamente las acciones de las personas que realizan las tareas. Esto puede implicar el uso de software de grabación de pantalla, registro de pulsaciones de teclas u otras tecnologías similares. La captura de tareas puede proporcionar información sobre los pasos específicos de un proceso, incluidas las soluciones provisionales o las desviaciones del procedimiento estándar que pueden no estar recogidas en los registros de eventos.
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