La reingeniería de procesos es un aspecto importante del análisis de procesos que puede ayudar a racionalizar las operaciones, mejorar la eficiencia y reducir los costes. La reingeniería de procesos implica analizar los procesos existentes y realizar cambios significativos para optimizarlos. Puede incluir la racionalización de procesos, la eliminación de pasos innecesarios y la introducción de tecnologías de automatización.
¿Qué es exactamente la reingeniería de procesos?
La reingeniería de procesos empresariales (BPR) es una estrategia para rediseñar los procesos empresariales básicos. La BPR puede optimizar los procesos empresariales de principio a fin, identificar tareas ineficaces y ayudar a los equipos a alcanzar objetivos empresariales específicos.
La BPR puede aportar mejoras radicales en aspectos como la calidad, el coste o la velocidad, en comparación con la mejora incremental de los procesos empresariales (BPI). Sin embargo, la BPR también puede alterar los flujos de trabajo y cambiar fundamentalmente las operaciones empresariales. Así que antes de rediseñar sus procesos empresariales, asegúrese de que todo el mundo entiende el statu quo que están cambiando y sus objetivos clave.
¿Por qué está rediseñando sus procesos empresariales?
¿Por qué piensa ahora en la reestructuración de los procesos empresariales? ¿Por qué no llevarla a cabo dentro de seis meses o incluso un año?
Un rápido vistazo al macroentorno actual le dará muchas razones. La guerra, una pandemia y las restricciones a la libre circulación de mercancías han empujado al mundo a una nueva era de desglobalización.
El aumento de los precios de la energía, la debilidad de las cadenas de suministro, las prohibiciones comerciales y la escasez de mano de obra son el resultado. Las empresas pueden sobrevivir a estos problemas con los procesos mejor adaptados al cambiante panorama empresarial. En pocas palabras, la BPR puede ser una solución radical cuando las perturbaciones externas amenazan las operaciones clave.
Ventajas de la BPR
Los procesos empresariales se llevaron a cabo en silos individuales y a menudo olvidados durante muchos años. Ahora que la tecnología facilita la integración de la información y los departamentos, muchas organizaciones aún no han alcanzado una visión digital unificada.
Pero los expertos pueden introducir nuevas tecnologías y flujos de trabajo automatizados para mejorar todos los aspectos de la empresa. La reingeniería de procesos empresariales es una oportunidad para que los estrategas analicen muchas áreas de negocio, como la experiencia del cliente y las cadenas de suministro, etc. La reingeniería de procesos empresariales también ofrece a los equipos de varios departamentos la oportunidad de reunirse y determinar los procesos que necesitan mejoras para desarrollar nuevos objetivos empresariales.
Beneficios de la reingeniería de procesos empresariales:
Claridad de objetivos
La mayoría de las organizaciones no documentan sus procesos de principio a fin y es probable que tampoco puedan describirlos. Así que, antes de hacer nada, asegúrate de que comprendes todos los aspectos de tu empresa por dentro y por fuera, desde tu declaración de intenciones hasta tu base de clientes.
Operaciones racionalizadas
La BPR puede recortar procesos innecesarios y ofrecer flujos de operaciones empresariales más ágiles y un claro sentido de la ejecución. El camino entre el inicio y el final de un proyecto se hace mucho más corto. Los métodos de trabajo sencillos y eficaces aumentan la productividad y la satisfacción de los empleados.
Mayor eficacia
Una mayor eficiencia acelera las actividades diarias y elimina trámites burocráticos para que el trabajo tenga más sentido. La mejora de los procesos deja más tiempo a los empleados para mejorar productos y servicios. En pocas palabras, la BPR saca lo mejor de cada uno.
Mayores beneficios
Implantar estilos de trabajo eficientes y flujos de trabajo más fluidos significa empleados más informados que se centran en maximizar los beneficios y aumentar la productividad.
5 pasos de la planificación de la reingeniería de procesos empresariales
Primer paso: identifique sus procesos empresariales actuales
Recopile información sobre todos los recursos, desde las herramientas de software hasta las partes interesadas, para comprender el rendimiento actual de su proceso con process mapping.
Segundo paso: identificar errores en los procesos actuales
Antes de mejorar sus procesos, debe identificar y analizar los errores y retrasos actuales en los flujos de procesos. Compruebe todos los detalles que pueden encontrarse en los respectivos pasos para ayudar a las partes interesadas a tomar decisiones rápidas y sencillas.
Tercer paso: comprobar la necesidad de oportunidades
Identifique los pasos y juzgue su necesidad. Los pasos innecesarios pueden eliminarse o automatizarse. Por ejemplo, un empleado puede perder tiempo escribiendo y enviando manualmente correos electrónicos de seguimiento. Automatizar pequeñas tareas puede ahorrar mucho tiempo y dinero a las organizaciones.
Cuarto paso: diseñar los procesos futuros
Ahora que ha identificado los procesos buenos y malos, es el momento de crear un nuevo mapa de procesos con nuevos objetivos. Durante esta fase, es vital medir los pasos del proceso con KPI.
Quinto paso: Informar y poner al día a los empleados
Eduque a los equipos sobre los nuevos procesos y mantenga a todos actualizados y alineados a lo largo del proceso. Siga supervisando este proceso con indicadores clave de rendimiento.
Pasos para el éxito de la BPR
Educar a los empleados sobre los cambios a largo plazo
La reestructuración de los procesos empresariales no es un ejercicio único que reduce los costes por arte de magia y hace que todo sea más eficiente. De hecho, la reducción de costes es un subproducto de unos procesos eficientes que deben analizarse, comunicarse y comprenderse continuamente. Para que una empresa prospere, hay que formar a los empleados en los nuevos métodos de trabajo.
No abandone ningún departamento
Las organizaciones pueden evaluar los procesos de un departamento y dejar que los demás sigan funcionando con normalidad. Es una mala idea. Todos los departamentos están conectados, así que hay que evaluar todos los procesos.
Crear un equipo de BPR
Un equipo de BPR es un grupo de responsables capaces de recomendar cambios y comunicar las ventajas de la BPR. Un equipo típico de BPR incluye a la alta dirección, grupos técnicos, expertos financieros y grupos de usuarios de procesos. Asegúrese de que el tamaño de su equipo de BPR es lo suficientemente pequeño como para poder gestionarlo. Demasiados cocineros estropean el caldo.
Inspirarse en la competencia
Muchas organizaciones sólo se fijan en sus propios procesos. Sin embargo, también deberían ver lo que hacen sus competidores y mantenerse al día de las tendencias del sector. Incluso puedes construir tus puntos de referencia en torno a las mejores prácticas de tus competidores.
Ford: Un ejemplo de BPR con éxito
Un ejemplo famoso de éxito en el rediseño de procesos empresariales procede de Ford Motor Company. Ford tenía un proceso de cuentas por pagar ineficaz, que requería la atención de unas 500 personas.
Sin embargo, Mazda, competidor de Ford, tenía implantado un sistema mucho mejor. Este sistema inspiró a Ford para analizar su ineficaz proceso de cuentas por pagar, que provocaba cuellos de botella y requería la atención de muchos trabajadores.
Al principio del proceso, el departamento de compras redactaba la orden de compra antes de enviar manualmente una copia a cuentas por pagar.
A continuación, la persona encargada de la asignación de recursos recibiría los bienes necesarios para enviar una copia del documento correspondiente a cuentas por pagar.
Por último, el proveedor envió un recibo de la mercancía a cuentas por pagar.
El siguiente diagrama de flujo ilustra el antiguo proceso de cuentas a pagar de Ford.
Con las nuevas tecnologías, Ford adoptó un proceso sin facturas. Ahora, la empresa cuenta con un proceso más eficiente dirigido por unos 100 empleados. Los pagos se realizan automáticamente y se pierde menos tiempo esperando las facturas de los proveedores.
El siguiente diagrama de flujo ilustra el actual proceso simplificado de cuentas a pagar de Ford.
Lo esencial
La reingeniería de procesos empresariales puede mejorar drásticamente los procesos organizativos, la productividad de los empleados, el rendimiento de la inversión y la satisfacción de los empleados.
Un plan de reingeniería de procesos empresariales debe ser eficaz para que la fase de implantación del proceso empresarial sea un éxito. El procedimiento requiere planificación, comunicación y dedicación. Puede obtener más información sobre la implantación de procesos empresariales aquí.
