Al igual que los navegantes utilizan mapas para atravesar mares inmensos, las empresas pueden utilizar mapas de procesos como paso clave en el análisis de procesos para navegar por procesos y relaciones complejos.
Las empresas mapean sus procesos para comprender mejor sus operaciones. El mapeo de procesos ayuda a las empresas a visualizar el flujo de trabajo, identificar cuellos de botella e identificar oportunidades de mejora. Process mapping también puede ayudar a las empresas a identificar riesgos y problemas de cumplimiento, optimizar recursos y flujos de trabajo y mejorar la experiencia del cliente. Además, el negocio process mapping se puede utilizar para desarrollar iniciativas de mejora de procesos e identificar áreas potenciales para la automatización inteligente.
¿Qué es exactamente process mapping?
Business process mapping es una técnica utilizada para mostrar visualmente cómo se realiza el trabajo en pasos de flujo de trabajo de principio a fin. Un mapa de procesos también puede recibir distintos nombres, como diagrama de flujo, diagrama de procesos funcionales o diagrama de flujo de trabajo.
Process mapping ayuda a las organizaciones a comprender y mejorar sus procesos de trabajo mediante una representación visual de su flujo de trabajo. Al trazar los procesos, los equipos comunican fácilmente las cuestiones prioritarias e identifican dónde se desperdician tiempo y recursos.
Con un mapa de procesos detallado, los equipos deben identificar y comprender los pasos individuales, diseñar plazos precisos e identificar a los responsables de las tareas. Business process mapping aporta muchas ideas útiles, pero no es más que un paso en el objetivo general de un análisis de procesos empresariales.
Process mapping pasos
1. Identificación del proceso
Durante la fase de identificación del proceso empresarial, las organizaciones definen su proceso empresarial. Se trata de identificar los objetivos de la empresa, los actores y las áreas de trabajo.
2. 2. Recopilación de información
Como su nombre indica, la recopilación de información consiste en obtener información pertinente sobre los procesos empresariales de las personas que realizan el trabajo. Se trata de responder al cómo, el qué y el por qué para elaborar un mapa de procesos preciso y fundamentado.
3. Process mapping
Una vez obtenida la información correcta de las personas adecuadas, es hora de empezar a trabajar en process mapping. Process mapping puede hacerse simplemente en papel, como parte de una presentación, o con el software específico para empresas process mapping .
4. Análisis
La fase de análisis consiste en trabajar con el mapa para identificar oportunidades de mejora. Buenas preguntas para el análisis: ¿pueden eliminarse pasos? ¿Pueden realizarse las tareas con mayor eficacia? ¿Existen posibles cuellos de botella que ralenticen el tiempo de ejecución?
5. Desarrollar nuevos métodos de trabajo
Una vez determinadas las áreas de mejora de los procesos de trabajo, es hora de eliminar las acciones innecesarias y el trabajo manual, reorganizar o automatizar los pasos del proceso empresarial y desarrollar flujos de trabajo más eficaces.
6. 6. Gestión de procesos
Esta fase final consiste en mantener la eficacia de los procesos mediante revisiones periódicas y el seguimiento de los avances. El mapa de procesos más eficaz es el que se mantiene actualizado y se utiliza activamente.
Los mayores beneficios de process mapping
1. Compartir información visual, datos e ideas
Process mapping permite a los equipos comunicar información compleja con mayor eficacia. Al crear representaciones visuales de los procesos, resulta más fácil transmitir información, compartir ideas y debatir posibles mejoras. Los mapas visuales permiten a las partes interesadas comprender los pasos del flujo de trabajo y las relaciones entre las distintas tareas, lo que fomenta la colaboración y el intercambio de conocimientos.
2. Proporcionar información digerible para la resolución eficaz de problemas
Los procesos complejos pueden resultar a menudo abrumadores, lo que dificulta la identificación de cuellos de botella o áreas de mejora. Business process mapping descompone estos intrincados flujos de trabajo en símbolos y pasos fácilmente comprensibles. Esta simplificación ayuda a las partes interesadas a comprender claramente el proceso, lo que les permite identificar ineficiencias y proponer soluciones de forma más eficaz.
3. Descomposición de procesos complejos en símbolos universalmente comprensibles
Process mapping utiliza símbolos y notaciones universalmente reconocidos, lo que facilita la comprensión del flujo de trabajo a personas de distintos departamentos y equipos. Independientemente de su experiencia o formación, los empleados pueden entender el proceso representado en el mapa, lo que facilita la colaboración entre funciones y fomenta una comprensión compartida de las operaciones de la organización.
4. Proporcionar una representación visual del proceso de principio a fin
Una de las principales ventajas de la empresa process mapping es su capacidad para ofrecer una representación visual completa de un proceso, desde su inicio hasta su finalización. Este en resumen integral ayuda a las partes interesadas a identificar dependencias, redundancias y posibles áreas de optimización. También les permite seguir el progreso de las tareas, garantizando la responsabilidad y la finalización a tiempo.
5. 5. Alineación y priorización entre las distintas personas y equipos
Business process mapping une a individuos y equipos al proporcionar una comprensión compartida de los objetivos y procesos de la organización. Al visualizar el flujo de trabajo, las partes interesadas pueden alinear sus esfuerzos, identificar las interdependencias y priorizar las tareas en consecuencia. Esta alineación aumenta la colaboración, minimiza los malentendidos y mejora la eficacia general.
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¿Quién cartografía los procesos?
En la mayoría de las empresas, la tarea de cartografiar los procesos suele encomendarse a los equipos de analistas de negocio o de mejora de procesos. Estos equipos tienen los conocimientos y la experiencia necesarios para comprender las complejidades de los distintos procesos empresariales y convertirlos en representaciones visuales.
Los analistas de negocio trabajan en estrecha colaboración con las partes interesadas de distintos departamentos, manteniendo conversaciones, realizando entrevistas y recopilando datos para comprender plenamente los procesos existentes. Con esta información, pueden crear mapas de procesos empresariales que muestren con precisión los pasos, las dependencias y las interacciones de cada proceso.
Process mapping es un esfuerzo de colaboración que implica la participación de personas con un profundo conocimiento de los procesos que se están cartografiando. Así se garantiza que los mapas de procesos reflejen realmente cómo se realiza el trabajo en la organización. Aunque los analistas de negocio o los equipos de mejora de procesos suelen tomar la iniciativa, la participación y las aportaciones de las partes interesadas de varios departamentos son cruciales para garantizar que los mapas de procesos de negocio sean precisos y pertinentes.
Process Mapping frente a la modelización de procesos
Process mapping es una valiosa técnica utilizada para obtener una comprensión global de los procesos establecidos dentro de una organización. Consiste en crear diagramas visuales que representen cada actividad, proporcionando una representación clara y tangible del panorama general de los procesos empresariales. Este enfoque permite a los equipos identificar el estado actual de los procesos, destacando su secuencia y dependencias.
Por otro lado, el modelado de procesos adopta una perspectiva más amplia al centrarse en el estado deseado de los procesos dentro de toda la organización. Permite a los equipos prever y diseñar un flujo de trabajo optimizado que respalde el ciclo de vida de los procesos y fomente la mejora continua. El modelado de procesos de negocio va más allá del simple trazado de los procesos existentes; su objetivo es crear una representación ideal de cómo deberían ser los procesos, teniendo en cuenta factores como la eficiencia, la eficacia y la asignación de recursos.
En términos sencillos, la empresa process mapping ofrece una instantánea visual del estado actual de los procesos empresariales, mientras que el modelado de procesos se adentra en el terreno de la optimización y la simulación. Process mapping y el modelado de procesos empresariales son técnicas complementarias. La primera proporciona una base para comprender los procesos existentes, mientras que la segunda permite a las organizaciones optimizar y simular flujos de trabajo mejorados. Ambos métodos se enmarcan en el Gestión de Procesos Empresariales (BPM) esfuerzo.
6 tipos típicos de mapas de procesos
- Organigramas
Empiece por lo básico. Los organigramas son mapas visuales fáciles de seguir que casi todo el mundo puede entender. Los diagramas de flujo proporcionan detalles básicos del proceso, como entradas y salidas.
- Mapas de implantación
Los mapas de implantación (o diagramas de flujo interfuncionales) son ideales para encontrar esos molestos cuellos de botella. Los mapas de implantación muestran las relaciones entre los distintos equipos y utilizan diagramas de flujo para ilustrar cómo fluye un proceso a través de la organización.
- Mapas detallados de los procesos
Como su nombre indica, los mapas de procesos detallados muestran una versión más profunda de un proceso y contienen información sobre los subprocesos.
- Mapas de procesos de alto nivel
En los mapas de procesos de alto nivel se trata de tener una visión de conjunto. También conocidos como mapas de la cadena de valor o mapas descendentes, los mapas de procesos de alto nivel incluyen los elementos clave del proceso, como un proveedor, un proceso, un producto, un insumo o un cliente.
- Mapas de procesos renderizados
Los mapas de procesos renderizados muestran el estado actual y/o futuro de los procesos. Esta información pone de relieve las áreas de mejora.
- Mapas de flujo de valor
El último paso consiste en documentar los pasos necesarios para desarrollar productos y servicios para un usuario final.
Process mapping los símbolos y sus significados
Los símbolos de proceso son una representación de elementos individuales en un mapa de procesos. También conocidos como símbolos de diagrama de flujo, formas de diagrama de flujo o símbolos de diagrama de flujo, los símbolos de proceso tienen significados específicos. Al igual que las notas musicales impresas en las partituras de piano, los símbolos de proceso son universales y tienen significados específicos.
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5 herramientas populares de process mapping
Hay muchas herramientas empresariales process mapping entre las que elegir, pero cinco de las más populares son:
Microsoft Visio
Visio, que ahora forma parte del paquete Microsoft Office, es una aplicación de diagramación y gráficos vectoriales lanzada inicialmente en 1992. Microsoft Visio se utiliza ampliamente para crear diagramas de flujo y mapas de procesos.
Lucidchart
Una popular aplicación de diagramación basada en web para la colaboración visual y el dibujo. Los usuarios pueden revisar y compartir gráficos y diagramas para mejorar procesos, sistemas y estructuras organizativas.
Diagramas.net
Esta herramienta de diseño gratuita puede integrarse con Google Documents y otras herramientas en línea, proporcionando opciones flexibles de visualización de diagramas. Aunque no ofrece funciones de colaboración tan avanzadas, su facilidad de uso y su gratuidad la convierten en una opción muy popular entre los principiantes.
Gliffy
Los usuarios realizan diagramas a través de una aplicación HTML5 basada en la nube y pueden crear diagramas UML, planos de planta, diagramas de Venn, diagramas de flujo y mucho más. Los usuarios pueden compartir y editar diagramas en tiempo real.
Cacoo
Lanzado en 2009, el software basado en web sirve para diseñar y dibujar diagramas. La herramienta crea diagramas de flujo, wireframes, organigramas y mucho más.
SmartDraw
Los equipos utilizan esta herramienta de diagramación colaborativa basada en web para trabajar en diagramas de flujo, mapas mentales y muchos otros elementos visuales empresariales.
Conclusión
Process mapping ayuda a las empresas a ser más eficientes con ideas claras y objetivos definidos para ahorrar tiempo, dinero y personal. Pero la empresa process mapping solía ser una tarea larga y compleja. Afortunadamente, las cosas han cambiado.
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