Explicación del análisis del flujo de trabajo: métodos, pasos y herramientas

¿Qué es el análisis del flujo de trabajo?

El análisis del flujo de trabajo es el proceso de estudio, comprensión y evaluación de la secuencia de tareas, actividades e interacciones que conforman un proceso u operación empresarial específicos dentro de una organización.

El objetivo principal del análisis del flujo de trabajo es identificar ineficiencias, cuellos de botella, redundancias y áreas de mejora en el flujo de trabajo, lo que en última instancia conduce a una mayor eficiencia, productividad y ahorro de costes.

Métodos de análisis del flujo de trabajo

Varios métodos populares de análisis de flujos de trabajo pueden ayudar a las organizaciones a comprender y optimizar sus procesos empresariales. Estos métodos proporcionan diferentes enfoques para estudiar, visualizar y evaluar los flujos de trabajo con el fin de identificar ineficiencias y oportunidades de mejora. Algunos métodos populares de análisis de flujos de trabajo incluyen:

1. Diagramas de flujo: Los diagramas de flujo son representaciones visuales sencillas de la secuencia de tareas y decisiones dentro de un flujo de trabajo. Utilizan símbolos normalizados para representar distintos tipos de tareas, decisiones y direcciones de flujo. Los organigramas pueden ayudar a las partes interesadas a comprender la estructura del proceso e identificar cuellos de botella o áreas susceptibles de mejora.
2. Negocios process mapping: Negocios process mapping es una forma más detallada de diagrama de flujo, que documenta las relaciones entre las diferentes tareas, subprocesos, recursos e información dentro de un proceso. Puede ayudar a identificar ineficiencias, redundancias y áreas de racionalización u optimización.
3. Mapeo del flujo de valor: El mapeo del flujo de valor es una técnica de gestión ajustada utilizada para analizar y optimizar los flujos de trabajo centrándose en el flujo de valor a través del proceso. Identifica las actividades que añaden valor y las que no, lo que ayuda a las organizaciones a eliminar residuos y mejorar la eficiencia general de los procesos.
4. Diagramas de carril de natación: Los diagramas de carriles de natación son un tipo de mapa de procesos que organiza las tareas y actividades en distintos "carriles" basados en la función, el departamento o el papel responsable. Esto ayuda a aclarar responsabilidades, identificar traspasos o dependencias entre distintos grupos y descubrir posibles problemas de comunicación o coordinación.
5. minería de procesos: minería de procesos es un método de análisis de flujos de trabajo basado en datos que utiliza registros de eventos generados por diversos sistemas, como plataformas ERP, CRM o BPM , para descubrir, analizar y mejorar los procesos empresariales. Puede ayudar a las organizaciones a descubrir patrones ocultos, identificar cuellos de botella y optimizar el rendimiento de los procesos.
6. Estudios de tiempo y movimiento: Los estudios de tiempo y movimiento consisten en observar y medir el tiempo necesario para realizar tareas dentro de un flujo de trabajo, identificar ineficiencias y sugerir mejoras. Este método es especialmente útil para analizar procesos manuales o que requieren mucha mano de obra.
7. Muestreo de trabajo: El muestreo de trabajo es una técnica estadística utilizada para estimar la proporción de tiempo dedicado a diferentes tareas o actividades dentro de un flujo de trabajo. Mediante la recogida de muestras aleatorias de trabajo a lo largo de un periodo, los analistas pueden identificar patrones, ineficiencias y oportunidades de mejora.

Análisis del flujo de trabajo en 6 pasos

Puede realizar un análisis del flujo de trabajo empresarial en seis pasos básicos.

1. Descubrimiento de procesos y flujos de trabajo: El análisis del flujo de trabajo requiere recopilar datos sobre diversos aspectos del proceso, como la duración de las tareas, la asignación de recursos, los tiempos de espera y los índices de finalización. Estos datos pueden obtenerse de diversas fuentes, como los registros del sistema, las aportaciones de los empleados o la observación directa.
2. Visualización del flujo de trabajo: El primer paso en el análisis del flujo de trabajo es crear una representación visual del proceso, normalmente utilizando diagramas de flujo, mapas de procesos o diagramas de flujo. Esto ayuda a las partes interesadas a comprender claramente la secuencia de tareas, sus dependencias y la estructura general del flujo de trabajo.
3. Medir y cuantificar el rendimiento: A partir de los datos recopilados, se calculan las métricas de rendimiento y los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar la eficiencia y eficacia del flujo de trabajo. Estas métricas pueden incluir tiempos de ciclo, rendimiento, utilización de recursos y tasas de error.
4. Identificar ineficiencias: Basándose en las métricas de rendimiento y la representación visual del flujo de trabajo, los analistas pueden identificar ineficiencias, cuellos de botella o redundancias en el proceso. Estos problemas pueden incluir pasos innecesarios, retrasos, consumo excesivo de recursos o desviaciones de las mejores prácticas.
5. Formular recomendaciones de mejora: Una vez identificadas las ineficiencias, pueden elaborarse recomendaciones de mejora. Estas recomendaciones pueden consistir en racionalizar tareas, reasignar recursos, automatizar procesos manuales o implantar nuevas tecnologías para mejorar el flujo de trabajo.
6. Aplicar los cambios y supervisar los resultados: Una vez elaboradas las recomendaciones, hay que aplicarlas y supervisarlas para garantizar su eficacia. Esto puede implicar fijar objetivos, establecer plazos, asignar responsabilidades y hacer un seguimiento de los progresos. Puede ser necesario realizar un seguimiento y ajustes periódicos para garantizar que las mejoras del flujo de trabajo producen los resultados deseados.

¿Busca un análisis automatizado del flujo de trabajo? Vea cómo combinar minería de procesos y task mining en el artículo técnicoWork API .

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Herramientas de análisis del flujo de trabajo

Las herramientas de análisis de flujos de trabajo están diseñadas para ayudar a las organizaciones a visualizar, analizar y mejorar sus flujos de trabajo empresariales. Estas herramientas permiten a las empresas identificar ineficiencias, racionalizar operaciones y automatizar tareas manuales. Estas son algunas de las principales herramientas de análisis de flujos de trabajo:

1. Workfellow: Workfellow es una herramienta process intelligence que combina proceso y task mining diseñada especialmente para el análisis de flujos de trabajo en operaciones empresariales digitales.
2. Nintex: Nintex es una solución versátil de automatización de flujos de trabajo y gestión de procesos que permite a las organizaciones crear, gestionar y optimizar flujos de trabajo en varios sistemas y departamentos. Con su amplia gama de funciones, Nintex simplifica el proceso de diseño e implementación de flujos de trabajo, ayudando a las empresas a mejorar la eficiencia y la productividad.
3. Kissflow: Kissflow es una automatización de flujos de trabajo basada en la nube y Gestión de Procesos Empresariales (BPM) que permite a las organizaciones agilizar sus procesos mediante flujos de trabajo, formularios e informes personalizables. Con su intuitiva interfaz de arrastrar y soltar, Kissflow facilita a los usuarios la creación y modificación de flujos de trabajo, incluso sin conocimientos técnicos.
4. Trello: Trello es una popular herramienta de gestión de proyectos y visualización de flujos de trabajo que utiliza tableros, listas y tarjetas para ayudar a los equipos a colaborar y organizar su trabajo. La flexibilidad y las opciones de personalización de Trello la convierten en una opción adecuada para gestionar flujos de trabajo en diversos sectores y casos de uso.
5. Asana: Asana es una plataforma de gestión de proyectos y seguimiento del trabajo que permite a los equipos planificar, organizar y gestionar eficazmente los flujos de trabajo. Con su sólido conjunto de funciones, Asana ayuda a las organizaciones a agilizar sus flujos de trabajo, mejorar la colaboración y mantener el rumbo hacia sus objetivos.
6. Wrike: Wrike es una plataforma de gestión del trabajo colaborativo que ofrece funciones de automatización y visualización del flujo de trabajo. Gracias a sus paneles personalizables, Wrike permite a las organizaciones obtener información sobre sus flujos de trabajo, realizar un seguimiento del progreso y tomar decisiones basadas en datos.
7. Zapier: Zapier es una plataforma de automatización que conecta diferentes apps y servicios, permitiendo a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados entre ellos. Al automatizar tareas repetitivas e integrar varias herramientas, Zapier ayuda a las empresas a agilizar sus flujos de trabajo y aumentar la eficiencia.
8. Flow: Microsoft Flow, ahora llamado Power Automate, es un servicio basado en la nube que permite a los usuarios crear y automatizar flujos de trabajo a través de múltiples aplicaciones y servicios. Con su amplia biblioteca de conectores, Flow permite a las organizaciones automatizar tareas y procesos, mejorando la eficiencia y reduciendo el esfuerzo manual.
9. Airtable: Airtable es un híbrido flexible y potente de hoja de cálculo y base de datos que permite a las organizaciones crear flujos de trabajo personalizados y automatizar tareas. Con su rico conjunto de funciones e integraciones, Airtable ofrece una plataforma versátil para gestionar y analizar flujos de trabajo.
10. Smartsheet: Smartsheet es una plataforma de gestión y automatización del trabajo que combina una interfaz similar a una hoja de cálculo con funciones de automatización del flujo de trabajo y colaboración. Ayuda a las organizaciones a agilizar sus procesos, mejorar la colaboración y tomar decisiones mejor informadas.

Lea el estudio de caso sobre cómo una empresa mediana de externalización de procesos empresariales (BPO) descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en residuos de procesos gracias al análisis automatizado de flujos de trabajo.

Conclusión

El análisis del flujo de trabajo es el proceso de estudiar y evaluar la secuencia de tareas, actividades e interacciones dentro de un proceso empresarial para identificar ineficiencias y áreas de mejora. Existen muchos marcos para el análisis del flujo de trabajo, desde el análisis de las líneas de flujo hasta el mapeo del flujo de valor y minería de procesos. Realizando un análisis exhaustivo del flujo de trabajo en seis pasos, las organizaciones pueden optimizar sus procesos, mejorar la productividad y ahorrar costes.

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