¿Qué es la Gestión de Procesos Empresariales (BPM)

¿Qué es la BPM

Gestión de Procesos Empresariales (BPM)o BPM, es un conjunto de diferentes herramientas y técnicas que, en conjunto, ayudan a las empresas a mejorar y optimizar sus procesos. BPM pretende racionalizar y mejorar los procesos internos para que las organizaciones puedan alcanzar sus objetivos, como la reducción de costes y el aumento de la eficacia, de forma más fácil y rápida. BPM implica el análisis, el diseño, la implantación y la mejora continua de todas las actividades que tienen lugar dentro de una organización. 

Hoy en día, BPM es uno de los marcos de referencia a los que recurren las empresas cuando inician actividades de transformación digital. A veces se malinterpreta como una única solución o software, pero BPM es definitivamente más que eso. En este artículo, echaremos un vistazo a qué es BPM , cómo funciona, en qué es mejor, junto con sus retos y beneficios.

Breve historia de BPM 

Aunque no está claro cuándo surgió exactamente BPM , una cosa es cierta: el concepto y la idea han existido durante años, si no siglos. Con el auge de la revolución industrial, la necesidad de mejorar los procesos creció más rápido que nunca, lo que también acabó impulsando cambios en la parte no manufacturera de las operaciones. 

Frank Gilbreth fue uno de los primeros pioneros del Gestión de Procesos Empresariales (BPM). Creó uno de los primeros process mapping marcos de trabajo que descomponían procesos complicados y largos en pasos más manejables y sensatos. Su trabajo se centraba en optimizar los procesos de producción para aumentar la eficiencia y la productividad, y consistía en crear una representación gráfica de los pasos de un proceso. 

Desde entonces, BPM ha ido cobrando impulso y creciendo enormemente, aunque con distintos nombres, pero con el mismo objetivo general. Así, en la década de 1990, la reingeniería de procesos empresariales se hizo muy popular. Más tarde, aparecieron términos como Gestión de Procesos Empresariales (BPM) Suite o Inteligente Gestión de Procesos Empresariales (BPM) para describir los marcos que abordan retos similares: hacer que los procesos sean más fluidos y eficientes. 

BPM hoy

Hoy en día, BPM no se centra únicamente en ahorrar costes y ser más eficiente, sino en ofrecer mejores servicios a los clientes. Las empresas se preocupan más que nunca por permitir una mejor colaboración y crear una experiencia agradable para el cliente. Por lo tanto, BPM se está desarrollando rápidamente para poder dar cabida a estas demandas; y las herramientas actuales son ahora capaces de descubrir los procesos de una manera mucho más rápida y ágil. 

Beneficios de BPM

Son muchos los beneficios que BPM podría aportar a las organizaciones. A continuación se enumeran algunos de los beneficios de mayor impacto.

• Aumento de la eficacia. Al detectar y eliminar los cuellos de botella, el trabajo duplicado y las ineficiencias en el proceso empresarial, BPM puede ayudar a mejorar la eficiencia de las operaciones de una empresa. 
• Mayor agilidad. BPM proporciona a las empresas la flexibilidad que necesitan para responder instantáneamente a las cambiantes demandas de los consumidores y a la situación del mercado. Las empresas pueden adaptarse rápidamente a nuevas posibilidades o amenazas y mantener su competitividad en un entorno de mercado dinámico evaluando y optimizando sus procesos empresariales. 
• Mejora de la experiencia del cliente. BPM permite a las empresas comprender mejor las necesidades y expectativas de sus clientes. Las empresas pueden ofrecer resultados individualizados y coherentes que impulsen la defensa de la marca y la fidelidad trazando el recorrido del cliente y optimizando los puntos de contacto.
• Mejor gestión de riesgos. BPM ayuda a las organizaciones a descubrir y gestionar los riesgos en sus operaciones, identificando posibles áreas de riesgo e introduciendo medidas preventivas siempre que sea necesario.
• Cumplimiento de la normativa. Con la ayuda de BPM, las empresas pueden asegurarse de que cumplen las normas legales y reglamentarias necesarias, mantener la reputación de la empresa como negocio responsable y evitar sanciones. 

_{Puede aprenderlo todo sobre BPM en nuestro maravilloso blog BPM producido conjuntamente con Peter Evans, la persona que lo sabe todo sobre BPM de la A a la Z.}

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Desafíos de BPM

Como ocurre con cualquier iniciativa relacionada con la gestión del cambio, BPM plantea algunos retos. 

• Resistencia al cambio. Dado que la implantación de BPM puede alterar la forma en que tradicionalmente se han hecho las cosas en la empresa, puede haber resistencia por parte de los empleados, que pueden mostrarse algo escépticos y reacios a cambiar sus prácticas de trabajo y a implantar nuevas herramientas y procesos.
• Complejidad. A menudo hay numerosos pasos interconectados y partes interesadas implicadas en los procesos empresariales, por lo que puede resultar difícil asignar y optimizar determinados procesos.
• Disponibilidad de datos. BPM depende de datos fiables para la toma de decisiones, pero muchas empresas tienen problemas para recopilar, limpiar y analizar con precisión los datos.
• Mejora continua. BPM es un proceso continuo que exige una dedicación constante a la actualización y supervisión del proceso. Como ocurre con todo lo que requiere constancia, puede resultar difícil mantenerla durante largos periodos de tiempo.

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BPM casos prácticos

En términos de dónde y cuándo utilizar BPM, el cielo es el límite. Prácticamente puede aplicarse a cualquier organización o industria que tenga procesos repetitivos, manuales o complejos de algún tipo. Los sectores adecuados son muchos: desde empresas financieras y contables hasta farmacéuticas u organismos públicos. Por ejemplo, una empresa manufacturera podría utilizar BPM para optimizar sus procesos de producción, mientras que una empresa sanitaria podría emplearlo para mejorar su servicio al cliente. Otro ejemplo podría ser una compañía de seguros que utilizara BPM para automatizar la tramitación de solicitudes de seguros o la gestión de facturas. 

El experto en excelencia de procesos Peter Evans ha compartido algunas de las historias de éxito de BPM a lo largo de su carrera en nuestra serie Wonderful BPM . En primer lugar, compartió lo que los líderes deben hacer en los primeros 90 días de la implantación de BPM para que la iniciativa salga según lo previsto. A continuación, compartió su experiencia en el sector del arrendamiento de aeronaves, donde BPM sentó las bases para acortar los procesos de negociación del arrendamiento de 90 a 30 días. Por último, ofreció 4 ejemplos de análisis de procesos empresariales.

Para más ejemplos de casos de uso, véase:

• minería de procesos en bancos y servicios financieros
• minería de procesos para operaciones financieras
• minería de procesos para la contratación
• minería de procesos para las compañías de seguros

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BPM técnicas y herramientas

Como ya se ha mencionado, Gestión de Procesos Empresariales (BPM) es una combinación de herramientas y técnicas más que un único software. Process mapping, como ya se ha mencionado, es una de esas técnicas que implica la visualización de los flujos de trabajo y proporciona una en resumen concisa y clara de los procesos. La notación de modelado de procesos de negocio (BPMN) es otra herramienta que puede utilizarse para representar los procesos visualmente. La supervisión y el análisis de procesos implican medir y analizar el rendimiento de los procesos, utilizando información y métricas para identificar áreas de mejora. Para ello pueden utilizarse herramientas como cuadros de mando y programas informáticos de análisis.

Para saber más sobre las distintas herramientas y programas informáticos utilizados en BPM, consulte:

• minería de procesos
• Task Mining
• Process Discovery
• Análisis de procesos empresariales
• Supervisión de procesos empresariales
• Implantación de procesos empresariales

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Conclusión 

BPM es una disciplina útil que puede ayudar a las empresas a racionalizar sus operaciones y alcanzar así determinados objetivos empresariales. BPM puede aumentar la eficiencia, mantener bajos los costes y mejorar la experiencia del cliente. la implantación de BPM puede resultar difícil debido a las elevadas inversiones iniciales y a la posible resistencia al cambio por parte de los empleados. Sin embargo, BPM puede ser una herramienta útil para lograr la transformación digital y mejorar el rendimiento empresarial cuando se utiliza con eficacia.

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BPM Preguntas frecuentes

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