En las volátiles e inciertas condiciones actuales del mercado, las empresas de todo el mundo se enfrentan a una presión sin precedentes para aumentar la eficiencia operativa. Al mismo tiempo, las organizaciones de aprovisionamiento se enfrentan al reto de digitalizar los complejos procesos del origen al pago, lo que deja poco margen para el error. Ante estos complejos retos, los responsables de compras recurren cada vez más al softwareminería de procesos para transformar el rendimiento de sus organizaciones de compras.
En este artículo, repasamos la oportunidad en minería de procesos con definiciones, ejemplos y las mejores prácticas que todo CPO y responsable de compras debe conocer.
¿Qué es minería de procesos?
minería de procesos es una técnica para extraer datos de los registros de eventos de los sistemas de información con el fin de localizar, supervisar y mejorar los procesos empresariales del mundo real. minería de procesos es una técnica que puede utilizarse para localizar cuellos de botella o ineficiencias en los procesos, proporcionar información sobre cómo se llevan a cabo y, en última instancia, mejorar el rendimiento de los procesos.
minería de procesos puede considerarse una herramienta automática y avanzada para el análisis de procesos empresariales. De este modo, las organizaciones de compras se benefician de cinco áreas clave de análisis y optimización de procesos:
- Process discovery - de identificar el estado real "tal cual" de sus procesos de adquisición a pago o de origen a pago.
- Process mapping - definir y comunicar el estado deseado de los procesos en toda la organización y con las principales partes interesadas.
- Supervisión de procesos: seguimiento de la conformidad con los procesos acordados y los pasos de aprobación en todos los equipos o la organización.
- Reingeniería de procesos: rediseño sistemático de los procesos clave para aumentar su eficacia.
- Transformación digital: los procesos de adquisición suelen ser manuales y lentos, minería de procesos puede utilizarse para acelerar la digitalización o la transformación digital.
Preguntas clave a las que puede responder minería de procesos en P2P
Una vez que aplique una mentalidad de análisis de procesos al proceso de compras, podrá empezar a responder a preguntas clave que afectan al rendimiento de su organización. Algunas preguntas clave pueden ser:
- ¿Cuánto tardan en tramitarse las solicitudes de contratación?
- ¿Con qué precisión se procesan los pedidos entre equipos o unidades de negocio?
- ¿Cuáles son los pasos del proceso para aumentar el plazo de entrega de las compras?
- ¿Cuáles son las áreas en las que se necesitan más errores o retrabajos en las compras?
- ¿En qué medida cumple su organización el modelo P2P acordado?
- ¿Qué porcentaje de sus gastos gestiona Compras?
Casos típicos de uso de minería de procesos para la contratación pública
Los procesos de adquisición pueden estar entre los más complejos y manuales de las operaciones empresariales. Suelen implicar a muchos departamentos y conllevar muchos pasos de aprobaciones entre varias partes interesadas. Los procesos de adquisición pueden implicar grandes cantidades de transacciones en las que incluso los expertos probados son propensos a cometer errores humanos.
Cada organización de compras tendrá sus propios retos y áreas de mejora. En general, los casos de uso típicos de minería de procesos en la contratación incluyen:
- Identifique los cuellos de botella con visibilidad del proceso de principio a fin. Normalmente, el 80% de los retos de los procesos de adquisición proceden del 20% de los casos. El problema es que es difícil solucionar los problemas sin medirlos primero.
- Armonice los procesos entre equipos y unidades de negocio. Una vez que haya trazado el verdadero estado de sus procesos de adquisición entre los diferentes equipos, puede comparar, armonizar y alinear los procesos basándose en las mejores prácticas deseadas.
- Reducir el plazo de entrega y la necesidad de procesos básicos. Reduzca la necesidad de trabajo manual en los pedidos de compra, por ejemplo, reduciendo las solicitudes de texto libre o las aprobaciones necesarias.
- Mejore el nivel de digitalización y automatización. Reduzca el tiempo de revisión manual y las aprobaciones, por ejemplo, aumentando los índices de pedidos sin contacto o las aprobaciones automatizadas.
- Maximizar el capital circulante. minería de procesos puede utilizarse para medir y armonizar las condiciones de pago, garantizando que los pagos se realicen en las fechas de vencimiento óptimas, o mediante mejores condiciones de pago negociadas.
El argumento comercial a favor de minería de procesos en la contratación pública
Puede adoptar un proceso de cinco pasos para desarrollar un argumento empresarial creíble a favor de minería de procesos en la contratación.
1. Determinar las áreas de mayor mejora. Analice los datos y lleve a cabo investigaciones para encontrar áreas en las que el proceso de compra deba mejorarse y en las que puedan eliminarse pasos innecesarios.
2. Calcular el ahorro de costes. Describa los posibles ahorros que pueden conseguirse suprimiendo procesos manuales, recortando gastos y racionalizando las operaciones.
3. Explore otros beneficios medibles. Explore otras métricas de rendimiento que puedan verse afectadas, por ejemplo, la reducción del plazo de entrega, la eliminación de la repetición de tareas, la tasa de pagos a tiempo, la reducción del número de errores, la reducción del gasto inconstante, etc.
4. Calcule el coste total de propiedad y el posible retorno de la inversión. Para crear un caso de negocio para minería de procesos, determine el coste total de la implantación del posible retorno de la inversión (ROI) de los cambios en los procesos, incluido el ahorro de costes y otros beneficios medibles.
5. Presente sus argumentos de forma realista y a largo plazo. Para obtener la aprobación, proporcione a la dirección y a las principales partes interesadas el argumento comercial de minería de procesos en beneficios concretos y plazos realistas.
minería de procesos mejores prácticas para las organizaciones de compras
Con un argumento empresarial eficaz, habrá empezado con buen pie. Estas son algunas de las mejores prácticas para garantizar que sus iniciativas en minería de procesos tengan un impacto a largo plazo.
- Empiece con un objetivo y una estrategia claros. Antes de embarcarse en una iniciativa de minería de procesos , defina una estrategia y asegúrese de que los objetivos del proyecto minería de procesos están alineados con los objetivos empresariales generales.
- Definir métricas de éxito claras. Establezca formas claras y cuantificables de evaluar el éxito en métricas que tengan beneficios empresariales concretos.
- Identificar el software más adecuado. Existen más de 30 soluciones de software process intelligence en el mercado, incluidas minería de procesos, task mining y opciones híbridas avanzadas. Explore e identifique las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades mediante una prueba de concepto o process intelligence RFP.
- Incluir a las partes interesadas pertinentes. Identifique y cree el equipo ganador para que se encargue de la implantación de minería de procesos dentro y fuera de la organización de compras.
- Desarrolle un sólido programa de formación. Recuerde que minería de procesos no es una bala de plata, requerirá aprendizaje y formación de los principales interesados.
- minería de procesos puede aportar beneficios tanto a corto como a largo plazo, pero rara vez se trata de una solución puntual. Elabore una hoja de ruta de iniciativas que incrementen las mejoras operativas.
Ejemplo de utilización de minería de procesos en la contratación pública
minería de procesos es un elemento facilitador de la mejora de los procesos. En el caso de los equipos de compras, se pueden observar tres tipos de optimizaciones que pueden derivarse de minería de procesos y del análisis mediante el marco ESA:
Eliminar : eliminación de los pasos de aprobación o control de las adquisiciones para agilizar los flujos de trabajo clave.
Estandarizar: alinear los distintos equipos con el modelo P2P acordado, garantizando el control del riesgo y reduciendo las compras temerarias.
Automatizar - utilizando Automatización Robótica de Procesos (RPA) y otras técnicas de automatización para eliminar por completo la intervención humana en las tareas repetitivas de aprovisionamiento.
Limitaciones de minería de procesos para la contratación pública
- No se puede evaluar el coste total del trabajo. Un equipo de compras típico necesita acceder a más de 25 aplicaciones empresariales diferentes, informes de Excel, portales de terceros y otros sistemas de datos. minería de procesos no ofrece una visibilidad completa del esfuerzo manual necesario para el procesamiento.
- Falta de datos (de calidad). Dado que las técnicas de minería de procesos dependen de los archivos de registro de eventos, están limitadas a los datos disponibles, por lo que es posible que no puedan descubrir toda la información sobre el proceso de adquisición que tiene lugar fuera de los sistemas de recursos empresariales (ERP).
- Coste total de implantación. minería de procesos puede resultar costoso de poner en marcha, ya que requiere la recopilación y almacenamiento de datos durante un periodo de tiempo a partir de diferentes sistemas de fuentes de datos; además, el mantenimiento de los recursos de minería de procesos aumenta el coste total de propiedad.
- Las perspectivas automatizadas no son perfectas. minería de procesos no siempre es capaz de detectar ineficiencias en los procesos, por lo que es posible que no identifique todos los problemas potenciales.
- Falta de agilidad. Las soluciones de minería de procesos pueden requerir mucho tiempo para su implantación en una organización de compras o en muchas unidades de negocio.
Considere una alternativa: híbrido process intelligence
Si ya ha utilizado minería de procesos o todavía está sopesando sus opciones, el software híbrido podría ser algo a tener en cuenta. process intelligence puede ser una buena opción. Con este nuevo método, tendrá el nivel de detalle del software task mining y la amplitud de cobertura del software minería de procesos . Además, puede aplicarse 10 veces más rápido que la conocida solución . Además, puede aplicarse 10 veces más rápido que la conocida solución minería de procesos .
