En un mundo cada vez más volátil y complejo, los retos, exigencias y riesgos a los que se enfrentan las empresas son cada vez mayores. Para muchas operaciones empresariales, la mejora continua es una fuente de eficiencia operativa, y los responsables financieros recurren cada vez más al softwareminería de procesos para lograr una ventaja competitiva.
En este artículo analizamos las oportunidades, los retos y las mejores prácticas de minería de procesos en las operaciones financieras.
¿Qué es minería de procesos?
minería de procesos es un método para analizar, supervisar y mejorar los procesos empresariales mediante la extracción de información de los sistemas de datos de la empresa, normalmente en forma de registros de eventos. El objetivo de minería de procesos en las operaciones financieras es encontrar y eliminar cuellos de botella o ineficiencias, así como identificar áreas de mejora y automatización.
minería de procesos puede considerarse una radiografía de su empresa o una forma avanzada de análisis de procesos empresariales. Para los profesionales de Gestión de Procesos Empresariales (BPM) profesionales, esto ofrece algunas oportunidades bien conocidas:
- Process discovery - de identificar el estado real "tal cual" de sus procesos financieros.
- Process mapping - definir y comunicar el estado deseado de los procesos en todas sus operaciones financieras.
- Supervisión de procesos: seguimiento de la conformidad con los procesos acordados y los pasos de aprobación en los distintos equipos y unidades de negocio.
- Reingeniería de procesos: análisis sistemático y rediseño de los procesos clave para aumentar su eficacia.
- Transformación digital: digitalización de los procesos y transición a soluciones avanzadas basadas en la nube.
Preguntas habituales sobre finanzas minería de procesos puede responder
minería de procesos no es una solución milagrosa para todas las ineficiencias de las operaciones financieras, pero normalmente puede responder a algunas preguntas clave:
- ¿Cuánto tardamos en procesar los distintos tipos de transacciones financieras?
- ¿Existen variaciones en nuestros procesos financieros entre equipos y unidades de negocio?
- ¿Cuáles son las razones típicas de las repeticiones o los cuellos de botella en nuestros flujos de trabajo financieros clave?
- ¿Estamos utilizando nuestros sistemas informáticos, como ERP, de forma eficiente en los distintos procesos?
- ¿Cuáles son las mayores oportunidades de automatización en nuestras operaciones financieras?
- ¿Cuáles son los riesgos potenciales o los retos de cumplimiento a los que nos enfrentamos ahora o en el futuro?
Principales ventajas de minería de procesos en las operaciones financieras
- Plazos de entrega más rápidos: para muchas operaciones financieras, el tiempo es oro. minería de procesos le permite analizar y mejorar los plazos de entrega y reducir los cuellos de botella que ralentizan los procesos financieros.
- Mejore la productividad - minería de procesos le permite analizar y reducir el trabajo manual, por ejemplo, reduciendo o agilizando los pasos de aprobación de facturas o la necesidad de reelaboración de pedidos incorrectos.
- Gestionar el riesgo y el cumplimiento: minería de procesos puede ayudarle a identificar posibles riesgos en las operaciones financieras, por ejemplo, compras inconstantes o posibles errores en los pagos.
- Optimizar el capital circulante: en la mayoría de las operaciones empresariales hay oportunidades para mejorar las condiciones de pago, cuando se paga demasiado pronto o se cobra demasiado tarde.
- Descubra oportunidades de automatización: minería de procesos ayuda a identificar y cuantificar el potencial de automatización inteligente en las operaciones financieras digitalizadas.
- Mejore la satisfacción de clientes y proveedores : eliminar los inconvenientes de las transacciones puede favorecer las relaciones con clientes y proveedores clave.
Casos típicos de uso de minería de procesos en finanzas
Las funciones que desempeñan las operaciones financieras son variadas y complejas, por lo que normalmente minería de procesos puede aportar ventajas en una larga lista de casos de uso:
- Cuentas por pagar: mejorar la cantidad de facturas que se pagan a tiempo y armonizar y mejorar las condiciones de pago entre los distintos proveedores.
- Cuentas por cobrar: reduzca los días de ventas pendientes (DSO) u optimice el capital circulante disponible.
- Procure-to-pay : reduzca el coste operativo por orden de compra (PO) racionalizando o automatizando los pasos.
- Order-to-cash - reducir el número de pasos necesarios en O2C, por ejemplo, en la gestión de pedidos.
- Contabilidad e informes: analizar y explorar dónde se rompen los procesos mensuales o las fuentes de cuellos de botella en los informes reglamentarios o financieros.
- Gestión de viajes y gastos : garantizar la transparencia de los recibos archivados y los procesos de aprobación.
minería de procesos mejores prácticas para las operaciones financieras
1. Comience con un process discovery. Al desarrollar una comprensión del proceso actual, obtendrá una radiografía realista de la verdadera salud de sus flujos de trabajo dentro de su ERP.
2. Mirar más allá del ERP. Identifique las fuentes de datos clave necesarias para realizar minería de procesos. Esto podría incluir datos de transacciones financieras, datos de clientes y datos operativos.
3. Establezca objetivos claros. Identifique objetivos claros y mensurables para los ejercicios de minería de procesos . Esto podría incluir la identificación de áreas de ineficiencia, la optimización de los costes operativos o el aumento de la tasa de digitalización.
4. Evalúe la relación tiempo-valor. Establezca un calendario realista para completar el ejercicio minería de procesos . Esto debería incluir un plan para la integración y el análisis de datos, así como cualquier paso adicional necesario para identificar y conseguir valor.
5. Invierta en formación y comunicación. Recuerde que minería de procesos es un ejercicio de gestión del cambio en el que las principales partes interesadas deben ser incluidas, formadas e informadas de los avances.
6. minería de procesos rara vez es una solución rápida o una bala de plata. Busque formas de equilibrar las recompensas inmediatas y a largo plazo a medida que aumenta la madurez de sus operaciones financieras.
Limitaciones de minería de procesos para la financiación
- Calidad de los datos de origen. El software minería de procesos sólo es tan preciso como los datos que se utilizan para crear el modelo de procesos. Si no confía en sus datos maestros financieros, es posible que no confíe en su visión de los procesos.
- Falta de visibilidad sin registros de eventos. El software minería de procesos no siempre proporciona una visibilidad completa del proceso, especialmente en procesos o software en los que no se dispone de registros de eventos.
- Falta de comprensión de la relación tiempo-movimiento. minería de procesos es excelente para medir secuencias de eventos en un proceso, pero no puede dar una imagen completa de qué proveedores o clientes son más costosos en tiempo y trabajo manual.
- Vea el problema, no la causa. El software minería de procesos es bueno para identificar en detalle los retos, pero no siempre es capaz de descubrir las causas profundas de las anomalías, variaciones o errores del proceso.
- Seguimiento de flujos de trabajo complejos. Una operación financiera media necesita utilizar más de 25 aplicaciones empresariales, herramientas ofimáticas, portales de terceros y herramientas gubernamentales. Rara vez es posible realizar un seguimiento eficaz de todos estos procesos de extremo a extremo con minería de procesos.
Considere una alternativa: híbrido process intelligence
Para muchas operaciones financieras, la necesidad de mejorar los procesos está clara, pero la implantación del software minería de procesos es todo un reto. Si ya ha probado minería de procesos o todavía está considerando sus opciones, puede que le interese explorar el software híbrido process intelligence . Este nuevo enfoque le ofrece el nivel de detalle del software task mining con la profundidad de cobertura del software minería de procesos . Además, se sabe que es 10 veces más rápido que la conocida solución minería de procesos .
