Recientemente, HFS Research identificó process intelligence como la tecnología emergente más candente en las organizaciones empresariales. Definen process intelligence como una combinación de minería de procesos y process discovery y afirman que 1 de cada 3 responsables de la toma de decisiones la considera la principal tecnología para invertir en 2022.
Según un reciente estudio de HFS, el 92% de los encuestados que utilizan process intelligence creen que están gestionando eficazmente la alineación de procesos. El 50% de los encuestados afirma que espera notar los beneficios de process intelligence en sólo un año. Otro 43% cree que process intelligence les permitirá ganar en sus mercados en el plazo de un año gracias al uso estratégico de los datos.
Sin embargo, como suele ocurrir cuando se implanta una nueva tecnología, muchos de los que la adoptan señalan la falta de conocimientos humanos como un obstáculo para sacar el máximo partido de process intelligence. Por ello, la creación de un caso para process intelligence sigue presentando algunos retos.
Los 7 sencillos pasos para un caso de éxito
1. Empiece con objetivos claros. Identifique el problema que puede resolver el software process intelligence .
2. Cuantificar los beneficios esperados. Calcule el posible ahorro de costes o mejora de procesos que podría aportar process intelligence .
3. Calcular el coste total de propiedad(TCO). Evalúe el coste de implantación de process intelligence, incluidos los costes de software, implantación, consultoría y personal.
4. Definir el ROI previsto. Compare los beneficios previstos con los costes estimados para determinar el rendimiento de la inversión (ROI).
6. Elaborar un calendario y un plan realistas. Elabore un plan de implantación de process intelligence, que incluya el calendario y el presupuesto.
7. Obtener la aprobación de las principales partes interesadas. Presente el plan de negocio a las partes interesadas y consiga su aprobación.
Los mejores consejos para justificar process intelligence
Obtenga una visión holística de sus procesos
La tecnología, ya sea primitiva o innovadora, sólo es beneficiosa cuando ayuda a las personas que la utilizan. Mantener a las personas informadas, alineadas y educadas es el ingrediente clave de un caso empresarial de éxito. Es más, debe entender por qué está implantando process intelligence, qué cambios quiere conseguir y comprender qué impacto tendrán estos cambios en su negocio.
Un software process intelligence eficaz ofrece una imagen holística de sus procesos. Debe incorporar las mejores partes de los resultados de minería de procesos y task mining para ofrecer una visión de 360' del trabajo, los procesos y los sistemas.
Recuerde que el propósito de process intelligence es hacer que los procesos funcionen sin problemas. Cuando los procesos funcionan con eficacia, liberan a los empleados del trabajo manual inútil y repetitivo. Adoptar un software que digitalice los procesos y analice el trabajo te pondrá en el camino del éxito.
Para ofrecer excelencia a sus clientes, tiene que demostrar que usted:
- Tener una visión holística y completa de lo que impulsa su proceso
- Comprender qué influye en el rendimiento de los procesos
- Compruebe hasta qué punto los sistemas empresariales respaldan la ejecución de los procesos.
- Desvelar y prevenir los procesos en la sombra
Contar conlas personas adecuadas
En el pasado, la creación de un caso empresarial para minería de procesos implicaba trabajar con analistas de datos, expertos en procesos globales y expertos en TI. La realidad era que minería de procesos requería grandes especialistas en implementación e integración para conectar las fuentes de datos y analistas de datos para limpiar los datos y hacerlos útiles. Además, los expertos en procesos debían crear cuadros de mando para obtener información útil.
Pero la comodidad del software moderno permite saltarse estos pasos y empezar a hacer pruebas inmediatamente. Con Workfellowpuede ir un paso más allá y ver inmediatamente sus datos. La última generación de soluciones process intelligence carece en gran medida de integración. Sin embargo, la creación de un caso empresarial para process intelligence debe seguir implicando a personas como:
- Propietarios de procesos
- Desarrolladores de procesos
- Empleados para armonizar las operaciones y el rendimiento.
- Líderes en automatización dispuestos a ayudar y capaces de hacerlo
Explicar las ventajas en términos sencillos
Process intelligence es muy eficaz, pero la implantación de nuevos sistemas a veces puede resultar costosa e incluso causar trastornos en varios departamentos. Así que es probable que te enfrentes a muchas preguntas e inquietudes de empleados y partes interesadas.
Para justificar la inversión de forma convincente, debe destacar de forma coherente las ventajas de process intelligence y explicar de forma convincente cómo agilizará las operaciones, ayudará a los equipos a alcanzar los objetivos empresariales, descubrirá oportunidades ocultas con información clara e incluso beneficiará a los empleados de forma individual. También tendrá que explicar cómo medirá el éxito. Reducir la jerga es fundamental para convencer, así que procura que tus respuestas sean sencillas.
Construya su caso de negocio sobre costes y resultados reales.
Como en cualquier caso de negocio de software empresarial, tendrá que convencer a su equipo directivo de que el retorno de la inversión superará sus costes. En ambos casos, sea realista en ambos aspectos cuando presente los cálculos de su caso de negocio para process intelligence.
Para obtener resultados de valor: no se limite a dar una estimación del ahorro inmediato de costes. Process intelligence es una inversión a largo plazo con un valor acumulativo y aditivo a través de diferentes métricas de rendimiento clave que pueden variar entre equipos, como el tiempo de entrega, el coste por transacción, la satisfacción del cliente, etc. En lugar de un ahorro de costes, también puede considerarse un factor de excelencia operativa.
En cuanto a los costes, sea realista sobre el coste total de propiedad. Si está sustituyendo ejercicios de descubrimiento y process mapping que antes eran manuales, el coste total del software podría ser significativamente inferior al coste que incluye la mano de obra y el tiempo necesarios por parte de su equipo o de consultores externos. Un cálculo del coste total de propiedad pondrá de relieve las ventajas del moderno process intelligence frente a los enfoques tradicionales, que requieren inversiones en conectividad de datos e implementaciones.
Sea realista sobre su caso de negocio
Es natural que las partes interesadas expresen su preocupación durante este proceso, así que tranquilícelas y hágales saber lo que está haciendo destacando los riesgos y formulando un plan para superarlos. Process intelligence ofrece resultados fantásticos, especialmente cuando se elimina la complejidad de la ecuación. Workfellow software minimiza el riesgo, ya que es fácil de usar y no requiere inversiones significativas. Menos riesgo significa menos rechazo de las partes interesadas.
Lo esencial
El crecimiento de process intelligence se debe en gran medida a su facilidad de uso y a las ventajas que aporta. Sin embargo, este software sigue siendo bastante nuevo y a veces se malinterpreta. A la hora de plantear un argumento comercial, recuerda mostrar en lugar de contar. La tecnología Workfellow es fácil de probar y demostrar su valor en un contexto real para justificar nuevas inversiones.
