Según una reciente investigación de Deloitte, la popularidad de minería de procesos va en aumento. La friolera del 63% de las empresas de todo el mundo ha empezado a utilizarlo, y la mayoría tiene previsto ponerlo a prueba en minería de procesos en breve.
Pero introducir un nuevo software en su organización implica convencer a muchos departamentos y partes interesadas de que minería de procesos merece la pena el tiempo, el dinero y el esfuerzo. Es más, minería de procesos es una compra en la que se aplican las mejores prácticas de software empresarial y contratación de TI.
¿En qué consiste un buen argumento comercial a favor del software empresarial?
Ante todo, un caso empresarial excelente debería:
- Sopesar la relación coste-beneficio de crear o comprar software
- Considerar el riesgo y la seguridad de la información
- Empezar con un resumen muy detallado y persuasivo.
- Estar libre de jerga y explicarse rápidamente a inversores y partes interesadas.
- Generar confianza en toda la empresa en que el software aportará valor
- Establecer una meta y unos objetivos claros
- Explicar la finalidad de la implantación del programa informático
Cómo construir un caso de negocio para minería de procesos
1. Empiece con objetivos claros. Identifique el problema que minería de procesos podría resolver.
2. Cuantificar los beneficios esperados. Calcule el posible ahorro de costes o mejora de procesos que podría aportar minería de procesos .
3. Calcular el coste total de propiedad(TCO). Evalúe el coste de implantación de minería de procesos, incluidos los costes de software, implantación, consultoría y personal.
4. Definir el rendimiento esperado de la inversión (ROI). Compare los beneficios previstos con los costes estimados para determinar el rendimiento de la inversión.
6. Elaborar un calendario y un plan realistas. Elabore un plan de implantación de minería de procesos, que incluya el calendario y el presupuesto.
7. Obtener la aprobación de las principales partes interesadas. Presente el plan de negocio a las partes interesadas y consiga su aprobación.
Buenas prácticas para presentar un caso eficaz
No lo hagas solo
Redactar un caso de negocio excelente requiere la aportación de especialistas de varios departamentos. Por ejemplo, el equipo financiero puede crear una evaluación financiera para reducir riesgos, comprobar costes y presupuestos y convencer a los inversores de cómo el software minería de procesos puede ahorrar dinero. RRHH puede explicar el alcance del proyecto y responder cómo cambiará las operaciones diarias, a quién afectará y quién participará.
Si uno de tus mejores compañeros de trabajo es también una parte interesada ejecutiva, dale un pequeño adelanto de tu trabajo para que te dé una opinión amable pero sincera. Puede que te digan que no merece la pena seguir adelante con el proyecto en este momento -lo cual está bien- o puede que te ayuden a producir un trabajo mejor. Si realizas algún cambio, pregunta a todas las partes interesadas qué opinan al respecto.
Prepárate para responder a preguntas difíciles
Cuando presente su caso de negocio, los responsables de la toma de decisiones y otros empleados le harán inevitablemente muchas preguntas. Tendrás que explicar la finalidad del proyecto, quién trabajará en él y cómo contribuirá a alcanzar las metas y objetivos de la empresa. No olvide calcular el plazo de ejecución del proyecto y los parámetros que utilizará para medir el éxito. Aunque obtendrás esta información de departamentos especializados, debes ser capaz de entenderla a fondo y explicarla en términos sencillos.
Presentar un caso realista
Un buen caso empresarial no se centra sólo en lo bueno. Debe poner de relieve los riesgos y abordar las preocupaciones de las partes interesadas con respuestas convincentes y soluciones asombrosas. La clave del éxito está en elaborar un caso detallado pero directo, respaldado por opiniones, evaluaciones y predicciones de expertos.
Definir su caso para minería de procesos
Una vez que sepas qué problemas quieres resolver con tu caso, debes definirlo. Este paso no consiste en elegir un caso de uso. Se trata de hacerse una idea de su alcance. Puede que incluso te encuentres con casos de uso primarios y secundarios. Por ejemplo, no es raro que alguien elija process discovery como caso principal y la optimización de procesos como caso secundario. Algunos de los casos de uso más comunes son:
Comprobación de la conformidad
minería de procesos ayuda a identificar si los procesos cumplen las normas legales, en constante cambio. Si un proceso no cumple la ley, su empresa puede enfrentarse a multas y a una crisis de relaciones públicas en toda regla que podría provocar el cierre de su negocio.
Process discovery
Process discovery permite a las empresas rediseñar procesos inútiles y anticuados. Esto es muy útil para quienes tienen entre manos flujos de procesos desconocidos o desviados.
Optimización de recursos
minería de procesos arroja luz sobre la distribución de los recursos por tarea. La calidad de la producción y el tiempo de ciclo ayudan a los responsables a alcanzar la excelencia operativa.
Funcionamiento por ciclos
La optimización del tiempo de ciclo consiste en aprovechar el tiempo al máximo. Encontrar y resolver los cuellos de botella ayuda a las empresas a acelerar los tiempos de espera y la producción sin perjudicar la calidad de su servicio o producto.
Para ilustrar las ventajas de minería de procesos, veamos su papel en la mejora del proceso de compra-pago. El PtP implica muchos procedimientos, solicitudes, proveedores, etc. Más pasos y personas implicadas significa más posibilidades de error.
- La implantación de minería de procesos ofrece más visibilidad de los procesos de extremo a extremo para ayudar a descubrir la causa raíz de los problemas de los procesos.
- Ayuda a desbloquear nuevas oportunidades gracias a los procesos automatizados.
- Identifica comportamientos no deseados, procesos ignorados y procesos que causan cuellos de botella.
- Ayuda a los equipos a hacer planes con datos visuales.
Como resultado, las empresas identifican áreas de desarrollo, ven el tiempo que tardan las solicitudes en convertirse en pedidos e incluso el tiempo necesario para su tramitación. Y lo que es más, tareas que consumen mucho tiempo y suelen ser tediosas, como la aprobación de facturas, pueden automatizarse por completo.
Lo esencial
minería de procesos beneficia a las empresas grandes y pequeñas, y es probable que las personas a las que se dirija ya lo sepan. Sin embargo, la decisión de un inversor de adoptar un nuevo sistema depende en gran medida de lo bien que puedas convencerle de tus objetivos, asegurarte de que puedes hacer frente a los problemas y ofrecer a los equipos una forma de trabajar más sencilla y eficaz.
