Top Task Mining Software para comparar en 2024

Según el Grupo Everest, task mining es una de las áreas de más rápido crecimiento en la automatización inteligente, con un 75 - 85% de crecimiento en la adopción anual en los últimos años.¹ Pero muchos directivos de empresas siguen preguntándose qué es task mining y qué puede hacer por su empresa. 

Desglosemos esta oportunidad y veamos algunas de las mejores opciones de software en task mining .

¿Qué es el software task mining ?

Task mining ayuda a las empresas a analizar automáticamente cómo se trabaja en las distintas tareas realizadas por empleados y equipos. Normalmente funciona recopilando datos como pulsaciones de teclas, clics, capturas de pantalla o grabaciones de pantalla de distintos ordenadores de sobremesa o estaciones de trabajo de los usuarios.

El objetivo del software task mining es mejorar la eficiencia operativa, por ejemplo, racionalizando los procesos clave, identificando formas de reducir el tiempo de manipulación o automatizando tareas clave. En este sentido, su funcionamiento es muy similar al del softwareminería de procesos . La principal diferencia es que task mining ofrece una perspectiva de los flujos de trabajo que tienen lugar en diferentes aplicaciones empresariales y proporciona un nivel de detalle mucho más profundo que minería de procesos.

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¿Para qué sirve task mining tools?

Task mining consiste en analizar las tareas de los procesos empresariales para aumentar la productividad y gestionar el trabajo digitalizado de forma más eficiente. Se puede considerar como la ingeniería inversa de todos los detalles de los flujos de trabajo digitales de alto rendimiento, en la que se analiza la rapidez, precisión y eficiencia con la que se pueden realizar las tareas con métodos de ciencia de datos.

Los procesos y subprocesos se componen de numerosas fases diminutas, pero, a pesar de vivir en la era digital, muchos empleados siguen perdiendo el tiempo en trabajo manual. De hecho, un oficinista medio realiza hoy más de 1.000 copias y pegas a la semana y dedica la mitad de su tiempo a tareas repetitivas. Afortunadamente, task mining aumenta la transparencia general e identifica las tareas que pueden automatizarse. 

Task mining no es, como a algunos les preocupa, una herramienta para vigilar o espiar a los empleados. La tecnología examina la actividad de los empleados para eliminar los cuellos de botella y los flujos de trabajo ineficaces. En algunos casos, task mining proporciona informes individuales que pueden ayudar a equilibrar la carga de trabajo de gestión de casos y reducir el agotamiento. En otros casos, la información se anonimiza y se comparte a nivel de equipo para garantizar que se utiliza para optimizar los procesos en lugar de hacer un seguimiento individual del rendimiento de los empleados.

Cómo funciona el software task mining en pocas palabras 🌰

Task mining hacen un seguimiento de los comportamientos de los usuarios para saber cómo realizan su trabajo los empleados. Para ello se utilizan tecnologías de captura de tareas, como el software de grabación de escritorio, o distintas formas de inteligencia artificial.

• El software heredado task mining recopila información sobre clics, desplazamientos y otras acciones, junto con capturas de pantalla y marcas de tiempo. A veces, puede ser necesario activar estas grabadoras y ponerlas en pausa cuando se produce el task mining .
• El software avanzado task mining utiliza tecnologías de IA como el reconocimiento de caracteres de objetos (OCR) o agentes de escritorio avanzados para escanear la actividad de las estaciones de trabajo en busca de actividades clave dentro de las aplicaciones empresariales.

Los datos de tareas capturados se armonizan, procesan y visualizan en cuadros de mando de inteligencia empresarial con un método similar al de los algoritmos deminería de procesos en el que los datos se muestran en función del tiempo y el movimiento, mostrando en orden cronológico cómo se desarrollaron las actividades clave dentro de un proceso empresarial. A diferencia de minería de procesos, task mining puede alcanzar un nivel de detalle identificando actividades de trabajo que no producen registros de eventos, por ejemplo, puede rastrear los cambios entre diferentes aplicaciones o el tiempo de ejecución del trabajo de un caso incluso cuando los eventos no se registran específicamente en el software de flujo de trabajo.

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¿Qué hace buena a una herramienta task mining ? 

Cada empresa tendrá necesidades, casos de uso y ventajas diferentes para el software task mining . Por ejemplo, las necesidades de las empresas y las pymes pueden ser muy distintas.

Según Gartner²una herramienta task mining debe ofrecer las siguientes prestaciones: 

• Preparación de datos: explora, combina, limpia y convierte datos sin procesar en un conjunto de datos conservados a escala.
• Visualización de datos - Representación gráfica de la información que ofrece información destacando patrones y tendencias.
• Seguridad de los datos - Protege la información confidencial mediante cifrado, enmascaramiento, borrado, resistencia y privacidad del usuario final.
• OCR - Los datos se extraen automáticamente del texto impreso o manuscrito de un documento escaneado o un archivo de imagen mediante la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Transforma el texto en un formato legible por la máquina para que pueda utilizarse en tareas de tratamiento de datos como la edición o la búsqueda. También es útil para descifrar la interacción con objetos a nivel de interfaz de usuario.
• Perspectivas automatizadas : ofrece a los equipos orientación sobre la naturaleza automatizable de las tareas y subprocesos. Esto proporciona recomendaciones significativas sobre la dificultad de la ejecución de tareas, así como simulaciones y visualizaciones específicas que esbozan perspectivas significativas para los responsables de la toma de decisiones.
• Visión por ordenador: la visión por ordenador utiliza fotos o películas digitales para obtener conocimientos en profundidad. Desde el punto de vista de la ingeniería, su objetivo es comprender y automatizar operaciones de las que es capaz el sistema visual humano. 

La lista anterior describe algunas características técnicas. También es importante recordar que una buena herramienta de task mining es aquella que es fácil de implementar y hace el trabajo de proporcionar la captura de tareas y conocimientos de manera efectiva para su caso de uso empresarial. En este sentido, hay muchas soluciones diferentes que responden a las necesidades de organizaciones grandes, medianas y pequeñas.

A continuación repasamos algunas de las opciones más populares.

Top task mining herramientas a considerar para su negocio

1. Workfellow Process Intelligence

Una nueva solución emergente para el análisis automatizado de tareas se llama Workfellow Process Intelligence . Funciona como una solución task mining , pero ofrece información adicional sobre el proceso de principio a fin a través de un nuevo método basado en IA denominado Work API.

Work API analiza los procesos de todos los sistemas informáticos y aplicaciones empresariales de forma más rápida y sencilla, sin necesidad de recursos informáticos o de integración. Ofrece información sobre tareas, procesos y sistemas para proporcionar una visión de 360 grados de la excelencia operativa. Para obtener más información, consulte el informe Work API.

La exclusiva tecnología plug-and-play proporciona información detallada sobre las tareas para ayudar a encontrar oportunidades de mejora y recomienda automáticamente cómo conseguirlas. Además, Workfellow no recopila datos personales, por lo que los empleados no tienen que preocuparse por el GDPR.

Workfellow trabaja con empresas de distintos sectores, pero se centra especialmente en el trabajo digital intensivo en conocimiento, como operaciones financieras, seguros y banca. Para más información, lea el estudio de caso sobre cómo una empresa mediana de externalización de procesos empresariales (BPO) descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en residuos de procesos.

Características principales de Workfellow:

• Implementación plug-and-play que no requiere integraciones,
• La API de trabajo personalizable le permite incluir en una lista blanca las aplicaciones y aplicaciones web que desea rastrear,
• Tecnología libre de GDPR que no procesa datos personales identificables,
• Obtenga información práctica en 30 días combinando información sobre tareas y procesos.

2. Captura de tareas UIPath

Otra de las principales soluciones de task mining es la de UiPath, el principal proveedor de Automatización Robótica de Procesos .

UiPath Task Mining emplea una metodología basada en datos para conocer en profundidad las tareas que realizan los empleados en sus escritorios y descubrir posibles áreas de mejora de procesos y candidatos a la automatización.

La tecnología detecta variaciones de determinadas tareas y las combina para ofrecer una visión global, o utiliza análisis basados en IA para explorar las áreas inexploradas y encontrar tareas repetidas.

Características principales de UiPath Task Mining:

• Captura de tareas para registrar las acciones de los empleados
• Integración con la plataforma RPA de UiPath
• Análisis y visualización avanzados
• Funciones de colaboración para equipos

3. Celonis Task Mining 

Celonis es el líder del mercado en minería de procesos y, como tal, también ha desarrollado las capacidades de task mining .

Celonis Task Mining se ejecuta en segundo plano en los ordenadores de sobremesa para ver numerosas acciones, como clics y atajos de teclado. Diseñada pensando en la privacidad, la tecnología solo se activa cuando los empleados utilizan una aplicación de la lista blanca.  

Con Celonis, una aplicación de escritorio genera un registro de eventos de clics, desplazamientos y otras acciones mediante la API de Windows. Los usuarios tienen la opción de registrar capturas de pantalla en formato png. Los analistas pueden ver los mensajes de estado y los errores en el panel de administración.

Características principales de Celonis Task Mining:

• Minero de tareas cliente de Windows que se ejecuta en segundo plano y se ejecuta en aplicaciones de la lista blanca,
• Captura clics, atajos de teclado y otras actividades del usuario,
• Visualización de tareas y procesos en tiempo real conectada al modelo de procesos Celonis,
• Puede capturar información adicional, como metadatos de eventos y capturas de pantalla.

4. ABBYY Task Mining

Otra suite de automatización inteligente, ABBYY, es conocida por sus capacidades en task mining bajo la oferta de soluciones ABBYY Timeline.

ABBYY Task Mining puede dividirse en tres pasos: registro, análisis y recomendaciones. La tecnología captura las variaciones en la forma de realizar las tareas durante un largo periodo de tiempo para permitir que grandes equipos de usuarios de escritorio vean las variaciones en las rutas de interacción de los usuarios. 

ABBYY Task Mining también protege la privacidad con tecnología OCR que elimina la información confidencial. Tras recopilar y analizar la información, la tecnología recomienda tareas para su automatización en función de su duración, repetición y complejidad. De este modo, ABBYY Timeline ayuda a las organizaciones a escalar la automatización de alto valor y a crear planes de transformación.

Características principales de ABBYY Task Mining / Timeline:

• Captura de tareas basada en la grabación de pantalla con tecnología OCR,
• Visualizaciones de tareas y procesos,
• Integración con la tecnología OCR para el tratamiento de documentos,
• Cuadros de mando e informes personalizables.

5. ActiveOps 

ActiveOps es una herramienta de gestión de la mano de obra que se utiliza especialmente en la gestión de casos y el análisis de la productividad de los empleados. Ofrece tres soluciones complementarias, Controliq para la gestión de la plantilla, WorkQ para el análisis de la productividad de los empleados y CaseworkQ para la gestión activa del trabajo de los casos.

ActiveOps es capaz de realizar un seguimiento de las actividades de los puestos de trabajo desde escritorios y máquinas virtuales (Citrix), proporcionando tendencias históricas y en tiempo real sobre el rendimiento de empleados y equipos.

Principales características de ActiveOps:

• Seguimiento de estaciones de trabajo para empleados, máquinas virtuales y mainframes,
• Enfoque único en la optimización de la gestión de casos,
• Funcionalidad de automatización de procesos de la capa de gestión,
• Funcionalidad de evaluación comparativa de la mano de obra.

6. IBM Task Mining 

IBM Task Mining es una herramienta de análisis de la actividad en pantalla para ordenadores de sobremesa. Realiza un seguimiento de las interacciones de los usuarios, las examina y genera información al respecto. Además, se integra con IBM minería de procesos.

Para capturar, recopilar, almacenar y procesar datos, la arquitectura de IBM Task Mining tiene cuatro componentes: TM Web, TM Agent, TM Backend y Persistency Layer. La arquitectura garantiza la encriptación de claves de 256 bits y la seguridad de los datos de la capa de persistencia. Para proporcionar una interoperabilidad sin fisuras entre los dos programas, también traduce y carga los datos de IBM Task Mining en IBM minería de procesos. 

Características principales de IBM Task Mining:

• Medición del tiempo, incluida la capacidad de realizar un seguimiento del tiempo de inactividad y los retrasos resultantes de los cambios de contexto o la repetición del trabajo.
• Identificación de las causas profundas de las ineficiencias y mejora de la productividad de los empleados,
• Estimaciones y comparaciones de costes en apoyo de la identificación de oportunidades de automatización,
• Simulación de patrones de trabajo para identificar el potencial de automatización y las ventajas económicas.

6. ActivTrak

ActivTrak es un software de productividad y análisis del personal basado en la nube. ActivTrak ayuda a las organizaciones a supervisar y analizar las actividades de sus empleados para obtener información sobre cómo emplean su tiempo, mejorar la productividad y optimizar el lugar de trabajo.

ActivTrak es capaz de analizar tanto las plantillas remotas como las de las oficinas y ayuda a evaluar la capacidad para equilibrar las cargas de trabajo. Funciona con un agente de recogida de datos de escritorio que analiza las tendencias de trabajo y la productividad de los empleados. Proporciona cuadros de mando para que los gestores midan y orienten a los empleados sobre la eficiencia y la mejora de la productividad.

Características principales de ActivTrak:

• Seguimiento de agentes de escritorio de Windows que no miran las pulsaciones de teclas ni registran la actividad del escritorio,
• Funciones de coaching para que los directores de operaciones reduzcan el agotamiento y mejoren la productividad,
• Capacidad para medir y gestionar la productividad del personal en la oficina, a distancia o híbrido,
• Cuadros de mando de productividad para que directivos y empleados realicen un seguimiento de la productividad.

7. Ultimate.suite

Ultimate.suite es una solución local de task mining que se utiliza para la gestión del rendimiento y la mejora continua, así como para identificar oportunidades de automatización. La solución se utiliza para la gestión del rendimiento en tareas clave, como el procesamiento de facturas, e identifica cuellos de botella y problemas de productividad.

Aunque Ultimate.suite no ofrece las funciones de minería de procesos , se ha asociado con Apromore para ofrecer una oferta combinada.

Características principales de Ultimate.suite:

• Cobertura de diferentes tipos de casos de uso de task mining ,
• Despliegue rápido y sencillo,
• Más privacidad como anonimización de datos,
• Posibilidad de instalación in situ.

8. Mimica

Mimica es una solución de task mining que se centra en process discovery y da soporte a iniciativas de automatización. Sus soluciones principales, Mimica Miner y Mimica Mapper, aportan funcionalidad a minería de procesos con tecnología de captura de tareas de escritorio. El objetivo principal de Mimica es identificar y ayudar a las oportunidades de automatización, por ejemplo, a través de RPA.

Mimica se ha asociado con UiPath para facilitar la identificación de oportunidades de automatización y compartir modelos de procesos BPMN entre los dos sistemas.

Características principales de Mimica:

• Escritorio task mining funcionalidad que puede dar resultados en 1-2 semanas,
• Puede crear documentos de diseño de procedimientos (PDD) para dar detalles sobre la automatización,
• Integración directa con UiPath para la gestión de proyectos en RPA ,
• Céntrese en los casos de uso de RPA y la automatización.

9. Sapience Analytics

Sapience es una empresa de análisis de la mano de obra centrada en impulsar la transformación de las operaciones empresariales. Es capaz de realizar un seguimiento tanto de la actividad de los trabajadores internos como de los remotos o eventuales.

Sapience ofrece dos soluciones complementarias de análisis de la mano de obra. El caso de uso principal de la solución Enterprise Workforce es la gestión de la capacidad en servicios de trabajo intensivo tanto para empleados. La solución Contingent Workforce se utiliza para gestionar a los proveedores, proporcionando estimaciones de tiempo de trabajo y análisis sobre la productividad del trabajo contingente.

• Exclusiva función de correspondencia tripartita transparenSEE para el seguimiento y la aprobación de los gastos de personal eventual,
• Sólo rastrea aplicaciones relacionadas con el trabajo y no utiliza keylogging, screen scraping o captura de imágenes,
• Proporciona análisis de utilización para realizar un seguimiento de la productividad y el tiempo perdido en toda la organización,
• Proporciona cuadros de mando para el seguimiento y la gestión de la productividad de los empleados.

10. StereoLOGIC

Con StereoLOGIC, tendrá acceso a todas las herramientas que necesita para examinar y mejorar sus operaciones empresariales. Puede emplear rápidamente todas las capacidades analíticas, incluida la Inteligencia Operativa, minería de procesos, y Task Mining, sin dedicar ningún trabajo adicional en una sola plataforma de modelización automatizada.

La tecnología extrae y asigna con precisión las tareas de los empleados sin necesidad de instalación en el escritorio. Incluso si los empleados detienen regularmente estos trabajos al pasar de uno a otro, StereoLOGIC seguirá proporcionando documentación precisa y datos analíticos de cada tarea.

Características principales de StereoLogic

• Detalles concretos sobre cada tarea
• Eliminación del ruido, incluidas las interrupciones y distracciones de los empleados, que a menudo desvirtúan task mining
• Identificación de ineficiencias y actividades que no ofrecen valor
• Supresión de datos confidenciales de clientes y personal

11. Asesor de procesos de Microsoft 

Microsoft dispone de un amplio conjunto de Gestión de Procesos Empresariales (BPM) y soluciones de automatización. Dentro de esta oferta de servicios se incluyen tanto la solución minería de procesos adquirida a Minit como las capacidades de task mining .

Task mining en Microsoft Process Advisor le permite capturar los pasos precisos de cualquier proceso de su organización para comprender mejor dónde agilizar los flujos de trabajo. Puede realizar esta actividad solo o con la colaboración de compañeros de trabajo. 

Process Advisor genera automáticamente un mapa de procesos que representa el procedimiento de facturación. Puede observar qué acciones llevan más tiempo, de cuántas formas diferentes se implementa el proceso de facturación y de cuántas formas diferentes se implementa.

Funciones del asesor de procesos clave task mining :

• Capture y analice la actividad del escritorio de Microsoft Windows,
• Analice procesos y visualice mapas de procesos de forma similar al software minería de procesos ,
• Capacidad para analizar el uso de aplicaciones basándose en un registrador de actividad,
• Recomendaciones de automatización que muestran qué conectores emplear en función de sus flujos de trabajo.