minería de procesos vs Task Mining

minería de procesos y task mining son herramientas analíticas interrelacionadas que se utilizan en Gestión de Procesos Empresariales (BPM). En este artículo resumimos las definiciones básicas, los casos de uso común y las principales diferencias entre las soluciones.

¿Qué es minería de procesos?

minería de procesos es una potente herramienta de process mapping que se utiliza para analizar y optimizar procesos de principio a fin. Utiliza los datos de los registros de eventos disponibles en los sistemas informáticos. A partir de esos datos, construye el proceso actual y lo compara con el proceso "deseado". Mediante esta comprobación de la conformidad, las empresas pueden detectar desviaciones del proceso y, por tanto, oportunidades de mejora.

Casos típicos de uso de minería de procesos :

minería de procesos puede utilizarse en muchos campos diferentes para diversos fines, pero he aquí algunos de los casos de uso más populares.

• Auditoría y cumplimiento: minería de procesos puede utilizarse para analizar los registros de eventos generados por los sistemas de información con el fin de identificar desviaciones de los procedimientos estándar, infracciones de las políticas o posibles fraudes. Al visualizar los flujos reales de los procesos y compararlos con las normas predefinidas y las mejores prácticas, los auditores pueden detectar actividades no conformes, ineficiencias o cuellos de botella. minería de procesos también puede ayudar a automatizar el proceso de auditoría, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para las investigaciones manuales y proporcionando un mecanismo de supervisión continua del cumplimiento.
• Gestión de pedidos: minería de procesos puede aplicarse a los procesos de gestión de pedidos para identificar cuellos de botella, ineficiencias o desviaciones del proceso óptimo. Examinando el flujo de datos relacionados con los pedidos a través de diversos sistemas (por ejemplo, CRM, ERP), las organizaciones pueden obtener información sobre el proceso de principio a fin, supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI) e identificar oportunidades para agilizar las operaciones, reducir los plazos de entrega y mejorar la satisfacción general del cliente.
• De la compra al pago: En el proceso de compra a pago, minería de procesos puede utilizarse para analizar el ciclo completo de aprovisionamiento, desde la creación de la solicitud y la orden de compra hasta la recepción de las mercancías y el procesamiento de las facturas. Al visualizar el flujo real del proceso y detectar desviaciones, las organizaciones pueden identificar ineficiencias, cuellos de botella o posibles fraudes. Esta información puede utilizarse para agilizar el proceso de aprovisionamiento, mejorar la gestión de proveedores, garantizar el cumplimiento de las políticas de aprovisionamiento y, en última instancia, ahorrar costes.
• Order-to-Cash: minería de procesos puede ayudar a las organizaciones a optimizar su ciclo order-to-cash analizando los registros de eventos de varios sistemas (por ejemplo, CRM, ERP y contabilidad) para comprender cómo se procesan los pedidos, las entregas, la facturación y los pagos. Al descubrir ineficiencias o cuellos de botella, las organizaciones pueden implementar mejoras para reducir los días de ventas pendientes (DSO), aumentar el flujo de caja y mejorar la satisfacción del cliente.
• De cliente potencial a pedido: En el proceso del cliente potencial al pedido, minería de procesos puede utilizarse para analizar el ciclo de ventas desde la generación del cliente potencial hasta la realización del pedido. Al examinar los datos de los sistemas de marketing, ventas y CRM, las empresas pueden conocer la eficacia de su embudo de ventas, identificar áreas de mejora y optimizar el proceso para aumentar las tasas de conversión y los ingresos.
• Logística y cumplimiento: minería de procesos puede aplicarse a los procesos logísticos para descubrir ineficiencias, retrasos o desviaciones en áreas como el transporte, el almacenamiento y la gestión de inventarios. Analizando los registros de eventos de varios sistemas logísticos, las organizaciones pueden conocer mejor los procesos reales, identificar patrones y aplicar mejoras para optimizar sus operaciones de la cadena de suministro, reducir los plazos de entrega y minimizar los costes logísticos.

¿Qué es task mining?

Task mining es otra herramienta de process mapping centrada en la optimización de tareas, normalmente en ordenadores de sobremesa o estaciones de trabajo. Al igual que process discoverymonitoriza las huellas digitales de los usuarios. Mediante el reconocimiento de caracteres, el procesamiento del lenguaje natural y otras herramientas, analiza los datos recopilados y encuentra patrones que podrían interpretarse como oportunidades de mejora.

Casos típicos de uso de task mining :

• Reducir las tareas manuales, por ejemplo, la introducción de datos: Task mining puede utilizarse para analizar el modo en que los empleados realizan las tareas de introducción de datos mediante la captura de sus interacciones con diversas aplicaciones y sistemas. Al identificar las tareas repetitivas, el trabajo manual o los métodos ineficaces de introducción de datos, las organizaciones pueden implantar soluciones de automatización, como Automatización Robótica de Procesos (RPA), para reducir la introducción manual de datos, eliminar los errores humanos y aumentar la eficiencia general.
• Agilizar la facturación: Task mining puede ayudar a analizar el proceso de facturación supervisando cómo interactúan los empleados con las herramientas y sistemas de facturación. Este análisis puede revelar cuellos de botella, ineficiencias o esfuerzos duplicados. Las empresas pueden utilizar esta información para simplificar el proceso de facturación, automatizarlo cuando sea necesario y garantizar que las facturas se generan y procesan a tiempo y con precisión.
• Agilizar la elaboración de informes: Task mining puede utilizarse para analizar las tareas de creación y distribución de informes en una organización. Al capturar la forma en que los empleados interactúan con las herramientas y sistemas de elaboración de informes, task mining puede ayudar a identificar las tareas que consumen mucho tiempo o son repetitivas y que pueden automatizarse o racionalizarse. Esto puede conducir a una generación de informes más rápida, una reducción del esfuerzo manual y un mejor acceso a información precisa y actualizada para la toma de decisiones.
• Optimizar los procesos de conciliación: Task mining puede ayudar a analizar los pasos que intervienen en los procesos de conciliación financiera, como el cotejo de transacciones, la identificación de discrepancias y la resolución de problemas. Al comprender cómo los empleados realizan estas tareas e interactúan con los sistemas financieros, las organizaciones pueden identificar ineficiencias o áreas propensas a errores. Esta información puede utilizarse para optimizar el proceso de conciliación, implantar soluciones de automatización cuando proceda y mejorar la precisión y la eficacia generales.
• Mejorar la atención al cliente: Task mining puede aplicarse a los procesos de atención al cliente para analizar cómo interactúan los empleados con los clientes y las herramientas que utilizan para resolver problemas o responder a consultas. Al identificar tareas repetitivas, ineficiencias o áreas en las que los empleados tienen dificultades, las organizaciones pueden implementar mejoras en los procesos, automatización o formación para mejorar la experiencia de atención al cliente. Esto puede agilizar los tiempos de resolución, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar su fidelidad.

¿Cuál es la diferencia entre minería de procesos y task mining?

En términos sencillos, minería de procesos implica el análisis de los procesos empresariales a partir de los datos de registro de eventos del sistema informático, mientras que task mining implica el análisis de las tareas de flujo de trabajo a partir de las interacciones de la interfaz de usuario. En la práctica, minería de procesos y task mining son dos aspectos estrechamente relacionados del softwareprocess intelligence que difieren en la forma de recopilar los datos, el alcance del análisis de datos y el objetivo final del análisis de datos.

Diferencia 1: Cómo se recogen los datos

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minería de procesos suele implicar la recopilación de registros de eventos de sistemas informáticos de origen, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión de relaciones con los clientes (CRM) utilizados por las empresas. En la práctica, el softwareminería de procesos se configura para integrar y extraer registros de eventos de cada uno de los distintos sistemas fuente, y los algoritmos minería de procesos se utilizan para fusionar y visualizar procesos y variaciones de procesos en un cuadro de mando de inteligencia empresarial.

Task mining suele recopilar la actividad de los flujos de trabajo y las tareas desde la interfaz de usuario de los empleados, normalmente desde un agente en un ordenador de sobremesa o, en algunos casos, extensiones de los navegadores web utilizados para acceder a las aplicaciones empresariales. Algunas soluciones populares de task mining utilizan algoritmos de captura de imágenes para registrar automáticamente datos de actividad que luego se visualizan en cuadros de mando de análisis de tareas y flujos de trabajo.

Diferencia 2: ámbito del análisis de datos

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minería de procesos suele implicar el análisis de procesos empresariales y flujos de trabajo definidos más ampliamente a gran escala, como los procesos de cuentas por pagar, del pedido al cobro o del ciclo de vida del cliente. Por otro lado, el análisis de tareas puede entrar en detalles específicos de tareas individuales dentro de un flujo de trabajo o proceso concreto, describiendo los pasos individuales que se dan, por ejemplo, para crear un pedido de compra.

Diferencia 3: objetivo del análisis de datos

La tercera diferencia clara en el ámbito de aplicación de minería de procesos y task mining es el objetivo final del análisis. A grandes rasgos, task mining puede utilizarse en equipos y unidades de negocio con mucho trabajo repetitivo para medir y comparar el rendimiento de los empleados, mientras que minería de procesos suele emplearse en relación con iniciativas de reingeniería de procesos o excelencia operativa.

Conclusión

En definitiva, minería de procesos y task mining son áreas de Gestión de Procesos Empresariales (BPM) software. Se puede considerar que minería de procesos ofrece la "vista de pájaro" de las macrotendencias de alto nivel, mientras que task mining ofrece la "vista de hormiga" de los microelementos detallados de los procesos empresariales. En distintos escenarios, puede que necesites la vista de alto nivel o la detallada, o una combinación de ambas.

Algunos proveedores de software pueden ofrecer las soluciones minería de procesos y task mining por separado como parte de la misma plataforma process intelligence , y Workfellow es un nuevo proveedor de software que ofrece una solución híbrida process intelligence que combina ambos métodos de forma nativa en una única solución. Para más información, consulte el libro blancoWork API .

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