En el actual entorno de trabajo digital, cada tarea, proceso y actividad deja un pequeño rastro y una señal a las distintas aplicaciones y sistemas informáticos utilizados. Estas señales se denominan registros de eventos y constituyen la base de la ciencia de datos que hay detrás del softwareminería de procesos .
En este artículo nos sumergimos en cómo son los registros de eventos, cuáles son sus beneficios y limitaciones en minería de procesos.
¿Qué son exactamente los registros de sucesos?
Un registro de eventos es un archivo estructurado que contiene registros y tiempos de eventos y actividades dentro de una base de datos informática. Suelen utilizarse para realizar un seguimiento de los cambios en la base de datos, como los cambios en la estructura de datos, los registros de entrada de datos e incluso los inicios de sesión de los usuarios.
El registro de sucesos proporciona una forma estándar y específica del sistema para que las aplicaciones de software y los sistemas operativos registren sucesos o cambios importantes. Los registros de eventos son habituales en muchos sistemas informáticos, como los ordenadores con Windows, los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y muchos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
¿Cómo se utilizan los registros de sucesos en minería de procesos?
Los registros de sucesos son la base de minería de procesos. Pueden utilizarse para registrar varios procesos empresariales vinculados, así como una o varias variaciones de un proceso empresarial concreto en un equipo o unidad empresarial.
Podemos considerar los registros de eventos como huellas digitales en las operaciones empresariales. Cada registro de eventos nos dice algo sobre las tareas, los procesos y el trabajo ejecutados en un equipo o unidad de negocio analizados.
Los eventos individuales se enumeran en el registro de eventos junto con las propiedades estándar:
- Caso - un caso puede ser visto como un rastro o secuencia de eventos en un proceso archivado en registros de eventos.
- CaseID - un CaseID es un identificador único para cualquier objeto de negocio o transacción que se rastrea en los registros de eventos.
- Actividad: es una tarea o acción realizada dentro de un proceso empresarial, por ejemplo, "aprobar", "rechazar" o "solicitar".
- Marcas de tiempo: una marca de tiempo indica con precisión cuándo tuvo lugar cada una de las actividades.
- (Meta) atributos - puede haber atributos adicionales almacenados en los registros de eventos, por ejemplo, la categoría de proceso o el tipo de producto que se está procesando, o información sobre qué persona o departamento realizó cambios en el registro de eventos.
Cómo se utilizan los registros de sucesos en minería de procesos
Los registros de eventos son el modelo de datos central y la fuente de datos utilizada en minería de procesos. Son los datos de transacciones en bruto que se recopilan y armonizan a partir de diferentes sistemas para el análisis de procesos.
¿Cómo se convierten los datos de registro de eventos en análisis de procesos? Puede imaginarse el proceso en cuatro pasos clave:
- Modelado de datos : identificar qué sistemas fuente y datos brutos se utilizarán en el análisis de datos. Este paso puede incluir la evaluación de los atributos (meta) que pueden recopilarse y utilizarse en los registros de eventos de los distintos sistemas de origen.
- Extracción de datos - en este paso se extraen, transfieren y cargan (ETL) los datos de diferentes sistemas fuente a una base de datos central. El objetivo principal es formar un conjunto de datos coherente y limpio para el análisis de procesos.
- visualización de datos - una vez recopilados y armonizados los datos de los procesos a partir de los registros de eventos, pueden visualizarse mediante algoritmos de visualización de minería de procesos , como los gráficos de variaciones de procesos.
- Análisis de datos: el último paso y clave de minería de procesos es el análisis de los datos del proceso con el objetivo de encontrar oportunidades para eliminar, normalizar o automatizar los procesos ineficaces.
Los cuatro pasos de minería de procesos son una simplificación. En realidad, se requieren muchos pasos adicionales dependiendo de dónde se recopilen los datos de registro de eventos o de la cantidad de detalles que contengan los datos. Por lo general, será necesario integrar y extraer datos de cada sistema de origen por separado y cada fuente de datos puede tener sus propios requisitos para la extracción de datos de eventos.
Hacia la normalización de los datos de registro de sucesos
Aunque los registros de sucesos pueden tener distintos formatos en sistemas y bases de datos, ha surgido una norma sobre cómo analizar y visualizar los datos de sucesos en las herramientas de minería de procesos . eXtensible Event Stream (XES) es una norma abierta para representar datos de sucesos para la minería de procesos. Es un formato basado en XML para representar registros de eventos, que son colecciones de eventos que ocurren dentro de un sistema o proceso.
XES proporciona un marco unificado para la codificación y el intercambio de datos de sucesos, lo que permite a distintos sistemas interoperar y compartir registros de sucesos. XES también permite crear extensiones y anotaciones personalizadas, lo que permite a las organizaciones añadir información más detallada a sus registros de eventos.
Aunque muchas herramientas de minería de procesos utilizan XES minería de procesos , los datos también pueden almacenarse en distintos formatos, como archivos de valores separados por comas (CSV).
Limitaciones de los registros de sucesos en el análisis de procesos
Aunque el registro de eventos basado en minería de procesos puede hacer maravillas para las organizaciones y lleva muchos años demostrándolo, todavía hay áreas en las que minería de procesos se queda corto.
Análisis de los datos más recientes, pero no en tiempo real
minería de procesos examina los datos más recientes extraídos de los sistemas de información, pero esto no proporciona necesariamente una imagen completa de la situación actual de una empresa. Los análisis fuera de línea, más "estáticos", se producen extrayendo primero los datos de los registros de eventos en un momento determinado, limpiándolos y analizándolos sólo después. Como resultado, las tecnologías estándar de minería de procesos son incapaces de alertar continuamente sobre posibles desviaciones del proceso.
Costes iniciales elevados
El despliegue de las herramientas de minería de procesos requiere mucho trabajo y aportaciones de numerosos equipos y unidades, lo que se traduce en un elevado coste total de propiedad. No es raro que un equipo de minería de procesos incluya científicos de datos dedicados y expertos de minería de procesos que requieren profundos conocimientos del dominio.
Gran dependencia de los analistas humanos
Aunque el objetivo último de minería de procesos es permitir la mejora de los procesos, este objetivo no puede alcanzarse sin la ayuda de analistas de negocio, analistas de datos y profesionales de TI. Para minería de procesos, hay dos áreas principales en las que las personas son absolutamente necesarias:
- Interpretación de los datos: una vez analizados los datos, las perspectivas por sí solas son insuficientes; se necesita un analista de negocio que interprete los datos e identifique casos de uso específicos que sean coherentes con los objetivos originales.
- Extracción y limpieza de datos: Dado que los datos del registro de eventos pueden faltar, ser imprecisos o estar duplicados, los analistas de datos deben dedicar tiempo a limpiar los datos antes de poder utilizarlos.
Larga vida útil
Los distintos sistemas necesitan mucho tiempo de integración y preparación de los datos antes de empezar a proporcionar registros de eventos. Al tratarse de un paso necesario en minería de procesos, acaba alargándose el plazo de obtención de valor de los proyectos.
¿Y si no puedes utilizar los datos del registro de sucesos?
Aunque los datos de registro de eventos están disponibles en muchos sistemas de origen, como el sistema ERP de SAP, hay muchas aplicaciones empresariales que no contienen los datos necesarios para crear registros de eventos para minería de procesos.
Las operaciones empresariales actuales utilizan un amplio conjunto de aplicaciones que no contienen registros de eventos fácilmente disponibles.
- Aplicaciones de productividad y trabajo en equipo (Outlook, Teams, etc.),
- Sistemas de información heredados (LIS),
- Sistemas de terceros / proveedores,
- Software propietario o informes,
- Portales gubernamentales.
La falta de datos de registro de eventos es especialmente importante en sectores que requieren muchos conocimientos, como los seguros, los servicios financieros y la contabilidad. En estos ejemplos, hay muchos procesos y flujos de trabajo manuales y lentos que suceden entre distintas aplicaciones para formar un proceso unificado.
Imaginemos, por ejemplo, una reclamación de seguros o una solicitud de préstamo. En estos casos hay muchas actividades que no se registran en los registros de eventos del sistema ERP o CRM, ya que los expertos en casos revisan o procesan información específica de diferentes fuentes de datos.
Considere una alternativa: híbrido process intelligence
minería de procesos puede ser una gran fuente para process intelligence , siempre que tenga acceso a los registros de eventos y disponga de datos estructurados de alta calidad. Si no dispone de acceso inmediato a los registros de eventos o sus flujos de trabajo abarcan muchas aplicaciones diferentes, puede que desee considerar el software híbrido process intelligence .
Ejemplo de híbrido process intelligence - Workfellow
Con un enfoque híbrido, no está limitado a analizar datos con registros de eventos; de hecho, soluciones como Workfellow Process Intelligence generan registros de eventos automáticamente a partir de datos de objetos empresariales en interfaces de aplicaciones relevantes. El resultado final son las conocidas ventajas de minería de procesos sin los problemas de integración de datos y gestión de registros de eventos. Para más información, consulte el artículo técnico Work API .
