¿Qué es process intelligence?

Process intelligence es el uso de estrategias y tecnologías de inteligencia empresarial en Gestión de Procesos Empresariales (BPM). Process intelligence puede utilizarse para eliminar cuellos de botella o mejorar la eficacia operativa, y puede servir de catalizador para rediseñar los procesos empresariales.

Process intelligence puede considerarse un enfoque analítico avanzado que combina la minería de datos, el modelado de procesos y la automatización para optimizar y mejorar los procesos empresariales. De este modo, va mucho más allá del ámbito de la inteligencia empresarial para proporcionar una visión sofisticada de los procesos y capacidades automatizadas de análisis de procesos.

Process intelligence permite a las organizaciones conocer en profundidad el funcionamiento de sus procesos, identificar áreas de mejora y aplicar cambios que conduzcan a una mayor eficiencia y eficacia. Process intelligence se presenta en diferentes formas y, en ocasiones, se confunde con minería de procesos o el software de inteligencia empresarial (BI).

Process Intelligence vs. minería de procesos

Process intelligence y minería de procesos son dos potentes metodologías utilizadas por las empresas para analizar, optimizar y mejorar sus operaciones. Aunque comparten algunas similitudes, presentan claras diferencias en cuanto a su enfoque, alcance y capacidades.

Process intelligence es un enfoque integral para comprender y optimizar los procesos empresariales mediante el aprovechamiento de datos y análisis. minería de procesos es un subconjunto de process intelligence que se centra en el análisis de registros de eventos generados por sistemas de información, como aplicaciones ERP o CRM.

Diferencias entre process intelligence y minería de procesos

1. Alcance: Process intelligence abarca una gama más amplia de procesos en toda una organización, mientras que minería de procesos se centra en procesos específicos que se capturan en los registros de eventos.
2. Fuentes de datos: Process intelligence utiliza una mayor variedad de fuentes de datos, incluidos datos estructurados y no estructurados, mientras que minería de procesos se basa principalmente en los registros de eventos de los sistemas de información.
3. Enfoque: Process intelligence adopta un enfoque más holístico del análisis de procesos, que abarca process discovery, la supervisión, la optimización y la automatización. minería de procesos En cambio, process discovery se centra principalmente en el análisis.
4. Capacidades: Process intelligence ofrece una gama más amplia de capacidades, como la supervisión en tiempo real, la automatización de flujos de trabajo y el análisis avanzado. minería de procesos es más especializado y se concentra en el análisis de registros de eventos para descubrir ineficiencias y cuellos de botella en los procesos.

Process intelligence frente a la inteligencia empresarial

Otra fuente común de confusión es la existente entre process intelligence y las herramientas de inteligencia empresarial, como los análisis de procesos de creación propia.

La inteligencia empresarial (BI) es una metodología basada en la tecnología que se utiliza para analizar datos y transformarlos en información práctica que permita tomar decisiones con conocimiento de causa. Se centra en proporcionar una comprensión global del rendimiento de una organización, las tendencias del mercado y el comportamiento de los clientes.

Diferencias entre process intelligence y la inteligencia empresarial

1. Enfoque principal: Process intelligence se centra principalmente en el análisis y la optimización de los procesos empresariales, mientras que la inteligencia empresarial se ocupa de proporcionar una visión holística del rendimiento de una organización, las tendencias del mercado y el comportamiento de los clientes.
2. Alcance: Process intelligence suele analizar los procesos de una organización, como la gestión de la cadena de suministro, el servicio al cliente y los recursos humanos. La inteligencia empresarial abarca una gama más amplia de fuentes de datos, como datos financieros, datos de ventas, datos de clientes y datos del sector.
3. Tipos de datos: Process intelligence se ocupa principalmente de los datos operativos relacionados con los procesos empresariales, mientras que la inteligencia empresarial incorpora una amplia variedad de tipos de datos, como datos estructurados y no estructurados, así como fuentes de datos internas y externas.
4. Capacidades: Process intelligence ofrece capacidades como la automatización del flujo de trabajo, la supervisión en tiempo real y la optimización de procesos. La inteligencia empresarial ofrece una gama más amplia de funciones analíticas, como el análisis descriptivo, de diagnóstico, predictivo y prescriptivo.

Cómo funciona Process Intelligence

Conceptualmente, también se puede pensar en process intelligence como datos que se han recopilado sistemáticamente para ser analizados por analistas de procesos o expertos en la materia, como los profesionales de la excelencia operativa.

A alto nivel, puede visualizar que process intelligence responde a tres preguntas clave:

Pregunta 1: ¿Cómo se recogen los datos del proceso?

Pregunta 2: ¿Qué se hace con los datos del proceso?

Pregunta 3: ¿Por qué se utiliza process intelligence ?

¿Cómo se recogen los datos del proceso?

Process Intelligence comienza con la recopilación de datos de diversas fuentes, como sistemas informáticos, bases de datos e incluso aportaciones de los empleados. A continuación, esta información se utiliza para crear una visión global de cómo funcionan actualmente los procesos dentro de la organización.

Método 1: minería de procesos

minería de procesos consiste en extraer registros de eventos de los sistemas informáticos y utilizarlos para reconstruir modelos de procesos. Esto permite a las organizaciones visualizar y comprender el flujo real de sus procesos, identificar cuellos de botella y descubrir oportunidades de mejora.

Método 2: Task Mining

Task miningutiliza tecnología de captura de tareas para analizar los datos generados por los usuarios, como clics del ratón, pulsaciones de teclas y grabaciones de pantalla. Esto ayuda a las organizaciones a comprender cómo realizan sus tareas los empleados, identificar las mejores prácticas y señalar las áreas en las que puede ser necesaria formación o apoyo adicional.

Método 3: Work API

El último método para recopilar process intelligence es Work API. En esencia, combina elementos de task mining y minería de procesos para proporcionar una forma más rápida y menos invasiva de recopilar datos de procesos desde la interfaz de usuario o desde dentro de los metadatos de la aplicación empresarial. Para más información, consulte el documento técnico Work API.

¿Qué se hace con los datos del proceso?

Una vez recogidos los datos, las herramientas process intelligence utilizan algoritmosminería de procesos para limpiar, armonizar y presentar los datos de proceso de forma que puedan ser analizados por los analistas de procesos. Los tres componentes clave de process intelligence son:

Análisis y visualizaciones

Process intelligence proporciona visualizaciones avanzadas, cuadros de mando y tablas de datos que los analistas pueden trocear o exportar a otras herramientas de generación de informes y análisis, como hojas de cálculo o informes de BI empresariales.

Control en tiempo real

Una de las principales ventajas de process intelligence en comparación con el análisis manual de procesos es la capacidad de recopilar y analizar datos en tiempo real. Los informes de Process intelligence pueden actualizarse periódicamente o algunas herramientas de process intelligence ofrecen capacidades de supervisión continua a medida que se recopilan y utilizan los datos en diferentes procesos.

Información automatizada

Una vez analizados y optimizados los procesos, Process Intelligence puede proporcionar información y recomendaciones automatizadas. Esto puede ir desde simples oportunidades de mejora de tareas hasta recomendaciones más complejas para la ejecución de procesos de extremo a extremo.

¿Por qué se utilizan los datos del proceso?

Process intelligence es una poderosa herramienta en manos de un analista de procesos o un líder de transformación empresarial. Algunas de las principales formas en que puede utilizarse para impulsar el valor empresarial son process discovery, la comprobación de la conformidad y el impulso de la excelencia operativa.

Process Discovery

Mediante la visualización de los procesos a través de mapas y diagramas, Process Intelligence permite a las organizaciones obtener una comprensión clara de su estado actual. Process discovery no sólo ayuda a identificar ineficiencias y cuellos de botella, sino que también facilita la comunicación y la colaboración entre distintos equipos y departamentos.

Comprobación de la conformidad

Process intelligence se utiliza para supervisar el proceso y los flujos de trabajo en comparación con el modelo de proceso ideal acordado o happy path. Esta comprobación de la conformidad puede alinear el rendimiento de los equipos y las unidades de negocio con los procedimientos operativos estándar acordados.

Impulsar la excelencia operativa

Las métricas de procesos son medidas cuantitativas que ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento del rendimiento de sus procesos para impulsar la excelencia operativa. Algunos ejemplos son la duración de los ciclos, el rendimiento, la tasa de errores y la satisfacción del cliente. Estas métricas proporcionan información valiosa sobre la eficacia de los procesos y ayudan a identificar áreas de mejora.

Ventajas de Process Intelligence

Al considerar las ventajas de process intelligence , conviene recordar que la mayoría de las empresas siguen utilizando métodos manuales de análisis de procesos, como los talleres de process discovery , las entrevistas de análisis de procesos o los estudios de tiempo y movimiento. En comparación con estos métodos de análisis de procesos, que requieren mucho tiempo y trabajo, la automatización de process intelligence ofrece una serie de ventajas:

• Mayor eficiencia. Al identificar y eliminar cuellos de botella, redundancias e ineficiencias, Process Intelligence permite a las organizaciones agilizar sus operaciones y mejorar la productividad global.‍
• Reducción de costes. La optimización de procesos suele generar ahorros de costes gracias a la reducción del esfuerzo manual, la disminución de las tasas de error y la agilización de los tiempos de ejecución de los procesos. Estas reducciones de costes pueden tener un impacto significativo en la cuenta de resultados de una empresa.‍
• Cumplimiento mejorado. Process Intelligence ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento de las normativas del sector y las políticas internas proporcionando una mayor visibilidad de los procesos y garantizando que cualquier desviación se identifique y aborde rápidamente.‍
• Mayor agilidad. Con un conocimiento más profundo de sus procesos, las organizaciones pueden adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado, las demandas de los clientes y las tecnologías emergentes. Esta agilidad es crucial para mantenerse por delante de la competencia e impulsar la innovación.

Lea el estudio de caso sobre cómo una empresa mediana de externalización de procesos empresariales (BPO) descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en residuos de procesos a los 30 días de implantar process intelligence.

Buenas prácticas de aplicación Process Intelligence

Process intelligence rara vez es un ejercicio de una sola vez. El éxito requiere constancia, experiencia y gestión del cambio. Estas son algunas de las mejores prácticas para una implantación eficaz.

1. Elegir los procesos adecuados. Al implantar Process Intelligence, es esencial centrarse en los procesos que tienen un impacto más significativo en las metas y objetivos de la organización. Puede tratarse de procesos orientados al cliente, procesos operativos básicos o procesos de apoyo.
2. Establecer metas claras. Antes de embarcarse en una iniciativa de Process Intelligence , es fundamental definir metas y objetivos claros. Entre ellos pueden figurar la reducción de costes, la mejora del cumplimiento, el aumento de la eficiencia o la mejora de la satisfacción del cliente.
3. Emplear las herramientas adecuadas. Seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de Process Intelligence . Esto puede implicar invertir en software minería de procesos , soluciones RPA o plataformas analíticas avanzadas.‍
4. Forme a su equipo. Es esencial que su equipo cuente con las competencias y los conocimientos necesarios para implantar y gestionar eficazmente Process Intelligence . Esto puede implicar formación en process mapping, análisis de datos, herramientas de automatización o gestión del cambio.‍
5. Supervisar y optimizar. Una vez implantado Process Intelligence , es vital supervisar continuamente el rendimiento, identificar oportunidades de mejora y optimizar los procesos en consecuencia. Esto garantiza que las organizaciones sigan obteniendo el máximo valor de sus iniciativas en Process Intelligence .

Lo esencial

Process Intelligence es un potente enfoque que permite a las organizaciones optimizar sus procesos de negocio, impulsar la eficiencia, reducir costes y mejorar el cumplimiento. Al aprovechar el análisis de datos, la visualización de procesos y la automatización, las empresas pueden obtener una ventaja competitiva y prosperar en el vertiginoso entorno empresarial actual.