Una silla giratoria es una silla que gira y gira, muy popular en muchas oficinas y lugares de trabajo. También es una forma de describir procesos ineficaces y oportunidades de automatización en Gestión de Procesos Empresariales (BPM). En este breve artículo, repasamos qué es una silla giratoria en el contexto de una empresa.
¿Qué es el proceso de una silla giratoria?
Un proceso de silla giratoria describe cualquier flujo de trabajo o tarea empresarial en la que es necesario introducir manualmente los mismos datos en diferentes sistemas. Eliminar la actividad de silla giratoria de sus procesos empresariales reduce el trabajo manual, crea eficiencias y mejora la excelencia operativa.
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La metáfora de la silla giratoria procede del entorno de la oficina, donde uno puede imaginarse girando físicamente de una actividad a otra en su silla giratoria mientras repite tareas manuales. Un estudio reciente de Workfellow calcula que el 10 % del tiempo de un equipo de operaciones empresariales medio se dedica a actividades de silla giratoria.
Razones para usar una silla giratoria
Los procesos de silla giratoria son bastante comunes en el lugar de trabajo, pero pueden ser difíciles de medir. Normalmente implican flujos de trabajo heredados o sistemas informáticos que requieren una gran cantidad de tareas o introducción manual de datos.
A menudo, las actividades de silla giratoria se forman con el tiempo, cuando las personas implementan más actividades en un flujo de trabajo o tarea. Puede ser una práctica habitual en áreas como la elaboración de informes financieros o el servicio de atención al cliente, donde es necesario alternar entre distintos tipos de aplicaciones empresariales para completar tareas repetitivas. Por ejemplo, en muchas funciones de servicios compartidos, el mantenimiento de registros de clientes entre varios sistemas ERP y CRM puede requerir copiar y pegar manualmente cuando no se han creado integraciones entre los distintos sistemas.
Por qué debería eliminar la silla giratoria de sus procesos
- Elimine los errores humanos: normalmente, las actividades de la silla giratoria implican un trabajo manual de copiar y pegar en el que no es raro que se produzcan errores humanos.
- Acelere los plazos de entrega: la actividad de la silla giratoria puede ralentizar sus procesos o flujos de trabajo si depende de la intervención manual de un empleado.
- Reducir los costes operativos: aunque puede ser difícil de medir, el coste del trabajo manual y repetitivo en las actividades de las sillas giratorias puede acumularse rápidamente.
- Reingeniería de procesos: las actividades de la silla giratoria suelen ser buenos puntos para mejorar la excelencia operativa mediante un rediseño más amplio de los procesos ineficaces.
Silla giratoria en automatización / RPA
Las actividades de la silla giratoria en las operaciones empresariales suelen ser áreas de alto potencial para Automatización Robótica de Procesos. El caso de uso principal es que las tareas manuales y repetitivas en las que intervienen sistemas digitales pueden automatizarse, ya sea mediante integraciones directas entre distintas aplicaciones empresariales o a través de bots RPA que realicen tareas digitales con mayor eficiencia y precisión que los humanos.
Cómo descubrir y eliminar la actividad de las sillas giratorias
Para muchas empresas, process discovery los ejercicios ponen de relieve los procesos de la silla giratoria. Cada vez más, las empresas competitivas optan por el software automatizado minería de procesos que identifica continuamente los procesos ineficaces y el trabajo desperdiciado en diferentes tareas, procesos y sistemas informáticos.
Siguiente paso: lea sobre una forma inteligente de analizar procesos de sillas giratorias sin esfuerzo. Lea el libro electrónico Object-Centric Task Mining (OCTM).
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Proceso de la silla giratoria Preguntas y respuestas
Una interfaz de silla giratoria describe un entorno de trabajo en el que un operario tiene que interactuar con varios sistemas para realizar su función laboral. Esto puede implicar introducir los mismos datos en varios sistemas o recuperar y cruzar información entre distintos sistemas. El término "silla giratoria" se utiliza metafóricamente para describir al operador que pasa físicamente de un sistema (o terminal informático) a otro, aunque en realidad es más probable que implique alternar entre distintas aplicaciones de software en la misma máquina. Es frecuente en ámbitos como la atención al cliente, donde un agente puede tener que utilizar un sistema para interactuar con el cliente y otro para acceder a los datos de su cuenta.
La integración de silla giratoria es un término que hace referencia a un enfoque en el que una persona integra manualmente datos o procesos entre dos o más sistemas que no están conectados directamente. Es una forma de integración manual, que a menudo se produce porque los sistemas implicados no tienen una interfaz de programación de aplicaciones (API) o la capacidad de comunicarse entre sí directamente. En lugar de que estos sistemas se sincronicen automáticamente, hay que exportar manualmente los datos de un sistema, convertirlos a un formato adecuado si es necesario, e importarlos después a otro sistema. El operador, en esencia, se convierte en el puente entre los sistemas.
En el contexto de la automatización, una "silla giratoria" se refiere a un proceso manual en el que un operador humano tiene que interactuar con múltiples sistemas para completar una tarea. Esto puede ser tedioso y llevar mucho tiempo, ya que el operario tiene que "girar" entre distintos sistemas, introducir o extraer datos y, básicamente, salvar la distancia que separa a los sistemas que no se comunican directamente entre sí. A menudo da lugar a procesos ineficaces, puede introducir errores y presenta una importante oportunidad para que la automatización mejore tanto la velocidad como la precisión.
La automatización de procesos puede eliminar eficazmente las tareas de la silla giratoria integrando sistemas separados y automatizando la transferencia y transformación de datos. Esto puede implicar la creación de API que permitan la comunicación directa entre sistemas, el uso de Automatización Robótica de Procesos (RPA) para imitar la interacción humana con los sistemas y automatizar tareas repetitivas, o el empleo de algoritmos de aprendizaje automático más complejos para gestionar tareas más sofisticadas. Al automatizar estos procesos, no sólo se reducen los errores y aumenta la eficiencia, sino que los trabajadores pueden liberarse para centrarse en tareas más complejas y de mayor valor que requieren el juicio y la creatividad humanos. Este enfoque puede dar lugar a importantes ganancias de productividad y ahorro de costes, y es un aspecto clave de las estrategias de transformación digital en muchas organizaciones.
