¿Qué es el análisis de procesos?

El análisis de procesos es el ejercicio de analizar los procesos empresariales para mejorar la forma en que se realiza el trabajo. El análisis de procesos empresariales (APN) descubre problemas, cuellos de botella y oportunidades de mejora.

En pocas palabras, el análisis de procesos es una forma de obtener información y visibilidad sobre los pasos que siguen los empleados y las organizaciones para alcanzar sus objetivos. Si profundiza en sus procesos actuales, verá qué funciona bien, qué necesita mejorar y cómo conseguir mejores resultados empresariales.

Análisis de procesos en 6 pasos

Hay muchas maneras de llevar a cabo un análisis de procesos empresariales, desde proyectos de consultoría hasta proyectos de software dedicados. process intelligence software. Algunos métodos siguen las populares metodologías Six Sigma o Lean Six Sigma, mientras que otros pueden adoptar un enfoque menos rígido para las necesidades de la organización analizada.

Las seis etapas comunes del ciclo de vida del análisis de procesos pueden incluir:

Identifique sus objetivos. Empiece por identificar por qué, cuándo y qué en su caso de negocio para process intelligence.‍
Descubra el estado actual. Evalúe el estado actual de sus procesos mediante process discovery.‍
Mapee los procesos. Visualice cómo están planificados y diseñados sus procesos a través de negocio process mapping.‍
Rediseñar procesos. Evaluar cómo se pueden ajustar los procesos de forma incremental mediante reingeniería de procesos.‍
Aplique los cambios. Alinee sus procesos con el modelo "debería ser" y planifique mediante implantación de procesos.‍
Supervisar y ajustar. Garantizar que los equipos cumplen y se ajustan a los procesos acordados mediante supervisión de procesos.

Una vez que haya repetido este ciclo, puede volver a visitar los objetivos y el estado de sus procesos para reiniciar el proceso una vez más.

Paso 1: Identificación de procesos y objetivos

La mayoría de las iniciativas estratégicas comienzan con una cuidadosa planificación y preparación. Antes de embarcarse en cualquier análisis de procesos, es necesario comenzar con los elementos clave de la identificación de procesos y objetivos a través de un marco de las 4 W:

Por qué : ¿se ha identificado una necesidad organizativa o un objetivo empresarial relacionado con la mejora de los procesos?
Qué - ¿Tiene claro qué unidades de negocio, equipos u organizaciones se incluirán en el ámbito de análisis?
Cuándo: ¿tiene un calendario claro de cuándo tiene que realizarse el análisis y, si utiliza datos, cuánto tiempo necesita para el análisis?
Quién: ¿dispone del equipo necesario para llevar a cabo el análisis, evaluar los resultados y tener la capacidad y motivación para aplicar los cambios?

Una vez respondidas estas preguntas clave, ya puede consultar la página process discovery.

Segundo paso: Process discovery

Process discovery es una serie de técnicas y herramientas utilizadas para definir, esbozar y analizar los procesos empresariales existentes. El objetivo del descubrimiento es desarrollar una comprensión profunda de cómo las personas llevan a cabo los procesos operativos diarios.

Descubrir los procesos es uno de los pasos más críticos para entender cómo funciona la organización y, hablando con franqueza, es un requisito previo para el éxito de cualquier proyecto de automatización.

Ejemplo de preguntas process discovery

Una de las formas más habituales de process discovery es mediante entrevistas o talleres de descubrimiento. El objetivo de las entrevistas es conocer la opinión de los expertos sobre el estado real de los procesos.

¿Puede describir con detalle los pasos que sigue para realizar esta tarea y/o proceso?
¿Por qué necesitamos este proceso?
¿Cuál es el resultado deseado de este proceso?
¿Hay pasos o tareas en este proceso que puedan suprimirse?
¿Cuáles son los retos habituales a la hora de llevar a cabo este proceso en su trabajo diario?

El reto de las entrevistas de descubrimiento

El principal problema de las entrevistas en process discovery es la subjetividad. Los analistas tienen que organizar múltiples talleres y entrevistas con diferentes equipos para trazar los procesos empresariales actuales y encontrar manualmente incoherencias o cuellos de botella. Esto lleva una cantidad considerable de tiempo y recursos, pero la mayoría de las decisiones seguirían basándose en suposiciones e intuiciones. De este modo, la subjetividad tanto del entrevistado como del analista puede influir en el resultado final.

Las empresas necesitaban una forma mejor de visualizar los procesos dentro de los distintos sistemas y aplicaciones para comprender qué actividades deben automatizarse y cuáles deben priorizarse. En comparación con otros métodos de mapeo más tradicionales, process discovery presenta claras ventajas en varios frentes.

¿Cómo funciona el software process discovery ?

Process discovery software observa todas las acciones que realiza el ser humano en su trabajo diario dentro de distintos sistemas. Registra todo lo que hacen los usuarios y luego lo analiza para encontrar procesos adecuados, ya sea para automatizarlos, mejorarlos o incluso sustituirlos.

A diferencia de otras técnicas de process mapping , process discovery abarca todo un espectro de sistemas de información con los que puede trabajar: desde herramientas CRM/ERP hasta aplicaciones de productividad como Calendar y Slack. Al recopilar los datos de los rastros digitales de los usuarios, process discovery los analiza y estructura utilizando algoritmos avanzados de visión por ordenador y aprendizaje automático. Estos análisis ayudan a encontrar variaciones o patrones de procesos que podrían servir de base para hallar potencial de automatización.

¿Qué procesos pueden automatizarse a partir de la detección? Los procesos deben ser: repetitivos o cíclicos, muy manuales, basados en reglas con pocas o ninguna excepción y, preferiblemente, tener datos estructurados.

Process discovery no necesita ningún desarrollo previo para empezar a funcionar. Sólo requiere la instalación de complementos de software que se ejecutan en los ordenadores de los usuarios en segundo plano, sin interrumpirles ni afectar en modo alguno a su trabajo.

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‍Process discovery estudio de caso 💡- lea cómo una empresa mediana de externalización de procesos empresariales (BPO) descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en residuos de procesos.

Paso 3: Process mapping

Process mapping es una técnica utilizada para mostrar visualmente cómo se realiza el trabajo en pasos de flujo de trabajo de principio a fin. Un mapa de procesos también puede recibir distintos nombres, como:

Un organigrama

Un gráfico de procesos funcionales

Un diagrama de flujo de trabajo.

Process mapping ayuda a las organizaciones a comprender y mejorar sus procesos de trabajo mediante una representación visual de su flujo de trabajo. Al trazar los procesos, los equipos comunican fácilmente los problemas prioritarios e identifican dónde se desperdician tiempo y recursos.

Con un mapa de procesos detallado, los equipos deben identificar y comprender los pasos individuales, diseñar plazos precisos e identificar a los responsables de las tareas. Process mapping aporta muchas ideas útiles, pero es sólo un paso en el objetivo general de un análisis de procesos empresariales.

Process mapping pasos

1. Identificación de procesos. Durante la fase de identificación de procesos, las organizaciones definen su proceso empresarial. Se trata de identificar los objetivos de la empresa, los actores y las áreas de trabajo.

2. Recopilación de información. Como su nombre indica, la recopilación de información consiste en obtener información relevante sobre el proceso de las personas que realizan el trabajo. Se trata de responder al cómo, el qué y el por qué para elaborar un mapa de procesos preciso y fundamentado.

3. Process mapping. Una vez obtenida la información correcta de las personas adecuadas, es hora de empezar a process mapping. Process mapping puede hacerse simplemente en papel, como parte de una presentación o con el software específico process mapping .

4. Análisis. La fase de análisis fase de análisis consiste en trabajar con el mapa para identificar oportunidades de mejora. Buenas preguntas para el análisis: ¿se pueden eliminar pasos? ¿Pueden realizarse las tareas con mayor eficacia? ¿Existen posibles cuellos de botella que ralenticen el tiempo de ejecución?

5. Desarrolle nuevos métodos de trabajo. Una vez determinadas las áreas de mejora de los procesos de trabajo, es hora de eliminar acciones innecesarias, reorganizar o automatizar los pasos del proceso y desarrollar flujos de trabajo más eficaces.

6. Gestión de procesos. Esta última fase consiste en mantener la eficacia de los procesos mediante revisiones periódicas y el seguimiento de los avances. El mapa de procesos más eficaz es el que se mantiene actualizado y se utiliza activamente.

Los mayores beneficios de process mapping

Compartir información visual, datos e ideas.

Proporciona información digerible para la resolución eficaz de problemas.

Descompone los procesos complejos en símbolos universalmente comprensibles.

Proporciona una representación visual del proceso de principio a fin.

Alinea y establece prioridades entre las distintas personas y equipos.

6 tipos típicos de mapas de procesos

Organigramas. Los diagramas de flujo son mapas visuales fáciles de seguir que casi todo el mundo puede entender. Los diagramas de flujo proporcionan detalles básicos del proceso, como entradas y salidas.

Mapas de despliegue. Los mapas de implantación (o diagramas de flujo interfuncionales) son ideales para detectar esos molestos cuellos de botella. Los mapas de implantación muestran las relaciones entre los distintos equipos y utilizan diagramas de flujo para ilustrar cómo fluye un proceso a través de la organización.

Mapas detallados de procesos. Como su nombre indica, los mapas de procesos detallados muestran una versión más profunda de un proceso y contienen información sobre los subprocesos.

Mapas de procesos de alto nivel. En los mapas de procesos de alto nivel se trata de tener una visión de conjunto. También conocidos como mapas de la cadena de valor o mapas descendentes, los mapas de procesos de alto nivel incluyen los elementos clave del proceso, como un proveedor, un proceso, un producto, un insumo o un cliente.

Mapas de procesos renderizados. Los mapas de procesos renderizados muestran el estado actual y/o futuro de los procesos. Esta información pone de relieve las áreas susceptibles de mejora.

Un mapa de flujo de valor. El último paso consiste en documentar los pasos necesarios para desarrollar productos y servicios para un usuario final.

Paso 4: Rediseño del proceso

Rediseño de procesos (a veces denominado reingeniería de procesos) es una estrategia para rediseñar los principales procesos empresariales. El rediseño de procesos puede optimizar procesos empresariales integrales, identificar tareas ineficaces y ayudar a los equipos a alcanzar objetivos empresariales específicos.

El rediseño de procesos puede suponer mejoras radicales en aspectos como la calidad, el coste o la velocidad, en comparación con la mejora incremental de procesos empresariales (BPI). Sin embargo, el rediseño de procesos también puede alterar los flujos de trabajo y cambiar fundamentalmente las operaciones empresariales. Por tanto, antes de rediseñar sus procesos empresariales, asegúrese de que todo el mundo entiende el statu quo que están cambiando y sus objetivos clave.

Ventajas del rediseño de los procesos empresariales

Claridad de objetivos. La mayoría de las organizaciones no documentan sus procesos de principio a fin y es probable que tampoco puedan describirlos. Así que, antes de hacer nada, asegúrate de que comprendes todos los aspectos de tu empresa por dentro y por fuera, desde tu declaración de intenciones hasta tu base de clientes.
Operaciones racionalizadas. El rediseño de procesos puede recortar los innecesarios y ofrecer flujos de operaciones empresariales más ágiles y un claro sentido de la ejecución. El camino entre el inicio y el final de un proyecto se hace mucho más corto. Los métodos de trabajo sencillos y eficaces aumentan la productividad y la satisfacción de los empleados.
Mayor eficacia. Una mayor eficiencia acelera las actividades diarias y elimina trámites burocráticos para que el trabajo tenga más sentido. La mejora de los procesos deja más tiempo a los empleados para mejorar los productos y servicios. En pocas palabras, la BPR saca lo mejor de cada uno.
Mejorar la rentabilidad. Implantar estilos de trabajo eficientes y flujos de trabajo más fluidos significa empleados más informados que se centran en maximizar los beneficios y aumentar la productividad.

Pasos para el éxito del rediseño de procesos

Educar a los empleados sobre los cambios a largo plazo La reestructuración de los procesos empresariales no es un ejercicio puntual que reduce los costes por arte de magia y hace que todo sea más eficiente. De hecho, la reducción de costes es un subproducto de los procesos eficientes que deben analizarse, comunicarse y comprenderse continuamente. Para que una empresa prospere, hay que formar a los empleados en los nuevos métodos de trabajo.

No abandone ningún departamento

Las organizaciones pueden evaluar los procesos de un departamento y dejar que los demás sigan funcionando con normalidad. Es una mala idea. Todos los departamentos están conectados, así que hay que evaluar todos los procesos.

Crear un equipo de BPR

Un equipo de BPR es un grupo de responsables capaces de recomendar cambios y comunicar las ventajas de la BPR. Un equipo típico de BPR incluye a la alta dirección, grupos técnicos, expertos financieros y grupos de usuarios de procesos. Asegúrese de que el tamaño de su equipo de BPR es lo suficientemente pequeño como para poder gestionarlo. Demasiados cocineros estropean el caldo.

Paso 5: Aplicación del nuevo proceso

La implantación de procesos empresariales es el momento de poner en práctica los procesos mejorados o rediseñados. La implantación es una tarea continua que requiere una planificación cuidadosa y tiempo suficiente para garantizar que los actores del proceso estén bien formados, informados y satisfechos con los cambios propuestos.

Las empresas implantan procesos nuevos o mejorados por diversas razones, como la racionalización de los flujos de trabajo, el fomento de la eficacia, la reducción de errores o simplemente para permitir el crecimiento del negocio. También puede considerar la implantación de procesos como un paso clave en el camino hacia la reingeniería de procesos.

Mejores prácticas para la implantación de nuevos procesos

El análisis y rediseño de procesos está muy bien, pero a menudo el trabajo duro llega durante la implantación.

Estas son algunas de las mejores prácticas para implantar nuevos procesos en su organización.

1. Seguir un camino feliz e infeliz

Los caminos felices ayudan a los propietarios de los procesos y a los equipos a comprobar si los nuevos procesos funcionan correctamente.
Seguir un happy path es demostrar las acciones pensadas en la fase de reingeniería, como adoptar fácilmente la nueva tecnología, comprar el nuevo proceso, etc.
Detectar una trayectoria no deseada ayuda a los responsables de procesos a prepararse para los inevitables fallos y desviaciones que encontrarán por el camino, como por ejemplo:

Los empleados no recibieron una formación adecuada sobre el nuevo sistema.

Hay que contratar a alguien con experiencia en una tecnología concreta con un conjunto específico de competencias, y la contratación lleva mucho tiempo.

Los empleados creen que el nuevo proceso ha afectado negativamente a la cultura de la empresa y a la dinámica de equipo.

2. Garantizar la alineación con una comunicación y retroalimentación claras

Al inicio del proceso de implantación, la alta dirección debe estar de acuerdo y alineada con la nueva visión.

la dirección debe ofrecer una explicación clara de por qué se introducen cambios para alinear al personal
A la hora de implantar un nuevo proceso, lo mejor es comunicarse con actualizaciones periódicas
Los empleados deben poder hacer preguntas, expresar sus preocupaciones y compartir ideas.

3. Prepárate para los baches en el camino

Una pequeña resistencia organizativa es normal
Este es el momento de abordar cualquier preocupación e introducir los cambios necesarios en el plan original.

4. Proporcionar una formación adecuada

Un gestor de nóminas, por ejemplo, debe ser la persona ideal para gestionar eficazmente un nuevo sistema de nóminas desde el primer día de su implantación.
A ese gestor de nóminas hay que asignarle tiempo y recursos suficientes para que se incorpore y pague el sueldo a los demás empleados.
El gestor de nóminas no debe verse sometido a un nuevo método de trabajo durante la fase de implantación. Cualquier cambio debe acordarse durante la fase de BPR.

5. Utilizar programas informáticos de inteligencia eficaces

Un software eficaz ayuda a reducir los trastornos
A los equipos les resulta más fácil la implantación con un software que informa del progreso en tiempo real.
Los empleados cuyo trabajo se ve afectado por un proceso cambiante deben seguir ofreciendo los mismos resultados a sus clientes.
La gente está ocupada durante el proceso de cambio y a veces ansiosa tratando de obtener una comprensión objetiva de lo que funciona y lo que no.

Paso 6: Supervisión del proceso

Supervisión de procesos empresariales es la revisión y el análisis proactivos del rendimiento de los procesos para identificar posibles cuellos de botella, comprobar la conformidad y encontrar oportunidades de mejora. Una supervisión diligente ayuda a ver si todo va según lo previsto, identificar errores y hacer los cambios necesarios sobre la marcha.

Ventajas de la supervisión de los procesos empresariales

Identificar y evitar posibles cuellos de botella

Medir y garantizar la conformidad del proceso

Ahorre tiempo y dinero racionalizando las tareas

Mejorar la armonización entre funciones

Consejos para supervisar con éxito los procesos empresariales

Establecer un objetivo final claro

Antes de supervisar sus procesos, asegúrese de tener claro lo que quiere conseguir. Tal vez dirija una tienda online y quiera evitar quedarse sin un determinado producto durante una temporada alta.

Un objetivo vago, como apoyar a los equipos de distribución durante periodos de mucho trabajo, no es lo suficientemente claro. Establecer objetivos precisos, como automatizar el proceso de pedido del iPhone 13 durante el periodo de compras navideñas, hace que el proceso funcione sin problemas.

Comparar procesos con KPI

Establecer KPI (indicadores clave de rendimiento) le ayuda a comprender qué objetivos se están alcanzando y a detectar cualquier problema en su proceso.

Los empleados pueden utilizar los KPI establecidos durante la fase de implantación para diseñar objetivos personales. Establecer KPI a corto y largo plazo ayuda a los empleados a seguir el progreso, obtener información y realizar mejoras. Recuerde que es importante utilizar KPI cuantitativos y cualitativos para obtener una visión equilibrada.

Obtenga lo mejor de sus herramientas de supervisión

Una buena herramienta de supervisión de procesos empresariales le ayudará a descubrir oportunidades ocultas y a evitar cuellos de botella mediante el análisis de sus procesos. Todas las herramientas de supervisión de procesos empresariales son eficaces porque detectan cosas en las que el ser humano no suele pensar. Sin embargo, Workfellow es el único software que ve el trabajo manual que implica la prestación de un servicio.

Imagine un aeropuerto típico durante un acontecimiento imprevisible, como una escasez de personal. Debido a la falta de personal, las colas en el aeropuerto se alargan, muchas personas pierden sus vuelos y se retrasa la hora de despegue. Todos estos cuellos de botella se suman a una mala relación con los clientes o incluso a una crisis de relaciones públicas en toda regla.

Pero, si conoce el trabajo manual necesario para gestionar los nuevos billetes durante los picos de tráfico y los acontecimientos imprevistos, el aeropuerto puede poner en marcha un sistema. La supervisión de procesos muestra la acumulación de trabajo adicional durante estos eventos, por lo que estará al tanto de la situación y podrá reaccionar de inmediato y según lo previsto.

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