Imagine que pudiera echar un vistazo al departamento financiero de su empresa y ver la intrincada red de tareas y procesos que rigen cada transacción, aprobación e informe. Process intelligence es una tecnología de vanguardia que le permite hacer precisamente eso, y acaba de adaptarse aún más a las necesidades de los responsables financieros.
Finanzas process intelligence una nueva técnica analítica que extrae datos de varias aplicaciones empresariales y flujos de trabajo para descubrir, supervisar y mejorar los procesos empresariales. La solución combina los mejores elementos de task y minería de procesos para adaptarse a las complejas necesidades de los departamentos financieros digitalizados de hoy en día.
Antes de examinar los principales casos de uso de las finanzas process intelligence, repasemos algunos fundamentos.
¿Cuáles son los principales procesos financieros?
En el corazón de toda empresa se encuentra su departamento financiero esencial, que posee las claves del éxito y la estabilidad financiera de la organización. Los departamentos financieros desempeñan un papel crucial en la salud y el crecimiento generales de una empresa. Tienen la responsabilidad de gestionar los recursos financieros de la empresa, tomar decisiones con conocimiento de causa y proporcionar información valiosa que ayude a dar forma al futuro de la organización.
Un departamento financiero y contable puede asumir un amplio conjunto de responsabilidades que van desde la contabilidad, la facturación, la aprobación de gastos y la elaboración de presupuestos y previsiones. En términos más generales, los equipos financieros a menudo facilitan las estrategias de salida al mercado a través de inversiones CAPEX y OPEX y gestionan los riesgos y la rendición de cuentas a los proveedores y las autoridades fiscales.
Los procesos financieros básicos no son más que las tareas y flujos de trabajo gestionados por el departamento financiero y contable para administrar los recursos financieros de la empresa con el fin de cumplir los objetivos empresariales.
Seis procesos financieros básicos
Cada departamento financiero es diferente. Si pidiéramos a seis directores financieros una lista de sus principales procesos, obtendríamos seis respuestas distintas. Aun así, podemos resumir los procesos operativos financieros clave en la siguiente lista.
- Compras
- Cuentas por pagar
- Facturación y cuentas por cobrar
- Cumplimiento e información fiscal
- Gestión de viajes y gastos
- Información financiera
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¿Quién es responsable de los procesos financieros?
La responsabilidad de los procesos financieros recae en un equipo especializado de profesionales, desde el Director Financiero hasta el administrador de nóminas. En algunas grandes organizaciones, esto puede incluir departamentos dedicados a funciones individuales, como Contabilidad, Cuentas a Pagar y Cuentas a Cobrar, mientras que en organizaciones más pequeñas puede tratarse simplemente de un equipo de gestores y controladores financieros que asumen la responsabilidad de un amplio conjunto de tareas, flujos de trabajo y procesos.
En términos más generales, todo el mundo debería asumir cierta responsabilidad en las operaciones y controles financieros de su organización. Prácticamente todos los empleados interactúan de alguna manera con el equipo financiero, ya sea a través de la presupuestación de las operaciones empresariales, las nóminas o simplemente la aprobación de las solicitudes de reembolso de gastos de viaje. Si hay problemas con los recursos o la capacidad del equipo financiero, es probable que todos lo noten. Los procesos manuales o los pasos ineficaces del proceso de aprobación se acumulan rápidamente y consumen tiempo y recursos valiosos de toda la organización.
¿Qué suele fallar en los procesos financieros básicos?
Aunque la realidad fiscal de las empresas difiere, normalmente la salud de las transacciones financieras no es un problema central del proceso financiero. La mayoría de las empresas son capaces de cumplimentar los estados financieros en orden, registrar los ingresos empresariales adecuadamente y gestionar la tesorería.
El mayor reto para los procesos de los equipos financieros reside normalmente en la gestión de la capacidad del equipo financiero a través de un gran número de controles y flujos de trabajo de procesos financieros, donde los procesos clave y los cuellos de botella de los procesos pueden ser difíciles de gestionar a través de un gran número de sistemas informáticos y aplicaciones empresariales diferentes.
Por término medio, una gran empresa funciona con más de 170 aplicaciones empresariales diferentes. Puede haber distintas aplicaciones que los equipos financieros utilicen para gestionar las solicitudes de pago, la planificación estratégica, la aprobación de proveedores, los gastos de viaje, etcétera. Además, a menudo es necesario consolidar los datos financieros o presentarlos en distintos tipos de cuadros de mando de gestión, lo que conlleva una gran cantidad de introducción manual de datos y de alternancia entre varios sistemas. Según un estudio reciente de Workfellow , un empleado típico de un equipo financiero dedica 90 minutos a la semana a alternar entre distintas aplicaciones y el 50% de su tiempo de trabajo a tareas repetitivas.
¿Cómo sabe que tiene problemas con los procesos financieros?
La naturaleza de los departamentos financieros suele ser agitada y acelerada. Sin embargo, algunos síntomas comunes separan los procesos financieros saludables del fracaso crónico de los procesos financieros:
- Retraso o lentitud en la aprobación: si los pagos se retrasan regularmente o los procesos de aprobación son ineficaces.
- Falta de claridad en las funciones: cuando no está claro quién es responsable de las métricas o tareas clave en los procesos y flujos de trabajo.
- Dificultad para gestionar la carga de trabajo: cuando el equipo financiero está constantemente por encima de su capacidad y trabaja horas extras para cumplir los procesos de cierre mensual u otras tareas habituales.
- Falta de visibilidad: cuando la dirección no es capaz de medir e influir en los procesos integrales que tienen lugar en las distintas funciones empresariales y sistemas informáticos.
Cómo process intelligence puede identificar y solucionar los retos del proceso financiero
Finanzas process intelligence es una nueva solución de software que combina lo mejor de las soluciones minería de procesos y task mining para dar visibilidad de principio a fin a todos los procesos financieros básicos y a las operaciones financieras. La solución se ha creado desde cero para satisfacer las exigentes necesidades de los profesionales de las operaciones empresariales que tienen como objetivo erradicar los procesos ineficaces, racionalizar las tareas redundantes y automatizar el trabajo manual.
Finanzas process intelligence ofrece una visibilidad inmediata del estado actual de los procesos y proporciona información práctica sobre las oportunidades para mejorar la eficiencia, sustituir los sistemas obsoletos y eliminar el trabajo manual mediante un software de automatización. Es un software plug-and-play que le ayuda a tomar mejores decisiones empresariales y a optimizar las operaciones financieras con datos en los que puede confiar.
Cómo beneficia process intelligence a seis procesos financieros básicos
Compras
Process intelligence da nueva vida a la función de compras al agilizar los flujos de trabajo y automatizar las tareas rutinarias. Permite a los equipos financieros tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados, fomentando una sensación de confianza y control sobre los procesos de adquisición. Al eliminar las ineficiencias y reducir el riesgo de errores, el software process intelligence contribuye a una función de compras más rentable y con mayor capacidad de respuesta, lo que tiene un impacto emocional positivo en la salud financiera general de la organización.
Cuentas por pagar
La gestión de las cuentas por pagar puede ser un proceso difícil y cargado de emociones, ya que implica mantener buenas relaciones con los proveedores y garantizar pagos puntuales y precisos. El software Process intelligence simplifica esta función automatizando el procesamiento de los pagos y ofreciendo visibilidad en tiempo real de las facturas pendientes. Esta supervisión mejorada no sólo reduce el riesgo de retrasos en los pagos y sanciones, sino que también fomenta un sentimiento de confianza y fiabilidad entre los proveedores, contribuyendo en última instancia a unas relaciones comerciales más fluidas y armoniosas.
Facturación y cuentas por cobrar
Process intelligence revoluciona la función de facturación y cuentas por cobrar identificando cuellos de botella, reduciendo errores y agilizando el procesamiento de pagos. Permite a los equipos financieros gestionar de forma proactiva las facturas pendientes y mejorar el flujo de caja, aliviando el estrés emocional asociado a la gestión de los recursos financieros de la organización. Al mejorar la eficiencia y eficacia de esta función básica, el software process intelligence contribuye a una empresa más estable y segura desde el punto de vista financiero.
Cumplimiento e información fiscal
Navegar por el complejo mundo del cumplimiento y la presentación de informes fiscales puede ser una tarea desalentadora y cargada de emociones. El software Process intelligence simplifica esta función automatizando la recopilación de datos, realizando un seguimiento de las leyes y normativas fiscales pertinentes y garantizando que la organización siga cumpliendo con la normativa. Al reducir el riesgo de incumplimiento y las posibles sanciones, el software process intelligence proporciona a los equipos financieros una sensación de seguridad y tranquilidad, permitiéndoles centrarse en las iniciativas estratégicas que impulsan el crecimiento empresarial.
Gestión de viajes y gastos
La gestión de los viajes y gastos de los empleados puede ser un proceso largo y emocionalmente tenso, ya que requiere equilibrar el control de los costes con la satisfacción de los empleados. El software Process intelligence agiliza esta función automatizando los informes de gastos, controlando el cumplimiento de las políticas de la empresa y proporcionando visibilidad en tiempo real de los gastos pLos informes financieros son un proceso emocionalmente tenso, ya que proporcionan a las partes interesadas una instantánea de la salud financiera de la organización e influyen en las decisiones empresariales críticas.
Información financiera
Process intelligence apoya esta función básica automatizando la recopilación de datos, garantizando la precisión y coherencia de los informes financieros y proporcionando información en tiempo real sobre el rendimiento financiero. Esta visibilidad y control mejorados permiten a los equipos financieros elaborar informes puntuales y precisos, fomentando la confianza entre las partes interesadas y contribuyendo al éxito general de la empresa.
Conclusión
En conclusión, el software process intelligence es una poderosa herramienta que puede revolucionar las funciones financieras básicas, agilizando los flujos de trabajo, aumentando la visibilidad de los datos y mejorando la toma de decisiones. Al abordar los aspectos emocionales de estas funciones, las empresas pueden cultivar un departamento financiero más eficiente, resistente y emocionalmente equilibrado que impulse el éxito financiero de la organización. Esta supervisión mejorada permite a los equipos financieros tomar decisiones basadas en datos que contribuyen a una gestión de viajes y gastos más eficiente y rentable, fomentando en última instancia un entorno de trabajo positivo y apoyando el bienestar de los empleados.
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