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Process discovery es un componente crucial de Gestión de Procesos Empresariales (BPM) y la automatización inteligente. Comprender su esencia y emplear las mejores prácticas puede mejorar significativamente la eficiencia operativa de su organización y alcanzar la excelencia en los procesos.
¿Qué es exactamente process discovery?
Process discovery es un conjunto de técnicas utilizadas en Gestión de Procesos Empresariales (BPM) para identificar, aprender y comprender los procesos reales de una organización. Consiste en identificar eventos, desencadenantes, tareas y resultados para crear una visión "tal cual" de los procesos empresariales con el fin de mejorarlos.
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Process discovery desempeña un papel fundamental en la mejora de la eficiencia empresarial. Al identificar los cuellos de botella, las redundancias y las ineficiencias, proporciona información para la mejora y la optimización, sirviendo de base para la automatización de procesos y las iniciativas de transformación.
Buenas prácticas en Process Discovery
Adoptar las mejores prácticas en process discovery puede marcar la diferencia entre una transformación exitosa y otra fallida. He aquí algunas que conviene tener en cuenta:
1. Aprovechar un marco process discovery
Los mejores resultados de un ejercicio de process discovery se obtienen cuando se planifica con antelación y se utiliza un marco de process discovery para establecer cómo se convierten los conocimientos en mejoras del proceso. En la infografía anterior tenemos un ejemplo de un marco de cuatro etapas process discovery que incluye las cuatro etapas "D" de "descubrir", "definir", "desarrollar" y "entregar" inspiradas en modelos populares de descubrimiento de productos.
2. Adoptar herramientas de automatización del descubrimiento
La automatización es su aliada en process discovery. Hay más de 20 opciones disponibles para el softwareprocess discovery que trazan automáticamente los procesos ahorran tiempo, reducen errores y ofrecen una visión holística de las operaciones empresariales. Estas herramientas proporcionan muchas ventajas más allá del análisis de procesos tal cual. También permiten actualizaciones en tiempo real, lo que garantiza que sus mapas de procesos sigan siendo precisos y pertinentes.
3. Colaborar activamente con todas las partes interesadas
Process discovery es un esfuerzo de colaboración. Es esencial implicar a todas las partes interesadas, desde los empleados que realizan las tareas diarias hasta los directivos que supervisan las operaciones. Un error clave es no incluir los puntos de vista y opiniones de las personas que realmente hacen el trabajo. Sus puntos de vista pueden proporcionar una comprensión más profunda de los procesos, ayudando a identificar áreas de mejora.
4. Centrarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados
Hay un viejo dicho en la excelencia operativa que dice: "no se puede gestionar lo que no se puede medir". Establecer los KPI u objetivos mensurables adecuados es fundamental para el éxito de process discovery . Ayudan a medir la eficiencia y eficacia de los procesos, orientan la toma de decisiones y facilitan la mejora continua. Alinee siempre los esfuerzos de process discovery con los KPI y los objetivos empresariales clave de su organización.
5. No descubra y olvide
Process discovery no es una tarea de una sola vez. Requiere un seguimiento regular y actualizaciones que reflejen los cambios en las operaciones de la empresa. Mantener actualizados los mapas de procesos garantiza que sigan siendo un recurso valioso para la toma de decisiones y la mejora de los procesos. Mejor aún, utilice el softwareprocess intelligence para mantener una visión precisa de sus tareas, procesos y uso del sistema informático en tiempo real.
Errores comunes en Process Discovery y cómo evitarlos
Aunque process discovery puede reportar importantes beneficios, también está sujeto a errores comunes. He aquí algunos de los más comunes:
Error 1: descuidar los detalles
La omisión de pequeños detalles puede dar lugar a mapas y modelos de procesos inexactos. Para evitarlo, revise a fondo los procesos, implique a todas las partes interesadas y utilice herramientas automatizadas como task mining o minería de procesos que capturan cada evento con todo detalle.
Error 2: Resistencia al cambio
Los empleados pueden resistirse a los cambios derivados de process discovery por miedo o incertidumbre. Para ello, fomente la comunicación abierta, imparta formación y destaque las ventajas de los cambios. Considere la posibilidad de incorporar "campeones del cambio" en los equipos que realizan el trabajo real para que mantengan el progreso y asuman la responsabilidad de la mejora de los procesos.
Error 3: Descuidar la mejora continua
Process discovery no es un proyecto puntual, sino un esfuerzo continuo. Descuidar la mejora continua puede hacer que los mapas de procesos queden obsoletos y se pierdan oportunidades de optimización. Evítelo estableciendo revisiones y actualizaciones periódicas, o mantenga una comprobación continua de la conformidad mediante herramientas de análisis de procesos.
Perspectivas de futuro: más allá de 2024
Según el exhaustivo análisis del sector realizado por Allied Market Research, se espera que el mercado mundial de análisis de procesos crezca en los próximos años hasta alcanzar los 18.600 millones de dólares en 2031. Aunque process discovery es un segmento pequeño de ese mercado, ha venido mostrando constantemente signos prometedores de crecimiento saludable. Hasta ahora, el uso de las herramientas de process discovery ha procedido principalmente de Norteamérica, pero se espera que Asia-Pacífico crezca y ocupe posiciones de liderazgo en este sentido.
Conclusión
Process discovery puede desempeñar un papel integral en cualquier empresa que aspire a la excelencia operativa. Comprendiendo lo que implica y adoptando las mejores prácticas, como la automatización, la participación de las partes interesadas, el enfoque en los indicadores clave de rendimiento y la mejora continua, las organizaciones pueden optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia e impulsar el crecimiento.
