La automatización inteligente puede transformar la forma de trabajar de las organizaciones ahorrando tiempo, permitiendo flujos de trabajo más fluidos y reduciendo costes. Pero antes de poder disfrutar de las ventajas de la automatización inteligente, las empresas deben saber cómo superar varios obstáculos habituales para el éxito.
Automatización inteligente en 2022: más adoptantes, aún más problemas
Según la encuesta Global Intelligent Automation 2022 de Deloitte, la automatización inteligente se está convirtiendo en la norma entre muchas organizaciones. El motivo es sencillo: el uso de herramientas de automatización inteligente aporta precisión, mayor productividad, mejora de la experiencia de clientes y empleados y reducción de costes.
Pero he aquí la mala noticia. La falta de visión y preparación, la resistencia al cambio y el coste percibido de la implantación impiden que muchas empresas impresionantes alcancen su potencial.
En 2022, la encuesta Global Intelligent Automation de Deloitte puso de relieve siete obstáculos comunes a la implantación de la automatización.
Los 7 principales retos de la automatización inteligente (y cómo superarlos)
- Fragmentación de procesos
La fragmentación de procesos se produce cuando los procesos empresariales no se gestionan de forma coherente y mensurable en flujos de trabajo unificados. La fragmentación de procesos es habitual en entornos de procesos menos maduros o en empresas en las que los datos están aislados por unidades de negocio o herramientas de recursos empresariales o bases de datos.
Si la fragmentación de procesos es un reto reconocido en su organización, un process discovery ejercicio puede ser una solución eficaz. A través de process discovery, puede definir, perfilar y analizar los procesos empresariales existentes para identificar oportunidades de unificar los flujos de trabajo y hacerlos conformes con los marcos de procesos acordados y más eficaces.
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- Falta de preparación informática
Cuando se trata de implantar la automatización inteligente, muchas organizaciones siguen dependiendo en gran medida de funciones de TI centralizadas sobrecargadas con la tarea de mantener bajo control los datos, los sistemas y la seguridad de la información de la empresa. Se trata de un mandato muy amplio.
Para superar la falta de preparación de TI, es fundamental implicar a la representación de TI desde el principio y de forma activa en cualquier proyecto de automatización inteligente, y garantizar que los datos empresariales y las integraciones se gestionan respetando las directrices clave de la empresa.
- Falta de visión clara
La encuesta mundial sobre automatización inteligente de Deloitte reveló que una de cada cinco organizaciones no tiene una visión clara y aceptada de la automatización inteligente. Cuatro de cada diez ni siquiera cuentan con una estrategia de automatización inteligente para toda la empresa.
Como dicta la ley de la navaja de Occam, la solución más sencilla es casi siempre la mejor. Si su empresa carece de una visión para la automatización inteligente, la mejor solución es reunir a las principales partes interesadas para definir y comunicar una declaración de visión que describa sus metas, objetivos y plazos de ejecución.
- Resistencia al cambio
Cuando se trata de temas complejos como la automatización, es comprensible que exista una resistencia bienintencionada al cambio en el momento de la implantación. Mientras que los ejecutivos y la dirección funcional son más partidarios de la automatización, es importante tener en cuenta a la plantilla en general. Según Deloitte, el 54% de las organizaciones que implementan y escalan no han calculado la proporción de su plantilla afectada por la automatización.
Una forma de reducir la resistencia al cambio es implicar a los trabajadores en las iniciativas de automatización, por ejemplo, comunicando activamente los cambios, impartiendo la formación pertinente y apoyando a los desarrolladores ciudadanos entusiasmados con la posibilidad de automatizar sus flujos de trabajo.
- Coste de aplicación
No existe un único coste fijo para implantar la automatización inteligente. Las empresas deben tener en cuenta los costes atribuidos a la supervisión, el software, el hardware, la formación e incluso la gobernanza. Pero, según Deloitte, las empresas que implantan correctamente la automatización inteligente pueden esperar una reducción media de costes del 31% en los próximos tres años.
Antes de la implantación, considere el coste total de propiedad de las distintas soluciones para su empresa. Tenga en cuenta el tiempo y los recursos necesarios para formar al personal en el uso eficaz del nuevo sistema, y asegúrese de que el modelo se adapta a su perfil de demanda probando distintos escenarios.
- Apoyo y alineación de los ejecutivos
Cuando fracasa la alineación de los ejecutivos, fracasa también toda la empresa. Pero el fracaso no siempre es fácil de detectar. Los sutiles problemas "blandos ", como la mala gestión de programas o proyectos y las visiones poco claras, suelen ser los culpables.
Cuando se trata del apoyo y la alineación de los ejecutivos, la comunicación es la regla de oro. Asegúrese de que todos los responsables de la toma de decisiones están realmente de acuerdo con los objetivos y comprenden el tema lo suficiente como para emprender acciones reales. Antes de la implantación, no tenga miedo de comentar cualquier preocupación, idea o resistencia bienintencionada.
- Rapidez de aplicación
Una implantación rápida es clave para pasar con éxito de los procesos tradicionales a los automatizados, pero muchas organizaciones se topan con cuellos de botella. Por supuesto, la adopción de una nueva forma de trabajar no se produce de la noche a la mañana, pero el desarrollo de un plan sólido puede ayudarle a empezar con buen pie.
Prepararse para superar la perturbación natural que supone cambiar una forma de trabajar puede significar redefinir la estructura organizativa para dar cabida a la automatización inteligente. Formar al personal, supervisar continuamente los resultados y mantener una comunicación sólida son las claves del éxito.
Resumen
Muchas empresas están implantando la automatización inteligente y disfrutando de una mayor productividad y eficiencia.
Sin embargo, para sacar el máximo partido de la automatización inteligente, las empresas de todos los tamaños suelen tener que superar algunos obstáculos. Pero, con las herramientas y la formación adecuadas, las empresas pueden superar barreras habituales como la falta de preparación informática y de una visión clara, la resistencia al cambio, el coste y la velocidad de implantación, y la falta de apoyo ejecutivo.
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