Secondo una recente ricerca di Deloitte, la popolarità di process mining è in aumento. Ben il 63% delle aziende globali ha iniziato a utilizzarlo, mentre la maggior parte prevede di sperimentare presto il sito process mining .
Ma l'introduzione di un nuovo software nell'organizzazione comporta la necessità di convincere molti reparti e stakeholder che process mining vale la pena di investire tempo, denaro e fatica. Inoltre, process mining è un acquisto a cui si applicano le migliori pratiche di sourcing del software aziendale e dell'IT.
Cosa rende un buon business case per il software aziendale?
Innanzitutto, un eccellente business case dovrebbe:
- Valutare il rapporto costi-benefici tra la creazione e l'acquisto di software.
- Considerare il rischio e la sicurezza delle informazioni
- Iniziare con un sommario esecutivo altamente dettagliato e persuasivo.
- Essere privi di gergo e spiegabili rapidamente a investitori e stakeholder
- Creare fiducia in tutta l'azienda sul valore del software
- Stabilire un obiettivo finale e obiettivi chiari
- Spiegare lo scopo dell'implementazione del software
Come costruire un business case per process mining
1. Iniziare con obiettivi chiari. Identificate il problema che process mining potrebbe risolvere.
2. Quantificare i benefici attesi. Stimare i potenziali risparmi sui costi o i miglioramenti dei processi che process mining potrebbe apportare.
3. Calcolare il costo totale di proprietà (TCO). Valutare i costi di implementazione di process mining, compresi i costi di software, implementazione, consulenza e personale.
4. Definire il rendimento atteso dell'investimento (ROI). Confrontare i benefici attesi con i costi stimati per determinare il ritorno sull'investimento.
6. Sviluppare una tempistica e un piano realistici. Sviluppate un piano per l'implementazione di process mining, che includa la tempistica e il budget.
7. Ottenere il consenso dei principali stakeholder. Presentare il business case alle parti interessate e ottenere la loro approvazione.
Le migliori pratiche per una presentazione efficace del caso
Non fatelo da soli
La stesura di un eccellente business case richiede il contributo di specialisti di vari reparti. Ad esempio, il team finanziario può creare una valutazione finanziaria per ridurre i rischi, controllare i costi e i budget e convincere gli investitori di come il software process mining possa far risparmiare denaro. Le Risorse Umane possono spiegare la portata del progetto e rispondere a come cambierà le operazioni quotidiane, a chi impatterà e a chi sarà coinvolto.
Se uno dei vostri migliori compagni di lavoro è anche uno stakeholder esecutivo, dategli una piccola anteprima del vostro lavoro per avere un feedback gentile e onesto. Potrebbero dire che non vale la pena portare avanti il progetto in questo momento - il che va bene - o potrebbero aiutarvi a produrre un lavoro migliore. Se apportate delle modifiche, chiedete a ogni stakeholder cosa ne pensa durante il percorso.
Preparatevi a rispondere a domande difficili
Quando presentate il vostro business case, i responsabili delle decisioni e gli altri dipendenti vi faranno inevitabilmente molte domande. Dovrete spiegare lo scopo del progetto, chi ci lavorerà e come il progetto contribuirà a raggiungere gli obiettivi aziendali. Inoltre, ricordate di stimare i tempi di completamento del progetto e le metriche che userete per misurarne il successo. Anche se otterrete queste informazioni dai reparti specializzati, dovrete essere in grado di comprenderle a fondo e di spiegarle in termini semplici.
Un caso realistico
Un buon business case non si concentra solo sugli aspetti positivi. Deve evidenziare gli eventuali rischi e rispondere alle preoccupazioni degli stakeholder con risposte convincenti e soluzioni fantastiche. La chiave del successo è la produzione di un caso dettagliato ma diretto, supportato da opinioni, valutazioni e previsioni di esperti.
Definire il proprio caso per process mining
Una volta che sapete quali problemi volete risolvere con il vostro caso d'uso, dovete definirlo. Questa fase non consiste nella scelta di un caso d'uso. Si tratta di avere un'idea della sua portata. Potreste anche trovarvi con casi d'uso primari e secondari. Ad esempio, non è raro che qualcuno scelga process discovery come caso principale e l'ottimizzazione dei processi come caso secondario. Alcuni dei casi d'uso più comuni sono:
Controllo di conformità
Process mining aiuta a identificare la conformità dei processi alle norme legali in continua evoluzione. Se un processo non è conforme alla legge, l'azienda può incorrere in multe e in una vera e propria crisi di pubbliche relazioni che potrebbe portare alla chiusura dell'attività.
Process discovery
Process discovery consente alle aziende di riprogettare processi inutili e antiquati. Questo è molto utile per chi ha per le mani flussi di processo sconosciuti o incerti.
Ottimizzazione delle risorse
Process mining fa luce sulla distribuzione delle risorse per attività. La visualizzazione della qualità della produzione e del tempo di ciclo aiuta i responsabili delle decisioni a raggiungere l'eccellenza operativa.
Funzionamento a tempo di ciclo
L'ottimizzazione del tempo di ciclo consiste nel fare il miglior uso del tempo. Individuare e gestire i colli di bottiglia aiuta le aziende a velocizzare i tempi di attesa e la produzione senza danneggiare la qualità del servizio o del prodotto.
Per illustrare i vantaggi di process mining, analizziamo il suo ruolo nel migliorare il processo purchase-to-pay. Il PtP coinvolge molte procedure, richieste, fornitori, ecc. Un maggior numero di passaggi e di persone coinvolte comporta maggiori possibilità di errore.
- L'implementazione di process mining offre una maggiore visibilità sui processi end-to-end per aiutare a scoprire la causa principale dei problemi di processo.
- Aiuta a sbloccare nuove opportunità grazie ai processi automatizzati.
- Identifica i comportamenti indesiderati, i processi ignorati e quelli che causano colli di bottiglia.
- Aiuta i team a pianificare con dati visivi.
Di conseguenza, le aziende possono identificare le aree di sviluppo, vedere il tempo necessario per trasformare le richieste in ordini e persino il tempo necessario per l'elaborazione. Inoltre, attività lunghe e spesso noiose come l'approvazione delle fatture possono essere completamente automatizzate.
Il bilancio
Process mining vantaggi per le aziende grandi e piccole e le persone a cui vi rivolgete probabilmente lo sapranno già. Tuttavia, la decisione di un investitore di adottare un nuovo sistema dipende in larga misura da quanto riuscite a convincerli dei vostri obiettivi, a garantire la capacità di gestire i problemi e a offrire ai team un modo di lavorare più semplice ed efficace.
