L'analisi dei processi aziendali (BPA) è uno dei metodi più efficaci per valutare le operazioni aziendali al fine di migliorarne l'efficacia. È ampiamente riconosciuta come una pietra miliare di un'efficace Cos'è Business Process Management (BPM) e un fattore abilitante per l'eccellenza operativa.
In questa guida vi forniamo tutti i componenti per creare una strategia di analisi dei processi efficace per la vostra azienda 👇.
Che cos'è esattamente l'analisi dei processi aziendali?
L'analisi dei processi aziendali è un insieme di metodi per analizzare i processi aziendali al fine di migliorare il modo in cui viene svolto il lavoro. L'analisi sistematica dei processi scopre problemi, colli di bottiglia e opportunità di miglioramento.
In parole povere, l'analisi dei processi aziendali è un modo per ottenere informazioni e visibilità sui passaggi che i dipendenti e le organizzazioni eseguono per raggiungere i loro obiettivi. Facendo un'immersione profonda nei vostri processi attuali, vedrete cosa funziona bene, cosa deve essere migliorato e come ottenere risultati aziendali migliori.
Come stabilire gli obiettivi giusti per l'analisi dei processi?
In genere, l'obiettivo dell'analisi dei processi è quello di comprendere lo stato attuale dei processi esistenti di un'azienda per identificare colli di bottiglia, inefficienze e ridondanze. Inoltre, gli analisti dei processi aziendali possono sviluppare soluzioni per migliorare i processi, implementare le modifiche e monitorarne l'impatto sulle prestazioni aziendali.
Quando è il momento giusto per fare l'analisi dei processi aziendali?
Non esiste una risposta univoca a questa domanda, poiché il momento giusto per condurre l'analisi dei processi aziendali (BPA) dipende da vari fattori specifici di ogni organizzazione. Alcune situazioni comuni che possono indicare che è il momento giusto per eseguire la BPA sono:
- Durante un periodo di crescita o di espansione: Quando un'azienda sta vivendo una crescita significativa o sta pianificando un'espansione, è essenziale garantire che i processi esistenti siano in grado di gestire l'aumento del carico di lavoro o di adattarsi a nuovi modelli di business. La BPA può aiutare a identificare le aree che necessitano di miglioramenti o riprogettazioni per supportare efficacemente la crescita.
- Quando si devono affrontare problemi di performance: Se un'azienda sta lottando contro il calo delle prestazioni, i reclami dei clienti o l'insoddisfazione dei dipendenti, BPA può aiutare a identificare le cause alla radice di questi problemi analizzando i processi sottostanti. In questo modo l'organizzazione può affrontare i problemi in modo proattivo e migliorare le prestazioni complessive.
- Durante le iniziative di trasformazione digitale: Quando le aziende abbracciano la trasformazione digitale, è fondamentale analizzare e ottimizzare i processi aziendali per trarre il massimo vantaggio dalle nuove tecnologie. BPA può aiutare a determinare quali processi possono trarre i maggiori benefici dalla digitalizzazione e fornire indicazioni per implementare efficacemente nuovi strumenti e soluzioni.
- Durante una fusione o un'acquisizione: Le fusioni e le acquisizioni spesso richiedono l'integrazione di processi di organizzazioni diverse. La conduzione della BPA può aiutare a identificare potenziali aree di conflitto, ridondanze e inefficienze, consentendo un'integrazione più fluida e di successo.
- Come parte di una strategia di miglioramento continuo: Molte organizzazioni adottano una mentalità di miglioramento continuo, con l'obiettivo di ottimizzare costantemente i processi e le prestazioni. In questo contesto, la BPA può essere condotta regolarmente (ad esempio, annualmente o semestralmente) per identificare le opportunità di miglioramento e monitorare il successo dei cambiamenti implementati.
I principali vantaggi dell'analisi dei processi aziendali
L'analisi metodologica dei processi aziendali apporta una serie di vantaggi alle operazioni aziendali ed è un fattore chiave per l'ottimizzazione dei processi. Se implementata in modo efficace, la BPA può supportare la catena del valore del core business per raggiungere gli obiettivi di crescita redditizia o di trasformazione strategica. A livello organizzativo, la BPA può favorire una forza lavoro più efficiente, motivata e competitiva.
Esaminiamo sia gli obiettivi misurabili (materiali) sia i benefici meno misurabili (immateriali).
Vantaggi materiali dell'analisi dei processi aziendali
L'analisi dei processi aziendali può portare a numerosi vantaggi misurabili per le organizzazioni, tra cui una maggiore efficienza, una riduzione dei costi, una maggiore soddisfazione dei clienti e un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. Tracciando i KPI e le metriche pertinenti, le aziende possono quantificare l'impatto della BPA e dimostrarne il valore nel guidare il successo e la crescita aziendale.
Maggiore efficienza e produttività
Unodegli obiettivi principali dell'analisi dei processi aziendali (BPA) è identificare le inefficienze e i colli di bottiglia nei processi di un'organizzazione. Razionalizzando questi processi ed eliminando i passaggi inutili o le ridondanze, le aziende possono aumentare l'efficienza operativa e la produttività. Questo miglioramento può essere misurato attraverso indicatori chiave di prestazione (KPI) come tempi di ciclo, produttività o tassi di utilizzo delle risorse.
Riduzione dei costi
La BPA può aiutare le organizzazioni a individuare le aree di spreco, come la duplicazione degli sforzi, i ritardi o il consumo eccessivo di risorse. Affrontando questi problemi e ottimizzando i processi, le aziende possono ridurre i costi operativi e allocare le risorse in modo più efficace. I benefici misurabili possono essere monitorati attraverso metriche come il costo per unità, il costo totale di proprietà o il ritorno sull'investimento (ROI).
Maggiore soddisfazione dei clienti
Ottimizzando i processi e fornendo prodotti e servizi di qualità superiore, le aziende possono soddisfare meglio le aspettative dei clienti e aumentare i livelli di soddisfazione. I benefici misurabili in quest'area possono essere monitorati utilizzando i punteggi di soddisfazione dei clienti, il Net Promoter Score (NPS) o i tassi di fidelizzazione e di abbandono dei clienti.
Miglioramento della felicità e dell'impegno dei dipendenti
Processi snelli e ambienti di lavoro ben organizzati contribuiscono ad aumentare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti. I dipendenti sono più motivati e produttivi quando passano meno tempo ad affrontare frustranti colli di bottiglia o compiti ridondanti. Per misurare l'impatto della BPA sul coinvolgimento dei dipendenti si possono utilizzare metriche come i punteggi di soddisfazione dei dipendenti (eNPS), i tassi di turnover o la produttività dei dipendenti.
Vantaggi immateriali dell'analisi dei processi aziendali
Spesso il valore più grande della BPA deriva dalle intuizioni non misurabili che guidano l'efficienza operativa e l'eccellenza dei processi in modo indiretto su un'ampia gamma di indicatori di performance chiave. Questi benefici immateriali dell'analisi dei processi aziendali possono includere la trasparenza dei processi, l'identificazione e l'eliminazione dei colli di bottiglia e le intuizioni sul miglioramento dei processi o sull'automazione.
Scoprire il vero stato del lavoro
L'analisi dei processi aziendali aiuta le organizzazioni a comprendere chiaramente le loro operazioni attuali, esaminando i flussi di lavoro, le procedure e le interazioni tra i vari reparti, compresi i processi ombra non documentati. Questa conoscenza approfondita del modo in cui viene svolto il lavoro consente alle aziende di identificare le inefficienze, le ridondanze e le aree che necessitano di miglioramenti, portando infine a processi più efficaci e snelli.
Misurazione trasparente delle prestazioni
La BPA consente alle aziende di stabilire misurazioni delle prestazioni trasparenti e oggettive, creando una serie di indicatori chiave di prestazione (KPI) basati sui loro processi. Questi KPI aiutano le aziende a monitorare i loro progressi e a garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Inoltre, una misurazione trasparente delle prestazioni favorisce la responsabilità e incoraggia il miglioramento continuo all'interno dell'organizzazione. L'analisi dei processi aiuta a misurare il grado di conformità del lavoro svolto con i modelli di processo concordati. happy path di modelli di processo concordati.
Identificare e rimuovere i colli di bottiglia
L'analisi dei processi aziendali aiuta a scoprire e rimuovere la causa principale degli ostacoli, come i colli di bottiglia o i processi a sedia girevole. I colli di bottiglia sono punti di un processo in cui il flusso di lavoro è ostacolato o rallentato, con conseguente riduzione dell'efficienza e della produttività. Conducendo un'analisi approfondita dei processi aziendali, le organizzazioni possono identificare questi colli di bottiglia e intraprendere azioni appropriate per eliminarli, ottimizzando così i processi e migliorando le prestazioni complessive.
Trovare opportunità di miglioramento dei processi
L'analisi dei processi scopre i processi e le attività che possono essere automatizzati, ad esempio, tramite robotic process automation. La BPA consente alle aziende di identificare le opportunità di miglioramento dei processi, evidenziando le aree in cui è possibile apportare miglioramenti, come la riduzione dei tempi di ciclo, la minimizzazione degli errori o l'aumento della qualità dei prodotti. Sfruttando queste opportunità, le aziende possono rimanere in testa alla concorrenza e adattarsi più efficacemente alle condizioni di mercato in evoluzione.
Accelerare intelligent automation
L'analisi dei processi aziendali agisce come un fattore abilitante di intelligent automation e digitalizzazione. Man mano che le aziende abbracciano la trasformazione digitale, intelligent automation diventa sempre più importante per snellire i processi e migliorare l'efficienza. La BPA svolge un ruolo cruciale nell'accelerare l'adozione di intelligent automation identificando i processi che possono beneficiare dell'automazione e fornendo indicazioni su come implementare queste tecnologie in modo efficace. Ciò consente alle organizzazioni di utilizzare meglio gli strumenti di automazione come robotic process automation (RPA), l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico (ML) per ottimizzare le loro operazioni e guidare la crescita del business.
Metodi comuni di analisi dei processi aziendali
L'analisi dei processi aziendali è un vasto campo di Cos'è Business Process Management (BPM) in cui esistono molti metodi e tecniche da utilizzare. Alcuni approcci comuni includono l'analisi del valore aggiunto, l'analisi dei gap, l'analisi delle cause profonde e l'utilizzo della tecnica pareto.
Affari Process Mapping
Process mapping può fornire una base visiva per l'analisi dei processi. Esistono molti strumenti per creare diagrammi di flusso digitali, ma anche una mappa dei processi su carta e penna può fornire agli analisti dei processi una base di comprensione condivisa dello stato attuale dei processi aziendali. Process mapping offre agli analisti un modo tangibile per applicare l'analisi dei processi aziendali in modo da visualizzare in modo comprensibile anche processi e flussi complessi.
Analisi del valore aggiunto
L'analisi del valore aggiunto è un metodo utilizzato per identificare e valutare le varie attività all'interno di un processo aziendale che contribuiscono al valore complessivo di un prodotto o di un servizio. Analizzando ogni fase, il metodo aiuta le organizzazioni a identificare quali attività aggiungono valore e quali sono inutili o ridondanti. Questa analisi consente alle aziende di concentrarsi sul miglioramento dell'efficienza e sulla riduzione dei costi, eliminando le attività a non valore aggiunto, snellendo le operazioni e ottimizzando le risorse.
Analisi delle lacune
L'analisi dei gap è una tecnica utilizzata per confrontare le prestazioni attuali di un'organizzazione con quelle desiderate. Identificando le lacune o le differenze tra i due stati, le aziende possono dare priorità alle iniziative di miglioramento e sviluppare strategie per colmare le lacune. L'analisi prevede l'identificazione dei processi attuali, dei risultati desiderati e delle barriere che impediscono il raggiungimento di tali risultati. Questo metodo fornisce indicazioni sulle aree di miglioramento, sull'allocazione delle risorse e sulla gestione delle prestazioni.
Analisi della causa principale
L'analisi delle cause profonde è un metodo di risoluzione dei problemi che cerca di identificare le ragioni alla base di un problema specifico o di un fallimento in un processo aziendale. Affrontando la causa principale, anziché limitarsi a trattare i sintomi, le organizzazioni possono implementare soluzioni a lungo termine che impediscono il ripetersi del problema. Questo metodo di analisi prevede in genere un approccio sistematico, come la tecnica dei "5 perché" o i diagrammi a lisca di pesce, per identificare e comprendere la causa principale di un problema.
Analisi di Pareto
L'analisi di Pareto è uno strumento decisionale basato sul Principio di Pareto, noto anche come regola dell'80/20. Questo principio afferma che l'80% degli effetti deriva dal 20% delle cause. Nel contesto dell'analisi dei processi aziendali, l'analisi di Pareto aiuta le organizzazioni a identificare i problemi o le cause più significative che contribuiscono alle inefficienze o ai fallimenti dei processi. Dando priorità a questi problemi chiave, le organizzazioni possono concentrare le proprie risorse e i propri sforzi di miglioramento sulle aree con il più alto impatto potenziale, portando ai miglioramenti complessivi più significativi.
Analisi delle osservazioni
L'analisi dell'osservazione è un metodo utilizzato per comprendere a fondo come vengono eseguiti i processi in situazioni reali. Questa tecnica consiste nell'osservare i dipendenti mentre svolgono le loro mansioni e i loro ruoli all'interno di un determinato processo. Osservando come viene svolto il lavoro, gli analisti possono identificare inefficienze, colli di bottiglia e opportunità di miglioramento che potrebbero non essere evidenti esaminando semplicemente la documentazione del processo.
Analisi dell'esame dell'esperienza
L'analisi dell'esame dell'esperienza, nota anche come analisi dell'esperienza dell'utente o analisi degli stakeholder, è un altro metodo utilizzato nella BPA per raccogliere informazioni su un processo dal punto di vista di coloro che vi sono direttamente coinvolti. Questa tecnica prevede la conduzione di interviste, sondaggi o focus group con dipendenti, clienti o altri stakeholder che interagiscono con il processo da analizzare.
I diversi metodi di analisi dei processi aziendali possono essere utilizzati congiuntamente dagli analisti di processo, fornendo prospettive complementari sulle prestazioni di un processo e sulle aree di miglioramento. Combinando questi metodi, le organizzazioni possono sviluppare una comprensione completa dei loro processi e identificare soluzioni mirate e d'impatto per ottimizzare le operazioni e migliorare le prestazioni complessive.
Strumenti e software per l'analisi dei processi aziendali
Oggi sono disponibili oltre 35 soluzioni software per l'analisi dei processi, in grado di soddisfare le esigenze di diversi tipi di organizzazioni, dalle piccole imprese alle grandi aziende.
Le cinque categorie principali del software BPA sono:
- strumenti di modellazione dei processi
- BPM software
- process mining software
- task mining strumenti
- process intelligence software
Strumenti di modellazione dei processi
Il software di modellazione dei processi crea modelli di processi aziendali per aiutare a identificare e analizzare le strategie per migliorare le prestazioni. Gli strumenti di modellazione dei processi includono tipicamente le funzionalità di process mapping e si allineano agli standard di modellazione dei processi, come il BPMN. Il vantaggio principale degli strumenti di modellazione dei processi è che forniscono un modo facile da usare per visualizzare e comunicare le principali visualizzazioni dei processi "che dovrebbero essere", che aiutano a migliorare la realtà "così com'è" dei processi aziendali.
BPM software
Molti strumenti di Cos'è Business Process Management (BPM) (BPM) offrono funzionalità di BPA, come ad esempio funzionalità di process mapping visualizzazione, progettazione di processi e modellazione di processi collaborativi. Possono anche essere utilizzati per documentare le procedure operative standard (SOP) e fornire ai dipendenti la documentazione relativa a politiche, attività e processi. Il vantaggio principale dell'utilizzo di una soluzione della suite BPM per l'analisi dei processi è che può fornire un punto di riferimento continuo per il miglioramento dei processi tra i principali stakeholder o le unità aziendali.
Process mining software
Process mining Il software utilizza tecniche di data mining per raccogliere, standardizzare e analizzare i dati dei processi dai registri degli eventi presenti nei sistemi di risorse aziendali, come gli ERP o i CRM. Process mining algoritmi vengono utilizzati per visualizzare insiemi di dati complessi o di grandi dimensioni. Process mining è in grado di fornire una visione end-to-end molto accurata dei processi che avvengono all'interno dei sistemi aziendali principali. Process mining offre la visione più dettagliata dei processi aziendali, spesso documentando migliaia o milioni di variazioni dei processi.
Task mining strumenti
Task mining utilizza la tecnologia di acquisizione delle attività per catturare i dati delle attività dall'interfaccia utente dei dipendenti e analizzare come vengono completate le attività e i flussi di lavoro nell'ambiente digitale. Se da un lato task mining analizza i dettagli del lavoro, dall'altro contribuisce all'analisi dei processi, in quanto fornisce indicazioni sulle prestazioni principali e sulle opportunità di automazione per le attività manuali di routine.
Process intelligence software
L'ultimo strumento di analisi dei processi è il software ibrido process intelligence . Mentre molti strumenti di analisi dei processi possono combinare funzioni di task o process mining , process intelligence ibrido incorpora gli aspetti migliori di ogni strumento attraverso un nuovo metodo chiamato Work API. Per ulteriori informazioni, consultare il whitepaperWork API .
In conclusione
In questa guida abbiamo analizzato le basi dell'analisi dei processi aziendali, compresi i metodi, i vantaggi e gli strumenti chiave utilizzati per analizzare efficacemente i processi aziendali. Se siete alla ricerca di una soluzione semplice e automatizzata per supportare la vostra BPA, non cercate altro che Workfellow. Leggete un caso di studio su come un'azienda di outsourcing dei processi aziendali (BPO) è stata in grado di identificare oltre 2 milioni di dollari di sprechi nei processi utilizzando l'ibrido Workfellow'process intelligence.
Articoli e ricerche correlate
-> 60+ Intelligent Automation Software e strumenti
-> Le migliori soluzioni process mining da confrontare nel 2023
-> Esempi di 35+ soluzioni process intelligence
-> Le migliori soluzioni task mining da confrontare nel 2023
-> Strumenti e software diProcess discovery nel 2023
Domande frequenti
Qual è la differenza tra business analysis e business process analysis?
La BPA si concentra sull'esame, la comprensione e il miglioramento dei processi specifici all'interno di un'organizzazione per ottimizzare l'efficienza, ridurre i costi e migliorare le prestazioni complessive. L'analisi aziendale, invece, è una disciplina più ampia che prevede la valutazione delle esigenze di un'organizzazione, l'identificazione di potenziali soluzioni e la formulazione di raccomandazioni per il cambiamento. Sebbene la BPA sia una componente dell'analisi aziendale, quest'ultima comprende anche aree quali la strategia, la tecnologia, la struttura organizzativa e la gestione del cambiamento.
Qual è il ruolo di un analista di processi aziendali?
Un analista di processi aziendali è responsabile dell'analisi, della documentazione e del miglioramento dei processi di un'organizzazione per migliorare l'efficienza, la produttività e le prestazioni complessive. I suoi compiti comprendono la raccolta di dati, l'analisi dei processi, l'identificazione delle inefficienze e dei colli di bottiglia, lo sviluppo di raccomandazioni per il miglioramento e la collaborazione con gli stakeholder per l'implementazione dei cambiamenti. Possono anche svolgere un ruolo nella formazione dei dipendenti, nel monitoraggio delle prestazioni dei processi e nel supporto alle iniziative di miglioramento continuo.
Quali sono le fasi principali dell'analisi dei processi aziendali?
Le sei fasi dell'analisi dei processi aziendali comprendono la definizione dell'ambito, la raccolta di informazioni, l'analisi del processo, lo sviluppo di raccomandazioni, l'implementazione delle modifiche, la valutazione e l'adeguamento. Si inizia con l'identificazione dei processi da analizzare e la definizione dei confini dell'analisi. Vengono raccolti i dati rilevanti, tra cui la documentazione del processo, le metriche delle prestazioni e i contributi degli stakeholder. Il processo viene esaminato in dettaglio per identificare le inefficienze, i colli di bottiglia e le opportunità di miglioramento. Sulla base dell'analisi, vengono proposte modifiche per risolvere i problemi identificati e allinearsi agli obiettivi organizzativi. Queste raccomandazioni vengono poi implementate e monitorate, con aggiustamenti necessari per garantire un'ottimizzazione continua.
Quali sono le ragioni principali dell'inefficienza dei processi?
L'inefficienza dei processi può derivare da vari fattori, tra cui la mancanza di obiettivi chiari, la scarsa comunicazione, la tecnologia obsoleta, le ridondanze e i colli di bottiglia. Obiettivi non chiari o non definiti possono portare a processi non allineati con gli obiettivi dell'organizzazione, con conseguente inefficienza. Una comunicazione inadeguata tra i reparti o i dipendenti può causare incomprensioni, ritardi e inefficienze nell'esecuzione dei processi. L'utilizzo di tecnologie obsolete o inadeguate può rallentare i processi, ridurre la produttività e ostacolare la capacità dell'organizzazione di competere efficacemente. Fasi ridondanti o sforzi duplicati possono far perdere tempo e risorse, mentre i colli di bottiglia possono ostacolare o rallentare il flusso di lavoro, riducendo l'efficienza e la produttività.
