Ogni funzione aziendale e ogni azienda si basa su centinaia o milioni di processi. Ogni dipendente ha i propri processi e compiti, che siano documentati o meno. Per decenni, queste funzioni sono state analizzate e migliorate attraverso diverse forme di analisi dei processi.
Negli ultimi anni è emersa una tecnologia avanzata in grado di portare l'analisi dei processi a un nuovo livello, adattando metodologie collaudate di business intelligence. Di conseguenza, il software process intelligence è emerso come uno dei temi più caldi delle operazioni aziendali. In questa guida vengono illustrati i concetti chiave, le best practice e gli argomenti avanzati.
Perché process intelligence è così popolare e per cosa può essere utilizzato? Ne parleremo, ma iniziamo prima con alcune definizioni fondamentali.
Che cos'è process intelligence?
Process intelligence è l'uso di metodi e strumenti di business intelligence in Cos'è Business Process Management (BPM). Process intelligence può rimuovere i colli di bottiglia, migliorare l'efficienza operativa e guidare la riprogettazione dei processi aziendali.
Per un analista di processo, process intelligence è la pratica di raccogliere e analizzare i dati dei processi aziendali per identificare i colli di bottiglia e le opportunità di miglioramento. L'obiettivo di process intelligence è migliorare l'eccellenza operativa, snellire i flussi di lavoro o aumentare il ritmo della digitalizzazione.
Cinque fasi dell'analisi di process intelligence
Process intelligence L'analisi è l'analisi tecnologica dei dati di processo e la fornitura di informazioni utili per il miglioramento dei processi. Affonda le sue radici nell' analisi dei processi aziendali, uno degli aspetti fondamentali di Cos'è Business Process Management (BPM).
Ad alto livello, l'analisi dei processi può essere segmentata in una serie di singole fasi, quali:
- Individuazione di processi e attività - esplorare e documentare lo stato "as-is" dei processi in un team o in un'organizzazione.
- Process mapping - la rappresentazione visiva dei processi basata su interviste di esperti o sull'analisi del software.
- Reingegnerizzazione dei processi - la documentazione di come i processi debbano essere migliorati per raggiungere i risultati aziendali prefissati.
- Implementazione del processo - l'importante fase di miglioramento dei processi nei team e nei sistemi.
- Monitoraggio dei processi - la valutazione continua o ripetibile della conformità dei team ai processi concordati.
In passato, l'analisi dei processi era appannaggio di analisti di processo specializzati che eseguivano l'analisi manualmente sulla base di interviste con esperti, sondaggi o scremando le informazioni sui processi in base alle esigenze. Ogni azienda e analista aveva i propri metodi, quindi l'analisi stessa non era standardizzata. Non è raro che l'analisi richieda fino a 6 mesi e, a causa della natura manuale del metodo, le aziende passano da 3 a 5 anni tra un audit e l'altro del sito process discovery .
Perché analizzare i processi aziendali?
Alcuni dei motivi più comuni per cui si ricorre all'analisi dei dati dei processi aziendali sono i seguenti:
- Process discovery. Scoprire il vero stato dei processi all'interno di un team o di un'organizzazione,
- Analisi dei processi. Approfondite le singole attività o le fasi del processo all'interno di flussi di lavoro complessi,
- Analisi dei flussi di lavoro. Esplorazione e analisi più dettagliata dei flussi di lavoro end-to-end nelle operazioni aziendali,
- Controllo della conformità. Visualizzare le variazioni dei processi chiave per mappare la conformità ai processi concordati,
- Analisi delle cause profonde. Esplorare le cause alla radice dei processi inefficienti,
- Ottimizzazione dei processi. Tracciare i progressi delle principali iniziative di miglioramento dei processi e degli obiettivi aziendali.
L'analisi dei processi è una pratica ben definita e presto scopriremo come è stata portata al livello successivo grazie al software process intelligence .
Perché è importante process intelligence ?
Per capire perché process intelligence è importante per le aziende, possiamo guardare alla nuova ricerca pubblicata da HFS Research.
Secondo un sondaggio condotto tra i dirigenti di grandi aziende (global 2000), il 91% degli intervistati ritiene che process intelligence sia estremamente significativo per la creazione di valore aziendale. Quasi l'86% degli intervistati ha inoltre percepito l'impatto di process intelligence nella propria azienda.
Tuttavia, la stessa ricerca evidenzia le sfide della tecnologia e dei progetti process intelligence . Oltre 2 intervistati su 3 sono rimasti delusi dai progetti process intelligence passati e oltre 2 intervistati su 3 ritengono che la tecnologia process intelligence sia troppo complessa da implementare in modo efficace.
Una conclusione raggiunta da molti nell'ambito della ricerca HFS e non solo, è che process intelligence è estremamente importante per le imprese efficaci per mantenere la competitività, mentre i ritardatari negli investimenti in process intelligence possono vedersi sempre più indietro nella creazione di valore.
Come funziona process intelligence ?
Esistono molti modi diversi di implementare process intelligence , che vanno dagli strumenti automatizzati di process discovery all' analisi dei processi autocostruita. Per lo più seguono un flusso di estrazione-trasformazione-caricamento (ETL) familiare alle soluzioni di business intelligence, in cui i dati grezzi dei processi vengono organizzati automaticamente per un'analisi avanzata dei dati.
- Estrazione - i dati vengono raccolti dai sistemi di risorse aziendali o dai dipendenti che completano le attività sulle postazioni di lavoro.
- Trasformazione - i dati grezzi raccolti vengono elaborati e trasformati per l'analisi, ad esempio attraverso la pulizia e la de-duplicazione.
- Caricamento: i dati vengono trasferiti in un database o in un data warehouse dove possono essere analizzati e visualizzati in dashboard.
Una volta che i dati raccolti sono disponibili in un database, spesso vengono applicati gli algoritmi di process mining per produrre una vista di tempo e movimento che può essere visualizzata come un grafico seguito direttamente. In altre parole, le fasi del processo e delle attività possono essere marcate temporalmente e mostrate in sequenza, aiutando l'analista di processo a comprendere il flusso di lavoro.
Nella maggior parte dei casi, process intelligence viene realizzato automaticamente attraverso soluzioni software dedicate che possono fornire analisi in tempo reale o quasi, utilizzando analisi basate su browser web.
Process intelligence vs process mining
Process intelligence e process mining sono facilmente confondibili, ma non sono la stessa cosa. Mentre il software process mining è un metodo per realizzare il "come" dell'estrazione di informazioni dai processi di data mining, process intelligence è il "cosa" dell'adattamento dei metodi di business intelligence ai processi aziendali.
Vediamolo visivamente nel grafico sottostante.
Process mining è uno dei metodi più comuni per raccogliere automaticamente i dati di processo per process intelligence. Altri metodi includono task mining e Work API.
Oggi molti fornitori di process mining utilizzano anche funzionalità di task capture e molte società di analisi hanno riconosciuto le diverse offerte di soluzioni appartenenti allo stesso caso d'uso dell'analisi dei processi aziendali. Tuttavia, le soluzioni non si escludono a vicenda. È possibile che le organizzazioni aziendali utilizzino più di una soluzione process intelligence .
Vantaggi del business process intelligence
Ogni organizzazione avrà requisiti unici e risultati attesi per il sito process intelligence. Alcuni dei vantaggi più comuni includono:
- Maggiore efficienza: Business process intelligence può aiutare a identificare i processi inefficienti o inefficaci e consentire un'esecuzione più rapida ed efficiente dei processi.
- Riduzione dei rischi: Business process intelligence può aiutare a identificare i rischi e ad avvisare le organizzazioni di potenziali problemi prima che diventino critici.
- Migliore visibilità: Business process intelligence può fornire una panoramica dell'intero processo aziendale, consentendo alle organizzazioni di comprendere meglio le proprie attività e di prendere decisioni più informate.
- Miglioramento della conformità: Business process intelligence può aiutare le organizzazioni a garantire la conformità alle normative e agli standard di settore.
- Aumento della produttività: Business process intelligence può aiutare le organizzazioni a ottimizzare i processi, con conseguente aumento della produttività e riduzione dei costi.
Process intelligence aiuta i leader aziendali a scoprire lo stato reale di attività, processi e flussi di lavoro oggi per migliorare l'eccellenza operativa in futuro.
Process intelligence è importante perché fornisce un modo sistematico e guidato dai dati per apportare miglioramenti ai processi aziendali eliminando i colli di bottiglia, identificando le opportunità di automazione e migliorando l'efficienza operativa.
Leggete un caso di studio su come un'azienda contabile di medie dimensioni ha scoperto oltre 2 milioni di euro (2,17 milioni di dollari) di sprechi nei processi utilizzando il sito automatizzato process intelligence.
Strumenti e software utilizzati per process intelligence
Se state cercando uno strumento process intelligence avete l'imbarazzo della scelta. Oggi sul mercato esistono oltre 35 diverse soluzioni software process intelligence e molte altre che offrono task mining o diverse forme di analisi e gestione dei processi. In linea di massima, le opzioni disponibili comprendono:
- Analisi dei processi autocostruite in esecuzione su piattaforme di business intelligence (come Microsoft PowerBI, Qlik Sense o Tableau).
- Software dedicato a process mining che estrae process intelligence dai log degli eventi nei sistemi di risorse aziendali.
- Task mining software che raccoglie informazioni sui processi dalle postazioni di lavoro di specifici team o gruppi di dipendenti.
- Process discovery software che si concentra sull'elemento di scoperta del processo e task mining.
- Soluzioni ibride process intelligence che combinano process mining e task mining nella stessa soluzione.
Scarica il whitepaper su come combinare process mining e task mining attraverso un nuovo metodo chiamato Work API.
Process intelligence vs. business intelligence
Sebbene process intelligence possa essere eseguito su strumenti di business intelligence, come PowerBI o Tableau, molti leader aziendali scelgono di optare per un software dedicato.
Il vantaggio principale del software process intelligence è la velocità di comprensione, in quanto le soluzioni dedicate possono adattare modelli, funzionalità di integrazione e process mapping che sfruttano l'esperienza tacita dei professionisti esperti di Cos'è Business Process Management (BPM) .
Un altro vantaggio degli strumenti process intelligence è che process discovery e la misurazione delle prestazioni dei processi possono essere configurati rapidamente sulla base di modelli preesistenti. Ad esempio, molti strumenti di process intelligence offrono configurazioni già pronte per casi d'uso chiave, come le operazioni finanziarie o gli acquisti, o per settori chiave come le banche, i servizi finanziari e le assicurazioni.
Esempi di cruscotti process intelligence
Di seguito è riportato un esempio reale del software process intelligence sotto forma di analisi delle varianti di processo di un flusso di lavoro per la contabilità fornitori. In questo popolare tipo di visualizzazione di process intelligence , si vede come un processo standard viene eseguito in modi diversi o percorsi di processo dall'inizio alla fine, con tempi medi per ogni fase del processo.
Di seguito è riportato un altro esempio di process intelligence sotto forma di dashboard di panoramica dei processi, che include approfondimenti sia a livello di processo che di attività, identificando gli indicatori chiave di performance di una compagnia assicurativa, come il costo del lavoro e il tempo di lavorazione.
Un terzo esempio di dashboard di process intelligence è la vista di lavoro, in cui è possibile vedere le interazioni dei diversi sistemi IT all'interno di un flusso di processo. È anche possibile vedere in modo più dettagliato dove le informazioni sono state trasferite (ad esempio, copia-incolla) da un sistema all'altro.
Come costruire un caso per process intelligence
Il modo migliore per creare un business case per process intelligence è quello di identificare i potenziali benefici e risparmi che si possono ottenere con l'implementazione di un sistema process intelligence . Questi benefici e risparmi possono essere quantificati in termini di tempo, denaro e risorse. Inoltre, è importante identificare i potenziali rischi associati all'implementazione di un sistema process intelligence , in modo da poterli soppesare rispetto ai potenziali benefici e risparmi. Infine, è importante valutare il costo dell'implementazione del sistema e gli eventuali costi di manutenzione e assistenza.
Ecco alcuni elementi di un buon business case per process intelligence:
- Allineare gli obiettivi chiave con la strategia e gli obiettivi aziendali.
- Coinvolgere le persone giuste.
- Spiegate i benefici attesi in termini semplici.
- Costruire il caso su costi e risultati realistici.
Casi d'uso per processi aziendali intelligenti
Quando si costruisce un business case per process intelligence, si possono considerare i driver del valore aziendale che si vogliono comunicare ai principali stakeholder.
Un recente studio condotto da Deloitte e HFS Research ha evidenziato una serie di casi d'uso per process mining (e rilevanti anche più in generale per process intelligence).
- Creare un'unica fonte di verità/sistema di registrazione per i processi e i flussi di lavoro.
- Contribuire a definire le priorità del backlog di sviluppo dei processi in modo misurabile e basato sui dati.
- Sviluppo e gestione di tecniche e strumenti di automazione dei processi.
- Monitoraggio continuo dello stato di salute in tempo reale dei processi, dei flussi di lavoro e dell'efficienza lavorativa.
- Sviluppo di metodi agili di ottimizzazione dei processi e assistenza alla gestione del cambiamento nella digitalizzazione del lavoro.
Questi casi d'uso possono essere applicati a una varietà di settori (ad esempio, assicurazioni o banche) o di funzioni (ad esempio, finanza o appalti).
Quando richiedere una RFP?
Nel valutare le opzioni, potreste prendere in considerazione la possibilità di creare una richiesta di offerta (RFP) per il software process intelligence . Una richiesta di offerta può aiutarvi a definire i casi e i requisiti all'interno della vostra organizzazione e a identificare i potenziali fornitori di software o di soluzioni in grado di soddisfare le vostre esigenze.
Alcuni criteri di valutazione tipici di process intelligence RFP da considerare:
- Siete alla ricerca di una soluzione process mining, task mining o process intelligence completa che copra sistemi, processi e lavoro?
- Siete alla ricerca di una soluzione chiavi in mano che richieda un'implementazione limitata o risorse di implementazione più ampie?
- Avete o avete bisogno delle capacità per implementare la soluzione in tutta la vostra organizzazione, o avrete bisogno di un ampio supporto da parte del fornitore o di uno dei suoi partner?
- Quali sono le tempistiche e l'urgenza del progetto? Si tratta di settimane, mesi o anni?
- Siete alla ricerca di una soluzione che possiate sperimentare ed espandere nel tempo all'interno della vostra organizzazione, oppure vi aspettate risultati chiari e misurabili fin dall'inizio?
- Quanto è importante lo stato attuale della soluzione e quanto peso dare alla visione e alla roadmap futura del partner scelto?
- È possibile stimare il costo totale di proprietà della soluzione in base alle risposte fornite nella proposta, e la soluzione soddisferà i requisiti di budget?
Il futuro di process intelligence
Process intelligence è un'area tecnologica in rapido sviluppo in cui ci aspettiamo di vedere innovazione e maggiori investimenti nei prossimi anni. In base ai risultati delle interviste agli esperti di Workfellow , ecco cinque aree in cui process intelligence ha un ruolo importante nel futuro del lavoro.
- Democratizzazione di analisi e approfondimenti. Le soluzioni process intelligence sempre più autonome ridurranno la necessità di process mining e task mining tattiche. In questo modo, la leadership aziendale e gli stakeholder avranno accesso ai dati di processo più preziosi senza dover investire pesantemente nella scienza dei dati.
- Operazioni aziendali radicalmente trasparenti. Con l'aumento delle soluzioni process intelligence che combinano i dati di processo, attività e sistema nei flussi di lavoro end-to-end, i leader aziendali possono misurare e migliorare le operazioni in modo radicalmente trasparente tra le unità e i team aziendali.
- BPM guidato dall'intelligenza decisionale. L'aumento di process intelligence consente ai team di eccellenza operativa di passare dalla gestione dei processi informata dai dati all'ottimizzazione dei processi guidata dai dati.
- La forza lavoro potenziata dall'intelligenza artificiale. Process intelligence scopre come l'automazione catturi e migliori le competenze specifiche della forza lavoro, consentendo loro di dedicare più tempo alle attività a valore aggiunto.
- L'impresa completamente automatizzata. Process intelligence accelera l'adozione di un' automazione intelligentee robotic process automation e che porterà all'impresa completamente automatizzata.
Process Intelligence FAQ
Perché è importante process intelligence ?
Sempre più spesso i leader aziendali considerano process intelligence un fattore vitale per l'eccellenza dei processi, in quanto aiuta le organizzazioni a comprendere e ottimizzare i processi operativi. Nell'odierno panorama aziendale, caratterizzato da ritmi incalzanti e da una forte spinta digitale, le organizzazioni devono essere flessibili, efficienti e adattabili. Process intelligence può aiutare a identificare i colli di bottiglia, le inefficienze e i rischi nei processi. Può fornire gli approfondimenti basati sui dati necessari per riprogettare e snellire i processi, portando a una maggiore efficienza operativa, a una riduzione dei costi e a una migliore esperienza dei clienti. Inoltre, process intelligence supporta anche la conformità evidenziando le deviazioni dalle procedure standard, favorendo la gestione del rischio e l'aderenza alle normative.
Quali sono i limiti di process mining per l'automazione di process discovery?
Nonostante i suoi numerosi vantaggi, process mining per process discovery automatizzato presenta alcune limitazioni. Una limitazione è che process mining si basa molto sulla qualità e sulla disponibilità dei dati. Se i dati sono incompleti, imprecisi o non disponibili, i risultati di process mining ne risentiranno. Inoltre, process mining può avere difficoltà con processi complessi e flessibili. In ambienti reali, i processi sono spesso non lineari e coinvolgono più attività parallele. Process mining può talvolta semplificare eccessivamente questi processi complessi, portando a una mancanza di precisione nei risultati. Inoltre, se da un lato process mining è in grado di identificare schemi e fornire approfondimenti sulle prestazioni dei processi, dall'altro non prescrive necessariamente soluzioni o strategie per il loro miglioramento. Per questo è spesso necessario il coinvolgimento di esperti del settore.
Come si possono utilizzare gli strumenti di process intelligence per migliorare le prestazioni dei processi?
Process intelligence Gli strumenti possono essere utilizzati in vari modi per migliorare le prestazioni dei processi. Possono fornire mappe visive dei processi attuali, aiutando a identificare colli di bottiglia, ritardi e inefficienze che possono essere ottimizzati o eliminati. Questi strumenti possono anche generare metriche e indicatori chiave di prestazione (KPI) che consentono alle organizzazioni di monitorare le prestazioni dei processi nel tempo e di valutare l'impatto delle modifiche. Inoltre, gli strumenti di process intelligence possono utilizzare l'apprendimento automatico per prevedere le prestazioni future dei processi sulla base dei dati storici, consentendo la gestione proattiva di potenziali problemi. Process intelligence può anche sostenere una cultura del miglioramento continuo, consentendo alle organizzazioni di testare e valutare l'impatto di diverse opzioni di progettazione dei processi.
Qual è la differenza tra il modo in cui process mining e l'acquisizione dei task ottengono i dati di processo?
Process mining e l'acquisizione dei compiti acquisiscono i dati di processo in modi diversi. Process mining estrae i dati dai registri degli eventi memorizzati nei sistemi informativi. Ciò significa che utilizza i dati esistenti dei sistemi Cos'è Business Process Management (BPM) , dei sistemi di gestione delle relazioni con i clienti e di altri sistemi IT. Questi registri forniscono una registrazione dettagliata degli eventi che si sono verificati nell'ambito di un processo, compreso ciò che è stato fatto, quando e da chi. D'altra parte, l'acquisizione delle attività, nota anche come registrazione delle attività o dei processi, acquisisce i dati dei processi osservando e registrando direttamente le azioni delle persone che svolgono le attività. Ciò può comportare l'uso di software di registrazione dello schermo, di registrazione dei tasti o di altre tecnologie simili. L'acquisizione delle attività può fornire approfondimenti sulle fasi specifiche di un processo, compresi eventuali workaround o deviazioni dalla procedura standard che potrebbero non essere catturati nei registri degli eventi.
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