In un mondo sempre più volatile e complesso, le sfide, le richieste e i rischi che le aziende devono affrontare sono in aumento. Per molte operazioni aziendali il miglioramento continuo è una fonte di efficienza operativa e sempre più spesso i responsabili finanziari si rivolgono al softwareprocess mining per ottenere un vantaggio competitivo.
In questo articolo esaminiamo le opportunità, le sfide e le best practice di process mining nelle operazioni finanziarie.
Che cos'è process mining?
Process mining è un metodo per analizzare, monitorare e migliorare i processi aziendali estraendo informazioni dai sistemi di dati aziendali, in genere sotto forma di registri di eventi. L'obiettivo di process mining nelle operazioni finanziarie è quello di trovare ed eliminare i colli di bottiglia o le inefficienze, nonché di identificare le aree di miglioramento e di automazione.
Process mining può essere vista come una radiografia dell'azienda o una forma avanzata di analisi dei processi aziendali. Per i professionisti di Cos'è Business Process Management (BPM) , questo offre alcune opportunità ben note:
- Process discovery - dall'identificazione del vero stato "as-is" dei vostri processi finanziari.
- Process mapping - definire e comunicare lo stato desiderato dei processi nelle operazioni finanziarie.
- Monitoraggio dei processi: tenere traccia della conformità ai processi e alle fasi di approvazione concordate tra i diversi team e le unità aziendali.
- Reingegnerizzazione dei processi - l'analisi sistematica e la riprogettazione dei processi chiave per aumentare l'efficienza.
- Trasformazione digitale - la digitalizzazione dei processi e la transizione verso soluzioni avanzate basate sul cloud.
Domande comuni sulla finanza process mining può rispondere a queste domande
Process mining non è una pallottola d'argento per tutte le inefficienze delle operazioni finanziarie, ma in genere può rispondere ad alcune domande chiave:
- Quanto tempo impieghiamo per elaborare diversi tipi di transazioni finanziarie?
- Ci sono variazioni nei nostri processi finanziari tra i team e le unità aziendali?
- Quali sono le ragioni tipiche delle rielaborazioni o dei colli di bottiglia nei nostri principali flussi di lavoro finanziari?
- Stiamo utilizzando i nostri sistemi IT, come l'ERP, in modo efficiente tra i diversi processi?
- Quali sono le maggiori opportunità di automazione per le nostre operazioni finanziarie?
- Quali sono i rischi potenziali o le sfide di conformità che dobbiamo affrontare ora o in futuro?
Vantaggi chiave di process mining nelle operazioni finanziarie
- Tempi di consegna più rapidi - per molte operazioni finanziarie il tempo è denaro, process mining consente di analizzare e migliorare i tempi di consegna e di ridurre i colli di bottiglia che rallentano i processi finanziari.
- Migliorare la produttività - process mining consente di analizzare e ridurre il lavoro manuale, ad esempio riducendo o snellendo le fasi di approvazione delle fatture o la necessità di rielaborare gli ordini di pagamento errati.
- Gestire il rischio e la conformità - process mining può aiutarvi a identificare i rischi potenziali nelle operazioni finanziarie, ad esempio gli acquisti irregolari o i potenziali errori nei pagamenti.
- Ottimizzare il capitale circolante - nella maggior parte delle operazioni commerciali ci sono opportunità per migliorare i termini di pagamento, quando si paga troppo presto o si viene pagati troppo tardi.
- Scoprire le opportunità di automazione - process mining aiuta a identificare e a quantificare il potenziale di automazione intelligent automation nelle operazioni finanziarie digitalizzate.
- Migliorare la soddisfazione di clienti e fornitori : eliminare il dolore dalle transazioni può aiutare sia i clienti che i fornitori.
I casi d'uso tipici di process mining nella finanza
I ruoli svolti dalle operazioni finanziarie sono vari e complessi, quindi tipicamente process mining può portare vantaggi in un lungo elenco di casi d'uso:
- Contabilità fornitori - migliorare la quantità di fatture che vengono pagate in tempo e armonizzare e migliorare i termini di pagamento tra i diversi fornitori.
- Crediti - ridurre i giorni di vendita in sospeso (DSO) o ottimizzare il capitale circolante disponibile.
- Procure-to-pay - ridurre il costo operativo per ordine di acquisto (PO) attraverso lo snellimento o l'automazione delle fasi.
- Order-to-cash - ridurre il numero di passaggi necessari in O2C, ad esempio nella gestione degli ordini.
- Contabilità e reporting - analizzare ed esplorare i punti in cui i processi mensili si interrompono o le fonti di strozzatura nel reporting normativo o finanziario.
- Gestione dei viaggi e delle spese : assicuratevi di avere trasparenza sulle ricevute archiviate e sui processi di approvazione.
Process mining le migliori pratiche per le operazioni finanziarie
1. Iniziare con un process discovery. Sviluppando una comprensione del processo attuale si ottiene una radiografia realistica del reale stato di salute dei flussi di lavoro all'interno dell'ERP.
2. Guardare oltre l'ERP. Identificate le fonti di dati chiave necessarie per eseguire process mining. Tra queste potrebbero esserci i dati delle transazioni finanziarie, i dati dei clienti e i dati operativi.
3. Stabilire obiettivi chiari. Identificate obiettivi chiari e misurabili per gli esercizi di process mining . Tra questi, l'individuazione di aree di inefficienza, l'ottimizzazione dei costi operativi o l'aumento del tasso di digitalizzazione.
4. Valutare il time-to-value. Stabilire un calendario realistico per completare l'esercizio process mining . Questo dovrebbe includere un piano per l'integrazione e l'analisi dei dati, oltre a tutte le fasi aggiuntive necessarie per identificare e raggiungere il valore.
5. Investite nella formazione e nella comunicazione. Ricordate che process mining è un esercizio di gestione del cambiamento in cui i principali stakeholder devono essere coinvolti, istruiti e informati sui progressi.
6. Puntate a risultati cumulativi, non immediati. Process mining è raramente una soluzione rapida o una pallottola d'argento. Cercate di trovare un equilibrio tra i risultati immediati e quelli a lungo termine, man mano che aumentate la maturità delle vostre operazioni finanziarie.
Limiti di process mining per la finanza
- Qualità dei dati di partenza. Il software Process mining è accurato quanto i dati utilizzati per creare il modello di processo. Se non ci si fida dei dati anagrafici finanziari, non ci si può fidare delle intuizioni sui processi.
- Mancanza di visibilità senza log degli eventi. Il software Process mining non sempre fornisce una visibilità completa del processo, soprattutto nei processi o nei software in cui non si dispone di log degli eventi.
- Mancanza di comprensione del tempo e del movimento. Process mining è ottimo per misurare le sequenze di eventi in un processo, ma non è in grado di fornire un quadro completo di quali fornitori o clienti sono più costosi in termini di tempo e lavoro manuale.
- Vedere il problema, non la causa. Il software Process mining è bravo a identificare in dettaglio le sfide, ma non sempre è in grado di scoprire le cause alla radice di anomalie, variazioni o errori di processo.
- Tracciare flussi di lavoro complessi. Un'operazione finanziaria media deve gestire più di 25 applicazioni aziendali, strumenti d'ufficio, portali di terze parti e strumenti governativi. Raramente tutti questi processi end-to-end possono essere tracciati in modo efficiente con process mining.
Considerate un'alternativa: l'ibrido process intelligence
Per molte operazioni finanziarie, la necessità di migliorare i processi è evidente, ma l'implementazione di un software process mining rappresenta una sfida. Se avete già provato process mining o state ancora valutando le vostre opzioni, potreste voler esplorare il software ibrido process intelligence . Questo nuovo approccio offre il livello di dettaglio del software task mining e la profondità della copertura del software process mining . Non solo, è noto che l'implementazione è 10 volte più veloce rispetto alla nota soluzione process mining .
