Process discovery è un aspetto chiave di Cos'è Business Process Management (BPM) e un importante fattore di eccellenza operativa. In questa guida, esaminiamo ciò che i leader aziendali devono sapere su process discovery , comprese le definizioni, gli esempi e le best practice.
Che cos'è process discovery?
Process discovery è una serie di tecniche e strumenti utilizzati per definire, delineare e analizzare i processi aziendali. Fornisce una comprensione misurabile del modo in cui le persone svolgono le operazioni e i processi quotidiani sul posto di lavoro.
La scoperta dei processi è una delle fasi più critiche per comprendere il funzionamento dell'organizzazione e, in tutta franchezza, è un prerequisito per qualsiasi progetto di automazione o trasformazione dei processi di successo.
Più avanti in questa guida, vedremo come il business process discovery possa essere realizzato attraverso interviste, come parte della riprogettazione dei processi e attraverso un software process discovery automatizzato. Tra i diversi approcci, process discovery offre una serie di vantaggi chiave :
- Visibilità del processo
- Processi migliorati
- Aumento dell'efficienza dei costi
- Migliorare la digitalizzazione
- Aumentare l'automazione
Chi è coinvolto in un process discovery
Process discovery Gli strumenti possono essere utilizzati da qualsiasi unità aziendale, funzione o settore che abbia processi chiave che possono essere misurati e migliorati.
In genere viene condotto nelle aziende da un team di esperti o da consulenti esterni. Le persone coinvolte in un process discovery includono tipicamente:
- Ingegneri di processo - responsabili della comprensione e dell'ottimizzazione dell'efficienza e della qualità dei processi aziendali.
- Esperti di materia - individui o esperti con conoscenze specialistiche in un campo o in un processo.
- Analisti di dati - i data scientist che analizzano i dati e creano soluzioni e report di business intelligence.
- Analisti di business - esperti nell'uso di dati e analisi per raggiungere gli obiettivi aziendali.
A seconda della natura del processo, altri stakeholder possono includere product o project manager, personale IT e dirigenti. Tutti questi soggetti lavoreranno insieme per comprendere lo stato attuale del processo aziendale, identificare le aree di miglioramento e sviluppare raccomandazioni per ottimizzarlo.
Punti critici comuni rivelati da process discovery
Analizzando il modo in cui un processo viene effettivamente svolto, le organizzazioni possono scoprire inefficienze, colli di bottiglia e altre aree di miglioramento. Alcuni punti dolenti comuni scoperti da process discovery includono:
- Attività manuali e ripetitive: Queste attività non solo richiedono molto tempo, ma sono anche soggette a errori umani. L'identificazione di tali attività può aprire la strada all'automazione, riducendo gli errori e migliorando l'efficienza complessiva.
- Deviazioni dal processo: In molti casi, i dipendenti possono non seguire il processo prescritto o utilizzare soluzioni alternative, causando incongruenze e inefficienze. Business process discovery può aiutare a identificare queste deviazioni e a risolvere i problemi sottostanti.
- Colli di bottiglia e ritardi: Alcune fasi di un processo aziendale possono richiedere più tempo del previsto o bloccare altre attività, causando un collo di bottiglia. L'identificazione di questi colli di bottiglia può aiutare le organizzazioni a ristrutturare i processi aziendali per eliminare i ritardi.
- Mancanza di visibilità e trasparenza: Può essere difficile per il management comprendere lo stato attuale di un processo, soprattutto se coinvolge più reparti o team. Business process discovery può fornire preziose informazioni sul processo, evidenziando le aree che necessitano di miglioramento o attenzione.
- Problemi di conformità: Process discovery può aiutare a identificare le fasi in cui un'organizzazione potrebbe non seguire le linee guida normative, aiutando a mitigare i rischi potenziali e a garantire la conformità.
- Uso inefficace delle risorse: si possono individuare le aree in cui le risorse, come i dipendenti, le attrezzature o il budget, non vengono utilizzate in modo efficace e aiutare le organizzazioni ad allocare le risorse in modo più efficiente.
- Scarsa integrazione tra i sistemi: Molte organizzazioni utilizzano più sistemi software, il che può creare problemi quando le informazioni devono essere trasferite tra di loro. Process discovery può identificare questi problemi di integrazione e aiutare le organizzazioni a trovare modi per collegare meglio i loro sistemi.
Process discovery interviste
Process discovery è da decenni un aspetto consolidato di un'efficace strategia di analisi dei processi.
Prima dell'avvento del software dedicato process discovery , le aziende conducevano studi sul tempo e sul movimento, workshop su process discovery e interviste con i principali stakeholder per mappare i processi attuali e individuare manualmente eventuali incongruenze o colli di bottiglia.
Il sito process discovery è efficace, ma ha i suoi limiti. Richiederebbe una notevole quantità di tempo e risorse, ma la maggior parte delle decisioni si baserebbe comunque su ipotesi e intuizioni. Le interviste condotte dagli analisti dei processi aziendali (BPA) sono state un modo lungo ma efficace per ottenere una comprensione dagli esperti di materia (PMI).
Gli audit si svolgono ancora oggi, ma vengono sempre più spesso sostituiti da soluzioni software avanzate.
Esempi di domande poste in un colloquio su process discovery
- Che cosa innesca di solito questo processo o flusso di lavoro? Ci sono altri fattori scatenanti che possono avviare questo processo?
- Qual è la prima fase del processo per avviarlo? Quale output viene creato dall'avvio di questa fase?
- Chi esegue questa fase? Quali sono le applicazioni/sistemi IT utilizzati per eseguire questa fase?
- Con quale frequenza viene eseguita questa fase ogni giorno/settimana/mese?
- Potete identificare le sfide aziendali a questa fase specifica del processo? Cosa viene fatto per risolvere queste sfide?
- Come viene misurata questa fase del processo? Esistono indicatori chiave di performance (KPI) per le prestazioni?
- Quanto tempo occorre per eseguire questa fase del processo aziendale?
Da process discovery all'implementazione
Un modo per vedere process discovery è dalla prospettiva del miglioramento continuo e dell'ottimizzazione dei processi. In altre parole, l'obiettivo di process discovery è quello di esplorare metodologicamente lo stato attuale dei processi"così com'è" e puntare a implementare un modello migliorato"da essere". Il metodo process discovery può essere suddiviso in nove fasi concrete.
Il metodo in 9 fasi da process discovery all'implementazione effettiva
I passaggi chiave di process discovery sono:
- Definire gli obiettivi e l'ambito: Definire chiaramente gli obiettivi del progetto di process discovery business, come l'identificazione delle inefficienze o la preparazione all'automazione. Determinare i processi da esaminare e l'ambito dell'analisi.
- Raccogliere informazioni: Raccogliere informazioni sui processi aziendali in esame da varie fonti, come la documentazione, le mappe dei processi esistenti, i registri di sistema e i colloqui con i dipendenti coinvolti nel processo. Queste informazioni contribuiranno a creare una comprensione iniziale del processo.
- Osservare e documentare: Osservare il processo aziendale in azione per vedere come viene effettivamente eseguito. Ciò può comportare l'affiancamento dei dipendenti, la conduzione di workshop o l'utilizzo degli strumenti di process mining per analizzare i registri di sistema. Documentate le fasi osservate, i partecipanti e il flusso del processo.
- Analizzare i dati di processo: Analizzare i dati raccolti per identificare inefficienze, colli di bottiglia, deviazioni e potenziali aree di miglioramento. L'analisi del processo aziendale deve comprendere anche la revisione dell'uso delle risorse, come il personale e la tecnologia, e la valutazione delle prestazioni complessive del processo.
- Convalida dei risultati: Convalidare il processo aziendale scoperto con gli stakeholder e gli esperti di materia per garantire l'accuratezza e la completezza. Questa fase può comportare il perfezionamento della documentazione del processo o l'apporto di modifiche in base al feedback.
- Identificare le opportunità di miglioramento: Sulla base dell'analisi e della convalida, identificare le aree in cui i processi possono essere migliorati, semplificati o automatizzati. Sviluppare raccomandazioni e dare loro priorità in base all'impatto potenziale e alla fattibilità.
- Attuare le modifiche: Collaborare con le parti interessate per implementare i miglioramenti raccomandati. Ciò può comportare l'aggiornamento della documentazione del processo, l'adeguamento dei flussi di lavoro, la riassegnazione delle risorse o l'implementazione di nuove tecnologie.
- Monitoraggio e valutazione: Dopo aver implementato le modifiche, monitorare i processi aziendali per verificare che i miglioramenti desiderati siano stati raggiunti. Valutare i risultati e identificare eventuali ulteriori opportunità di ottimizzazione.
- Miglioramento continuo: Business process discovery deve essere un impegno continuo, con revisioni e aggiornamenti regolari per garantire che i processi rimangano efficienti ed efficaci durante l'evoluzione dell'organizzazione.
In questo metodo, l'obiettivo è quello di scoprire e documentare chiaramente il modo in cui i processi attuali sono e come introdurre e implementare miglioramenti in un ciclo continuo.
Vantaggi di process discovery
Si può dire che process discovery offre alle aziende una radiografia della salute dei processi. Alcuni dei principali vantaggi di process discovery includono:
- Visibilità dei processi. Process discovery offre trasparenza sullo stato di salute di attività, flussi di lavoro e processi end-to-end in un'unità aziendale o in un'organizzazione.
- Miglioramento dei processi aziendali. Business process discovery è spesso alla base di iniziative di ottimizzazione o riprogettazione dei processi, in quanto fornisce indicazioni sulle aree di miglioramento basate sui dati.
- Aumento dell'efficienza dei costi. Process discovery può identificare i costi e la portata del lavoro sprecato, oltre a individuare i modi per aumentare l'efficienza dei processi.
- Digitalizzazione avanzata. La discovery può consentire di analizzare come i team sfruttano gli strumenti e i software disponibili e può fungere da catalizzatore per la transizione dai sistemi IT legacy ai nuovi flussi di lavoro digitali.
- Aumento dell'automazione. Discovery può fornire una tabella di marcia per l'automazione e identificare le aree chiave in cui l'automazione dei processi aziendali può apportare i maggiori miglioramenti in termini di produttività o prestazioni.
Strumenti automatizzati process discovery
Process discovery Il software osserva tutte le azioni eseguite dall'uomo nel suo lavoro quotidiano all'interno di diversi sistemi. Registra tutto ciò che gli utenti fanno e lo analizza per trovare i processi adatti all'automazione, al miglioramento o alla sostituzione dei processi.
Diversi strumenti process discovery in uso
A differenza di altri strumenti process mapping , process discovery copre un'intera gamma di sistemi informativi con cui può lavorare, dagli strumenti CRM/ERP alle app di produttività come Calendar e Slack. Raccogliendo i dati dalle tracce digitali degli utenti, business process discovery li analizza e li struttura utilizzando algoritmi avanzati di visione computerizzata e apprendimento automatico. Queste analisi aiutano a trovare variazioni o schemi di processo che potrebbero essere la base per individuare il potenziale di automazione.
Quali processi si qualificano come automatizzabili in base alla scoperta? I processi devono essere: ripetitivi o ciclici, altamente manuali, basati su regole con poche o nessuna eccezione e preferibilmente con dati strutturati.
Process discovery non necessita di alcuno sviluppo preliminare prima di poter iniziare a funzionare. Richiede solo l'installazione di plug-in software che vengono eseguiti in background sui computer delle persone senza interromperle o influenzare in alcun modo il loro lavoro.
Process discovery vs process mining
Process mining e process discovery sono due termini che si confondono spesso; in alcuni casi vengono addirittura usati in modo intercambiabile. Ciò è ragionevole se si considera l' obiettivo finale che si prefiggono: fornire alle aziende spunti per rendere il lavoro più fluido.
La domanda di questi due approcci è aumentata vertiginosamente negli ultimi anni e si prevede che crescerà ancora di più con la crescita di RPA. Nonostante la posizione simile nell'ambito degli strumenti che facilitano la trasformazione digitale, gli strumenti di process discovery e process mining presentano alcune differenze significative che non dovrebbero essere trascurate.
Da dove provengono i dati?
Process mining ottiene i dati dai log degli eventi e utilizza diversi punti di dati per reingegnerizzare il processo aziendale e confrontarlo con il processo target ideale attraverso il controllo di conformità. Se i registri degli eventi non riescono a catturare tutti i punti critici o hanno molte registrazioni imprecise, il modello di processo creato potrebbe non essere così affidabile, discostandosi dal quadro reale. In altre parole, process mining si basa su fasi distinte del processo aziendale. Alcuni sistemi, come Slack o Teams, semplicemente non producono registri, rendendo limitato l'uso di process mining e, di conseguenza, trascurando le interazioni delle persone con i sistemi.
Process discoverypossono invece provenire da diverse fonti, tra cui interviste, sondaggi o registrazioni delle interazioni degli utenti. Business process discovery registra il lavoro umano ad hoc durante l'intero processo e poi lo scompone. Grazie a questo approccio inverso, process discovery è in grado di documentare anche il "lavoro ombra" e lo "spazio bianco" che di solito passano inosservati con l'approccio del registro degli eventi. Poiché process discovery offre un approccio più continuo all'osservazione del lavoro, anche le parti apparentemente non importanti del processo aziendale vengono riconosciute e aggiungono valore all'analisi.
Sforzi di sviluppo prima dell'uso
Un'altra differenza significativa è la necessità di effettuare integrazioni con i sistemi informativi per iniziare a utilizzare process mining, che richiede integrazioni back-end iniziali con diversi software e applicazioni che verranno monitorati nel processo di estrazione. Process discovery non necessita di integrazioni, quindi gli utenti possono installare rapidamente gli agenti software sui computer degli utenti senza interruzioni.
Detto questo, process discovery e process mining possono e devono essere utilizzati insieme per ottenere i migliori risultati nell'acquisizione di tutti gli approfondimenti necessari.
Process discovery vs task mining
Nel mondo della tecnologia, tutto cambia molto rapidamente e quindi la terminologia viene modificata, confusa e sostituita molto spesso.
Abbiamo già parlato delle differenze tra process mining e process discovery, task mining è un altro termine molto simile che viene spesso confuso. Anche se dal punto di vista tecnologico sono parenti molto stretti, sono gli obiettivi finali e il modo in cui vengono utilizzati dagli utenti finali a differenziarli. Per capirlo, si può dare un'occhiata ai fornitori più importanti del settore. Lo schema comune è che le aziende process mining hanno task mining come servizio complementare, mentre process discovery è utilizzato dai fornitori RPA .
Entrambe le tecnologie tracciano le impronte digitali degli utenti al di là dei log degli eventi, attraverso i sistemi e le applicazioni IT. Mentre task mining lo fa per identificare le inefficienze dei processi aziendali, process discovery ha bisogno dei dati per trovare opportunità di automazione più efficaci. Di conseguenza, sebbene siano molto vicine, potrebbero differire leggermente in termini di risultati.
Casi d'uso degli strumenti di process discovery
Con l'emergere degli strumenti automatizzati di process discovery , le aziende hanno trovato una serie di casi d'uso per la conduzione di process discovery con un software dedicato.
- Migliorare i processi aziendali
Se l'azienda raggiunge un punto in cui sa che qualcosa deve essere migliorato nelle sue attività commerciali, è qui che process discovery può essere utile. È un primo passo molto efficace per vedere la realtà del lavoro in azienda e per comprendere meglio i processi attuali prima di impegnarsi in progetti di automazione multimilionari.
- Automatizzare i processi aziendali
Process discovery aiuta a trovare il potenziale di automazione in modo non parziale e basato sui dati. I dati sono il nuovo petrolio; i dati di valore e di alta qualità che raccontano molto sono un vero e proprio tesoro. Process discovery Le robuste tecniche di raccolta dei dati aiutano a trovare casi di automazione migliori.
- Migliorare la soddisfazione e l'efficienza dei dipendenti
Le attività manuali e ripetitive possono essere davvero noiose e causare una diminuzione della soddisfazione lavorativa e una perdita di produttività. Tuttavia, è difficile identificarle quando sono integrate in una routine e interconnesse tra vari processi aziendali. Process discovery può essere l'occhio della vostra azienda e mappare realmente i processi aziendali rendendoli più trasparenti.
- Facilitare l'automazione di RPA
Le aziende hanno utilizzato process discovery come una "radiografia" nelle loro iniziative RPA . RPA è uno strumento software che automatizza le attività ripetitive e basate su regole creando "bot" che imitano le azioni delle persone e le eseguono nell'ambito di una particolare attività. Consente di identificare quali processi sono candidati ideali per RPA in termini di automatizzabilità e ROI. Inoltre, crea flussi di lavoro automatizzati, riducendo significativamente i tempi di implementazione di RPA .
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