Il monitoraggio dei processi è importante nell' analisi dei processi perché aiuta le aziende a tenere traccia delle prestazioni e del miglioramento continuo. Il monitoraggio dei processi può anche aiutare le aziende a identificare i rischi e i problemi di conformità e a garantire che le attività, i processi e i flussi di lavoro raggiungano i loro obiettivi.
Che cos'è esattamente il monitoraggio dei processi aziendali?
Il monitoraggio dei processi aziendali è la revisione e l'analisi proattiva delle prestazioni dei processi per identificare potenziali colli di bottiglia, verificare la conformità e trovare opportunità di miglioramento. Un monitoraggio diligente aiuta a capire se tutto sta andando secondo i piani, a identificare gli errori e ad apportare le modifiche necessarie lungo il percorso.
I vantaggi del monitoraggio dei processi aziendali
Identificare ed evitare potenziali colli di bottiglia
Anche i processi più ben pianificati presenteranno probabilmente alcuni colli di bottiglia nel mondo reale. Anche se qualche intoppo può essere gestito, numerosi punti di stallo e problemi imprevisti possono essere dannosi.
Misurare e garantire la conformità dei processi
Potete anche avere un piano di processo perfettamente progettato, ma a volte le cose prendono una piega inaspettata. Il monitoraggio attivo dei processi individuerà le aree potenziali in cui vi state allontanando dal sito happy path.
Risparmiare tempo e denaro con attività semplificate
Dopo aver trascorso un po' di tempo a monitorare i vostri processi, potreste individuare alcune attività che potrebbero essere leggermente riviste per risparmiare tempo e risorse. Alcune attività potrebbero richiedere un numero minore di persone per essere svolte, mentre altre potrebbero essere completamente automatizzate.
Migliorare l'allineamento tra le funzioni
I processi sono spesso condivisi tra diversi team e organizzazioni. Un monitoraggio efficace aiuta i diversi stakeholder a tenere traccia delle prestazioni, consentendo un miglioramento collaborativo dei processi aziendali.
Anche i nuovi processi aziendali più ben pianificati e implementati possono risultare inefficaci e persino dannosi senza un attento monitoraggio. Il monitoraggio dei processi aziendali è come andare dal medico per un check-up. Potreste essere in forma e in salute, ma il medico potrebbe scoprire che la vostra pressione sanguigna è leggermente alta. In risposta, il medico prescrive un farmaco per combattere il problema prima che abbia un impatto negativo sulla salute.
Quindi non dimenticatevi dei nuovi processi una volta che sono stati implementati. Se qualche piccolo problema non viene trattato qui e là, si aggiungono molti problemi enormi, alcuni dei quali hanno conseguenze negative a lungo termine.
Componenti del monitoraggio dei processi aziendali
Per monitorare efficacemente i processi aziendali, le organizzazioni si affidano a diversi componenti e tecniche. Esploriamo i componenti chiave del monitoraggio dei processi aziendali:
1. Raccolta e aggregazione dei dati
I dati sono al centro del monitoraggio dei processi aziendali. Le organizzazioni raccolgono e aggregano dati rilevanti da varie fonti, come sistemi transazionali, dispositivi IoT e interazioni con i clienti. Questi dati forniscono preziose informazioni sulle prestazioni dei processi e aiutano a identificare le aree di miglioramento.
2. Monitoraggio in tempo reale
Il monitoraggio in tempo reale consente alle organizzazioni di monitorare costantemente le attività e le prestazioni dei processi aziendali. Utilizzando tecnologie e analisi avanzate, le aziende possono monitorare le metriche dei processi, rilevare le anomalie e intraprendere azioni immediate per ridurre i rischi o risolvere i problemi.
3. Visualizzazione e analisi dei processi
Gli strumenti di visualizzazione dei processi forniscono rappresentazioni visive dei flussi di lavoro, consentendo agli stakeholder di comprendere il flusso, le dipendenze e i colli di bottiglia all'interno di un processo. Questi strumenti consentono alle organizzazioni di analizzare e ottimizzare i processi sulla base di intuizioni basate sui dati. Process mining, task mining, e process intelligence sono tutti esempi di tecnologie efficaci di visualizzazione dei processi.
4. Meccanismi di allarme e notifica
I meccanismi di avviso e notifica assicurano che le parti interessate siano prontamente informate degli eventi critici o delle deviazioni dal comportamento previsto per i processi aziendali. Gli avvisi possono essere configurati per notificare alle persone o ai team interessati il raggiungimento di soglie o condizioni predefinite, consentendo una rapida risposta e risoluzione.
Le sfide del monitoraggio dei processi aziendali
L'implementazione del monitoraggio dei processi aziendali può porre alcune sfide. Ecco alcune sfide comuni che le organizzazioni possono incontrare:
- Qualità e disponibilità limitate dei dati: Dati inadeguati o di scarsa qualità possono ostacolare l'efficacia degli sforzi di monitoraggio. I dati imprecisi o incompleti possono portare a intuizioni errate e a metriche di performance inaffidabili.
- Resistenza al cambiamento: I dipendenti e le parti interessate possono opporsi all'adozione di nuovi processi e tecnologie di monitoraggio. Per superare la resistenza al cambiamento è necessaria una comunicazione efficace, la formazione e l'enfatizzazione dei benefici del monitoraggio per i singoli e per l'organizzazione nel suo complesso.
- Complessità e scalabilità: Le organizzazioni con processi aziendali complessi o sistemi multipli possono incontrare difficoltà nel progettare framework di monitoraggio che catturino tutti i dati rilevanti e forniscano approfondimenti significativi. La scalabilità diventa cruciale quando si espandono le attività di monitoraggio in diversi reparti o unità aziendali.
- Garantire il miglioramento continuo: Il monitoraggio non deve limitarsi all'identificazione dei problemi, ma deve comprendere anche il miglioramento continuo. Sostenere una cultura del miglioramento e implementare efficacemente i cambiamenti basati sulle intuizioni del monitoraggio può essere una sfida.
Affrontando queste sfide con strategie e best practice adeguate, le organizzazioni possono superare gli ostacoli e sfruttare il monitoraggio dei processi aziendali al massimo delle sue potenzialità.
Suggerimenti per un monitoraggio efficace dei processi aziendali
Stabilire un obiettivo finale chiaro
Prima di monitorare i processi aziendali, assicuratevi di avere ben chiaro l'obiettivo che volete raggiungere. Forse gestite un negozio online e volete evitare di rimanere senza un determinato prodotto durante una stagione intensa.
Un obiettivo vago, come il supporto ai team di distribuzione durante i periodi di punta, non è abbastanza chiaro. Stabilendo obiettivi precisi, come l'automatizzazione del processo di ordinazione dell'iPhone 13 durante il periodo dello shopping natalizio, il processo si svolge senza intoppi.
Confrontare i processi con i KPI
La definizione di KPI (key performance indicators) aiuta a capire quali obiettivi vengono raggiunti e a individuare eventuali problemi nel processo.
I KPI stabiliti durante la fase di implementazione possono essere utilizzati dai dipendenti per definire obiettivi personali. La definizione di KPI sia a lungo che a breve termine aiuta i dipendenti a monitorare i progressi, ad acquisire conoscenze e ad apportare miglioramenti. È importante utilizzare KPI quantitativi e qualitativi per ottenere una visione equilibrata.
Ottenere il meglio dagli strumenti di monitoraggio
Un buon strumento di monitoraggio dei processi aziendali vi aiuterà a scoprire le opportunità nascoste e a prevenire i colli di bottiglia analizzando i vostri processi aziendali. Tutti gli strumenti di monitoraggio dei processi aziendali sono efficaci perché notano cose a cui l'uomo generalmente non pensa. Tuttavia, Workfellow's Work API è l'unica tecnologia che vede il lavoro manuale coinvolto nella fornitura di un servizio.
Immaginate un tipico aeroporto durante un evento imprevedibile come una carenza di personale. A causa della mancanza di personale, le file in aeroporto si allungano, molte persone perdono il volo e l'orario di decollo viene ritardato. Tutti questi colli di bottiglia si sommano a cattive relazioni con i clienti o addirittura a una vera e propria crisi di pubbliche relazioni.
Tuttavia, comprendendo il lavoro manuale necessario per gestire i nuovi biglietti durante i picchi e gli eventi imprevisti, l'aeroporto può mettere in atto un sistema. Il monitoraggio dei processi mostra l'accumulo di lavoro aggiuntivo durante questi eventi, in modo da essere al corrente della situazione e poter reagire immediatamente e secondo i piani.
Implementare metodologie e mentalità di miglioramento continuo
Una volta istituito il sistema di monitoraggio dei processi, non si tratta solo di un'operazione "imposta e dimentica". Implementate metodologie di miglioramento continuo, come il ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA), per rivedere e perfezionare regolarmente le pratiche di monitoraggio dei processi. Questo approccio iterativo garantisce che il processo di monitoraggio rimanga pertinente, agile e allineato agli obiettivi aziendali in evoluzione. Inoltre, la promozione di una cultura di feedback aperto consente ai membri del team di fornire indicazioni su potenziali miglioramenti, garantendo che il sistema di monitoraggio dei processi aziendali sia solido ed efficace nel guidare l'eccellenza operativa.
Il bilancio
Un monitoraggio efficace dei processi richiede uno strumento di monitoraggio eccellente e un'osservazione, una pianificazione e un reporting diligenti da parte degli attori dei processi. Identificando e risolvendo i potenziali colli di bottiglia e comprendendo il lavoro manuale legato alla fornitura di un servizio, vi assicurerete che i vostri processi funzionino senza intoppi. Inoltre, scoprirete opportunità nascoste lungo il percorso.
Domande frequenti
In che modo il monitoraggio dei processi aziendali si differenzia da Cos'è Business Process Management (BPM)?
Il monitoraggio dei processi aziendali si concentra sul monitoraggio e sull'analisi in tempo reale delle prestazioni dei processi, mentre Cos'è Business Process Management (BPM) prevede la progettazione, la modellazione e l'ottimizzazione dei processi per migliorarne l'efficienza e l'efficacia. Il monitoraggio è una componente del più ampio processo di gestione.
Quali sono alcuni KPI comuni utilizzati nel monitoraggio dei processi aziendali?
I KPI più comuni includono il tempo di ciclo, i tassi di errore, la produttività, i punteggi di soddisfazione dei clienti, le consegne puntuali, i costi di processo e l'utilizzo delle risorse.
Il monitoraggio dei processi aziendali può aiutare a rilevare le frodi?
Sì, il monitoraggio dei processi aziendali può aiutare a rilevare modelli insoliti o deviazioni dal comportamento previsto, che possono essere indicativi di potenziali attività fraudolente. Monitorando le metriche dei processi chiave e analizzando i dati, le organizzazioni possono identificare transazioni sospette, anomalie o attività non autorizzate che potrebbero richiedere ulteriori indagini per ridurre i rischi di frode. Il monitoraggio dei processi aziendali fornisce un ulteriore livello di sicurezza e aiuta le organizzazioni a mantenere l'integrità delle loro operazioni.
